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A gestão de escala é uma das principais tarefas do RH e, a depender do sistema de ponto utilizado, uma das mais desafiadoras. Afinal de contas, é preciso ficar de olho no limite de horas extras, as especificidades legais, produtividade da equipe e diversos outros aspectos.

A gestão apropriada de escalas é comumente negligenciada em algumas empresas, contudo têm profundos impactos no dia a dia do negócio. Para te ajudar com este desafio, criamos este texto para que você entenda como fazer a gestão de escala e vários outros detalhes.

Confira abaixo os principais tópicos abordados neste artigo e boa leitura.

O que é gestão de escala de trabalho?

pessoa apontando para gráficos em tela de computador com um lápis simulando gestão de jornada
Créditos: @kroshka__nastya

A gestão de escala de trabalho é a atividade na qual o RH gerencia as jornadas de trabalho dos colaboradores, o que envolve o respeito às leis trabalhistas e esforço matemático.

Este é um trabalho realmente árduo e empresas com maior número de funcionários acabam tendo mais trabalho para realizar esta gestão de forma eficiente. Claro, tudo isso piora ao não utilizar soluções tecnológicas e que agilizam o trabalho do RH

Mas antes de nos aprofundarmos mais no assunto, é importante compreender o que exatamente é uma escala de trabalho, confira abaixo.

O que é e quais os principais tipos de escala de trabalho?

A escala de trabalho, em resumo, se refere às diferentes formas de organizar o período de trabalho e de folga do colaborador

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Não somente, é importante que elas estejam dentro do que determina a legislação trabalhista a fim de evitar questões judiciais. 

Resumidamente, as principais escalas de trabalho são:

  • Escala 12×36: 12 horas de trabalho seguidas de 36 de descanso;
  • Escala 5×1: 7 horas e 20 minutos de trabalho durante cinco dias e um dia de descanso;
  • Escala 5×2: a cada 5 dias de trabalho o colaborador terá 2 de descanso que poderão ou não ser consecutivos;
  • Escala 6×1: seis 6 de trabalho consecutivos, seguido de 1 de folga. Normalmente, são empresas que cobram as 44 horas semanais.

A má gestão de escala de trabalho pode gerar, ainda, impactos negativos no desempenho dos profissionais e no clima organizacional. Falaremos sobre isso em mais detalhes no tópico posterior.

Quais os desafios da gestão de escala de trabalho?

Existem muitas variáveis no processo de gestão da escala de trabalho e, como mencionamos várias vezes aqui, não é simples contabilizar todas elas.

Sendo assim, um dos principais desafios que os RHs enfrentam é ter que fazer a gestão de escala à mão, especialmente quando se trata de um tipo de escala mais complexo.

Erros de cálculo ou não levar em consideração as leis trabalhistas pode resultar em colaboradores sobrecarregados e na pior das hipóteses uma ação trabalhista.

Fazer e gerir a escala de dois colaboradores não parece algo extremamente complexo, não é mesmo? Agora, imagine a situação de um grande hospital com centenas de colaboradores com jornadas de trabalho distintas.

Fazer isso à mão acabou de ficar insustentável, não é mesmo?

Ainda existem questões específicas para cada trabalhador. Há profissões que têm a jornada regida por regras diferenciadas. É o caso do radiologista, que deve ter uma jornada de no 24 horas divididas em diárias de 4 horas ou plantão único na semana.

Fica claro que é fácil errar na gestão de escalas e essas questões podem ter punições severas para a empresa. Sendo assim, é imprescindível trazer soluções modernas para ajudar a sua empresa a lidar com uma demanda tão vital.

Continue lendo e descubra dicas importantes para evitar erros na gestão da jornada de trabalho dos seus colaboradores.

Os artigos a seguir podem ser do seu interesse, confira!

6 dicas para fazer uma gestão de escala de trabalho eficiente

Agora que você já compreende o assunto, chegou a hora de colocar em prática e entender como fazer uma gestão de escala de trabalho efetiva!

Confira abaixo algumas dicas que separamos para você.

1) Envolva os colaboradores no processo

Os colaboradores serão os principais afetados pela estruturação de um sistema de gestão de escala, sendo assim, eles devem estar envolvidos.

Esse tipo de atitude faz com que eles se sintam vistos e considerados, melhorando o engajamento dos mesmos no longo prazo e deixando-os mais satisfeitos com a solução implementada. Ou seja, ajuda a oferecer mais qualidade de vida aos funcionários.

Mas, como fazer isso?

O primeiro passo é comunicar sobre a estruturação e procurar compreender as peculiaridades de todos os colaboradores. Alguns podem estudar, outros podem ter filhos pequenos ou mesmo se deslocar grandes distâncias para o trabalho.

Ao levar tudo isso em consideração, é possível fazer uma escala mais assertiva e funcional para todos

2) Leve em considerações as necessidades da sua empresa

Além de ser funcional para os colaboradores, a escala de trabalho também precisa satisfazer as necessidades da organização

Aqui, a colaboração do RH com os gestores dos setores é primordial para que todos os processos internos fluam normalmente. Por exemplo, é necessário ter uma circulação e fluidez de funcionários durante todo o horário de funcionamento da empresa.

Assim, tendo tudo isso em mente, é possível desenvolver escalas que respeitam a lei, mas também mantém a organização em perfeito funcionamento.

Aqui o planejamento e previsão de demandas é chave para evitar funcionários cansados e clientes frustrados com um atendimento ruim.

3) Divulgue as escalas

Escalas criadas? É hora de garantir que todos fiquem sabendo como funciona com boas iniciativas de comunicação interna.

Sendo assim é importante divulgar a informação em todos os meios de comunicação oficiais da empresa, informando onde encontrar a escala sendo o mais transparente possível.

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Isso evita que os colaboradores precisem contatar o RH repetidamente para tirar dúvidas. Evita também confusões com horários que podem atrapalhar a produtividade dos times

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4) Torne o sistema flexível

Ter uma gestão de escala de trabalho flexível ajuda bastante na experiência do colaborador na empresa. Isso porque torna mais fácil o balanço entre vida pessoal e profissional.

Sendo assim, é importante definir regras claras para mudança de horário que podem, inclusive, ser incluídas em uma espécie de manual do funcionário. Assim, é importante definir:

  • local onde a requisição será realizada;
  • antecedência necessária;
  • frequência máxima.

Também é importante salientar a necessidade de garantir que essas mudanças não afetem os prazos e projetos que o indivíduo ou sua equipe esteja trabalhando.

3) Enfatize a necessidade de respeitar os períodos de descanso

O período de descanso dos colaboradores, ou intervalo interjornada, ajuda a potencializar a produtividade dos times.

É primordial ressaltar com os colaboradores os horários limite para essa pausa entre dias de trabalho, até mesmo porque envolve diretamente o cumprimento da legislação

5) Utilize o desempenho dos colaboradores como indicador

Uma gestão de escala ideal também leva em consideração a produtividade de cada colaborador, individualmente.

É por isso que o envolvimento da gestão é tão importante, dessa forma, é possível ter insights interessantes a respeito de como a rotina afeta os resultados do colaborador.

Essa é uma dica especialmente útil quando se trata de funcionários que trabalham em escalas de plantão, por exemplo. Nesses casos, após meses de observação, é possível identificar aquela escala que melhor se encaixa na vida de cada colaborador.

Dessa forma, a gestão e o RH estratégico agem para melhorar os indicadores do colaborador e, inclusive, potencializar sua carreira.

6) Utilize ferramentas inteligentes como o Tangerino

Todo o mercado está passando por uma intensa transformação digital, assim, a tecnologia é cada vez mais importante nos processos corporativos, aumentando a produtividade dos setores e também seus resultados.

Assim, é claro que o RH não ficaria de fora dessa revolução. Sendo assim, é imprescindível contar com ferramentas inteligentes que atuam diretamente na gestão da jornada de trabalho e promover a automação dos processos do RH.

Com um sistema de registro eletrônico de ponto, por exemplo, o RH pode ter acesso a esses dados em tempo real, possibilitando notificar um colaborador caso ele não esteja tirando suas pausas obrigatórias, por exemplo.

É possível programar de antemão as escalas de cada colaborador. Com isso, o próprio software calcula e fornece relatórios sobre o cumprimento da jornada, realização de horas extras ou saldo de banco de horas, por exemplo. 

Assim, o time de RH e DP não precisa preparar e atualizar planilhas trabalhosas e que gastam o tempo do colaborador com tarefas repetitivas e mecânicas.

Quais os benefícios de uma gestão de escala efetiva?

Esperamos que essas dicas tenham deixado bem claro como fazer a gestão de escala na prática. Agora, falaremos um pouco sobre os principais benefícios disso; confia baixo.

Evitar processos trabalhistas

O benefício mais óbvio de uma estratégia de gestão de escala efetiva é evitar problemas legais para a empresa. Isto porque os períodos de trabalho e descanso do colaborador são respeitados e seguem o que é definido pela CLT.

Ajudar a controlar as faltas

Traçar estratégias para combater o absenteísmo é uma das principais funções do RH. 

Uma boa gestão de escala permite que a escala adequada seja estipulada para cada colaborador, colaborando para que ele não falte e comprometa a produtividade e os objetivos organizacionais.

Manter a equipe mais motivada

Horas extras e trabalho excessivo estão no centro da desmotivação dos colaboradores. Sendo assim, o respeito ao período de descanso e ao horário de trabalho convencional ajuda a manter os colaboradores motivados.

Além disso, longas horas também afetam negativamente a qualidade do trabalho e estimula a procrastinação. Sendo assim, uma gestão humana e focada na pessoa tem como objetivo a harmonia entre a vida pessoal e profissional do indivíduo. 

Colaborar para diminuição do turnover

Uma equipe mais feliz e motivada acaba formando uma relação mais forte com a empresa e isso impede que ela saia. Assim, a empresa tem uma melhor retenção de talentos.

Revisite os tópicos deste artigo

O que é gestão de escala de trabalho?

É a atividade na qual o RH gerencia as jornadas de trabalho dos colaboradores.

Quais os desafios da gestão de escala de trabalho?

Muitas empresas ainda não investem em soluções tecnológicas e o RH precisa fazer o controle à mão, o que abre margem para erros de cálculo e dificulta uma gestão mais estratégica.

6 dicas para fazer uma gestão de escala de trabalho eficiente

1) Envolva os colaboradores no processo;
2) leve em considerações as necessidades da sua empresa;
3) divulgue as escalas;
4) torne o sistema flexível;
3) enfatize a necessidade de respeitar os períodos de descanso;
5) utilize o desempenho dos colaboradores como indicador;
6) utilize ferramentas inteligentes como o Tangerino.

Quais os benefícios de uma gestão de escala efetiva?

Evitar processos trabalhistas, ajudar a controlar as faltas, manter a equipe mais motivada, colaborar para diminuição do turnover.

Depois de tanto falarmos sobre a gestão de escala de trabalho fica claro que ela é parte primordial da experiência do colaborador na empresa.

Não somente, ela tem importantes repercussões legais e é essencial para manter a empresa dentro da legalidade, alinhada à legislação trabalhista.

É por isso que contar com soluções inteligentes como o Tangerino fazem toda a diferença para a sua empresa e RH

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