Contabilidade digital: guia completo para aumentar sua produtividade

Você sabe o que é e como funciona a contabilidade digital? De burocracia, o Departamento Pessoal entende bem. Então, é provável que você saiba onde a contabilidade entra na rotina do setor.

O “X” da questão é que, com a crescente introdução de ferramentas tecnológicas ― e inteligentes ― no dia a dia das empresas, a forma como diversos processos são feitos estão mudando. Isso se aplica às responsabilidades do DP e a outras atividades que impactam o setor.

Neste post, explicamos como essa mudança, que criou a contabilidade digital, favorece o aumento da produtividade e apresenta outras vantagens para o DP. Acompanhe!

Para facilitar sua leitura, confira abaixo os tópicos abordados no conteúdo:

• O que é contabilidade digital?
• Qual a diferença entre contabilidade digital e online?
• Qual o objetivo da contabilidade digital?
• Como funciona a contabilidade digital?
• Quais as vantagens da contabilidade digital?
• Como o DP pode se preparar para uma contabilidade digital?
• Quais as principais dúvidas sobre contabilidade digital?

O que é contabilidade digital?

A contabilidade digital consiste no uso da internet, de softwares e de tecnologias como a inteligência artificial para otimizar a realização de serviços contábeis.

Com isso, os processos da contabilidade passam a ser feitos de forma mais simples, rápida e minimizando erros de forma significativa; quando não eliminando esse tipo de problema de vez.

Ferramentas de automação cumprem tarefas por conta própria, minimizando a necessidade de atuação dos profissionais da Contabilidade em alguns processos.

Além disso, ferramentas de coleta e análise de dados fornecem insights para que o setor possa melhorar seus resultados e impactar a empresa de forma mais positiva.

A contabilidade digital pode ser realizada por um escritório terceirizado, contratado pela empresa, ou pelo setor de Contabilidade dentro da própria organização. Em ambos os casos, o processo e as vantagens são os mesmos.

Qual a diferença entre contabilidade digital e online?

A contabilidade digital faz um uso mais amplo da tecnologia do que a contabilidade online e, embora pareça detalhe, essa diferença é bem mais significativa do que parece.

Processos online são processos feitos por meio da internet, de forma remota. Entretanto, nem sempre isso envolve o uso de softwares com inteligência artificial e ferramentas de automação, por exemplo.

O que engloba todas essas facilidades é a contabilidade digital que, portanto, é uma solução mais completa do que a contabilidade online. Alguns exemplos do que é contabilidade digital são o eSocial, a Nota Fiscal 4.0 e o SPED.

Isso significa que falamos de algo que tem um potencial maior de otimizar os serviços contábeis e, portanto, é algo que promove uma revolução na contabilidade tradicional e tende a ser mais interessante para quem faz esse serviço e para quem precisa dele.

Qual o objetivo da contabilidade digital?

O objetivo central da contabilidade digital é otimizar a realização dos serviços contábeis, tornando sua execução mais rápida e segura. De forma mais detalhada, esse objetivo pode ser destrinchado em outros como:

• ganho de produtividade para o setor de Contabilidade;
• redução de erros nos processos e, consequentemente, do retrabalho;
• melhoria da comunicação entre o setor de Contabilidade e outros setores da empresa uma vez que as trocas podem acontecer online e em tempo real;
• cumprimento mais eficiente e preciso da legislação;
• mais qualidade na prestação do serviço (válido, sobretudo, para escritórios de Contabilidade).

Em suma, a contabilidade digital é uma mudança que busca agregar valor ao setor de Contabilidade e impactar, de maneira positiva, outros setores como do Departamento Pessoal, e a organização como um todo.

É algo que faz parte de um movimento que incorpora o uso da tecnologia de forma mais intensa no dia a dia das empresas: a transformação digital.

Como funciona a contabilidade digital?

A contabilidade digital funciona a partir do uso da internet e de softwares especialmente desenvolvidos para os serviços contábeis. Mas, o que será que isso realmente quer dizer? Vamos te ajudar a entender.

Todo o processo é feito usando programas como ERPs e que podem ser integrados a diferentes outros sistemas. Isso permite que os contadores da empresa ― terceirizados ou internos ― acessem dados de fontes diversas para cumprir com cada uma de suas rotinas.

Da folha de ponto à folha de pagamentos

Como exemplo, consideremos o fechamento da folha de pagamentos. Ainda que o salário-base de cada funcionário já esteja definido, variações podem ocorrer considerando atrasos ou faltas injustificadas, horas extras e outros fatores.

Com isso, para definir o valor devido a cada colaborador e acertar o pagamento com o setor financeiro, a contabilidade precisa de dados sobre cada uma das variáveis que impactam a remuneração.

Por exemplo, é preciso ter acesso à folha de ponto para entender quem se atrasou, se o atraso está dentro dos limites legais ou os ultrapassa e, portanto, resulta em desconto no salário.

Também precisa saber quem fez horas extras, quantas e em qual período do dia, caso seja preciso incluir o adicional noturno no cálculo.

Quanto maior o número de funcionários, maior o volume de dados que a Contabilidade precisa ter acesso para cumprir uma única tarefa: fazer o fechamento correto da folha de pagamentos.

Por isso, a contabilidade digital presume que outros softwares estejam em uso para que seja fácil para o setor reunir essas informações com rapidez e sem erros. Algo que permite que o fechamento seja feito logo, sem margens para que a empresa atrase o pagamento dos salários.

Isso acontece quando a empresa faz uso de um software de controle de ponto, uma vez que os dados sobre a jornada diária de cada colaborador ficam registrados em um sistema que pode ser integrado ao usado pela Contabilidade.

Ainda, caso perceba algo errado ou tenha alguma dúvida no processo, os sistemas digitais permitem que a Contabilidade se comunique facilmente com outros setores para esclarecer as coisas.

Quanto a isso, cabe lembrar que a contabilidade digital presume uma troca de dados facilitada. Assim, a Contabilidade pode enviar e receber documentos e outras informações para que processos da empresa como um todo sejam otimizados.

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Quais as vantagens da contabilidade digital?

Entender melhor como a contabilidade digital funciona já dá uma noção de quais são suas vantagens, mas isso pode ficar ainda mais claro para você. Acompanhe os pontos que elencamos a seguir:

Ganho de produtividade

O uso de softwares baseados em inteligência artificial permite que tarefas que antes eram feitas manualmente passem a ser automatizadas. Em outras palavras, o programa cumpre etapas da rotina do setor de Contabilidade sozinho.

Isso significa que os contadores da empresa gastarão menos tempo presos às tarefas mais burocráticas, ficando livres para cumprir com outras responsabilidades. Algo que representa o ganho de produtividade.

Ganho de tempo

A depender dos sistemas em uso, além do envio de documentos ser 100% online, até a sua assinatura pode ser feita virtualmente. Com isso, o setor poupa tempo até com deslocamentos para trocar papelada e pegar assinaturas de gestores ou outros agentes.

Considere, por exemplo, que um funcionário acorda a adoção do banco de horas junto à empresa. O documento que atesta esse acordo, devidamente assinado, pode chegar ao setor contábil sem que encontros presenciais se façam necessários.

Com isso, instantaneamente, a Contabilidade fica apta e autorizada a considerar o banco de horas ― e não o pagamento direto de horas extras ― no momento de calcular a folha de pagamentos desse colaborador.

Diminuição de erros

Outra vantagem dos softwares de integração e da inteligência artificial é o preenchimento automatizado de dados. Sem a necessidade de intervenção humana, erros de digitação ou por falta de atenção não impactam o processo.

Assim, os serviços contábeis da empresa passam a ser realizados não só com mais agilidade, como com mais precisão também. Dessa forma, é possível evitar retrabalhos e outros problemas que afetem a produtividade do setor.

Redução de custos

Na contabilidade digital, a redução de custos está atrelada, sobretudo, à redução do uso de papel. Isso porque, como já mencionamos, é possível conduzir os processos de forma 100% virtual, fazendo uso de documentos eletrônicos.

Menos papel também significa menos gasto com impressão e com espaço físico de armazenamento. Quanto a isso, vale ter em mente que muitas empresas pagam um aluguel mais caro só para ter uma ou mais salas destinadas a guardar pastas e arquivos.

Ainda, se a empresa contrata um escritório terceirizado, tem mais redução de custos por dois outros motivos que merecem ser destacados:

• o escritório também tem gasto reduzido com papel e não precisa incluir essa despesa na precificação do serviço prestado;
• as trocas de informação podem ser feitas 100% online, evitando gastos com deslocamento para repassar ou assinar documentos.

Melhora a gestão de documentos

Por falar em arquivos físicos, convém lembrar que esse tipo de armazenamento exige um sistema muito bem estruturado para que a gestão de documentos seja bem feita.

É preciso ter regras claras sobre onde guardar cada documento e como catalogar todas as informações que a empresa tem em papel para que seja fácil encontrá-las sempre que necessário.

A contabilidade digital muda isso porque passa a armazenar documentos em nuvem. Assim, além de não ocupar espaço físico, o arquivo da organização passa a contar com funcionalidades que facilitam a padronização na armazenagem e que possibilitam a busca por informações em poucos cliques.

É por isso que a gestão de documentos melhora de maneira considerável.

Aumenta a segurança dos processos

Tanto no que diz respeito aos dados armazenados em nuvem quanto à troca de informações por meio dos softwares, a contabilidade digital é segura porque tem diferentes mecanismos de proteção de dados.

Ao escolher os sistemas, é sempre importante selecionar soluções que atendam à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e que contem com funcionalidades como a criptografia e a restrição de acesso.

Dessa forma, a organização se mantém dentro das leis e conta com ferramentas que bloqueiam o acesso de pessoas não autorizadas às informações em uso pela Contabilidade.

Ainda cabe lembrar que no digital, os documentos não se perdem. Quando no papel, especialmente quando passam de mão em mão e de um setor para o outro, os documentos podem acabar se perdendo ou sendo extraviados.

Na contabilidade digital esse risco não existe e isso também favorece a segurança dos processos.

Como o DP pode se preparar para uma contabilidade digital?

Agora que você já sabe o que é contabilidade digital e como funciona, cabe entender onde o Departamento Pessoal entra nessa história: tornando-se um setor digital também.

O setor não é responsável pelos serviços contábeis da empresa, mas parte dos seus processos eventualmente convergem. Você se lembra do exemplo que demos relacionando o fechamento da folha de pagamentos e a folha de ponto?

Pois bem. O fechamento da folha de ponto é de responsabilidade do DP que, posteriormente, deve compartilhar esses dados com a Contabilidade. E existem duas maneiras para que isso aconteça: manualmente ou digitalmente.

Se só a contabilidade é digital, no fim do mês, o DP vai enviar papéis impressos para as pessoas responsáveis pelos serviços contábeis da empresa. Com isso, ainda que tenha softwares à sua disposição, a Contabilidade vai precisar realizar processos manuais, perder tempo e se sujeitar a erros de digitação, por exemplo.

Consequentemente, várias das vantagens que apresentamos ao longo deste post podem se perder. Por essa razão, o que o Departamento Pessoal pode fazer para se preparar para a contabilidade digital é digitalizar os seus próprios processos.

Por exemplo, ao adotar um software de controle de ponto digital, como o Tangerino, o DP passa a ter uma folha de ponto online e um sistema que pode ser integrado ao usado pela Contabilidade.

Assim, a troca de informações acontece da forma esperada para que o fechamento da folha de pagamentos aconteça de forma prática, rápida e segura.

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Quais as principais dúvidas sobre contabilidade digital?

Pode ser que, para você, a contabilidade digital fosse um assunto novo até a leitura deste conteúdo. Ou pode ser ainda que você já tivesse alguma noção, mas tenha se deparado com várias informações novas aqui.

Então, vamos recapitular!

Em suma, falamos de um processo burocrático que, por ser minucioso, toma tempo da Contabilidade, seja ela interna ou terceirizada.

A digitalização otimiza esse processo e permite que o setor gere mais insights úteis para a tomada de decisão ao invés de focar somente no cumprimento das burocracias.

Para encerrar…

A contabilidade digital é uma mudança que rompe com o modo tradicional ― manual e arcaico ― de realizar os serviços contábeis e leva todos os processos para o ambiente virtual.

As vantagens são muitas: redução dos gastos com papel e armazenamento, menos erros e retrabalhos, ganho de tempo e produtividade, além de um setor contábil mais estratégico dentro da empresa.

Para que isso realmente aconteça, porém, não convém que somente a Contabilidade se torne digital. Outros setores da organização, como o Departamento Pessoal, também precisam passar por esse processo.

A ideia é que softwares integrados sejam adotados para facilitar o intercâmbio de informações entre os setores, permitindo que diferentes processos sejam automatizados.

Ainda, levar o DP para o universo digital não é bom somente porque ajuda a Contabilidade; o próprio setor ganha com isso também, com vantagens similares às que vimos aqui e outras mais.

Para entender mais sobre esse assunto, confira nosso post sobre gestão eletrônica de documentos!