Gestão de Equipes Externas: Desafios e Dicas Para o Sucesso

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Como acompanhar quem não atua diretamente na empresa? Essa pergunta traduz aquele que acreditamos ser o principal desafio da gestão de equipes externas.

Sua empresa sabe como driblar essa e outras dificuldades? Sabe o que fazer para gerir de forma eficiente vendedores, condutores, profissionais em home office e outros?

Este post tem as respostas! Também apresentaremos 10 dicas que seu RH e as lideranças podem seguir para ter sucesso nessa gestão. Acompanhe!

• O que é gestão de equipes externas?
• Por que a gestão de equipes externas é importante?
• Quais as dificuldades da gestão de equipes externas?
• 10 dicas para a gestão de equipes externas

O que é a gestão de equipes externas?

A gestão de equipes externas nada mais é do que a gestão de trabalhadores que atuam fora da sede da empresa, o que pode acontecer por diferentes motivos.

É o caso, por exemplo, de vendedores e representantes, motoristas e de profissionais que atuam em home office.

Entre outras coisas, a gestão tem a ver com:

• acompanhar a produtividade;
• atestar a qualidade do trabalho realizado;
• verificar a conquista de metas;
• observar o uso de ferramentas;
• avaliar o relacionamento entre a equipe, fornecedores e clientes;
• acompanhar o cumprimento da rotina de trabalho.

Pode parecer mais simples gerir quando a equipe está presente no mesmo lugar que a liderança. Há quem acredite que a gestão de equipes externas é demasiadamente complicada ou até impossível. Mas desmistificaremos essa crença a seguir!

Graças ao avanço da tecnologia e dos novos modelos de organização do trabalho, gestores têm compreendido melhor como acompanhar essas equipes de maneira satisfatória.

Por que a gestão de equipes externas é importante?

Assim como as equipes internas, as externas também influenciam os resultados de um negócio e a construção da marca perante o público interno e seu mercado.

A gestão de equipes externas é importante porque permite:

• a identificação e a correção de falhas;
• o controle de gastos;
• o cumprimento de metas;
• a qualidade das entregas.

Em outras palavras, esse trabalho de gestão é importante porque é estratégico e também impacta o sucesso da organização.

Assim, ao invés de pensar que não é possível fazer uma boa gestão ao lidar com equipes externas, o melhor a se fazer é entender seus desafios e as medidas que podem ajudar a superá-los.

Quanto a isso, vale ter em mente que não são somente empresas que lidam com representação de vendas ou transporte que precisam pensar nessa gestão.

Um número crescente de organizações e profissionais está abraçando o trabalho integralmente remoto ou, ao menos, o modelo de trabalho híbrido.

Ainda, considerando as expectativas das novas gerações, que já estão no mercado, amadurecer a gestão de equipes externas é cada vez mais importante.

Vale saber, as gerações Z e Y gostam de flexibilidade de horários e de rotina, o que envolve a possibilidade do anywhere work, além de outras mudanças em relação àquilo que é tido como tradicional.

Com tudo isso, se sua empresa objetiva ser bem-sucedida em um futuro que se desenvolve a cada dia, a hora de entender como fazer uma boa gestão em contextos diversos é agora.

Quais as dificuldades da gestão de equipes externas?

A principal dificuldade da gestão de equipes externas é saber como acompanhar o trabalho que deve ser desempenhado por essas pessoas.

Em 2020, quando o home office se tornou uma necessidade para muitas empresas por conta da pandemia, esse desafio ficou claro.

Como saber se cada funcionário cumpriu, de fato, sua jornada? Como saber se a equipe está fazendo suas tarefas e se os processos da empresa estão sendo seguidos corretamente?

Além do mais, fora do home office, há outros desafios. Como acompanhar a rotina de vendedores externos? E de motoristas?

A dificuldade de gestão e a pressão por desempenho chegou a fazer com que a exigência da câmera ligada durante todo o dia de trabalho se tornasse uma realidade.

Especialistas indicam, porém, que estratégias como essa podem “tirar o foco do que realmente importa” e, ao contrário do que se espera, prejudicar a produtividade dos trabalhadores.

Todas essas questões se tornam ainda mais complicadas se a empresa não souber como alinhar e otimizar a comunicação interna com as equipes externas.

Falhas e ruídos na comunicação já acontecem quando as pessoas estão face a face. Considerando a distância e o dinamismo do ambiente digital, os problemas podem se acentuar se não forem combatidos de antemão.

Considere, como exemplo, que um texto nem sempre evidencia o tom de voz e mensagens podem ser mal-interpretadas por isso. Além disso, sem objetividade, os textos podem ser lidos de forma superficial e mal compreendidos.

Por fim, a troca de mensagens de voz, embora práticas, podem dificultar a compreensão do escopo de trabalho e impactar a gestão de tarefas se não forem claras.

A solução não passa por não usar canais digitais de comunicação, mas por escolher os mais apropriados e definir como usá-los para melhorar as trocas com as equipes externas e entre seus membros.

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10 dicas para a gestão de equipes externas

Lidar com equipes externas é algo que exige atenção não só da liderança direta, como do RH e da alta-gestão.

Isso porque o RH pode ajudar a estruturar ações de gestão de pessoas, enquanto os tomadores de decisão precisam autorizar o uso de recursos e a definição de diretrizes.

Considerando esses pontos, listamos e explicamos 10 dicas que podem fazer a diferença para uma gestão bem-sucedida. Confira:

1. Invista no desenvolvimento das lideranças

A gestão de equipes externas precisa ser feita por líderes preparados para lidar com essa realidade de trabalho.

Quem lidera equipes que atuam fora da empresa precisa saber dar autonomia à sua equipe, confiando nos funcionários.

Também precisa se comunicar com bastante clareza para driblar barreiras que a distância impõem a uma comunicação eficiente.

Outro ponto importante é saber usar tecnologias que vão facilitar o acompanhamento da jornada, dos processos e projetos.

Essas características têm a ver com o perfil comportamental de cada liderança, bem como ações de desenvolvimento que ajudem pessoas nesse papel a se preparem para a gestão de equipes externas.

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2. Defina uma política de regras para equipes externas

Na comparação entre equipes internas e externas, a missão, visão e valores da organização não mudam, mas algumas regras de conduta, sim.

Isso acontece porque, presencialmente, se todos param para se alimentar, é fácil para um funcionário assimilar que também precisa fazer aquele intervalo. Vale lembrar, esta é uma exigência da CLT para jornadas com mais de 4 horas.

Trabalhadores externos, por não nem sempre acompanharem a movimentação dos colegas e por não estarem sendo vistos, podem pensar que tudo bem pular este intervalo. E não é bem assim!

Com esse exemplo, indicamos o porquê de definir regras e apresentá-las, possivelmente em forma de manual. Algumas orientações relevantes são:

• Definições sobre a jornada de trabalho, com horários de entrada, saída e intervalos;
• Os canais de comunicação a serem utilizados;
• Os níveis de autonomia dos funcionários, para que saibam quando podem tomar decisões por conta própria e quando é fundamental recorrer às lideranças;
• Dicas de como agir em determinadas situações, como a resolução de um conflito com um cliente ou fornecedor, ou algum tipo de crise;
• Frequência e forma de entrega de relatórios e outros.

Note que as orientações podem mudar com base no cargo e função de cada membro da equipe, bem como de acordo com especificidades de seu contrato de trabalho.

3. Estabeleça uma comunicação eficiente

Como mencionamos, a comunicação interna é um dos desafios na gestão de equipes externas. Por essa razão, deve ser considerada uma prioridade.

É importante incentivar o uso dos canais de comunicação, mantendo-os ativos e atualizados. Dessa forma, é possível ganhar tempo no repasse de orientações, no retorno a dúvidas e na atualização de conteúdo corporativo.

Quanto a isso, vale considerar que existem diversas opções de canais de comunicação, que funcionam conectados ou não à internet.

Na palma da mão, os aplicativos que podem ser baixados nos smartphones ou tablets permitem o contato direto com trabalhadores e equipes externas. Além disso, também permitem o acompanhamento remoto do fluxo de trabalho.

4. Tenha um roteiro de processos

Já notou como pode ser difícil padronizar processos para garantir o bom fluxo de trabalho e a qualidade das entregas mesmo com equipes presenciais?

Por essa razão, faz bastante sentido não deixar que a autonomia que equipes remotas têm seja justificativa para deixar que cada profissional faça as coisas 100% à sua maneira, sem tentar garantir uma uniformidade.

O roteiro de processos ajuda a definir prioridades, além de fornecer dicas de execução que contribuem para que erros e retrabalhos não sejam algo comum.

5. Defina metas tangíveis

Além do roteiro, outra estratégia que favorece a gestão de equipes externas é deixar claro quais objetivos individuais e coletivos devem ser buscados e em quais prazos.

Isso já é interessante na lida com equipes internas e se torna ainda mais relevante para a rotina de quem trabalha fora da sede da empresa. Por que? É simples.

Em geral, trabalhadores e equipes externas têm mais autonomia para organizar seu dia a dia. Assim, é fundamental que conheçam bem as metas e tenham a oportunidade de se planejar a partir delas.

É isso que permite que as demandas sejam entregues mesmo sem uma supervisão “cara a cara” diária, como pode acontecer com quem está no ambiente da organização.

Ainda, é sempre bom lembrar que as metas precisam ser realistas. Metas que extrapolam os limites do plausível tendem a desmotivar e podem complicar ainda mais o trabalho dos funcionários e a gestão.

6. Invista em treinamentos

Considerando a maior autonomia, sem perder de vista a existência de metas, a empresa pode investir em treinamentos visando a melhoria do desempenho dos trabalhadores.

Os treinamentos são válidos, por exemplo, para ensinar as equipes a usarem as ferramentas tecnológicas que fazem ou farão parte de sua rotina de trabalho.

7. Incentive o desenvolvimento da equipe

Ainda, a gestão de equipes externas gera melhores resultados quando incentiva a melhoria e adota técnicas de motivação.

Isso porque uma das tarefas dessa gestão é acompanhar e avaliar o desempenho individual e da média geral do grupo. Algo que implica que o líder esteja preparado para identificar oportunidades de buscar melhores resultados.

Para tanto, vale considerar a realização de cursos de capacitação, atualização de conhecimentos e outros. Os treinamentos podem ser online, o que tende a fazer ainda mais sentido quando falamos de equipes externas.

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8. Use a tecnologia a seu favor

Nesta lista de dicas para a gestão de equipes externas, já mencionamos o uso de ferramentas tecnológicas. Neste item, viemos reforçar que vale a pena usar as soluções a seu favor.

Existem diversos softwares de gestão de projetos e processos ― como é o caso do Trello ― e outros que facilitam as trocas entre a equipe externa ― como é o caso do Slack.

Além disso, existem softwares de controle de ponto digital que podem ser usados por trabalhadores remotos também. Algo que veremos melhor nos próximos itens.

9. Acompanhe a jornada de trabalho  

Substituir sistemas tradicionais de controle de ponto por outros mais modernos e completos é a melhor forma de acompanhar a jornada de equipes externas.

Atualmente, existem opções regulamentadas pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) que funcionam como aplicativos que podem ser instalados em dispositivos móveis.

É o caso do Tangerino! Trata-se um aplicativo que permite automatizar diversas rotinas relacionadas ao acompanhamento de jornada.

Como uma solução assim, a gestão de equipes externas pode contar com um app instalado no smartphone ou tablet de cada funcionário, permitindo que os líderes acompanhem a jornada de trabalho em tempo real.

Pelo próprio aplicativo, os trabalhadores fazem a marcação de ponto, sinalizando o início e o fim da jornada, além do cumprimento dos intervalos obrigatórios.

 10. Monitore o deslocamento

Ainda, o Tangerino tem controle de ponto com GPS e uma funcionalidade exclusiva para o controle de ponto de motoristas.

Dessa forma, é possível acompanhar em tempo real onde cada trabalhador ou equipe está, além de coletar dados para uma melhor gestão e monitoramento de frotas, no caso do serviço de transporte.

Aproveitamos essa dica para lembrar que a Lei do Motorista tem regras diferentes do que a CLT. Sendo assim, vale sempre ter atenção à legislação vigente em cada caso, considerando a atividade desempenhada e o contrato de trabalho.

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Conclusão

A gestão de equipes externas é mesmo desafiadora. Entretanto, confiamos que as dicas que você encontrou neste conteúdo são valiosas para ajudar gestores e RHs a encontrar caminhos para conduzir essas equipes da melhor forma.

As tendências ressaltam cada vez mais a importância da tecnologia para driblar dificuldades que a distância física pode impor. Se a gestão de equipes externas é um desafio, cabe ao gestor buscar soluções para liderar em tempos desafiadores.

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