Aprenda a Calcular a Folha de Ponto dos Funcionários Sem Erros

O controle da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa é uma das atividades essenciais do RH, afinal, é a partir dessas informações que outras tarefas são realizadas, como o pagamento da remuneração. 

A folha de ponto ajuda a identificar e planejar questões importantes, como horas extras, férias, faltas justificadas ou não, entre outros. Mas é fundamental saber calcular a folha de ponto corretamente, já que essa é uma das atividades mais corriqueiras da rotina do departamento pessoal. 

Quer saber como calcular a folha de ponto dos seus funcionários corretamente? Então continue acompanhando esse conteúdo até o final.

Veja tudo o que você vai ler nesse material:

• O que é uma folha de ponto?
• O que diz a lei sobre a folha de ponto?
• O que é o fechamento da folha de ponto?
• O que um fechamento de folha de ponto deve ter?
• O que saber antes de calcular a folha de ponto?
• Quais são os modelos de folha de ponto?
• Como calcular a folha de ponto manual?
• Como calcular a folha de ponto online?
• Como escolher o melhor modelo de folha de ponto?
• Como o Tangerino pode ajudar a calcular a folha de ponto na sua empresa?

O que é uma folha de ponto?

A folha de ponto é um documento que mantém os registros relativos à jornada de trabalho dos funcionários de uma empresa. 

Ela mostra toda a movimentação de entradas, saídas e intervalo intrajornada, tanto para descanso, como para refeições de cada colaborador e é a base de informações para o cálculo da folha de pagamento. 

A partir do fechamento da folha de ponto, o departamento pessoal consegue identificar situações relevantes como atrasos, faltas sem justificativa, a realização de horas extras e até mesmo funcionários que não fazem as pausas como é determinado pela lei. 

As normas para o controle da folha de ponto estão definidas na Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT. Vamos falar delas a seguir. 

O que diz a lei sobre a folha de ponto?

O artigo 47 da CLT fala sobre a obrigatoriedade de manter o registro da jornada de trabalho de funcionários nas empresas com mais de 20 colaboradores, veja:

“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”

Mas, mesmo as empresas com um número inferior de funcionários se beneficia desse recurso, já que ele ajuda a proteger os dois lados da relação trabalhista de questões judiciais. 

Quando não existe esse registro da folha de ponto, pode haver divergência em questões relacionadas à jornada de trabalho, como os horários de entrada e saída, e a situação se tornar um processo judicial trabalhista. Entretanto, se houver um registro correto e a empresa souber calcular a folha de ponto, o problema acaba.  

A folha de ponto deve ser preenchida pelo funcionário, sendo dever do RH orientar sobre a forma correta desse preenchimento se existirem dúvidas. Ao final do mês, o colaborador deve assinar o documento com todos os registros, concordando com as informações prestadas por ele. 

Por ter importância jurídica, a folha de ponto deve ser guardada pela empresa por, pelo menos, 5 anos. 

Caso o colaborador se recuse a assinar a folha de ponto, pode receber uma advertência do contratante. 

O que é o fechamento da folha de ponto?

O fechamento da folha de ponto é o processo de conferir e concluir as informações relativas à jornada de trabalho dos funcionários durante determinado mês. É uma espécie de validação das informações. 

Esse processo é a base para a contabilização das horas trabalhadas e para o cálculo dos direitos do trabalhador, como o pagamento da remuneração, das horas extras, etc. Por isso, fazer o cálculo da folha de ponto corretamente é tão importante. 

O Departamento Pessoal precisa de muita atenção no caso de fechamento manual da folha de ponto, pois existem situações de tolerância, por exemplo, que podem alterar esse cálculo. 

Atrasos na jornada

Um dos principais pontos de atenção está relacionado aos atrasos na jornada. De acordo com a Súmula nº 366 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), a empresa deve ter uma tolerância de 5 minutos para atrasos no registro do ponto do funcionário. 

Além disso, somente deve ser descontada da remuneração o atraso, ou contabilizado como hora extra, quando o tempo de trabalho for maior ou menor do que 10 minutos. 

Antes da implementação do eSocial, as empresas podiam definir o melhor período do mês para fazer o fechamento da folha de ponto, assim como as correções de falhas. Entretanto, hoje esses acertos precisam ser realizados durante o mês corrente, com o fechamento no final. 

O que um fechamento de folha de ponto deve ter? 

Existem diversas informações que devem ser apontadas no fechamento da folha de ponto, entre elas estão:

• horas trabalhadas;
• horas extras;
• horas noturnas;
• intervalo intrajornada;
• faltas.

Mas antes de explicar cada um desses elementos e como calcular a folha de ponto com eles, é importante saber que a organização dessas informações é crucial para facilitar esse processo. 

Quanto mais desorganizados estiverem esses dados, mais difícil e passível de erros será esse cálculo. 

Tudo começa com a análise detalhada dos registros da jornada de trabalho, pois é dessa forma que serão percebidas as outras situações. 

Aproveite a visita e confira também:

• Horas extras no trabalho externo: como monitorar?
• Como calcular a hora de trabalho dos funcionários
• Planilha de horas trabalhadas assegura horas extras?
• As principais escalas de trabalho de acordo com a CLT

O que saber antes de calcular a folha de ponto? 

Para fazer essa análise manualmente, será preciso ter em mãos algumas informações específicas de cada funcionário:

Jornada de trabalho

Existem diferentes possibilidades de jornada de trabalho previstas em lei. Alguns colaboradores trabalham 44 horas semanas, outros 40, outros ainda 30 horas por semana. 

Também é preciso considerar o horário do trabalho. Em dias em que ajornada acontece de noite, é preciso incluir o adicional noturno.

Sendo assim, o primeiro passo é conhecer o que consta no contrato de trabalho do colaborador, para comparar com o que está registrado na folha de ponto. 

Hora de entrada

Verifique o horário que o funcionário marcou como hora de entrada na folha de ponto manual. Esse deve ser o horário de início da jornada. 

Essa informação pode ser acessada de diferentes formas, a depender do tipo de controle de ponto adotado pela empresa e será utilizada no cálculo da folha.

Horário de almoço

A Reforma Trabalhista determinou que o tempo mínimo de intervalo intrajornada deve ser de 30 minutos. Antes, deveria ser de no mínimo 1h e no máximo 2h, para todos os trabalhadores que exerçam jornadas superiores a 6 horas por dia. 

Com a mudança trazida pela Reforma, o tempo restante para completar 1 hora de intervalo de direito deve ser descontado no final da jornada, sem prejuízo na remuneração.

Por exemplo, considerando um funcionário que tenha uma jornada diária de 8 horas, caso ele registre o ponto de entrada às 9h, registre a saída para o almoço às 12h, retornando 12h30, poderá registrar o fim da sua jornada às 17h30, sem prejuízo na remuneração. 

Caso ele trabalhe até mais do que esse horário, será considerado hora extra, já que terá ultrapassado às 8h de trabalho no dia. Ou contabiliza como saldo positivo de banco de horas do trabalhador.

Horário de saída

Anote também na folha de informações os horários registrados como saída do funcionário, considerando se existiu hora noturna. 

Qualquer colaborador que trabalhar entre 22h e 5h deve receber o adicional noturno.

Com todos esses dados, o Departamento Pessoal pode começar a calcular a folha de ponto dos funcionários da empresa. Continue com a gente, vamos ensinar como fazer isso.

Quais são os modelos de folha de ponto?

Existem alguns métodos diferentes que as empresas podem optar para controlar o registro da jornada de trabalho dos seus funcionários. 

Não existe um certo ou errado, mas com certeza alguns facilitam muito mais a rotina do RH, simplificando os processos. 

Os principais modelos são:

• Folha de ponto manual
• Folha de ponto mecânica
• Planilha de folha de ponto 
• Ponto digital

Folha de ponto manual

Como o próprio nome diz, nesse modo todas as informações são inseridas manualmente. Pode ser em um livro de ponto ou em folhas separadas mensalmente, que devem ser armazenadas posteriormente em um único lugar. 

Ainda é o método mais comum em empresas de pequeno porte e nas mais tradicionais. Porém, apenas de ser mais barato, o risco de erros e de fraudes é muito maior. 

Além disso, exige uma grande responsabilidade e tempo do RH, que precisa conferir, contabilizar e armazenar corretamente todas as informações. 

Planilha de folha de ponto

As planilhas podem ajudar bastante na organização das informações referentes à folha de ponto. Elas facilitam o controle dos dados e o acompanhamento dos registros. 

É possível criar fórmulas que calculam as horas trabalhadas e outras informações automatizadas e permitem gerar relatórios simples individualizados. 

A dificuldade está em criar essa planilha e as fórmulas, que também demanda tempo ou custo para comprar uma pronta. Outro problema é que as fórmulas podem ser alteradas sem perceber, o que pode ocasionar erros na hora de calcular a folha de ponto, até que sejam percebidos.

Folha de ponto mecânica

É uma modalidade mais segura e prática do que o registro manual, pois utiliza um relógio de ponto cartográfico, normalmente instalado na entrada da empresa. Nele o funcionário insere um cartão apropriado para registrar o horário de início da jornada. 

Embora seja mais prática, também é passível de fraudes, que podem acontecer com outro funcionário registrando o cartão no lugar daquele que está atrasado ou que faltou. 

Além disso, o registro de ponto mecânico também exige um tempo maior do RH, que precisa retirar as informações do relógio e transferir manualmente tudo para um relatório.

Folha de ponto online

Entre todas as opções já citadas, a folha de ponto online, com certeza, é a mais prática e segura, já que todas as informações são registradas, conferidas e contabilizadas digitalmente. 

O sistema de ponto eletrônico disponibiliza uma plataforma digital onde o funcionário registra suas marcações de ponto, podendo ser por um smartphone, tablet ou computador. Dessa forma fica dispensado o uso de planilhas e relógio de ponto na empresa. 

Após o registro do funcionário, as informações são armazenadas automaticamente, e podem ser consultadas em tempo real pelo gestor, garantindo um acompanhamento inteligente da jornada de trabalho dos colaboradores. 

Todos os sistemas de ponto online oferecem essas vantagens, entretanto, alguns conseguem atender outras necessidades das empresas, disponibilizando diferentes funcionalidades complementares. Por isso, é importante que a empresa identifique as suas necessidades para encontrar o sistema que atende melhor todas elas.

Como calcular a folha de ponto manual?

Já quando falamos de folha de ponto online a facilidade fica evidente. Com a evolução da tecnologia, hoje é possível fazer a marcação do ponto por biometria, por exemplo. 

O controle de ponto manual pode ser realizado utilizando os livros de ponto ou ainda com documentos impressos na empresa. 

Independente do modelo escolhido, deverão constar no folha de ponto as seguintes informações para preenchimento de cada funcionário:

• data;
• hora da entrada;
• hora de saída para almoço;
• hora de retorno do almoço;
• hora da saída;
• saldo de horas.

O documento de registro de ponto deve ficar semelhante ao modelo abaixo:

É preciso lembrar que, de acordo com a legislação brasileira, é proibida a prática do controle de ponto britânico, que é quando a jornada é registrada automaticamente no mesmo horário, não registrando as horas verdadeiras de trabalho. 

Com essas informações, é a hora de calcular o saldo das horas trabalhadas no dia. Para isso, é preciso dividir a jornada em dois períodos, antes e depois do intervalo de almoço, e contabilizar as horas trabalhadas em cada período. 

Veja um exemplo do dia 03/07/2018, do modelo mostrado anteriormente:

12:10 – 07:59 = 4h11
18:10 – 13:00 = 5h10

Depois, é preciso somar os dois resultados para chegar ao saldo de horas trabalhadas nesse dia.

4h11 + 5h10 = 9h21

Nesse dia específico, caso o colaborador tenha uma jornada semanal de 40 horas, ou seja, 8h por dia, ele realizou 1h21 de hora extra. 

Entretanto, como a jornada de trabalho é semanal, é preciso contabilizar e somar as horas de todos os dias da semana para verificar o saldo semanal. Em algumas empresas que trabalham com banco de horas, esse saldo é avaliado mensalmente.  

Quando o saldo tem resultado negativo, o déficit poderá ser compensado no banco de horas ou poderá ser descontado na folha de pagamento. 

Os cálculos não são difíceis, mas são bastante trabalhosos e demandam muita atenção, já que precisam ser feitos dia a dia, para cada colaborador. Essa, sem dúvida, pode ser considerada uma das principais desvantagens da folha de ponto manual.

Como calcular a folha de ponto online?

No momento em que o colaborador registra o ponto, as informações são enviadas automaticamente para um sistema central que armazena e organiza os dados, já realizando os cálculos necessários para o controle diário da jornada de trabalho.   

Em alguns tipos de sistema, como é o caso do Tangerino, o colaborador pode registrar seu ponto até mesmo sem internet. Nesse caso, as informações ficam armazenadas no próprio aparelho utilizado e são transmitidas quando este for conectado. 

Com o uso de um sistema de folha de ponto online, todos os cálculos são feitos automaticamente e em tempo real, sendo preciso apenas gerar relatórios e sincronizar as informações com o sistema da folha de pagamento.  

Dessa maneira, os profissionais de RH da empresa podem se dedicar a outras atividades indispensáveis do setor, com a garantia de que os cálculos foram feitos corretamente. 

Como escolher o melhor modelo de folha de ponto?

Como você já viu, existem diferentes modelos de folha de ponto, e para escolher o melhor é preciso avaliar aqueles que proporcionarão mais facilidade e segurança para a empresa. 

Para calcular a folha de ponto corretamente exige que os dados obtidos sejam verdadeiros e confiáveis, para evitar erros e benefícios indevidos. 

Os modelos manuais e de planilhas não oferecem essa segurança e praticidade, por isso já são considerados obsoletos no mercado. Já os modelos de ponto online garantem a segurança e a correção das informações. 

Mas, mesmo entre os modelos de ponto online, existem algumas questões a serem, observadas:  

• Verifique se o sistema atende às regras do MTE para soluções alternativas de controle de ponto;
• verifique se a empresa que oferece a tecnologia tem planos que cabem no seu orçamento;
• analise se a empresa que oferece a tecnologia conta com onboarding e um bom serviço de suporte e atendimento ao cliente;
• perceba se a solução de controle de ponto digital conta com diferentes formas de identificação dos trabalhadores ao coletar o ponto;
• verifique se o sistema escolhido tem função de geolocalização no ponto mobile para melhor gestão de equipes externas ou funcionários remotos;
• garanta que a tecnologia é compatível com quais sistemas operacionais;
• veja se a solução de controle de ponto permite integração com outros softwares em uso pela sua empresa;
• confira se o sistema fornece relatórios automatizados.

Para escolher o melhor modelo é preciso ter certeza de que a solução de controle de ponto online atenda às suas expectativas e às necessidades da sua empresa.

As observações acima podem orientar sua análise, porque indicam fatores que costumam ser decisivos para a escolha da tecnologia ideal.

Temos outros conteúdos interessantes sobre o assunto, confira:

• [FERRAMENTA] Planilha de controle individual de ponto de funcionários
• [EBOOK] Ponto eletrônico: aprenda a escolher o ideal para a sua empresa
• [EBOOK] Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei

Como o Tangerino pode ajudar a calcular a folha de ponto na sua empresa?

O sistema de controle de ponto do Tangerino oferece diversos benefícios e podem contribuir para a evolução do setor de RH da sua empresa, também ajudar no controle de fraudes e automatizar muitos processos da sua empresa, como o cálculo da folha de ponto. 

Além de estar em conformidade com a legislação trabalhista, o Tangerino oferece:

• maior transparência no ambiente de trabalho;
• segurança das informações;
• facilidade para calcular a folha de ponto;
• agilidade no fechamento da folha de pagamento;
• eficiência para o setor de RH e DP;
• menor investimento e máximo retorno.

Agora você já sabe tudo sobre como calcular a folha de ponto dos funcionários sem erros. Quer aproveitar todas as vantagens e benefícios que o sistema de controle de ponto do Tangerino pode oferecer? Então experimente o Tangerino por 14 dias grátis! 

Tudo isso com apenas um aplicativo instalado no celular. Muito fácil, não é mesmo? Gestores e empregadores conseguem acompanhar a jornada dos colaboradores, entender como é a rotina de cada um, apurar os índices de produtividade e avaliar o desempenho de toda a equipe.

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