Planilha de horas trabalhadas assegura horas extras?

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Uma das maneiras mais simples e práticas encontradas pelas empresas para fazer o controle de ponto de funcionários são as planilhas de horas trabalhadas.

Seja no Excel, no G Drive ou qualquer outra aplicação que permita fazer esse monitoramento. Essa é uma opção barata e que atrai a atenção de muitos gestores. 

No entanto, as planilhas de horas trabalhadas oferecem alguns riscos que podem levar a empresa a ter prejuízos.

Um dos maiores riscos de fazer uso de planilhas de horas trabalhadas é o questionamento jurídico sobre a validade das horas extras anotadas (ou não) no documento. Que tal revisar esse tema com a gente?

Neste artigo abordaremos os seguintes tópicos:

Por dentro da Lei

A legislação do controle de ponto prevê que empresas com mais de 20 funcionários devem monitorar a jornada de trabalho de seus colaboradores.

Essa exigência é feita para que empresa e empregado tenham maior segurança no que se refere ao total de horas trabalhadas no mês, o que se reflete no pagamento de salários e benefícios.

Se a escolha da organização é pelo controle de ponto manual, feito por meio de planilhas de horas trabalhadas, é preciso desenvolver um sistema de registro seguro e inviolável, o que é praticamente impossível.

Nesse sentido, ao optar por usar uma planilha de horas trabalhadas, a empresa abre brechas para que o seu método de controle de ponto seja questionado juridicamente.

Fazer o registro e o controle das horas trabalhadas são ações previstas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Portanto, é uma obrigação da empresa fornecer meios para acompanhar a jornada.

Essa ação deve ser realizada por meio de registro manual, mecânico ou eletrônico. Dessa forma, anotam-se informações como hora de entrada e saída, bem como os intervalos.

Com a adoção da Reforma Trabalhista de 2017, a obrigatoriedade do controle de horas é condicionada a uma decisão entre as empresas e os sindicatos profissionais.

Confira também estes conteúdos:

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• Confira todos os adicionais em folha de pagamento e saiba como reduzir os gastos

Mudanças com a Reforma Trabalhista

Para que esse sistema de controle de jornada funcione, é necessário que tanto empregados quanto empregadores entendam quais foram as mudanças promovidas pela Reforma Trabalhista.

Agora, o colaborador pode negociar uma jornada de até 12 horas de trabalho por dia, desde que o seu descanso seja de 36 horas — modelo conhecido como escala 12×36.

No caso de uma jornada parcial, esse número pode subir para até 30 horas sem que haja a possibilidade de hora extra.

Ou, ainda, 26 horas com até seis horas extras, sempre pagas com um acréscimo de 50% do valor da hora normal.

Vemos que há muitas questões legais e financeiras envolvidas quando tratamos da jornada de trabalho dos colaboradores.

Isso só evidencia a importância desse controle por parte do empregador e dos empregados.

Essa é, portanto, uma obrigação que traz diversos benefícios para ambas as partes. Usemos como exemplo o pagamento das horas extras.

Se a empresa não tiver um sistema de controle da rotina de seus funcionários, é bem provável que ocorram erros no momento de apurar as horas extras a serem pagas.

Podemos mostrar a você duas possíveis situações:

• são registradas horas a mais, resultando em valores muito mais altos a serem pagos aos trabalhadores, prejudicando o caixa da empresa;
• são registradas horas a menos, impactando o salário do colaborador, que poderá mover uma ação trabalhista contra a empresa.

Imagine agora se algum desses erros acontece com todos os profissionais de uma organização.

A situação poderá sair do controle facilmente, tudo porque o controle de horas não foi feito da forma correta.

É por isso que as empresas que ainda fazem o controle manualmente, por meio de planilhas de horas trabalhadas e horas extras, precisam repensar seus métodos. Como vimos, esse controle é ineficiente.

O mesmo ocorre quando a empresa implementa um software para realizar o monitoramento da jornada, mas é um sistema falho, com poucos recursos. 

O ideal é escolher um sistema confiável, que garanta dados verídicos e atualizados em tempo real, de forma automática.

Por que fazer o registro das horas

Muito falamos aqui no blog sobre a importância de controlar as horas dos colaboradores, mas ainda há empregadores que ignoram esses registros.

As consequências, como sabemos, impactam não só na jornada propriamente dita, mas na área financeira da empresa. Afinal, horas pagas a mais oneram o fluxo de caixa.

Contudo, vamos abordar um ponto crucial que pode servir como um convencimento a mais para adotar o controle de horas (caso você ainda precise se convencer): o controle de horas extras.

Controle das horas extras

A possibilidade da realização de horas extras pelos funcionários é prevista pela legislação trabalhista. 

O período que excede o tempo limite da jornada regular de trabalho, porém, precisa seguir regras para assegurar que os funcionários sejam devidamente pagos pelo trabalho realizado.

Além disso, ter o devido controle da jornada extraordinária não apenas livra a empresa de multas e ações trabalhistas, mas permite uma análise que leva ao uso mais estratégico de seus recursos.

É provável que o motivo mais fácil de se perceber quanto a importância do cálculo das horas extras é o que está relacionado ao cumprimento de um direito do trabalhador.

As horas extras estão entre os principais motivos de ações trabalhistas, uma situação que pode acontecer tanto pelo não pagamento dos valores devidos ou pelo erro no cálculo da jornada extraordinária realizada.

Sendo assim, é importante que a empresa calcule corretamente as horas extras para garantir seu correto pagamento, evitando problemas na justiça que geram prejuízos e desgaste da imagem. 

Como fazer o registro de horas extras

Há situações em que funcionários realizam horas extras porque realmente precisam cumprir determinados prazos. 

Por um lado, situações como essa são vistas de forma positiva, porque revelam o comprometimento do trabalhador em entregar suas demandas e não correr o risco de prejudicar o empregador.

Isso não anula o fato, porém, de que cada hora extraordinária representa um custo a mais na folha de pagamento. 

Assim sendo, é interessante que o gestor avalie as horas extras sob uma ótica estratégica e descubra se vale mais a pena atuar para melhorar a produtividade no local de trabalho do que ter que arcar com o valor das horas extras todo mês.

Em outras palavras, o cálculo de horas extras pode ajudar a empresa a identificar a necessidade e a oportunidade de adotar medidas que permitam um uso mais estratégico de seus recursos. Algo que pode fazer a diferença para as finanças e para o sucesso.

Uma vez que o sistema de controle de ponto da empresa seja o preenchimento de uma planilha de horas trabalhadas, toda hora extra anotada no documento oficial da organização passa a valer para contabilizar o salário do trabalhador naquele mês.

Mas… e se o funcionário anota que fez horas extras sem tê-las feito? Ou, se por engano, alguém apaga as horas extras realizadas pelos colaboradores nas planilhas?

Esse tipo de situação é bastante comum e gera uma série de problemas para o departamento de RH, começando pelo pagamento equivocado dos salários. 

Percebendo que a empresa não faz um controle de ponto eficiente, o funcionário pode questionar as horas pagas na justiça, exigindo indenizações.

As consequências de um controle de ponto ineficiente

Funcionários descontentes e inseguros com relação ao controle de ponto é apenas o início do problema causado pelo uso de planilhas de horas trabalhadas.

Erros na folha de pagamento colocam em xeque a credibilidade do RH e geram multas, aumentando os custos de gestão de pessoas. 

Além disso, os processos trabalhistas consomem tempo e recursos preciosos para qualquer organização.

Ter um bom sistema de controle de ponto é a melhor forma de acompanhar a jornada de cada funcionário e, portanto, a melhor forma de computar suas horas extras trabalhadas.

Como mencionado, o erro no cálculo pode gerar sérios problemas à empresa. Essa é uma situação que não está relacionada apenas a uma matemática falha, mas também a ausência de registros corretos.

A realização do controle de ponto é obrigatória para estabelecimentos com mais de 20 funcionários, mas isso não significa que empresas com quadros menores não possam fazê-lo. 

Se cada funcionário registrar seus horários de entrada, saída e intervalos, fornece melhores condições para que seu empregador faça o acerto mensal corretamente. 

Em todo caso, sobretudo naqueles em que a obrigatoriedade se aplica, a escolha de um bom sistema é crucial.

Como contornar o problema?

A planilha de banco de horas é um sistema que permite a fácil visualização dos dados da jornada de trabalho de todos os colaboradores. Assim sendo, é uma ferramenta que contribui para que o controle seja realizado.

A questão a ser ressaltada é que, apesar de ser útil e simples de se criar, os registros em uma planilha são sempre feitos manualmente e essa é sua principal desvantagem, já que o processo fica sujeito a erros.

Além disso, os funcionários da empresa não têm acesso a esse controle de ponto e, por essa razão, podem não se lembrar das horas trabalhadas e compensadas ou até desconfiar do controle feito pela empresa.

Uma situação de desconfiança, por sua vez, tende a afetar as relações e a produtividade no trabalho e pode até contribuir para que a empresa precise encarar um volume maior de ações trabalhistas.

A justificativa para usar planilhas de horas trabalhadas são os altos custos de um software de ponto eletrônico? Pois bem, essa desculpa não existe mais!

Aplicativos de controle de ponto digital como o Sólides Tangerino permitem a qualquer empresa fazer o monitoramento da jornada de trabalho de forma simples e eficaz. E o melhor de tudo: a preços bem atrativos.

Vantagens do controle de ponto por aplicativo 

O controle das horas extras, assim como de toda a jornada de trabalho, pode ser feito de forma manual, mecânica ― como é o caso dos relógios de ponto ― ou de em planilhas de horas trabalhadas, por exemplo.

Para empresas e funcionários, porém, o mais interessante é contar com um sistema que impeça qualquer adulteração nos registros. 

Assim, não há chances de que o empregador haja de má-fé e deixe de computar as horas e nem de que o trabalhador tente burlar as marcações para ganhar mais ao final do mês.

Uma dessas soluções é o app Sólides Tangerino, que citamos anteriormente como uma solução alternativa permitida por lei. 

Essa tecnologia leva o controle de ponto para o smartphone dos trabalhadores, permitindo que as marcações sejam feitas de qualquer lugar, de forma simples e rápida.

Assim, todos os funcionários da empresa podem sempre registrar suas jornadas de forma prática e eficiente. 

Além de evitar falhas no acompanhamento e pagamento de horas extras, um sistema alternativo de marcação de ponto também facilita a administração de acordo de compensação ou do regime de banco de horas.

Vamos elencar abaixo algumas das vantagens de realizar o controle de ponto por meio de um aplicativo. Acompanhe!

Aumento da produtividade

Olhar para o sistema de controle de horas mostra o quanto uma empresa está preocupada não só em manter os números e valores alinhados, mas em acompanhar a jornada dos colaboradores e entender quais são as suas principais demandas.

Quando uma empresa trata com atenção do controle de horas, ela está contribuindo para o aumento da própria produtividade.

Essa não é uma questão puramente voltada à economia de dinheiro. Está também relacionada a usar melhor o tempo de cada colaborador.

Por meio dos registros feitos pelos funcionários, as lideranças conseguem medir o desempenho individual e dos times. 

Com isso, é possível acompanhar a performance e até promover treinamentos para manter todos os colaboradores atuando de forma mais ou menos semelhante.

É possível, ainda, notar quais funcionários são mais produtivos ou então propensos a precisar realizar horas extras.

Vale lembrar que ultrapassar a jornada de trabalho com frequência é um mau sinal.

Esse autoconhecimento por parte do profissional é benéfico para que ele mesmo entenda como é sua jornada, quando e por que é mais produtivo e quais ações tomar para melhorar suas entregas.

A autogestão é uma técnica benéfica tanto para ele próprio quanto para os líderes e a empresa como um todo.

Dessa forma, as atividades podem ser mais bem planejadas e distribuídas conforme o tempo disponível e o prazo de entrega. Isso torna o profissional menos sobrecarregado e preserva a sua capacidade de produção.

Segurança para o empregador

Já mostramos como a falta de um controle de horas efetivo pode ser prejudicial para a empresa. Esse monitoramento dá mais segurança para todos os envolvidos, porque as informações ficam mais claras e disponíveis.

Caso um colaborador tenha débitos em horas de trabalho, o empregador precisa ter conhecimento desse fato por meio dos registros de ponto. 

Só assim os pagamentos serão feitos da forma correta — caso seja permitido o desconto das horas — e as razões por essas horas excedentes serão analisadas.

Além disso, um dos principais benefícios para o empregador é o controle da jornada de trabalho de cada colaborador. 

Dessa forma, os cálculos referentes a horas extras e férias, por exemplo, são feitos com mais segurança. 

Isso é essencial para evitar erros que possam prejudicar o orçamento e o fluxo de caixa da empresa.

Esse tipo de sistema de controle pode ser fundamental para o empregador se defender de uma ação trabalhista, uma vez que os registros servem como prova, garantindo a ele a segurança jurídica.

Por isso, o empregador não pode, em hipótese alguma, deixar de gerenciar o controle de ponto e dar a ele a atenção necessária.

Mostramos apenas um exemplo do quanto essa ação é benéfica, mas há muitos outros que corroboram a importância do controle de horas. 

Confira também estes materiais:

• Planilha de controle de férias
• Planilha de custo dos colaboradores
• Planilha de cálculo do adicional noturno
• Controle individual de ponto de funcionários

Segurança para o colaborador

Inicialmente pode parecer que um sistema de controle de horas traga benefícios apenas para a empresa. Contudo, os funcionários também têm a ganhar com a implantação dessa ferramenta.

Isso porque o controle de horas fornece mais segurança ao empregado quanto à sua remuneração.

Se houver qualquer tipo de divergência em relação aos registros de jornada e o salário recebido, ele pode questionar a empresa.

Contar com esses dados é uma garantia para os profissionais, porque todas as irregularidades ficam registradas.

Contudo, quando o apontamento é feio por meio de planilhas, a informação pode facilmente ser alterada, o que não ocorre quando o controle é feito por meio de um aplicativo de ponto.

Por fim, o acompanhamento das horas evita o desgaste de uma jornada de trabalho muito pesada e exaustiva, já que o colaborador é orientado a seguir apenas as horas determinadas em contrato.  

Como o app Sólides Tangerino pode ajudar

É a partir do controle de horas trabalhadas e compensadas que o empregador tem recursos judiciais para provar, em ações trabalhistas, que a jornada do trabalhador não se estendeu além do permitido por lei e que a empresa está cumprindo com seus deveres. 

Desse modo, um controle detalhado e correto da jornada de trabalho de cada funcionário é essencial para evitar perdas financeiras.

É importante considerar que o uso de planilhas de horas toma muito tempo do departamento de RH, pois é necessário incorporar suas informações à folha de pagamento de forma manual e diária. 

Para organizações de grande porte ou com uma grande quantidade de colaboradores, esse tipo de controle de jornada é impraticável e fica ainda mais sujeito a erros.

Dessa forma, o ideal é ter um software que agrupe todas as informações do funcionário em um único local. 

A partir do simples registro de ponto eletrônico dos funcionários, o papel do RH estratégico ganha mais força. 

É algo que vai além daquilo o que é comumente feito ao optar apenas pelo uso de uma planilha de horas trabalhadas.

O aplicativo de controle de ponto permite que o cadastro dos funcionários seja feito em minutos, acelerando a integração de novos funcionários à rotina da organização.

É possível configurar escalas de trabalho dos mais variados tipos e acompanhar em tempo real quem chega ou sai do horário conforme o que foi estipulado em contrato.

O controle de horas extras se torna mais acertado, porque o RH tem as informações disponíveis dia a dia, podendo agir proativamente.

E, no caso dos colaboradores externos, o app permite que eles cumpram seus horários e reportem à gestão com antecedência caso haja qualquer dificuldade.

Próximos passos sobre planilha de horas trabalhadas…

Recapitulando, vimos o quanto as planilhas de horas trabalhadas podem ser úteis, mas, definitivamente, não são o melhor método para controlar a jornada de trabalho dentro de uma empresa.

O app Sólides Tangerino é a prova de que a planilha de horas não serve para atender a todas as necessidades de uma organização. 

Quer saber como funciona? Teste o Sólides Tangerino e descubra todas as facilidades de ter um app de controle de ponto na sua empresa!