Jornada do DP: como tornar o departamento pessoal eficiente?

A jornada do DP compreende todas as rotinas de atribuição do setor e engloba uma variedade de processos de informações documentais.

Quando o assunto é o departamento pessoal, o entendimento padrão sobre o seu funcionamento é apenas um: diversos processos burocráticos.

Bom, fugir de certos trâmites não é sempre possível. Afinal, muitos destes fazem parte da realidade do setor. Porém, existem maneiras de reduzir a complexidade das tarefas, o tempo gasto com elas e, ainda, tornar os processos mais bem estruturados. A tecnologia é uma delas.

Ao longo deste post, você vai conferir tudo sobre as rotinas do departamento pessoal e entender como uma solução que centraliza cada uma de suas etapas pode ser útil! Vamos lá?

Para facilitar a leitura, oriente-se pelos tópicos abaixo:

O que é a jornada do DP?

A jornada do DP compreende todos os processos e funções do departamento pessoal.

Assim, é algo que começa na admissão, perpassa a gestão de benefícios/documentos/outros e, eventualmente, culmina nos trâmites da rescisão contratual. Ou seja: tudo o que está envolvido na parte burocrática da relação entre a empresa e as pessoas contratadas.

A jornada do DP é fundamental para a organização porque assegura que os direitos e deveres trabalhistas estão sendo cumpridos para que nenhuma das partes seja prejudicada.

Além disso, quando cumprida de forma estratégica, a jornada contribui para a tomada de decisões estratégicas que podem impactar o sucesso dos negócios.

Um exemplo é a gestão do controle de ponto. Afinal, ela pode indicar se o excesso de horas extras está onerando a folha de pagamentos e o que pode ser feito para otimizar os recursos da empresa.

O que está na jornada do DP?

Já mencionamos que a jornada do departamento pessoal começa no recrutamento e seleção de novos colaboradores, e finda na rescisão contratual. De forma geral, ela compreende os seguintes processos:

• admissão;
• gestão de controle de ponto;
• holerite;
• gestão de férias;
• gestão de documentos;
• gestão de benefícios;
• demissão.

Veja a seguir um pouco mais sobre cada um desses processos e as funções do DP no cumprimento de sua jornada.

Admissão

A admissão é o processo de formalização da relação de trabalho entre a empresa e a pessoa contratada. É o ponto de partida das burocracias que fazem parte da jornada do DP e demanda bastante atenção e rigor.

Isso porque nessa etapa é feita a coleta de documentos. Uma vez entregues, os termos de contratação são formalizados com o tipo de jornada, o salário, os benefícios e outras questões relativas à remuneração do colaborador.

O recolhimento da CTPS para preenchimento das informações relativas à contratação se dá nessa etapa da jornada. O DP deve anotar a data de admissão, o salário e as condições especiais, e devolver o documento no prazo máximo de cinco dias úteis.

Que tal entender um pouco mais sobre a Carteira de Trabalho? Confira um de nossos artigos sobre o assunto:

• Carteira de trabalho digital: tudo o que o dp precisa saber

Dada sua complexidade, a admissão demanda um processo bem estruturado para evitar erros e reduzir o tempo gasto. O departamento pessoal pode escolher conduzi-la de forma manual ou digitalizada, graças ao avanço da tecnologia.

Quer saber melhor como funciona o processo de admissão? Confira o vídeo que publicamos sobre o tema lá no canal da Sólides Tangerino:

Atualmente, é possível optar por uma admissão 100% digital com o uso de um software que automatiza diversas etapas do processo, facilitando sua condução desde a coleta de documentos até a validação por meio de assinatura eletrônica.

Gestão de controle de ponto

A gestão do controle de ponto é o processo de jornada do DP que confere os registros de marcação de ponto de cada colaborador da empresa. É uma etapa fundamental para o cálculo correto da folha de pagamentos.

Desde a publicação da Lei de Liberdade Econômica, em 2019, apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar um sistema de controle de jornada. Entretanto, é sempre interessante contar com essa ferramenta.

Além de contribuir para evitar erros de remuneração que, eventualmente, possam motivar uma ação trabalhista, a gestão de controle de ponto ajuda a empresa a investigar a produtividade de indivíduos e equipes, e tomar decisões estratégicas.

Como mencionado, é possível analisar se as horas extras estão ocorrendo em excesso e buscar entender o porquê disso para descobrir como corrigir a situação. É em contextos assim que o departamento pessoal tem uma atuação que favorece o sucesso dos negócios.

Há diversas formas de fazer o controle de ponto e a empresa pode escolher entre diferentes opções de sistema, conforme indicado pelo artigo 74 da CLT:

“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso”.

Quanto a isso, cabe destacar que o controle de ponto eletrônico é o tipo de solução mais prática e moderna para a gestão de jornadas.

Controle de ponto móvel

É interessante esclarecer que a tecnologia e a legislação ― Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP) ― permitem que a empresa adote soluções de controle de ponto móvel para que trabalhadores remotos, equipes externas e até motoristas façam o controle de suas jornadas de trabalho.

A opção pelo ponto móvel só é possível com a adoção de um sistema eletrônico que conta com outras ferramentas que facilitam a marcação, como a identificação biométrica digital e facial, além do registro de ponto offline.

Antes de seguirmos, salve o post abaixo para mais tarde:

• Controle de ponto: o guia completo para o seu DP

Holerite

O holerite, também conhecido como contracheque, é o documento que comprova o pagamento do salário de cada pessoa contratada pela organização. Sua emissão é determinada por lei, com base no artigo 464 da CLT cujo texto diz:

“O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo”.

Nesse documento deve constar o valor recebido e também os eventuais acréscimos ou descontos, inclusive os ocasionados pelo pagamento de impostos. É importante lembrar que é um direito do trabalhador receber essas informações discriminadas no holerite.

Se o DP não cumprir com essa obrigação, estará adotando a prática do salário complessivo, que é ilegal e pode ser perigosa para a empresa em razão do risco jurídico envolvido.

Além do mais, o holerite também serve à própria empresa para facilitar o cálculo da folha de pagamentos e a gestão de gastos. Também é um instrumento importante caso precise provar, perante a Justiça do Trabalho, que fez o pagamento correto da remuneração de seus colaboradores.

Assim, cabe ao departamento pessoal fazer a emissão do documento da maneira devida e disponibilizá-lo aos trabalhadores, além de coletar sua assinatura em papel ou por meio eletrônico ― a depender de como foi feita a emissão do holerite.

Gestão de férias

As férias são um direito legal do trabalhador e o DP precisa de atenção ao período aquisitivo e concessivo para cumprir a lei, não prejudicar a relação da empresa com seus colaboradores e evitar despesas extras.

Quando a organização opta por conceder férias coletivas a seus colaboradores, a gestão tende a ser mais simples, mas nem sempre é assim.

Em geral, há muitos fatores que o DP precisa considerar, desde o número de faltas não justificadas às solicitações feitas por cada profissional para seu período de descanso.

Acima de tudo, a legislação deve ser respeitada. Para um bom controle de férias, o DP precisa conferir quantos dias de férias cada colaborador tem direito e se é possível atender ao pedido de cada um.

Isso envolve pensar em não desfalcar demais uma equipe ou setor, além de avaliar a necessidade ou não de contratações temporárias em cada caso. Entra em análise a possibilidade de fracionamento do período de férias também.

Ainda, a boa gestão implica em não perder prazos, deixando colaboradores sem o descanso para além do período permitido por lei. Cabe lembrar que existem consequências para férias vencidas, levando a empresa a pagar a remuneração devida em dobro.

A decisão de quando conceder as férias cabe ao empregador, mas é fundamental que o DP e a alta gestão se atentem para manter uma boa relação entre a organização e seus colaboradores. O que significa tentar atender suas solicitações e manter um bom ambiente de trabalho.

Para dar conta de todos esses fatores, o DP precisa ter um bom sistema de gestão. Seja usando uma planilha de controle de férias ou um software de gestão como o da Sólides Tangerino, especialmente desenvolvido para essa demanda.

Quer conhecer um pouco mais sobre o software de gestão de férias da Sólides Tangerino? Assista ao vídeo preparado especialmente para você:

Gestão de documentos

Considere todos os processos da jornada do DP que apresentamos até agora. Há documentos na admissão, a folha de controle de ponto, o holerite e outros usados na gestão de férias.

Só com base nisso dá para entender que o DP lida com um alto volume de informação documental de grande importância.

Muitas dessas informações precisam ser consultadas no dia a dia e, para isso, precisam ser encontradas facilmente. Outras são usadas mais esporadicamente, mas também precisam estar disponíveis quando necessário.

Isso demanda que o DP ― e a empresa como um todo ― tenha um bom sistema para categorizar, organizar e armazenar cada informação que coleta, inclusive respeitando regras de tempo de armazenagem.

A alternativa mais tradicional de conduzir a gestão de documentos é usando papéis, pastas, etiquetas e arquivos físicos. Porém, essa é uma proposta cada vez menos compatível com a realidade atual, frente à crescente digitalização de processos.

Sendo assim, o DP conta com alternativa interessante: o GED. O GED é um software de Gestão Eletrônica de Documentos é criado para otimizar sua rotina, inclusive evitando perdas e extravios.

Gestão de benefícios

Como indicado, a jornada do DP também compreende a gestão de benefícios corporativos ― sejam estes obrigatórios ou opcionais.

O mínimo esperado é que o DP consiga gerir bem os benefícios definidos por lei, garantindo o cumprimento dos direitos de cada colaborador.

O recolhimento do FGTS, o cálculo correto de horas extras e a concessão ou não do vale-transporte são exemplos das obrigações sob a responsabilidade do setor.

Ainda, faz parte da jornada do DP a gestão de benefícios que a organização opta por conceder para atrair e reter talentos, além de promover o seu bem-estar. É o caso de planos de saúde, vale-combustível e outros.

É sempre interessante que o DP faça pesquisas para entender quais benefícios são mais adequados para o público interno da empresa, encontre o melhor custo-benefício e acompanhe sua concessão.

Assim, o setor contribui diretamente para aumentar os níveis de satisfação, fortalecer o clima e a cultura organizacional, e a marca empregadora.

Quer entender um pouco mais sobre benefícios? Confira esse post lá do Instagram da Sólides Tangerino que separamos para você:

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Uma publicação compartilhada por Tangerino by Sólides – Software para DP (@tangerinobysolides)

Clube de vantagens

As empresas podem ser criativas na hora de definir quais benefícios optativos oferecer. Para aquelas que querem inovar, uma das opções é um clube de vantagens que têm parceria com diversos estabelecimentos comerciais.

Uma iniciativa assim permite que cada colaborador acumule pontos, tenha acesso a cupons e cashback, por exemplo. Além de favorecer a relação entre empresa e trabalhadores, uma solução assim pode ter outras vantagens para quem contrata.

É o que acontece quando a concessão de vantagens está atrelado ao cumprimento de obrigações por parte do colaborador, como a realização correta da marcação de ponto.

Você já conhece o clube Sólies Tangerino? Confira como você pode melhorar o clima organizacional com o nosso programa de vantagens!

• Clube Sólides Tangerino – Saiba como ele funciona

Demissão

Quando a relação entre a empresa e a pessoa contratada chega ao fim, o DP precisa cuidar do processo demissional ou de rescisão contratual, o que envolve lidar com mais documentos e fazer o cálculo da multa rescisória.

Pegando como exemplo uma demissão sem justa causa e por iniciativa do empregador, o DP precisa conferir seus registros para pagar:

• salário do mês proporcional ou saldo de salário;
• salários atrasados (se houver);
• salário-família (quando aplicável);
• 13° proporcional;
• férias vencidas;
• férias proporcionais;
• horas extras ou banco de horas;
• FGTS e multa de 40%.

Além disso, também precisa fazer anotações na CTPS, orientar a realização do exame demissional e organizar toda a documentação deste profissional nos arquivos que a organização precisa manter mesmo após o fim do vínculo.

É sempre bom ter atenção às regras quanto ao tempo para guardar documentos do DP.

O que mais a jornada do DP pode compreender?

A jornada do DP também inclui a gestão dos encargos trabalhistas. Como indicamos, quitar as parcelas do FGTS é uma das obrigações do setor, assim como outros impostos e contribuições sindicais.

Essas questões também são de interesse de quem quer que faça a Contabilidade da empresa, seja um setor interno ou uma parceria terceirizada.

Contabilidade

Isso significa que é preciso que o DP compartilhe as informações que tem com a Contabilidade, o que pode ocorrer de duas formas: troca de papelada ou por meios digitais.

Notou? Todos os processos da jornada do DP que mencionamos podem ser cumpridos digitalmente, desde que a empresa adote o uso de softwares para cada finalidade ou de uma plataforma única para essa gestão.

Quando isso acontece, é possível contar ainda com uma Central do Contador, que nada mais é do que um módulo disponível para que a Contabilidade tenha acesso às informações de que precisa para cuidar das obrigações contábeis da empresa e do capital humano.

Quais as vantagens de centralizar a jornada do DP dentro de um mesmo software?

Há sempre duas opções para um DP e sua empresa: manter os processos manuais ou adotar soluções digitais. Convenhamos, faz cada vez mais sentido optar pela tecnologia.

Nesse cenário, existe a possibilidade de ter um software para cada processo da jornada do DP ou uma plataforma única que pode ser acessada de qualquer lugar e que, ainda, reúna diferentes módulos, centralizando toda jornada em um só lugar.

São várias as vantagens de escolher uma solução única. Veja só:

• agilidade;
• gestão mais completa;
• segurança de dados;
• segurança jurídica;
• sistema mais integrado;
• economia de custos;
• personalização

Confira, em detalhes, o que cada uma dessa vantagens representa para o seu DP:

Agilidade

O tempo é valioso e, não por acaso, um dos pilares da gestão. Optar pela tecnologia já otimiza os processos e escolher uma plataforma única e completa para realizar a jornada do DP favorece ainda mais a agilidade no cumprimento das tarefas sob responsabilidade do setor.

Isso se dá tanto devido aos recursos de automação quanto pela facilidade de acessar informações para dar andamento aos processos do dia a dia.

Usando um software único, os profissionais do DP dispõem de ferramenta de busca para encontrar documentos e outros dados, recursos de preenchimento automático e mais.

Vale lembrar, por exemplo, que a transformação digital da jornada do DP possibilita o uso da assinatura eletrônica e, com isso, até mesmo a validação de documentos passa a ocorrer com mais celeridade.

Gestão mais completa

Com as principais rotinas da jornada do DP reunidas em um único software, a gestão de pessoas é mais completa e simplificada. Algo que inclui contar com relatórios estratégicos para a tomada de decisões e gerenciamento de trabalho em equipe.

Isso porque a plataforma gera relatórios automaticamente, em tempo real. O que contribui para análises e medidas que favoreçam os fluxos de trabalho do DP e a gestão de pessoas como um todo.

Segurança de dados

Além disso, o uso de uma plataforma que possibilita a digitalização de processos do setor substitui o uso de arquivos físicos por digitais, armazenados em nuvem.

O armazenamento em nuvem conta com ferramentas como a criptografia de dados e mecanismos de controle de acesso para garantir a proteção das informações geradas pelo DP.

Além de garantir o respeito à legislação, o uso do software único também contribui para o respeito à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Segurança jurídica

A existência de bons mecanismos de proteção de dados também representam mais segurança jurídica para a organização.

Como sabemos, a jornada do DP envolve um volume alto de informações documentais que podem servir como prova do respeito aos direitos trabalhistas e do cumprimento dos deveres da empresa.

Uma plataforma que possibilita a digitalização de documentos, otimiza as rotinas do DP e conta com o armazenamento de dados em nuvem permite o acesso às informações necessárias em caso de fiscalização do MTP ou de um processo trabalhista.

Sistema integrado

Outra vantagem de centralizar a jornada do DP é evitar o uso de plataformas simultâneas e contar com mais praticidade na integração com outros sistemas que estejam em uso na empresa.

Ao escolher um software com uma API aberta, torna-se simples integrá-lo a outras soluções, como um sistema de fechamento da folha de pagamentos, por exemplo.

Isso permite que os dados coletados ou gerados pelo DP sejam importados para o sistema da folha de pagamentos, automatizando todas as etapas do cálculo da remuneração dos trabalhadores.

Essa digitalização de processos é essencial porque, além de contribuir para agilizar os fluxos, também evita erros que resultam em retrabalho ou até no desgaste da relação entre empresa e colaboradores.

Confira a planilha de folha de pagamentos gratuita que preparamos para facilitar a sua vida:

• Planilha de folha de pagamento gratuita

Economia de custos

Ainda, o uso de uma plataforma que cobre toda a jornada do DP reduz significativamente ou até elimina o uso de papel. Algo que se reflete em uma economia significativa para qualquer empresa. Tenha em mente que:

• 50% do desperdício nas organizações é com papel;
• cerca de 3% do lucro de uma empresa é gasto com papel, impressão, arquivamento e armazenagem.

Os dados são de uma pesquisa da Consultoria Gartner e indicam parte da economia de custos possível a partir da digitalização de processos.

Além disso, cabe considerar também que não há gastos com a compra, manutenção ou conserto de equipamentos. Isso porque, tudo que seu DP precisa é um computador que muito provavelmente já existe na empresa, e da compra do serviço.

Em outras palavras, o investimento para a adoção de uma plataforma que centraliza todas as etapas da jornada do DP é baixo e tem excelente custo-benefício.

Personalização

Por fim, a personalização é um recurso que favorece a usabilidade e torna a plataforma ainda mais fácil de usar, permitindo que o DP consiga explorar ao máximo o potencial da tecnologia.

Ainda, optando por uma plataforma modular, é possível escolher entre ter todos os módulos do software ou apenas aqueles que fazem mais sentido para o setor e a empresa no momento.

Como ter uma jornada do DP integrada em sua empresa

Para ter uma jornada do DP integrada, há duas opções básicas:

• encontrar softwares para cada etapa da jornada e integrá-los; ou
• escolher uma solução única que já integre todas as etapas dessa jornada.

Escolher uma única solução é mais barato, facilita a implementação e potencializa os resultados, uma vez que seu DP tem que lidar com apenas uma interface ― personalizável ― e não depende de várias medidas de integração.

O Sólides Tangerino é a solução que seu DP procura! Regulamentada pela Portaria 671/2021 do MTP e em conformidade com a LGPD, a plataforma conta com módulos que podem ser contratados de forma independente ou conjunta:

• módulo de admissão 100% digital;
• controle de ponto;
• holerite;
• gestão de férias;
• gestão de documentos;
• clube de vantagens.

E ainda pode ser integrada a outras soluções, sendo compatível com os melhores softwares de folha de pagamentos do mercado.

Confira no vídeo abaixo mais sobre o que nossa plataforma oferece para o seu DP:

Tire suas dúvidas sobre a jornada do DP

Vamos repassar o que vimos sobre a jornada do DP para sanar suas dúvidas sobre o assunto!

Que tal conhecer o Sólides Tangerino?

Agora que você já está por dentro da jornada do DP e sabe que o setor pode usar a tecnologia para cumprir suas funções com mais eficiência, que tal conhecer o Sólides Tangerino?

O Sólides Tangerino é uma plataforma completa para o seu DP que permite a contratação de soluções de forma modular ou integral. Isso significa que sua empresa pode adquirir somente os modos de que mais precisa agora ou todos de uma vez, se assim preferir.

E, sim. O Sólides Tangerino tem um Clube de Vantagens e uma rede com mais de 25 mil estabelecimentos em todo o país. O programa incentiva a marcação de ponto, algo que todo DP gostaria, e é gratuito para empresas que contratam a plataforma.

Solicite uma demonstração gratuita e conheça melhor o Sólides Tangerino!