O Que É Livro de Ponto e Por Que Há Soluções Melhores Para Sua Empresa

O livro de ponto é a forma mais antiga de registrar a jornada de trabalho dos colaboradores. Apesar de cumprir sua função, esse método de registro de ponto há muito não é mais funcional por uma variedade de motivos.

Podemos salientar a segurança dos dados e a praticidade com que o RH e/ou DP lidam com esses dados, afinal de contas, se está em um meio físico, deve ser processado por uma pessoa.

Discutiremos estes e diversos outros motivos pelo qual você deve abandonar agora o livro de ponto e adotar os pontos eletrônicos para a sua empresa – não importa o tamanho dela.

Confira abaixo os principais tópicos abordados neste texto e boa leitura.

• O que é um livro de ponto?
• Como funciona o livro de ponto?
• Como um livro de ponto é preenchido?
• O livro de ponto é algo seguro?
• 7 Motivos para não usar um livro de ponto
• Por que uma PME deve migrar para um controle de ponto mais moderno?
• Qual o controle de ponto ideal para uma PME?
• Quais são as principais questões sobre o Livro de Ponto?

O que é um livro de ponto?

O livro de ponto é um documento físico (muitas vezes um caderno) para realização do controle de ponto dos funcionários. Nele, os colaboradores registram seus horários de entrada, pausas e saídas.

Era muito comum ser encontrado em papelarias modelos prontos que facilitam o trabalho do RH, mas somente até certo ponto. Afinal de contas, trata-se de um documento físico e, para processar todos esses dados, era necessário horas de trabalho exaustivo e mecânico. 

Além disso, era necessário ter bastante cuidado com o livro de ponto, uma vez que é um documento muito importante e deve-se ter cuidado para que suas informações sejam confiáveis.

Desta forma, resguardando tanto a empresa quanto o colaborador em caso de processo trabalhista.

Como funciona o livro de ponto?

Já ao falar do conceito de livro de ponto, já fica claro que esse é um método que deveria ficar no passado. Contudo, para deixar isso bastante claro, falaremos como essa ferramenta funciona.

Ele é bem simples de usar. Ao chegar na sede da empresa, o colaborador deverá registrar de forma manual o horário de chegada. O mesmo acontece quando ele faz suas pausas ou termina suas atividades diárias.

No fim do mês, é responsabilidade do RH recolher os livros de ponto e conferir as informações a fim de levantar possíveis horas extras e a taxa de absenteísmo.

Uma vez que o RH tenha apurado estas informações, elas devem ser conferidas pelos colaboradores a fim de apontar algum erro, caso não seja encontrado, o funcionário assina o livro confirmando que conferiu e concorda com as informações presentes.

Esse é um método que pode funcionar para empresas com 2 ou 3 colaboradores, mas e aquelas que têm 40 ou mais de 100 funcionários?

A manutenção do livro de ponto como método para controle de ponto tende a ser bastante morosa para os analistas, que devem conferir dado por dado, não sendo capazes de focar nas tarefas estratégicas do RH.

Agora, confira abaixo como o livro de ponto deve ser preenchido.

Leia também os artigos abaixo:

• Controle de Ponto: O Guia Completo Para o Seu DP
• REP-A: Saiba o Que é Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo
• Como fazer uma planilha de controle de ponto no Google Sheets
• Software Para Departamento Pessoal: Como Acertar na Contratação?

Como um livro de ponto é preenchido?

O preenchimento do livro de ponto é feito de forma manual, ou seja, ao chegar ou sair da empresa, o colaborador deve registrar a hora neste documento.

Claro, por ser feito de forma manual, é importante que os colaboradores e o time de RH tenham bastante cuidado ao preencher e analisar esses dados, afinal de contas, o erro humano é bastante comum.

Em outras palavras, o colaborador deve preencher toda vez que chega, sai para o almoço, faz uma pausa de descanso e encerra o seu expediente. 

A forma como o livro registra essas informações dependerá principalmente de sua formatação, mas normalmente têm os seguintes campos:

• data completa;
• nome completo do colaborador;
• hora de entrada, pausa e saída;
• campo para assinatura do colaborador;
• espaço para observações.

O livro de ponto é algo seguro?

A segurança do livro de ponto é um dos principais argumentos para o aumento do seu desuso durante os anos, afinal de contas, ele pode ser facilmente fraudado por indivíduos mal-intencionados.

Dessa forma, a empresa e os colaboradores podem ter seus direitos minados e sofrer judicialmente.

Além disso, hoje, existem soluções muito mais modernas, mais confiáveis e também ajudam o RH a ter mais agilidade no trabalho.

Outro ponto que também deve ser considerado é o preenchimento incorreto das informações. Isso faz com que haja erros de cálculo, posteriormente equívocos na folha de pagamento e diversas outras dores de cabeça.

Pode ter rasuras no livro?

Seja por parte do RH ou do colaborador, o livro de ponto nunca pode estar rasurado, isso é automaticamente considerado fraude e o registro descartado para fins legais.

Afinal de contas, não há como provar que foi a correção de um erro ou uma tentativa de beneficiar um dos lados da relação trabalhista.

Sendo assim, sempre que houver um erro o analista de RH responsável deve registrar os dados corretos no campo de observações e explicar o acontecido.

Resumidamente, preencher esse livro corretamente é de suma importância para manter a segurança jurídica da empresa.

7 Motivos para não usar um livro de ponto

1. Segurança da empresa e colaborador

Uma das principais questões para o desuso do livro de ponto é a insegurança jurídica que ele causava por ser suscetível a rasuras que podem até mesmo ser indetectáveis.

Lembrando que caso o documento tenha sido modificado de qualquer forma, perde sua validade jurídica.

Um exemplo prático do mau uso é o ponto britânico. Para não precisar preencher o documento diariamente, os horários de entrada e saída ficam pré-determinados.

Obviamente, esse tipo de marcação de ponto é visto como irrealista pela justiça do trabalho e o documento rejeitado como prova.

Por conta desse e outros motivos, os registros de ponto eletrônico e digital ganharam mais força, sendo uma opção que registra toda e qualquer alteração nos dados da folha de ponto.

2. Lentidão 

A lentidão de processar o livro de ponto é uma grande pedra no sapato do setor de recursos humanos que precisa digitalizar essas informações para fechar a folha de pagamento dos funcionários, por exemplo.

Essa não é uma tarefa muito morosa quando há 10 colaboradores, mas à medida que a empresa cresce esse processo se torna cada vez mais insustentável.

Por mim, ele termina prendendo um ou mais analistas de RH na função de tratar as informações de controle de ponto por dias, algumas vezes até mesmo resultando no atraso de pagamentos e outras inconveniências.

3. Inconsistência de dados e falta de precisão

Um exemplo bastante importante é informar um horário aos gestores e registrar no controle um outro. O registro incorreto de horas extras ou até mesmo o esquecimento são questões que o RH tem que lidar diariamente.

Garantir que os dados são consistentes com a realidade e com o que foi informado por outros meios de comunicação oficial da empresa é importantíssimo para garantir que a empresa não sofrerá processos trabalhistas.

Tudo isso demanda tempo e impede que o RH atue mais ativamente em questões mais estratégicas da gestão de pessoas.

4. Dificuldades burocráticas

Até o momento falamos de dificuldades operacionais e até jurídicas apresentadas pelo livro de ponto, agora é hora de entender como isso também pode afetar os colaboradores.

Imagine que um funcionário acabou de anotar seu horário de saída e recebeu um pedido urgente que precisa ser resolvido no momento e ele trabalha por mais uma hora antes de encerrar de fato seu turno.

Por não permitir nenhum tipo de rasura no documento, seria necessário realizar um registro à parte ou mesmo refazer todo o documento.

Ao utilizar um sistema de controle de ponto como o oferecido pelo Tangerino, é possível fazer uma solicitação de mudança de horário diretamente do smartphone do colaborador.

Em seguida, essa solicitação é avaliada pelo gestor e responsável no RH, sendo aceita pelo próprio sistema que registra toda a tratativa para fins legais.

5. Dificuldade em identificar erros

Basta levar em consideração o cenário que comentamos anteriormente para compreender como a verificação de informações é dificultada em um sistema manual e analógico como o livro de ponto.

Afinal de contas, não existe um sistema que permita automatizar a conferência de dados e cada caso deve ser lidado individualmente.

Isso faz com que toda a empresa fique mais suscetível a erros humanos e posteriormente ainda possa responder judicialmente por conta disso.

6. Falta de integração com sistemas importantes

A integração do controle de ponto com a folha de pagamento é primordial para que os processos que envolvem o RH, DP e Financeiro sejam fluídos, sem gargalos.

Como você já deve imaginar a este ponto, o livro de ponto também não oferece a opção de integração com outras ferramentas.

Sendo assim, cálculo de horas extras, férias, rescisões e outras questões devem ser feitos a mão ou em planilhas depois que os dados forem digitalizados.

Isso deixa o processo moroso, passivo de erros e consome tempo de trabalho que poderia ser direcionado a projetos mais valiosos para a empresa.

7. Minimizar os custos da gestão de pessoas

Um mito que vários empresários acreditam é que o livro de ponto termina sendo mais barato porque não precisa contratar uma ferramenta específica.

Contudo, não se leva em conta o valor das horas de trabalho investidas para a gestão de todos os processos que comentamos até aqui.

Muitas vezes, é até mesmo necessário designar um colaborador do RH para atuar somente no controle de ponto. 

Assim, a empresa deve pagar todos os custos de ter um colaborador somente para executar uma função que, hoje em dia, pode ser executada por uma plataforma especializada com um fração do tempo e valor.

Dessa forma, é aconselhável uma profunda análise de custo-benefício e levar em consideração também se a empresa deseja utilizar ferramentas há muito atrasadas ou abraçar a transformação digital no RH.

Baixe os materiais gratuitos a seguir:

• [EBOOK] Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei
• [FERRAMENTA] Planilha controle de ponto
• [EBOOK] 5 benefícios do Tangerino no controle de ponto em modelos de trabalho remoto

Por que uma PME deve migrar para um controle de ponto mais moderno?

A resposta rápida: ganhar celeridade nos processos do departamento pessoal e evitar questões legais relacionadas ao livro de ponto.

Respondendo a essa questão de forma mais completa, o primeiro cenário que deve ser estabelecido é o de empresas em crescimento que precisam reagir rápido às mudanças de mercado.

O RH e DP são essenciais neste processo de mudança, atraindo os principais talentos de suas áreas e mantendo uma experiência do colaborador agradável.

Nada disso é simples, especialmente quando inserido em uma empresa que utiliza processos mecânicos e morosos como a gestão de ponto utilizando o livro de ponto.

Sendo assim, pequenas e médias empresas devem atentar-se não só a sua obrigação de manter um controle de jornada de trabalho como é determinado pela CLT, mas também que ele seja feito de maneira eficiente.

Atualmente, existem alternativas que sanam todas as desvantagens do livro de ponto que falamos anteriormente, como o ponto digital no qual o Tangerino se enquadra.

Sendo assim, a decisão de trocar de sistemas não é somente uma forma de modernizar a sua empresa, mas sim de prepará-la para um cenário mais fluido e em constante transformação.

O home office, assim como o controle de ponto no trabalho remoto, é uma tendência que solidificou e somente confirma essa necessidade.

Qual o controle de ponto ideal para uma PME?

Pequenas e médias empresas são aquelas que estão em amplo crescimento, precisam ser ágeis para responder às constantes mudanças de mercado e ainda possibilitar a felicidade de seus colaboradores no trabalho. 

Dessa forma, é somente natural que exista um grande fluxo de contratação de pessoas que trabalham em diversos modelos, tal qual o home office.

Assim, o controle de ponto ideal para uma PME é aquele capaz de se adaptar às suas necessidades específicas, seja ela a gestão dos colaboradores, admissão de novos colaboradores, acompanhamento em tempo real dos registros, possibilidade de registro remoto por celular ou computador.

Acima de tudo, essa solução deve ser capaz de automatizar funções que antes ocupavam o tempo dos analistas de RH e DP, os possibilitando atuar em funções mais estratégicas.

Sendo assim, o ponto digital é o mais indicado para pequenas e médias empresas que se enquadram neste perfil. 

Quais são as principais questões sobre o Livro de Ponto?

Confira abaixo as respostas para algumas das principais questões ao redor do livro de ponto.

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