Ponto eletrônico: confira as vantagens de adotá-lo agora mesmo!

Vamos falar sobre ponto eletrônico para empresas? Veja: o controle de jornada faz parte da rotina do DP de muitas das empresas. Para boa parte delas, falamos de uma obrigação. Para outras, de uma opção que, se acolhida, favorece (e muito) a gestão de pessoas.

Existem diferentes formas de fazer esse controle, sendo as mais modernas por meio do ponto eletrônico. Soluções que se encaixam nessa categoria foram criadas para conferir mais praticidade ao processo, além de torná-lo mais seguro.

As soluções mais avançadas permitem que cada pessoa faça seu próprio registro. Isso pode ser por meio de um dispositivo da empresa ou um aplicativo instalado em seu celular.

Sim, estamos falando de uma forma de controle que permite marcações à distância, além de uma série de outras facilidades. Não à toa, o ponto eletrônico revolucionou as empresas, tornando o processo de gestão da jornada de trabalho muito mais rápido e preciso.

Quer saber como funciona a solução funciona e quais são os benefícios de adotar esse modelo de gestão de jornada para as empresas? Então continue acompanhando esse conteúdo até o final!

O que é ponto eletrônico?

O ponto eletrônico é um sistema digital que permite o registro dos horários de trabalho dos colaboradores, por meio de um equipamento eletrônico.

Dependendo do quão moderno e completo é o dispositivo escolhido, esses registros podem ser realizados utilizando cartão de ponto, senha biométrica digital ou reconhecimento facial.

Em todo caso, o aparelho utilizado permite que todos os dados sejam marcados e armazenados com segurança e praticidade, em obediência as regras definidas para esse tipo de tecnologia.

Mas, o registro de ponto vai muito além de simplesmente marcar os horários da jornada. Ele envolve toda a gestão, que consiste em estabelecer jornadas aos funcionários, investir em uma boa forma de controle e, principalmente, estar em dia com a legislação.

Para alcançar todos esses resultados, cada vez mais empresas têm buscado opções modernas e mais eficientes, que simplificam os processos, garantindo também a segurança e a legalidade.

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O que diz a Portaria 671 sobre ponto eletrônico?

Publicada em novembro de 2021, a Portaria 671 ficou conhecida como nova lei do ponto eletrônico para empresas. Substituindo duas portarias que versavam sobre o tema (portaria 1510 e portaria 373), ela unificou todas as diretrizes a respeito.

Em suma, o que a legislação diz acerca do ponto eletrônico para empresas é:

• o sistema de Registro de Eletrônico de Ponto (REP) é  “o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico”;
• o ponto eletrônico é uma opção de sistema de controle de jornada para todas as empresas, sobretudo as que têm mais de 20 colaboradores e são obrigadas a adotar um sistema de marcação de ponto;
• organizações que optam por um sistema tipo REP-P não precisam buscar autorização sindical como acontecia anteriormente. Para o modelo REP-A, permanece a obrigação.

Além disso, a Portaria 671 faz uma reclassificação dos tipos de REP, apresentando ainda requisitos legais para a validade de cada tipo de tecnologia e seu uso pelas empresas.

Para saber mais sobre a Portaria 671, confira o vídeo que publicamos lá no Instagram da Sólides:

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Quais os tipos de REP que a Portaria 671 lista?

Certamente a principal novidade da Portaria 671 foi a inclusão das modalidades de registro eletrônico de ponto em “REP”. Até então, esses sistemas de registro de ponto eram considerados “ponto alternativo”. Agora existem três tipos de registro eletrônico oficiais. São eles:

• REP-C – Registro de ponto convencional.
• REP-A – Conjunto de equipamentos e programas de computador com sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho.
• REP-P – Programa de registro eletrônico de ponto via sistema, que inclui os coletores de marcações, o armazenamento dos dados de registro de ponto e o programa de tratamento de ponto.

Para compreender melhor, a diferença entre os modelos REP-A e REP-P é que o primeiro apenas registra o ponto, enquanto o segundo realiza mais funções. Uma solução como o controle de ponto da Sólides Tangerino é uma combinação de ambos os tipos.

Independentemente do tipo de REP usado, um ponto importante trazido pela Portaria 671 é a obrigatoriedade de emitir um comprovante referente a cada registro efetuado, seja em formato impresso ou eletrônico.

Com quantos funcionários é obrigado a ter ponto eletrônico?

A dúvida sobre a partir de quantos funcionários tem que ter ponto eletrônico é bastante comum e a resposta é simples: nenhuma empresa é obrigada a ter uma solução de ponto eletrônico, independentemente do número de colaboradores.

Entenda que a legislação não determina qual tipo de sistema ― manual, mecânico ou eletrônico ― uma organização deve adotar. A escolha fica nas mãos da alta-gestão.

Então, na verdade, a pergunta que você deve fazer: é quando o uso de um sistema de controle de ponto se torna obrigatório? Claro, apresentamos a resposta logo a seguir.

Quando uma empresa precisa fazer controle de ponto?

Toda organização com mais de 20 funcionários precisa ter algum sistema de controle de jornada. Caso você tenha alguma dúvida, basta conferir o texto do artigo 74 da CLT, veja:

“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso”.

Com base em tudo isso, temos duas considerações importantes a compartilhar:

1. Embora qualquer tipo de controle seja permitido, é mais interessante buscar o sistema eletrônico por ser a solução mais moderna e segura.
2. Organizações com menos de 20 colaboradores podem se beneficiar de um sistema de controle de ponto, mesmo que não sejam obrigadas a usá-lo.

Assim, nada mais justo do que contarmos a você mais sobre os tipos de ponto eletrônico e as vantagens de escolher uma solução desse tipo para sua empresa, não acha?

Quais são os tipos de ponto eletrônico?

Existem três principais tipos de pontos eletrônicos para empresas disponíveis no mercado brasileiro, todos regulamentados e que atendem as necessidades da maioria dos empreendimentos:

• ponto com cartão;
• ponto biométrico;
• ponto digital.

A seguir, contamos um pouco mais sobre cada tipo de REP para que você entenda quais são suas características e como funciona o ponto eletrônico. Confira:

Ponto com cartão

Talvez o ponto eletrônico com com cartão seja o mais tradicional entre os três que elencamos. Normalmente, esse cartão é o próprio crachá ou outro tipo de cartão de acesso e de uso individual de cada pessoa da empresa.

Para que o sistema funcione, o equipamento de registro de ponto pode ser instalado nas catracas ou portas de entrada da empresa e seus setores para que cada profissional marque sua presença, entradas e saídas.

Embora esse método apresente vantagens, como a facilidade de registrar a jornada e de contabilizar as horas trabalhadas ao final do mês, tem grandes falhas de segurança, já que outra pessoa pode fazer o registro apenas portando o cartão.

Ponto biométrico

O ponto biométrico funciona a partir da impressão digital ou do reconhecimento facial de cada pessoa.

Assim, uma vez cadastrada, a biometria digital ou facial das pessoas contratadas se transforma na forma oficial de identificação e marcação de ponto. O processo também pode ser feito em equipamentos instalados em cataratas ou portas de entrada da organização.

Basta que cada profissional coloque o dedo no leitor biométrico ou se posicione em frente à câmera do equipamento determinado nos horários indicados para o controle de jornada.

A grande vantagem do controle de ponto por biometria é evitar que uma pessoa “bata” o ponto em nome de outra, afirmando a presença de alguém que ainda não se encontra nas dependências da empresa e levando a uma fraude nas marcações.

Ponto digital

Por fim, temos o ponto digital. Certamente, um dos meios mais seguros e exatos de administrar as horas trabalhadas de cada pessoa contratada pela empresa.

Falamos de um sistema de controle confiável e intuitivo, que pode ser acessado tanto por computadores, tablets e celulares. Algo que permite que trabalhadores remotos e equipes externas também façam o controle de suas jornadas.

Antes de continuarmos, aí vai um resumo de todas as vantagens do ponto digital para a sua empresa:

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No mais, com o ponto eletrônico online, é possível gerenciar as horas trabalhadas, faltas, banco de horas em um único sistema. Para isso, basta que a empresa implemente o programa na rotina da empresa, inclua os colaboradores na plataforma.

Cada pessoa também deve baixar o aplicativo em seu celular para começar a utilizar. Nos horários de entrada, intervalos e saída, é preciso ativar a localização do aparelho, deixar que o aplicativo identifique de onde o ponto será batido, confirmar e enviá-lo à base de dados do sistema.

Vale citar também que o ponto eletrônico digital também pode oferecer:

• biometria digital;
• biometria facial;
• ponto com geolocalização (GPS);
• ponto móvel ou mobile;
• ponto offline.

Com isso, o que se tem é um sistema que se ancora nas ferramentas mais modernas para tornar o controle de jornada possível em qualquer circunstância, além de deixar o processo mais prático e rápido.

Confira artigos relacionados que podem ser interessantes para você:

• Tratamento de ponto eletrônico: como otimizar?
• Por que você deve investir em um ponto digital online?
• Ponto eletrônico digital: o que é e qual é o melhor para sua empresa?

Quais são as vantagens em adotar ponto eletrônico para a empresa?

Como prometido, depois de contar como funciona o ponto eletrônico, trazemos a você as principais vantagens de usar uma solução desse tipo em sua empresa. São elas:

• praticidade no controle de ponto;
• eficiência na gestão de profissionais externos;
• precisão no controle do banco de horas;
• redução das fraudes no registro de ponto;
• otimização na rotina do dp;
• redução de ações trabalhistas;
• redução nos custos.

Listar não basta, não é mesmo? É preciso bons motivos para embasar a decisão de adotar uma (nova) tecnologia para o controle de jornada. Então, vamos a eles:

Praticidade no controle de ponto

Na correria do dia a dia, comum à maioria das organizações, contar com uma solução que confere praticidade é importante para que a marcação de ponto seja feita diariamente e de forma correta, por todas as pessoas.

Do contrário, gestores perdem tempo com lembretes constantes, o DP precisa correr atrás de dados faltantes e inconsistências podem se tornar mais comuns e gerar problemas trabalhistas e até legais para a organização.

O ponto eletrônico permite que cada pessoa registre a sua entrada e saída por meio de um app instalado no próprio celular ou fazendo uso de computador ou tablet.

Esse recurso é especialmente benéfico para equipes que trabalham em home office ou trabalho híbrido, mas também é válido para empresas que operam 100% de modo presencial.

Isso porque possibilita que as marcações de ponto sejam feitas de qualquer lugar. Assim, se uma pessoa chegou e esqueceu de fazer o registro assim que passou pela porta, pode fazê-lo imediatamente após, direto da sua estação de trabalho.

Em todo caso, é fundamental que o DP compartilhe orientações sobre o uso correto desses recursos, encontrando a melhor maneira de fazê-lo, seja com um tutorial ou treinamento específico. Isso evita que dúvidas na marcação persistam e garante mais aderência.

Eficiência na gestão de profissionais externos

Empresas que possuem equipes em trabalhos externos sempre sentiram dificuldade em controlar sua entrada e saída, e de analisar sua produtividade a partir desses dados.

O ponto eletrônico facilita essa gestão uma vez que permite a marcação à distância e faz uso de recursos de geolocalização (GPS). Assim, conta com ferramentas ideais para o acompanhamento de equipes de vendas, motoristas ou qualquer outra categoria que trabalhe em circunstâncias similares.

Tudo isso também se traduz em vantagem para os profissionais. Isso porque a marcação à distância evita que cada pessoa precise ir à empresa só para registrar sua jornada. Dessa maneira existe um ganho de tempo considerável.

Vale dizer ainda que ninguém precisa comparecer à organização sequer para assinar a folha de controle de ponto, caso a solução eletrônica escolhida conte também com o recurso da assinatura digital.

Precisão no controle do banco de horas

O controle do banco de horas é uma das responsabilidades mais importantes do DP, uma vez que serve de base para os cálculos das horas trabalhadas. Isso impacta diretamente a remuneração recebida por cada pessoa e os custos da empresa.

A utilização do ponto eletrônico simplifica esse controle, garantindo mais precisão ao DP na hora de contabilizar as horas realizadas. Algo que fica ainda mais vantajoso quando o sistema em uso pode ser integrado a outros, como o software de folha de ponto, automatizando os cálculos e evitando erros.

Redução das fraudes no registro de ponto

Esse é um dos principais benefícios da utilização de um sistema de controle de ponto eletrônico; o método mais seguro para controlar as horas trabalhadas.

Como vimos, uma solução do tipo ― em especial, uma que conte com identificação biométrica ― evita a ocorrência de fraudes, seja no registro do ponto pelo funcionário, mas também na contabilização das horas.  

Alguns aplicativos de ponto oferecem ainda mais segurança, como o aplicativo Sólides Tangerino, que tira uma selfie no momento do registro do ponto para comprovar a identidade de cada pessoa, tornando o processo ainda mais confiável.

Ainda, cabe dizer que o ponto eletrônico online permite que atualizações de registro de ponto sejam vistas em tempo real. Assim, cada pessoa pode conferir se está tudo ok, sendo que o mesmo vale para gestores e profissionais do DP.

Otimização na rotina do DP

Por falar no DP, o uso de um sistema de ponto eletrônico otimiza a gestão das horas trabalhadas, garantindo mais praticidade à rotina do setor.

A praticidade faz com que seja mais fácil para o DP incentivar a marcação diária e correta do ponto, permitindo que os dados sejam coletados sem transtornos.

Além disso, uma boa solução de ponto eletrônico também possibilita a emissão de relatórios automatizados e de informações extras que também facilitam a análise das informações.

Com isso, o DP pode ter uma atuação mais estratégica, investigando a frequência de horas extras, gastos com adicionais noturnos e outras variáveis da rotina dos colaboradores.

A partir disso, o setor tem a oportunidade de pensar estratégias para reduzir custos, minimizar atrasos e faltas, aumentar a produtividade e melhorar o ambiente de trabalho como um todo.

Redução de ações trabalhistas

Sem fraudes e sem erros, a empresa se afasta do risco de processos trabalhistas. Vale lembrar que são comuns os processos movidos por causa de erros relacionados à jornada de trabalho, como horas extras que não foram pagas corretamente.

Assim, as organizações têm três formas básicas de evitar esse tipo de problema:

1. Contar com um sistema de controle de ponto mesmo que não sejam obrigadas por lei.
2. Incentivar a correta marcação diária do ponto.
3. Apostar em uma solução moderna, prática e segura de controle de ponto eletrônico.

Tenha em mente, com base em tudo que vimos, que o ponto eletrônico reduz significativamente a ocorrência dos erros que originam ações na Justiça do Trabalho.

Inclusive porque, mesmo nos casos em que alguma incoerência é constatada, o DP consegue identificar rapidamente a causa e corrigir o que for preciso.

Redução nos custos

Por fim, se você somar todas as vantagens citadas até agora, fica fácil perceber a grande redução de custos que o ponto eletrônico pode proporcionar à empresa.

Falamos de custos diretos, como o controle de horas extras, mas também custos indiretos, como o aumento da produtividade das equipes de DP, que não precisam mais ficar horas contabilizando folhas de ponto. 

Algo que contribui para uma participação mais estratégica, voltada para o fortalecimento da marca empregadora e o crescimento dos negócios.

O que considerar para escolher um controle de ponto eletrônico?

Depois de ler tudo isso você já deve estar pensando em utilizar o ponto eletrônico para empresas. E, nessa hora podem surgir dúvidas, sobre como fazer a escolha do controle de ponto eletrônico certo.

Entenda que é fundamental pensar nas necessidades específicas da sua empresa, já que pode haver casos em que uma funcionalidade seja primordial para o funcionamento do setor do seu DP. 

Mas, na maioria das situações, se você considerar os fatores abaixo, poderá fazer uma escolha segura que fará valer o investimento. 

Atendimento 

Se uma das principais vantagens do uso de um sistema de ponto eletrônico é a otimização do tempo, a empresa não pode gastar horas para resolver problemas no sistema ou tirar dúvidas. 

Sendo assim, um dos primeiros pontos a serem analisados é o atendimento oferecido pela empresa.

Uma maneira de fazer isso é perceber quais formas de suporte são oferecidas (e-mail, telefone, aplicativo de mensagem e outros) e se estas atendem as necessidade da sua equipe. Outra maneira é conversar com empresas que já são atendidas pelo serviço que chamou sua atenção.

Interface intuitiva

Normalmente é possível fazer um período de teste gratuitamente com o sistema antes da contratação e, durante esse teste, é importante perceber se o manuseio é fácil e intuitivo.

A vantagem disso é que, caso surja alguma dúvida, por exemplo, é possível que você mesmo consiga resolver, sem precisar de suporte técnico (embora também seja crucial ter o suporte disponível sempre que necessário).

Também é essencial analisar se é rápido para baixar a folha de ponto personalizada, se é fácil acrescentar ou desligar um funcionário do sistema, e também qual é o tempo para realização de ajustes e solicitações.

Faça o download dos materiais a seguir!

• Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei
• Ponto eletrônico: aprenda a escolher o ideal para a sua empresa
• Controle de ponto para PME’s: é realmente preciso?
• 5 benefícios do Sólides Tangerino no controle de ponto em modelos de trabalho remoto

Funcionalidades

Já falamos um pouco no início deste tópico sobre a importância de encontrar uma solução de controle de ponto que atenda as necessidades da sua empresa. 

Por exemplo, se você possui equipes trabalhando em locais externos, é fundamental escolher um sistema que ofereça o aplicativo de ponto eletrônico para empresas, que permita o uso mesmo sem internet e recursos de geolocalização. 

Todos esses fatores devem ser pensados e analisados para encontrar a ferramenta que melhor atende essa demanda.

Segurança

Ainda, é importante se certificar de que o sistema de ponto eletrônico escolhido atenda às exigências da Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego.

Somente dessa maneira sua empresa garante uma boa transparência no processo, o que beneficia tanto trabalhadores quanto a própria organização. E garante também segurança jurídica necessária, assegurando que os dados recolhidos sirvam como prova para se defender em uma possível ação trabalhista.

Adicionais e integrações

Por último, é interessante ressaltar que boas soluções de controle de ponto eletrônico para empresas permitem integração com outros sistemas e oferecem adicionais.

Sobre as integrações, já demos o exemplo do software de folha de ponto. Quando isso é possível, tudo que o DP precisa fazer é enviar os dados de um sistema para o outro para que o cálculo das remunerações seja feito automaticamente.

Sobre os adicionais, tenha em mente o crescente uso da tecnologia por parte do DP. Além do controle de ponto, há outras ferramentas que podem fazer parte da rotina do setor.

Como exemplo, citamos o software de gestão de férias e o de gestão de documentos. Ambos podem ter ligação direta com o controle de jornada, armazenando atestados que justificam faltas e facilitando eventuais descontos no tempo de férias por faltas injustificadas.

A Sólides Tangerino tem um controle de ponto eletrônico para empresas ― que é online e digital, ou seja, bem completo ― e outros módulos integrados que otimizam outros processos que ficam sob responsabilidade do DP.

Por que a Sólides é o melhor ponto eletrônico para empresas? 

Amparado pela Portaria 671 do MTE, o módulo de Ponto Eletrônico da Sólides Tangerino é uma solução 100% legal que otimiza a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores internos e externos, ideal para qualquer modelo de trabalho, e ajuda a sua empresa a evitar problemas trabalhistas e prejuízos na justiça.

Os dados gerados no aplicativo são totalmente acessíveis de qualquer lugar, a qualquer hora, podendo ser usados para tornar a gestão mais estratégica e até como prova em processos judiciais, caso seja necessário.

Além disso, a solução oferece o melhor da tecnologia em recursos que garantem a segurança e praticidade que você deseja, veja:

• suporte por chat e e-mail;
• folha de pagamento digital;
• plano sem fidelidade;
• controle de ponto online e offline;
• registro fotográfico;
• gerenciamento eletrônico de documentos;
• fechamento e relatórios de folha de ponto;
• monitoramento de rota;
• check-in de atividades;
• controle de ordem de serviço.

Além disso, é uma empresa com sólida experiência de mercado, inclusive internacional, que conta com índice de satisfação de clientes altíssimo. Confira os números:

• presente em todos os estados e capitais brasileiras, e em sete países;
• mais de 25 mil clientes;
• fechamento de folha de ponto em 1 clique;
• 98.5% de índice de satisfação dos nossos clientes;
• 2 milhões de pontos registrados por dia.

Outro ponto importante é o esforço incessante da Sólides Tangerino em buscar os recursos mais atualizados do segmento para garantir ser um aplicativo 100% antifraude, como:

• uso de reconhecimento facial, que impossibilita que um colaborador registre ponto por outro;
• criptografia de dados pelo sistema para manter as informações geradas e salvas seguras;
• geolocalização do ponto;
• armazenamento de informações originais de ponto pelo sistema, conforme previsto em lei;
• armazenamento de dados em nuvem, por cinco anos, sem custos adicionais;
• validações biométricas.

Com o módulo de controle de ponto eletrônico desenvolvido pela Sólides Tangerino, sua empresa tem muito mais economia de tempo e dinheiro, e garante um DP cada vez mais estratégico

Tire suas dúvidas sobre ponto eletrônico para empresas!

O controle de jornada não é novidade para empresas e seus DPs, afinal, existe desde os tempos do livro de ponto. Porém, o controle de ponto eletrônico não é tão antigo assim, então, vale repassar algumas questões e tirar suas dúvidas de vez!

Faça um teste gratuito do nosso sistema de ponto eletrônico!

Agora você já sabe TUDO sobre o ponto eletrônico para empresas. 

Sabe que o ponto eletrônico é um sistema digital que permite o registro dos horários de trabalho dos colaboradores, por meio de um equipamento eletrônico. Também que é um sistema seguro e permitido pela legislação vigente, desde que atenda às exigências definidas.

Conhece também as principais vantagens para a empresa que adere a essa solução e, ainda, os fatores que devem ser considerados na hora de escolher o melhor sistema de controle de ponto eletrônico.

E o principal, você sabe que a solução desenvolvida pela Sólides Tangerino é segura, eficiente, 100% em acordo com o que as exigências do Ministério do e que pode contribuir muito para alavancar o DP e o crescimento da sua empresa.

A única informação que te falta, no momento, é a de que você pode conhecer nossa ferramenta de controle de ponto eletrônico na prática. Gosta da ideia? Então não perca mais tempo, faça agora um teste gratuito da ferramenta e melhore os processos da sua organização!