Quadro de pessoal: como criar e gerenciar um?

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O quadro de pessoal é uma ferramenta aliada para a gestão da empresa. Neste guia completo, você vai aprender tudo sobre a organização dos recursos humanos e como essa prática consegue estruturar a equipe e trazer maior produtividade.

Com esses processos organizacionais, você vai conseguir aprimorar a comunicação interna e ter um panorama de todos os colaboradores envolvidos nas atividades da empresa. Além disso, o controle de quadro pessoal estruturado otimiza todos os processos e alavanca a busca por resultados.

Por esses motivos, é fundamental aplicar o quadro de pessoal na gestão e coordenação do desempenho da equipe. A seguir, você vai se aprofundar na definição, nas vantagens e em como criar um para a empresa. Confira os tópicos desse conteúdo e boa leitura!

O que é quadro de pessoal?

O quadro de pessoal é uma ferramenta usada na estrutura da organização para detalhar todos os membros da equipe, as funções desempenhadas pelos envolvidos e a disposição nos departamentos e setores. É muito importante para a gestão de recursos humanos e também pode ser chamado por quadro de funcionários.

Trata-se de uma representação visual, na qual é possível alocar todos os membros com suas respectivas funções e atividades de trabalho. De modo geral, um bom quadro de pessoal tem os seguintes itens:

• nome do colaborador;
• função desempenhada;
• responsabilidades do cargo;
• departamento em que está lotado;
• relacionamentos diretos dentro da organização;
• datas de admissão, férias, licenças e outras; 

Vale destacar que o controle do quadro de pessoal vai depender da estrutura de cada empresa, podendo envolver mais itens essenciais para a eficiência das operações. Por esse motivo, é fundamental ter um panorama de toda a organização e começar a traçar as relações internas.

O quadro de pessoal antes era feito em um quadro branco à mão ou com papéis. Porém, com ferramentas digitais disponíveis, tais como o Trello ou Excel, essa organização ficou muito simples e otimizada. Usar esses meios reduz o consumo e o armazenamento de materiais, bem como facilita a consulta e as atualizações sempre que forem necessárias.

Para o que serve o quadro de pessoal?

O principal objetivo do quadro pessoal é manter todas as informações dos colaboradores organizadas e estruturadas. Assim, a gestão de recursos humanos consegue ter os dados essenciais na elaboração de ações estratégias para a corporação, consultar datas importantes relacionadas aos funcionários e localizar onde estão acontecendo problemas.

Observe que uma organização é composta por pessoas e os alinhamentos entre elas, suas funções e seus setores devem ser vistos como engrenagens que podem precisar de ajustes ou de trocas. Por isso, o quadro de pessoal se torna um mecanismo indispensável para uma boa gestão interna.

Ao elaborar, fica mais fácil organizar cada pessoa conforme as habilidades e as atividades desempenhadas, monitorar o desempenho e corrigir erros de forma mais assertiva e prevenir que aconteçam novamente. Outra utilidade é se voltar para criar estratégias mais precisas no desenvolvimento dos serviços e das vendas de produtos.

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Qual é a importância de se ter um quadro de pessoal?

Seja uma grande ou uma pequena empresa, o planejamento e a organização são itens primordiais para conseguir bons resultados e alavancar o desempenho. Por isso, o quadro de pessoal se torna uma ferramenta tão central na gestão e que precisa ser desenvolvido e sempre atualizado.

Com ele, os gestores podem ter dimensão da quantidade de funcionários e terceirizados, em quais atividades estão empregados, as competências de cada um, as responsabilidades dos cargos e as relações estabelecidas internamente. Dessa forma, analisar dados e criar estratégias se tornam tarefas mais precisas e ágeis.

Além de ser uma ferramenta para acompanhamento diário e atualizações frequentes, o quadro de pessoal ajuda a proteger a empresa e os colaboradores com o cumprimento de direitos e deveres. Assim, datas e pagamentos de férias, por exemplo, podem ser planejados com antecedência e agendamento para realização.

Vantagens do quadro de pessoal

Engane-se quem acha que o quadro de pessoal não faz diferença na organização. Pelo contrário, essa ferramenta é central para alcançar sucesso, ter uma equipe em harmonia e com excelência no desempenho de todas as atividades. 

A seguir, vamos detalhar cada uma das vantagens e explicar como a implementação vai fazer toda diferença na gestão:

• maior controle de rotatividade;
• melhor gerenciamento dos colaboradores;
• maior controle de rotatividade;
• redução de custos;
• contratações mais planejadas;
• maior produtividade;
• planos de carreira mais estruturados;
• mais facilidades nos processos.

Maior controle de rotatividade

Quando a empresa consegue organizar o quadro de pessoal e estabelecer relações próximas com os colaboradores, tem-se um maior controle de rotatividade dos colaboradores.

O processo de identificação das responsabilidades que cada pessoa tem dentro da organização favorece a percepção de quem está sobrecarregado e outros que não estão e podem assumir determinadas tarefas. Assim, pode-se diminuir os descontentamentos e aumentar a satisfação dos trabalhadores.

Desse modo, é possível reduzir a rotatividade, processo que dificulta o estabelecimento de vínculos e aumenta as despesas internas com contratações e demissões contínuas. Gerenciar bem os funcionários ajuda na manutenção de talentos e estabelece equipes mais unidas.

Melhor gerenciamento dos colaboradores

Ao organizar o quadro de pessoal, visualmente, fica mais fácil saber as funções de cada um dentro da empresa, quem são os responsáveis por desempenhar as tarefas, além de tornar mais simples a distribuição de outras.

O melhor gerenciamento dos colaboradores está associado com uma boa comunicação corporativa. Essa é a chave para manter relações, alinhar os colaboradores e alavancar os resultados. E com o quadro de pessoal, a comunicação acontecerá com menos ruídos e problemas, já que é possível saber quem faz cada atividade.

Redução de custos

Manter o orçamento planejado, evitando despesas desnecessárias e controlando os gastos, é uma ação que precisa ser executada por toda empresa. Ao montar o quadro de pessoal, a organização tem maior atenção aos custos e às contratações, além de saber os custos de cada funcionário.

Assim, o planejamento financeiro pode ser mais preciso com o gerenciamento de custos. Além de a equipe do RH conseguir contratar profissionais mais alinhados às necessidades da empresa e manter o controle de horas extras, por exemplo. 

Este ponto é uma das vantagens trazidas pelo quadro de pessoal. Se um colaborador está sobrecarregado e, por essa razão, realizando mais horas de trabalho, a organização consegue distribuir melhor as tarefas e, se for o caso, planejar a contratação de outros funcionários para um setor.

Contratações mais planejadas

Com o controle de quadro pessoal e a realização de análises periódicas do desenvolvimento da empresa, a gestão de recursos humanos pode identificar os principais problemas de um departamento ou notar avanços dentro da equipe. 

De tal forma, as admissões e as demissões são organizadas e planejadas conforme as necessidades internas, os planos e as estratégias de mercado. Se não houver necessidade de abrir um processo seletivo, pode aproveitar os talentos da própria equipe e promover a carreira, por exemplo.

Maior produtividade

A produtividade está diretamente relacionada à quantidade de tarefas que um colaborador precisa desempenhar em seu cotidiano. Ao observar todo o departamento, pode-se notar pessoas sobrecarregadas, enquanto outras estão ociosas. 

O quadro de pessoal auxilia significativamente na elevação da produtividade, ao conseguir distribuir de modo mais igualitário o que precisa ser feito, aproveitando as especializações de cada um. Logo, vai gerar mais satisfação para as pessoas e crescimento no mercado.

Outra vantagem está relacionada ao oferecimento de treinamentos e capacitações para os trabalhadores, podendo facilitar o desenvolvimento das atividades rotineiras. Cursos e oficinas podem ser oferecidos a partir da análise do quadro e com o objetivo de melhorar a rotina profissional e a qualificação do colaborador.

E falando em treinamentos e capacitações, quer saber outros exemplos de como a empresa pode desenvolver seus colaboradores? É só assistir ao Tangerino Talks que fizemos sobre o tema:

Planos de carreira mais estruturados

Ter uma equipe satisfeita no trabalho é essencial para bons resultados. E ter planos de carreira mais estruturados com base nos talentos da organização é uma medida essencial para a consolidação das parcerias.

O quadro de pessoal permite identificar as pessoas que se destacam internamente, oferecer mais oportunidades de capacitação e progressão de carreira na empresa para elas. Além de trazer mais motivação e satisfação, essa ação indica oportunidades de crescimento, o que é um incentivo a continuar colaborando com a organização.

A gestão pode mapear, a partir do quadro de pessoal, quem se dedica às atividades, obtém resultados e deseja crescer na equipe, além de dar suporte para busca de conhecimentos e manutenção dos talentos. 

Mais facilidade nos processos

Com o quadro de pessoal, processos de folha de pagamento, estruturação da empresa, férias, rescisão e tantos outros, que podem ser burocráticos para execução, tornam-se mais simplificados a partir da organização. 

Ter tudo planejado e de fácil acesso evita que datas e pagamentos sejam esquecidos ou atrasados, permite saber quando um colaborador estará de férias ou afastado e, ainda, anotar todo o histórico de cada um dos colaboradores. 

Otimizar esses processos, a partir do quadro de pessoal, facilita o dia a dia dos recursos humanos. O mais indicado é fazer isso com ferramentas digitais que permitem armazenar dados e atualizá-los.

Como criar um quadro de pessoal?

O setor de recursos humanos precisa ter atenção a 7 pontos para criar o quadro de pessoal. São eles:

1. Identifique as funções necessárias.
2. Defina os requisitos obrigatórios para cada cargo.
3. Designe os funcionários para funções adequadas.
4. Aposte em softwares especializados em quadro de pessoal.
5. Opte por plataformas que se adequam à rotina da empresa.
6. Mantenha o banco de dados do controle de quadro pessoal sempre atualizado.
7. Defina metas para todo o setor.

1. Identifique as funções necessárias

A empresa, independente do porte e das metas, precisa ter todos os setores e colaboradores alinhados em torno de um propósito. Por esse motivo, ao criar um quadro de pessoal, é fundamental identificar todas as funções necessárias para o bom funcionamento da organização e entender a estrutura da empresa.

Com essa lista, consegue-se avançar no entendimento de quais são as demandas internas e do mercado. Essa identificação possibilita abrir contratações de profissionais ideais para as necessidades e ajustar internamente setores com dificuldade.

2. Defina os requisitos obrigatórios para cada cargo

É essencial estabelecer quais são os requisitos obrigatórios para que cada colaborador saiba exatamente quais tarefas são de sua competência. Além disso, essa definição precisa ter alguns requisitos explícitos, tais como:

• formação acadêmica exigida
• formações complementares
• experiências profissionais
• conhecimentos e competências
• habilidades técnicas (hard skills) e comportamentais (soft skills) que possui 

Ter esses pontos definidos e explícitos é fundamental no momento de recrutamento para um determinado cargo da corporação. No entanto, é fundamental coerência na definição dos requisitos e exigir o que for preciso para que as atividades diárias sejam cumpridas com eficácia.

3. Designe os funcionários para funções adequadas

Ao ter o panorama das funções necessárias e dos requisitos exigidos, o controle de quadro pessoal precisa ser distribuído aos funcionários conforme as exigências. Designar para uma função inadequada ao perfil ou às habilidades pode gerar problemas futuros no desempenho e na produtividade.

Por meio de avaliações e análises, é possível identificar quem é o melhor colaborador para a função. Assim, a distribuição consegue gerar bons resultados.

4. Aposte em softwares especializados em quadro de pessoal

Aproveite a diversidade de softwares disponíveis gratuitamente ou por assinatura para automatizar processos internos, como o controle de ponto dos funcionários. Dessa maneira, o quadro de pessoal pode ser complementado com as horas extras trabalhadas ou as faltas e, assim, realizar a compensação com folgas ou por pagamentos.

Outro benefício é relacionado a geração de relatórios detalhados, com informações sobre todos os colaboradores de modo otimizado. Assim, o controle de quadro pessoal é feito com mais precisão e rapidez.

Investir e usar estratégias modernas e tecnológicas traz mais autonomia e praticidade no dia a dia. Além disso, como são processos feitos com softwares, a chance de erros é reduzida em todas as etapas.

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• Jornada do DP: como tornar o departamento pessoal eficiente?
• Principais erros no Departamento Pessoal: como evitá-los?

5. Opte por plataformas que se adequam à rotina da empresa

Vale salientar que o quadro de pessoal vai ser feito conforme as especificidades da empresa. Logo, opte por plataformas que sejam funcionais e ideais no desenvolvimento das atividades.

As melhores plataformas e softwares são aquelas de fácil adaptação e usabilidade. Esse investimento pode aumentar a produtividade da equipe de recursos humanos, bem como apontar os resultados e possibilitar identificar erros e acertos. Usar esses sistemas para a melhoria da organização vai aumentar a eficiência.

6. Mantenha o banco de dados do controle de quadro pessoal sempre atualizado

Uma tarefa essencial é sempre manter todas as informações dos colaboradores atualizadas. A falta de dados e o excesso de materiais armazenados podem gerar confusões e atrapalhar no desempenho das atividades.

Dê preferência para bancos de dados online. O acúmulo de papéis, além de não ser uma ação sustentável para o meio ambiente, pode estragar com o tempo e o acesso se torna mais complicado. Com softwares e plataformas digitais, a rotina se torna mais fácil para buscas, atualizações e alterações por ter tudo armazenado em um só lugar. 

Cabe reiterar que a escolha por um banco de dados deve estar de acordo com as necessidades internas e que seja ajustável aos objetivos da empresa.  

7. Defina metas para todo o setor

Uma etapa importante é estabelecer metas para a realização do controle de quadro pessoal. A partir de uma análise dos resultados, a empresa pode optar por traçar metas que sejam alcançáveis dentro de um determinado prazo.

Com isso, o quadro de pessoal pode ter a atribuição de responsabilidades para cada um. Outra vantagem é poder ter o acompanhamento frequente das ações e dos resultados alcançados, prevenindo problemas e adequando o que for necessário.

Os materiais gratuitos a seguir estão relacionados a esse bate-papo e podem te ajudar!

• Planilha de controle da escala de trabalho
• Planilha de avaliação de desempenho por competências
• Pesquisa de clima organizacional

Como gerenciar o controle do quadro de pessoal?

Para gerenciar o quadro de pessoal, você deve seguir alguns passos. Algumas medidas essenciais são:

• criar e manter atualizado;
• listar todas as posições, os cargos e as responsabilidades;
• monitorar o desempenho a partir de relatórios, avaliações e metas;
• observar quem se destaca na equipe para possíveis promoções na carreira;
• adaptar sempre que necessário para deixar o controle do quadro pessoal de acordo com as mudanças do mercado;
• ser transparente com os colaboradores e promover ações para a comunicação interna;
• adquirir softwares e plataformas digitais com o intuito de automatizar tarefas de gestão;
• realizar treinamentos sempre que observar falhas e problemas na obtenção de resultados;
• ter o controle trabalhista de todos os colaboradores, como folgas, férias, direitos etc;
• revisar os recursos disponíveis em cada setor.

5 dicas para melhorar o controle quadro pessoal

Na gestão dos recursos humanos, o controle de quadro pessoal desempenha uma função central para o sucesso da organização, como você viu neste guia. Agora, vamos apresentar 5 dicas essenciais para aprimorar o quadro de pessoal e alinhar os objetivos da empresa.

1. Gestão de recursos humanos

A primeira dica é ter uma gestão de recursos humanos capacitada. Para tanto, é essencial o alinhamento entre colaboradores e objetivos da empresa, de tal maneira que o setor de recursos humanos seja o elo para que as políticas internas sejam cumpridas.

Ter um sistema integrado favorece na precisão das informações e no gerenciamento dos dados. Isso envolve desde a descrição das competências e atividades a serem realizadas em cada cargo até mesmo nos resultados alcançados.

2. Recrutamento interno

Quando acontece rotatividade é indicativo que há algum problema interno que precisa ser sanado. Após identificá-lo e resolvê-lo, é mais interessante que a abertura da vaga seja para colaboradores internos como uma forma de estimular os profissionais e promover a sucessão de carreiras.

O recrutamento é um processo custoso que exige um realinhamento das atividades do setor de recursos humanos para avaliação de candidatos. Com o quadro de pessoal, a identificação de pessoal e a retenção de talentos pode favorecer a organização.

3. Tenha feedback

A comunicação é sempre a chave para o sucesso de qualquer empresa. Manter canais de comunicação abertos ao diálogo é uma forma de estreitar as relações internas e ouvir os colaboradores. 

Seja a manifestação de reclamações ou de necessidades, bem como elogios do que deu certo. Quando se tem feedback aumenta o sentimento de pertencimento do funcionário à empresa, reduz os pedidos de desligamento e diminui os processos de troca de profissionais de cargos.

Quer saber mais sobre feedback? É só apertar o play:

4. Favoreça as relações

Um ambiente de trabalho alegre é fundamental para o sucesso de uma empresa. Por esse motivo, é fundamental ter momentos de interatividade entre as pessoas, seja com comemorações, incentivos e festas.

A organização pode organizar no quadro de pessoal as datas de aniversário da equipe e promover uma comemoração interna. É uma maneira de relaxar e de integrar as pessoas que muitas vezes não trabalham juntas ou que apenas se conhecem brevemente.

5. Promova a comunicação interna entre setores

Os setores da empresa devem ser integrados, e não ilhas isoladas que não se comunicam. Por isso, quando se monta o quadro de pessoal, consegue-se notar as relações diretas e as hierarquias internas.

Ampliar os mecanismos de comunicação e otimizar a gestão dos recursos humanos são ações que podem aumentar as possibilidades de colaboração entre setores e departamentos. Essa dica ainda traz mais resultados como a facilidade para trocar informações e evitar com que atividades similares sejam feitas mais de uma vez.

Dessa forma, problemas e desafios podem ser resolvidos com mais rapidez e assertividade, tornando o ambiente de trabalho mais integrado. 

Aprimore o quadro de pessoal e construa uma gestão eficaz

A capacidade de se adaptar às mudanças organizacionais e a procura frequente por eficiência são fatores fundamentais em todo esse processo. Investir na gestão de pessoal não vai trazer benefícios diretos apenas aos colaboradores, mas também consolida a capacidade da empresa de atingir seus objetivos. 

Agora que você leu todo o guia para otimizar seu quadro de pessoal e melhorar a gestão de recursos humanos, continue aqui no blog e aprofunde mais seus conhecimentos sobre a gestão de departamento pessoal. Preparamos um conteúdo com dicas para aumentar o desempenho da equipe.