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O quadro de funcionários é uma forma de organização que reúne informações que o RH tem sobre cada pessoa da empresa, de modo a facilitar seu uso estratégico no dia a dia.

Além de atender ao próprio RH, esse quadro é útil às lideranças e também à alta gestão, sendo uma ferramenta estratégica para tomada de decisões inclusive acerca da expansão ou da redução do número de pessoas contratadas.

Quer entender mais sobre o quadro de pessoal e descobrir qual a sua real importância? Siga em frente com a leitura!

Para facilitar, confira abaixo os tópicos abordados neste post:

O que é quadro de funcionários?

profissional de rh acessando planilha de quadro de funcionários

O quadro de funcionários é o número total de pessoas de uma empresa e, mais importante, um método de organização que considera todos os funcionários da organização e seu papel nesse ecossistema.

Embora não seja obrigatório, o quadro pode fazer a diferença para que a empresa consiga conhecer as peças em seu modelo organizacional, assim como esclarecer o fluxo de seus processos.

Trabalho Remoto

Além disso, o quadro de funcionários é uma ferramenta que contribui para a capacidade da empresa de respeitar os direitos trabalhistas.

Isso porque, como veremos adiante, informações de cada contrato são disponibilizadas. Dessa forma, o quadro ajuda a evitar desvios de função ou anomalias na jornada de trabalho.

Todas essas questões podem evitar problemas de relacionamento e clima organizacional, bem como processos trabalhistas. Algo que indica que esse quadro tem mais importância do que pode parecer em um primeiro momento.

Para que serve um quadro de funcionários?

Para além da organização, o quadro de funcionários serve para que o RH e os gestores tenham um panorama claro sobre a composição da empresa no que diz respeito ao capital humano.

Isso é útil em diferentes circunstâncias, desde o controle de registros até mudanças organizacionais, que envolvam a expansão de equipes ou o corte de pessoal para redução de custos, transferência de pessoal ou algum outro motivo estratégico.

Confira alguns pontos relevantes abaixo:

Admissões e contratações

Para entender melhor, vamos a um exemplo de uso do quadro de funcionários atrelado a uma necessidade de contratação. Antes de recorrer ao mercado, se analisar pessoas e funções exercidas, o RH pode desenhar uma estratégia de recrutamento interno.

Nesse processo, a seleção de candidatos para uma vaga acontece considerando o próprio time de colaboradores que já fazem parte da organização. Algo que pode contribuir para o plano de cargos e salários, além de uma série de outros benefícios.

Esse tipo de recrutamento ― que pode reduzir custos, tempo de adaptação e garante bom fit cultural ― só é possível quando o RH tem acesso a um quadro de funcionários estruturado e atualizado.

Plano de carreira

Ainda, o quadro de funcionários pode ajudar o RH e as lideranças a entenderem os caminhos para cumprir o plano de carreira, garantindo aos profissionais uma oportunidade de crescimento na organização.

Isso porque o quadro permite uma visualização prática do atual cargo de cada pessoa, bem como de caminhos possíveis para o seu desenvolvimento profissional.

Sendo assim, falamos de uma ferramenta que contribui para que a empresa entenda melhor como se manter atrativa e capaz de reter talentos ao invés de perdê-los para o mercado.

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Como fazer um quadro de funcionários?

Montar um quadro de funcionários é uma tarefa relativamente simples, já que basta organizar as informações adicionando pessoas, sua função na empresa e alguns outros detalhes.

Isso não quer dizer, porém, que seja sempre fácil. Quanto maior o número de pessoas e quanto mais soltas a informações estiverem, mais complexa a montagem pode se tornar.

Em todo caso, o processo consiste basicamente em elencar informações da seguinte forma:

  1. sinalize o setor de atuação;
  2. informe o cargo ocupado;
  3. preencha com o nome da pessoa;
  4. registre a data de contratação;
  5. adicione informações sobre escalas de trabalho (caso se aplique) e sobre a jornada de trabalho, indicando horários de entrada e de saída;
  6. atualize as informações a cada admissão e a cada demissão feita.

O formato mais comum para o quadro de funcionários é a tabela, mas essa não é a única alternativa, sobretudo para empresas que escolhem deixar esse controle visível a todos.

Existem diferentes meios para elaborar e compartilhar o quadro, como:

Em geral, o quadro branco só funciona bem para empresas que tenham quadros mais enxutos. Do contrário, se torna inviável fazer essa organização à mão.

Em todo caso, as alternativas mais tecnológicas vão ao encontro de um RH cada vez mais digital e que representa o futuro do setor; o RH 4.0.

Qual a importância de um quadro de funcionários bem estruturado?

Se você acredita que sua empresa não precisa fazer um quadro de funcionários, queremos apresentar razões, ou vantagens desse método de organização, que podem fazer você repensar sua posição. Confira:

Identificação de acúmulo ou desvio de função

Tanto o acúmulo quanto o desvio de função são problemas que podem afetar a empresa, inclusive com implicações jurídicas. Uma forma de identificá-los é tendo uma visão clara do quadro de funcionários da organização.

O acúmulo acontece quando um funcionário exerce funções para além daquelas descritas em seu contrato. Isso pode resultar em sobrecarga, erros frequentes e desmotivação.

Por sua vez, o desvio de função é a realização de tarefas e responsabilidades diferentes das definidas no contrato de trabalho. Algo que pode resultar na exigência de um novo acordo e remuneração, indenização e até rescisão indireta.

Assim, é certo que o RH precisa estar atento para evitar qualquer uma dessas situações comparando a realidade no dia a dia da empresa com o que está no quadro de pessoal.

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Avaliação da composição dos setores

Em alguns casos, o acúmulo ou o desvio de função têm a ver com um desequilíbrio nas equipes ou entre os setores.

Lembra-se de que o controle do quadro de funcionários envolve registrar o setor de cada profissional e seu cargo? Com isso, fica fácil visualizar se um setor tem excesso de pessoal, enquanto outro sofre com sobrecarga por falta de gente.

Com isso, o RH tem outra oportunidade de avaliar a viabilidade do recrutamento interno ou de identificar demandas de contratação para a organização.

Compreensão dos impactos de alterações no quadro de funcionários

Mudanças no quadro de funcionários podem envolver sua redução ou sua expansão, a depender do momento, demandas e possibilidades da organização.

Seja como for, a decisão de demitir funcionários ou iniciar um grande processo seletivo precisa ser feita estrategicamente, considerando como a empresa precisa aplicar o capital humano para alcançar as metas de negócios.

Para isso, é primordial avaliar a composição da empresa no que diz respeito ao pessoal e entender como cada profissional pode ou não contribuir para o momento da organização.

Um quadro bem estruturado ajuda a visualizar isso porque deixa claro quem são as pessoas, o que podem fazer e onde ou como podem atuar.

Como otimizar o controle de quadro de funcionários?

O último passo que apresentamos sobre como elaborar o quadro de funcionários é sobre mantê-lo atualizado. Para tanto, é preciso mais do que somente acompanhar admissões e demissões.

Separamos algumas dicas que podem ajudar o RH a fazer esse controle e, assim, assegurar que a ferramenta seja realmente útil no dia a dia. Veja:

Mantenha contato com as lideranças

Em tese, toda mudança que afeta o quadro de funcionários precisa passar pelo RH e pelo Departamento Pessoal. Com isso, é esperado que o quadro esteja sempre atualizado.

Entretanto, a ideia não deve ser apenas atualizar a ferramenta, mas conferir se as informações condizem com a realidade e se essa realidade está de acordo com a legislação trabalhista.

Tenha em mente que o quadro de funcionários tem dados sobre jornada e atuação e, com isso, pode ajudar a identificar caso algo esteja errado.

Ouça os funcionários da empresa

Como indicamos, o quadro de pessoal pode ser um mapa visual de possibilidades para o recrutamento interno e a aplicação do plano de carreira.

Assim, é interessante aliar a análise dessa ferramenta à uma avaliação ou acompanhamento feito com os funcionários visando seu futuro na organização.

Aposte em ferramentas digitais

Para facilitar todo o processo de eventuais atualizações, que podem ser de tipo de contrato, cargo e setor ou jornada de trabalho, convém contar com ferramentas digitais.

É aqui que os já mencionados softwares de gestão entram em cena com o potencial não apenas de facilitar a organização, mas de fazer do quadro de pessoal uma ferramenta mais estratégica para o RH e para a empresa.

Quando é o momento de reduzir o quadro de funcionários?

Como vimos, o controle de quadro de pessoal pode levar a uma redução do número de funcionários, ou downsizing. Algo que, em geral, acontece diante de crises que desafiam as finanças e o futuro da empresa.

Flexibilização do trabalho

A crise pode ter origem externa, ou seja, ser ancorada em fatores macroeconômicos, ou origem interna, como a defasagem dos produtos ou serviços ofertados, por exemplo.

Em todo caso, o ponto é que organizações buscam reduzir seus quadros quando precisam economizar, podendo optar por um programa de demissão voluntária ou reduzir drasticamente os postos de trabalho.

Quando a possibilidade da redução do quadro de funcionários aparece no horizonte, algumas coisas precisam ser analisadas. Confira:

Reduzir o quadro de funcionários tem custos

Reduzir o quadro é fazer demissões. Quando isso acontece, a empresa precisa arcar com multas rescisórias e pode sentir um impacto financeiro menor se conseguir uma demissão por acordo trabalhista.

Em todo caso, é importante que uma boa análise seja feita para que a organização considere os custos e faça escolhas adequadas para otimizar seu capital humano.

Em outras palavras, convém analisar cuidadosamente o quadro de funcionários e entender as opções de realocação de pessoal antes de simplesmente realizar uma demissão em massa.

Por vezes, treinar funcionários para um novo cargo ou função pode ter um custo-benefício maior do que demitir e contratar um profissional novo para uma vaga estratégica diante da crise vivida.

Ouça o episódio a seguir do Tangerino Talks e veja dicas para fazer a projeção de custos, gastos e investimentos em sua empresa!

Existem alternativas à redução do quadro de funcionários

Embora possa ser “revertida” com a contratação futura de novos profissionais, a redução do quadro de funcionários tem caráter definitivo, no sentido de encerrar vínculos que podem não voltar a ocorrer.

Por essa razão, é interessante analisar a viabilidade financeira de alternativas como as férias coletivas e o lay-off, que se caracteriza por uma suspensão temporária do contrato de trabalho.

Caso sejam possíveis, essas medidas tendem a ter impacto negativo menor para a empresa e para seus colaboradores.

Um dos motivos é que, após determinado período, a organização volta a contar com seu pessoal, sem precisar passar por processo seletivo, treinamento e adequação de fit cultural.

Como minimizar os impactos de um quadro de funcionários reduzido?

Ainda que existam alternativas ― como acabamos de ver ― há situações em que a redução do quadro de funcionários é a melhor saída. Nessas circunstâncias, o RH precisa saber o que fazer para minimizar impactos.

Confira nossas dicas a seguir:

Priorize a transparência

Evite pegar os profissionais de surpresa com uma demissão em massa ou decisão semelhante.

A redução do quadro de funcionários pode ter impactos negativos para a imagem da empresa, afetando a marca empregadora, também chamada de employer brand, significativamente porque escancara a existência de uma crise.

Se, de repente, um grupo de funcionários “denuncia” em redes como o LinkedIn que a equipe foi surpreendida com a demissão, a crise pode se agravar e prejudicar a retomada da empresa no futuro.

Assim, na medida do possível, prefira ir atualizando os profissionais sobre a possibilidade de redução do quadro de funcionários.

Veja dicas para gestão de crises como essa assistindo ao Tangerino Talks!

Faça escolhas criteriosas

Demissões têm um peso emocional forte inclusive para quem fica. Assim, é bom analisar cuidadosamente as escolhas para minimizar o sentimento de descaso ou injustiça por parte da organização.

É certo que a empresa precisa considerar o custo de manutenção de cada funcionário, mas sem esquecer o benefício.

Por vezes, pode ser mais interessante segurar um profissional mais “caro”, porém disciplinado e com potencial de assumir uma função estratégica diante da crise, do que escolher um mais “barato”.

Conduza uma demissão humanizada

A demissão humanizada é a adoção de estratégias para tornar o momento menos traumático e mais digno para o profissional que está sendo desligado.

É algo que, por recomendação, deve ser aplicado sempre na empresa e que merece atenção especial diante de uma situação de redução de quadro de funcionários.

Uma das principais estratégias é o outplacement ou ações para ajudar na recolocação dos funcionários demitidos.

O RH pode, por exemplo, dar consultoria para atualização de currículos e melhorias do perfil no LinkedIN, além de palestras de motivação profissional.

Compartilhe planos e metas

Pensando nos funcionários que vão permanecer na empresa, comunicar os planos para o futuro é uma boa estratégia para minimizar os impactos da redução do quadro de pessoal.

Entenda que, para os profissionais, é importante saber que a organização tem um norte para se reestruturar e voltar a crescer. Isso tende a minimizar o mal-estar e as inseguranças, além de contribuir para o engajamento.

Ofereça feedbacks

Enquanto estiverem absorvendo o impacto da redução do quadro de funcionários entendendo seu papel na nova realidade da organização, é natural que os profissionais remanescentes fiquem inseguros quanto a sua atuação.

Nesse sentido, para tranquilizá-los, orientá-los e até motivá-los, uma cultura de feedbacks construtivos é bem-vinda e tem tudo para ajudar não apenas os funcionários, mas a própria organização.

Cuide do clima organizacional

Por fim, é fundamental dar atenção extra para o clima organizacional, sobretudo para evitar baixa no moral das equipes e ruídos que comprometam sua confiança na empresa.

O clima é um indicador da satisfação dos trabalhadores e pesquisas podem ser fundamentais para entender o impacto real da redução do quadro de funcionários, além de entender quais suas expectativas.

Tudo isso pode servir de base para as medidas que o RH vai tomar para essa nova fase na gestão de pessoas e uma eventual nova realidade da organização.

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Conclusão

Relembre todos os pontos esclarecidos nesse conteúdo!

O que é quadro de funcionários?

É um método de organização que considera todos os funcionários da organização e seu papel nesse ecossistema.

Para que serve um quadro de funcionários?

Para que o RH e os gestores tenham um panorama claro sobre a composição da empresa no que diz respeito ao capital humano.

Como fazer um quadro de funcionários?

Basta organizar as informações adicionando pessoas, sua função na empresa e alguns outros detalhes.

Qual a importância de um quadro de funcionários bem estruturado?

É importante para identificação de acúmulo ou desvio de função, avaliação da composição dos setores e compreensão dos impactos de alterações no quadro de funcionários.

Como otimizar o controle do quadro de funcionários?

Mantendo contato com as lideranças, ouvindo os funcionários e, principalmente, usando ferramentas digitais.

Quando é o momento de reduzir o quadro de funcionários?

Em geral, acontece diante de crises que desafiam as finanças e o futuro da empresa.

Como minimizar os impactos de um quadro de funcionários reduzido?

O ideal é priorizar a transparência, escolher criteriosamente, conduzir as demissões de forma humanizada, compartilhar planos e metas com que for permanecer, oferecer feedbacks e cuidar do clima organizacional.

O quadro de funcionários é uma ferramenta de gestão que organiza informações básicas sobre todas as pessoas da empresa.

Embora comumente controlado pelo RH, esse quadro é útil também às lideranças e a alta gestão por mostrar a composição da empresa e sua realidade.

Um quadro de funcionários bem estruturado contribui para identificar e evitar acúmulo ou desvio de função. Além disso, serve de base para pensar mudanças estratégicas, bem como o desenvolvimento do plano de carreira.

Para que tudo isso funcione, porém, é fundamental que o RH mantenha a ferramenta atualizada com base na documentação referente à admissões e demissões, e outras mudanças no dia a dia da organização.

Com tudo certo, o quadro de funcionários contribui até para que movimentos de expansão ou redução do número de profissionais sejam feitos de maneira mais bem planejada, minimizando eventuais impactos negativos.

Algo que vale tanto para quando a mudança parte da empresa, quanto dos profissionais. Sabendo disso, aproveite para conferir nosso post sobre o turnover de funcionários!

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