Por que você deve investir em um ponto digital online?

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Muitas empresas utilizam planilhas e/ou listas para fazer o controle da jornada de seus colaboradores. Alguns funcionários, inclusive, se perguntam coisas do tipo: o que é o controle de ponto digital online? Como um sistema de ponto online poderia facilitar minha rotina? O registro de ponto online é seguro? 

Ocorre que a transformação digital melhorou a forma como as organizações atuam e, é claro, o DP/RH não ficaria de fora dessa. Atualmente, existem inúmeras ferramentas que facilitam o trabalho deste setor, automatizando-o de diversas formas. Uma delas é o software de controle de ponto.

Sendo assim, falaremos sobre o que é o controle de ponto eletrônico e como ele funciona. Listaremos, também, o porquê é fundamental que a sua empresa contrate um. Por fim, indicaremos uma plataforma de ponto digital online adequada para as necessidades do seu negócio. Assim, suas escolhas podem ser feitas de forma certeira.

Confira abaixo os principais tópicos tratados e boa leitura.

O que é controle de ponto online?

O controle de ponto online (ou ponto digital online) é um sistema usado para fazer o controle de ponto de forma prática/escalável. 

Trata-se de um software que utiliza a internet para coletar informações relacionadas ao ponto dos colaboradores. As melhores opções do mercado ainda possibilitam que isso seja feito diretamente dos smartphones, tirando proveito da praticidade e mobilidade destes dispositivos.

Além disso, ao utilizar um bom controle de ponto online, o DP e o RH também tem acesso às informações em tempo real. Ou seja, é possível ver que um colaborador está fazendo hora extra antes mesmo de ele fechar o ponto, por exemplo.

Também vale adicionar que essa é uma alternativa à gestão de jornada de trabalho mais segura que a tradicional. Ela possibilita que a gestão e os colaboradores tenham total acesso às informações relevantes para tomada de decisão.

Mas como funciona o controle de ponto online e o que diz a lei sobre ele? Continue lendo este texto e descubra como ele é feito.

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Como o controle de ponto online funciona?

O controle de ponto online é uma ferramenta que, por meio da rede, faz a marcação de ponto dos colaboradores. Para tal, ela utiliza recursos como smartphones e outros dispositivos móveis, dispensando o uso de equipamentos específicos como o famoso relógio de ponto.

Essa alternativa não só substituiu os tradicionais sistemas manual e mecânico, como também representa uma evolução natural do sistema de ponto eletrônico.

Isso porque o ponto online apresenta vantagens como redução de falhas/fraudes e maior facilidade para lidar com irregularidades no banco de horas. Inclui, também, a possibilidade de fazer o registro da jornada fora da empresa, atendendo a equipes externas e em home office (trabalho remoto).

O mais importante, no entanto, vem agora. O controle de ponto online para empresas é financeiramente mais viável do que qualquer outro. Afinal, ele reduz desperdícios, dispensa o uso de recursos extras e é flexível.

Em outras palavras, um ponto digital online pode ser contratado como Software as a Service (SaaS). Isso quer dizer que o empregador só paga de acordo com a quantidade de colaboradores. Por isso, essa é uma solução totalmente escalável e personalizada.

O controle de ponto online é legal?

É sim! O sistema de ponto digital é totalmente legal e devidamente regulamentado pela CLT, decretos e portarias.

Mas… o que exatamente diz essa legislação? Antes de seguirmos, confira um vídeo que preparamos sobre o assunto e aproveite para se inscrever no canal da Sólides Tangerino:

O controle de ponto é obrigatório?

Sim. Tratando-se do controle da jornada de trabalho, o registro do ponto é obrigatório em empresas com mais de 20 colaboradores. Confira o que diz a Lei 13.874, de 2019, sobre esse assunto:

Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. 

[…]

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. 

Vale ressaltar, no entanto, que o formato eletrônico do registro de ponto foi regulamentado anos depois, por meio de outras portarias. Veremos a mais importante delas a seguir.

Portaria 671

A portaria 671 complementa o Decreto nº 10.854 de 2021 e traz algumas especificidades sobre como deve ser o registro de ponto online. Para saber mais sobre ela, confira a publicação que fizemos lá para o Instagram da Sólides Tangerino:

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Uma publicação compartilhada por Sólides Tangerino – Jornada do DP (@solidestangerino)

Classificação dos modelos de ponto

A primeira coisa foi a inserção de um terceiro modelos aos dois já existentes:

• REP-C: registrador de ponto convencional;
• REP-A: sistema de registro eletrônico de ponto alternativo composto de equipamentos e software; e
• REP-P: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Destes, o REP-P é o mais completo, já que além de registrar o ponto também faz o tratamento das informações.

Assinatura eletrônica de ponto

A lei também determina que o ponto eletrônico deve ser assinado digitalmente pelo colaborador.

Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:

I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;

II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização; e

III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.

Espelho de ponto

O software também deve gerar um Arquivo Eletrônico de Jornada e o relatório espelho de ponto Eletrônico, contendo informações como:

• identificação do empregador ( CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista);
• identificação do trabalhador (nome, CPF, data de admissão e cargo/função);
• data de emissão do documento;
• período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
• horário e jornada do empregado acertada em contrato;
• marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Essas são algumas das principais diferenças que a nova legislação impõe no dia a dia do DP e do RH. Confira, agora, as vantagens de contar com um software moderno para a gestão de ponto.

Quais as vantagens do controle de ponto online? 

Justamente por estar conectada à internet, o ponto digital online permite fácil cadastro e até mesmo o uso pelos pelos colaboradores. Mais do que isso, faz com que a marcação de ponto aconteça automaticamente, facilitando a gestão do banco de horas e até a gestão de escalas de trabalho.

Além disso, o controle de ponto pela internet otimiza o cálculo da folha de ponto, tornando-se um poderoso aliado à rotina da empresa.

No mais, confira outras vantagens do ponto online para o seu DP:

1. Agilidade no fechamento da folha de pagamento

Sistemas de controle de ponto online normalmente são desenvolvidos de modo a serem integrados ao software de gestão de folha de pagamento usado pela empresa. Isso otimiza o processo de transferência de dados para o fechamento e o cálculo da folha de pagamento dos colaboradores.

Dessa forma, falhas manuais são evitadas e ainda se ganha tempo em um dos processos mais importantes: remunerar os profissionais que se dedicam ao sucesso da sua organização, sempre em conformidade com a lei.

2. Transparência no ambiente de trabalho

Empresas que adotam o controle de ponto online como parte da rotina administrativa precisam esclarecer os motivos da mudança para os colaboradores. Isso inclui comunicar toda a equipe sobre a mudança e elencar os pontos positivos da ferramenta para os profissionais. Afinal, serão eles os maiores usuários do sistema.

Além disso, é necessário mostrar que o aplicativo de controle de ponto é seguro, que as informações pessoais estarão protegidas e são invioláveis.

Não somente, é importante ressaltar que os colaboradores também terão fácil acesso a todos aos dados de sua jornada. Sendo assim, podem tomar decisões individuais a respeito de horas extras ou faltantes sem precisar se comunicar sempre com o RH para solicitar tais informações.

Dessa forma, é possível afirmar que, com o sistema de ponto online, você está tornando a comunicação mais transparente e fomentando a confiança entre empregador e empregados.

3. Mobilidade corporativa

A mobilidade corporativa oferecida pelo ponto digital online permite que funcionários possam realizar tarefas externas sem abrir mão do registro de jornada. Isso quer dizer que, independentemente do lugar onde estiver, principalmente levando em conta funcionários externos, o ponto pode ser registrado normalmente pelo sistema de controle de ponto online.

O controle de ponto permite monitorar as horas dos colaboradores que se encontram fora da empresa, como o controle de ponto home office e de equipes externas. Por meio do aplicativo, os funcionários podem registrar sua jornada de trabalho a partir de qualquer lugar.

Vale lembrar que a Reforma Trabalhista determina que o regime de teletrabalho e home office tenha o limite de 44 horas semanais e 220 horas por mês e que o controle de horas pode ser estabelecido em acordos individuais ou coletivos.

Esse é um benefício do registro de ponto online que está de acordo com as principais tendências do trabalho para os próximos anos, fazendo com que sua empresa esteja de acordo com as expectativas dos colaboradores.

4. Controle sobre a jornada de trabalho com ponto digital online

A jornada de trabalho conta com muitas especificidades determinadas por lei que devem ser atendidas pelas empresas para evitar processos trabalhistas. Horas extras, intervalo intrajornada e jornada de trabalho flexível são apenas algumas delas.

Uma das principais vantagens de contar com o controle de ponto online é ter uma melhor gestão das jornadas de trabalho, especialmente por gestores e analistas de RH contarem com dados em tempo real para tomada de decisão.

Dessa forma, com o ponto digital online, a empresa pode garantir que as normas estão sendo cumpridas e, eventualmente, utilizar os registros para comprovar isso perante a justiça em caso de processos trabalhistas.

5. Baixo custo de aquisição e manutenção 

Afinal, estamos falando sobre controle de ponto online grátis, correto? Olhando sob esse ângulo, o custo de adoção é zero, uma vez que não será necessário adquirir nenhum hardware como o relógio com leitor biométrico, por exemplo.

O ponto online é uma solução bastante flexível quando se trata da contratação. No caso dos demais sistemas, você paga por funcionário cadastrado e funcionalidades desejadas. Dessa forma, quanto mais colaboradores registrados no app de controle de ponto, mais barato fica. 

Isso significa que seu investimento cresce junto com a empresa, acompanhando suas necessidades específicas e evolução financeira.

A contratação do sistema pelo número de trabalhadores não compromete seu fluxo de caixa todo de uma vez, liberando seu orçamento para outros investimentos igualmente importantes.

6. Decisões mais estratégicas

Criar e manter uma cultura organizacional não é uma tarefa fácil, porém, deve ser feita. Sendo assim, é importante que gestores e RH estejam atentos a atitudes que impactam negativamente.

Esse é um dos motivos pelo qual contar com os dados em tempo real, fornecidos por um sistema de ponto online, é tão importante. É possível mapear aquele colaborador que está sempre fazendo horas extras e pode estar sobrecarregado, identificando também potenciais problemas na gestão de seu departamento.

Essa é uma ação cada vez mais comum em um mundo corporativo no qual a gestão com foco em pessoas ganha cada vez mais espaço. Assim, pode-se tomar decisões estratégicas que ajudam a preservar um ambiente institucional saudável e produtivo.

7. Segurança da informação

Ferramentas de controle de ponto digital são mais seguras que planilhas ou mesmo o famoso livro de ponto, isso é indiscutível.

Elas oferecem segurança jurídica tanto para a empresa quanto para os colaboradores, que têm acesso às informações da jornada de trabalho sem risco algum de alterações por parte de terceiros.

Algumas vezes é necessário fazer alterações no registro quando se esquece de fechar o ponto, por exemplo, contudo, mesmo isso fica devidamente registrado e pode ser auditado pelos interessados ou pela justiça do trabalho se necessário.

Separamos esses artigos para aprofundar melhor no tema segurança e prevenção de erros no fechamento de ponto:

• Como evitar erros no fechamento de folha de ponto?
• Segurança da informação: quais os perigos e como proteger o home office da sua empresa?

8. Redução de custos

Os custos envolvendo um sistema ineficiente vão além daqueles associados à sua contratação, uma má gestão da jornada pode acarretar multas e até mesmo processos judiciais.

Sendo assim, contar com um sistema informatizado que garante a transparência das informações assim como sua segurança é uma forma de gerar economia.

Não somente, o ponto digital requer menor investimento inicial e reduz custos com manutenção de equipamentos. 

Por que o Sólides Tangerino é o melhor controle de ponto online?

Se você está em busca de um ponto móvel homologado pelo MTE e pensado para facilitar o seu dia a dia, este é o momento de considerar as funcionalidades do Tangerino.

O aplicativo de controle de ponto online da Sólides Tangerino é uma solução pioneira em controle de ponto digital e conta com mais de 10 mil clientes, apresentando uma série de benefícios que, além de evoluir sua estratégia atual, ajuda no controle de fraudes e ao automatizar muitos processos da sua empresa.

Confira alguns dos motivos pelos quais você deve considerar o nosso app para o controle de jornada dos colaboradores da sua empresa.

Segurança da informação

O Sólides Tangerino é um sistema de ponto online que garante a acurácia das informações registradas. Isso significa que você e os colaboradores têm 100% de certeza de que os dados estão corretos.

Como não há forma de adulterar as informações originais, sua empresa se resguarda de possíveis fraudes e ainda tem o histórico de qualquer mudança feita, como a atualização dos dados cadastrais de um funcionário ou a justificativa de uma falta.

Além disso, conta com funcionalidades como reconhecimento facial e assinatura eletrônica de folha feitos no próprio smartphone do colaborador, aumentando ainda mais a confiabilidade nos dados!

Conformidade com as leis trabalhistas

O aplicativo de ponto Sólides Tangerino está em conformidade com a Portaria 671 do Ministério do Trabalho, a lei que regulamenta os métodos de controle de ponto alternativos. Isso traz maior segurança para a empresa, pois ela tem certeza de que está respaldada legalmente.

Eficiência para o setor de RH

Já que o sistema de ponto online atualiza a folha de ponto automaticamente, é possível monitorar a jornada de trabalho de funcionários internos e externos de forma simples, sem intervenção humana a todo momento.

Dessa forma, sua equipe de RH se torna mais estratégica, tendo mais tempo para se dedicar a processos internos da organização, como recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento e plano de carreira.

Para oferecer isso, o sistema de ponto online da Sólides Tangerino conta com uma série de relatórios totalmente automáticos, permitindo que o RH e DP invistam tempo em tarefas que realmente importam.

Funcionalidades inovadoras do sistema de ponto online

Por fim, mas não menos importante, o aplicativo da Sólides Tangerino oferece um controle de jornada online eficiente para todos os colaboradores, independentemente de onde eles estiverem. É uma excelente alternativa para gestão de pessoas.

Registro de ponto online para equipes externas

No caso de equipes externas, é possível acompanhar o tempo de atuação de cada colaborador, o início e término da jornada de trabalho, além das horas extras realizadas pela equipe.

Ainda é possível monitorar o deslocamento de todos os colaboradores por meio da funcionalidade de geolocalização que o app oferece. 

As equipes externas também conseguem emitir ordens de serviço de maneira totalmente digital. Isso facilita no armazenamento e na confiabilidade dos dados inseridos no documento.

Registro de ponto online para equipes à distância (trabalho remoto) ou em home office

Quem está trabalhando de casa ou em espaços de coworking também consegue fazer o registro da jornada. 

Basta que o colaborador tenha o aplicativo da Sólides Tangerino instalado em seu smartphone e inicie e finalize a jornada tirando uma selfie. 

O sistema de biometria facial do app registra os dados do colaborador e armazena a informação de maneira totalmente segura. Essa é uma funcionalidade que nenhuma ferramenta de controle de ponto online gratuito oferece.

Além disso, o ponto é registrado com a localização do profissional, facilitando a gestão por parte dos líderes e o monitoramento da equipe. 

Para equipes na sede

O controle de ponto online também pode ser realizado na sede das empresas, uma vez que o sistema da Sólides Tangerino é facilmente integrado ao relógio de ponto digital eletrônico.

Com o Sólides Tangerino Totem, o ponto é batido de forma segura, por meio do reconhecimento facial. Veja como esse sistema é simples:

Além dessas vantagens, o app ainda otimiza a rotina do RH, faz o cálculo automático das horas trabalhadas e permite a assinatura eletrônica da folha de ponto.

Módulos inovadores

Falando em inovação, a Sólides Tangerino também não poderia deixar de otimizar outras rotinas do RH e DP como a Gestão de Férias e o Processo de Admissão. Ambas as rotinas contam com módulos dedicados do tangerino e desenvolvidos para otimizá-las ao máximo!

Próximos passos sobre ponto digital online…

Percebeu como não vale a pena fazer o controle de ponto online gratuito? A Sólides Tangerino tem tudo que sua empresa precisa para fazer o registro de ponto online de forma eficiente e muito mais!

Agende uma demonstração agora e descubra como o registro de ponto online pode te ajudar!