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O controle de ponto eletrônico foi uma forma de trazer mais eficiência e segurança para os processos do RH e do DP.

Esta modernização trazida pela transformação digital tem como objetivos mitigar erros humanos, possibilitar uma gestão mais estratégica e promover a transparência do controle de jornada evitando fraudes.

Já dá para notar que a missão do ponto eletrônico não é simples e, apesar de sua adoção pelo mercado ter sido rápida, a lei demorou um pouco a acompanhar as novidades.

Por isso, é importantíssimo informar-se a respeito das exigências da legislação e ter a certeza que está contando com um sistema de controle de ponto que as atenda e também às necessidades da sua empresa.

Continue lendo este texto e descubra o que diz a lei sobre o sistema  de ponto eletrônico e seus benefícios. Confira os principais tópicos abordados neste artigo abaixo e boa leitura.

  • O que é controle de ponto eletrônico?
  • Por que optar pelo controle de ponto eletrônico?
  • Como funciona o controle de ponto eletrônico?
  • O que diz a CLT sobre controle de ponto eletrônico?
  • O controle de ponto eletrônico é ideal para quais tipos de empresas?
  • Conheça o controle de ponto eletrônico do Tangerino

O que é controle de ponto eletrônico? 

Controle eletrônico de ponto

O controle de ponto eletrônico é uma forma atualizada de documentar e acompanhar a jornada de trabalho, servindo para fechar a folha de pagamento, acompanhar banco de horas e geração de insights.

Planilhas de RH e DP

Antes dos dispositivos eletrônicos, existia o livro de ponto, este demandava o registro manual dos horários de entrada e saída dos colaboradores. Esta característica deixava patrão e empregado juridicamente vulneráveis, uma vez que era bastante comum questões com fraude de informações.

Segundo números divulgados pela CNN Brasil, em 2021, o número de processos trabalhistas aumentou em 30% em relação ao ano anterior.

Muitos destes processos são originados do não cumprimento das obrigações trabalhistas, além de ser impulsionado pela má-gestão das novas formas de trabalho, como o controle de ponto no home office.

Sendo assim, em face da transformação das relações e outras questões, o controle de ponto eletrônico é a forma mais eficiente para realizar o registro da jornada de trabalho, não importa qual o ramo ou tamanho da empresa.

Entraremos nesta questão a fundo neste artigo, sendo assim, continue lendo para compreender porque o ponto eletrônico é a escolha certa para o seu negócio. 

Por que optar pelo controle de ponto eletrônico? 

Antes de compreender mais sobre os tipos de controle de ponto, vamos entender os motivos pelos quais investir nesta tecnologia é uma excelente aposta.

As ferramentas mais modernas para gestão de jornada de trabalho surgiram para otimizar o trabalho do RH e DP, além de corrigir inúmeros problemas enfrentados com outros métodos que estão caindo cada vez mais em desuso.

Confira agora quais são essas questões e como ela é resolvida através da tecnologia.

Garantia de segurança da informação

Um dos principais problemas enfrentados pelo livro de ponto e pelos relógios mecânicos eram as fraudes. O primeiro pode ser facilmente rasurado, acabando com sua validade enquanto documento, já o segundo possibilita que o ponto fosse batido por terceiros.

Claro que isso tem um grande potencial para deixar não só a empresa, mas também seus colaboradores, em uma situação de insegurança jurídica.

Sendo assim, soluções tecnológicas e inteligentes como o Tangerino entram em cena para aumentar a segurança da informação na relação trabalhista assim como a transparência.]

Isto porque, eles registram todas as entradas de dados de forma que não é possível alterá-las e sempre haverá anotações detalhadas, incluindo todas as alterações realizadas. 

Otimização da operação

Os sistemas eletrônicos e digitais para o controle de ponto permitem muito mais agilidade nas tarefas do RH e DP, podendo automatizá-las e gerar relatórios de forma automática.

Isso é possível porque os melhores sistemas permitem o acesso aos dados em tempo real, ou seja, não é necessário esperar até a consolidação da folha de ponto no final do mês para saber quem fez hora extra em excesso, por exemplo.

Não somente, a possibilidade de contar com relatórios automáticos e automação dos processos faz com que escolher um controle de ponto eletrônico resulte em mais tempo para que os colaboradores desses departamentos contribuem de forma mais estratégica para o negócio.

Redução de custos com pessoal

Um outro ponto importante de contar com soluções que permitem automação é a possibilidade de diminuir os custos com mão de obra.

Em uma empresa que utiliza o livro de ponto, por exemplo, é necessário que um colaborador (ou vários) disponibilize o seu tempo para consolidar as informações do controle de ponto.

Ao utilizar um software para realizar essa tarefa, é possível diminuir as despesas com folha de pagamento.

Melhoria da relação de trabalho

A transparência na relação entre colaborador e empresa é muito importante para que ambos possam colaborar de forma produtiva. 

Sendo assim, é importante não só incentivar que o colaborador tenha períodos de descanso, mas também garantir que esteja impregnado na cultura organizacional.

Uma das formas mais eficientes para fazer isso é acompanhar a forma como os funcionários tiram este tempo de descanso em tempo real.

Compreenda agora como funcionam os tipos de controle de ponto eletrônico e suas principais diferenças.

Confira também os artigos a seguir!

Como funciona o controle de ponto eletrônico? 

O controle de ponto eletrônico pode ser classificado em três tipos diferentes, os famosos Registros Eletrônicos de Ponto (REPs).

Nesta seção do artigo, falaremos sobre os três tipos de REP descritos abaixo e quais são suas diferenças.

Os REPs descritos na mais nova legislação a respeito do sistema de controle de ponto são os seguintes:

  • REP-C: Registrador de Ponto Convencional;
  • REP-A: Registrador de Ponto Alternativo;
  • REP-P: Registrador de Ponto via Programa.

Confira agora suas principais características.

REP-C

Também chamado de registrador eletrônico de ponto convencional, ele é o mais próximo da memória coletiva do relógio de ponto mais antigo.

O REP-C é o registrador de ponto que normalmente fica instalado na entrada de prédios comerciais e, atualmente, utiliza principalmente biometria ou leitor de cartão para realizar o registro.

Ele também realiza a impressão do comprovante de registro quando o colaborador bate ponto.

Apesar de já ser uma evolução gigantesca dos anacrônicos livros de ponto, o REP-C ainda tem algumas limitações. A primeira é que ele fica no local de prestação de serviço, limitando a possibilidade de uma jornada de trabalho mista, por exemplo.

REP-A

O Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo “é o conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.”

O REP-A pode ser um aplicativo para smartphone ou mesmo uma plataforma online que pode ser acessada através do computador.

E estas características são as principais vantagens de contar com esse tipo de sistema de gestão de ponto, uma vez que permite uma maior flexibilidade e personalização para as necessidades da empresa.

Assim, colaboradores podem realizar sua jornada em home office ou mesmo alocados em empresas terceiras sem precisar recorrer a outras soluções, unificando toda a solução e facilitando o trabalho da gestão de pessoas.

Além disso, não é necessário investir na compra e manutenção de infraestrutura física, permitindo que os colaboradores registrem o ponto de qualquer lugar. 

REP-P

O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa é uma clara resposta ao mercado que procura soluções cada vez mais eficientes para gerenciar a rotina de seus colaboradores.

A diferenciação do REP-A e REP-P pode causar algumas confusões. A segunda opção trata-se de um software que deve ser registrado no Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).

Confira o que diz a Portaria 671 do MTP sobre este marcador:

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Art. 75. No caso de opção de anotação do horário de trabalho em registro eletrônico, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto:

III – sistema de registro eletrônico de ponto via programa: composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa – REP-P, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto.

Parágrafo único. Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para o REP-P as informações referentes às marcações de ponto.

Desta forma, a utilização do REP-P traz muitas vantagens e facilidades para os colaboradores, como a facilidade para bater o ponto e monitorar o mesmo, por exemplo.

Contudo, é importantíssimo estar ciente das obrigações legais acerca de cada um desses pontos e é por isso que falaremos agora o que diz a legislação sobre o registro de ponto eletrônico.

O que diz a CLT sobre controle de ponto eletrônico? 

A primeira coisa para se ter em mente sobre o controle de ponto em geral é que todas as empresas que tenham mais de 20 colaboradores são obrigadas a adotar um sistema para a gestão da jornada de trabalho.

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico […].

Mas esta não é a única legislação relevante sobre este tema. Mencionamos anteriormente a Portaria 671 do MTP lançada em 8 de novembro de 2021 com o objetivo de regulamentar as “disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho”.

Sua aparição veio como forma de unificar as normas em um só documento, assim, substituindo as portarias 373 e 1510 do mesmo órgão e possibilitando que as empresas se adaptem mais facilmente às expectativas legais.

Esta nova legislação regulamentou o controle de ponto eletrônico, realizando algumas exigências. Confira abaixo.

Comprovante de registro de ponto

Independente do sistema adotado, é necessário gerar um comprovante do registro de ponto, seja ele impresso ou em arquivo digital.

Não somente, também é necessário ter um arquivo no formato ADF (Arquivo Fonte de Dados) que permite que as informações da jornada de trabalho sejam auditadas pelos órgãos responsáveis.

Ademais, estes comprovantes devem ser de fácil acesso para os trabalhadores e sempre devem ser disponibilizados em um prazo máximo de 48 horas.

Claro, a norma traz uma série de mudanças na forma em que a gestão de onde deve acontecer, desde o que se refere ao menor aprendiz, até as assinaturas eletrônicas e jornadas de atividades insalubres.

É muito importante ficar atento a todas essas nuances para não cometer erros que podem custar caro a empresa.

O controle de ponto eletrônico é ideal para quais tipos de empresas? 

Será que o controle de ponto ideal para a sua empresa é o eletrônico ou o livro de ponto satisfaz as suas necessidades?

Na realidade, o controle de ponto eletrônico é uma das poucas soluções de gestão de jornada de trabalho que serve, virtualmente, para qualquer empresa.

Não importa seu nicho ou mesmo a quantidade de colaboradores, essa sempre será uma escolha inteligente e com foco na otimização de processos.

Em fato, o ponto eletrônico é ideal para empresas em crescimento, uma vez que podem ser facilmente escalados para atender novas demandas.

Mas sua capacidade de personalização não é o único motivo pelo qual investir nesse sistema é uma boa ideia. Confira agora alguns de seus benefícios para pequenas e médias empresas.

Controle de ponto mais confiável

Falamos anteriormente sobre uma maior segurança da informação ao contar com sistemas informatizados para o controle de ponto.

Empresas de qualquer tamanho precisam garantir que seus dados sejam seguros e tenham respaldo jurídico. Esta é a única forma de se resguardar frente a potenciais processos trabalhistas.

Ademais, essa segurança também é estendida aos colaboradores, que contam com informações confiáveis e que podem ser utilizadas para fazer valer seus direitos.

Tudo isso é possível através da transparência e simplicidade que somente sistemas eletrônicos oferecem, uma vez que contam com um sistema descentralizado e que pode ser acessado de qualquer lugar, seja utilizando um dispositivo móvel ou um computador.

Engajamento dos colaboradores

Todo RH sabe a dificuldade de engajar os colaboradores em novas ações e mudanças como uma nova forma de bater o ponto.

Certamente, haverá inúmeros esquecimentos e pedidos de correção, contudo, ao contar com um sistema como o ponto eletrônico, isso tende a ser muito mais simples.

Primeiro, porque o ponto pode ser registrado de qualquer lugar, seja no smartphone do colaborador ou em seu computador corporativo.

Essa facilidade, junto a um layout intuitivo como o do Tangerino, permitindo um maior engajamento dos colaboradores desde a adoção do nosso sistema de gestão de ponto eletrônico.

Contudo, isso não implica que o RH não deverá atuar para explicar o funcionamento da nova plataforma e estimular o engajamento dos colaboradores.

Aumento da produtividade nas rotinas de DP e RH

Um dos principais pontos em defesa da adoção do controle de ponto eletrônico é o aumento da produtividade dos departamentos que precisam dessas informações para performar o seu trabalho.

Este é o caso do DP e RH que precisam compreender a assiduidade de seus colaboradores para criação de ações corretivas ou mesmo fechar a folha de ponto para, então, consolidar a folha de pagamento.

Todas essas são atividades que, quando não automatizadas, tomam horas e horas de trabalho de diversos colaboradores e podem implicar até mesmo no atraso de pagamento, impactando a motivação dos funcionários.

Não somente, essa dedicação excessiva a tarefas mecânicas tira a atenção desses especialistas em gestão de pessoas do que realmente importa: os colaboradores.

Sendo assim, ao adotar um controle de ponto eletrônico, é possível automatizar essas tarefas e ainda possibilita gerar relatórios automáticos que podem ser fontes de insights poderosos na otimização das políticas de gestão da empresa.

Redução da taxa de absenteísmo

O índice de absenteísmo pode se tornar um problema em qualquer empresa, não importa o seu tamanho. Neste sentido, é função do RH enfrentar esses índices e criar ações para tentar diminuí-los.

Claro, existem inúmeras causas para isso, como más condições de trabalho, sobrecarga, questões pessoais, dificuldade de acesso por conta da mobilidade urbana e elas devem ser consideradas.

Contudo, algo que muitas vezes pode passar despercebido é o acesso à informação. 

O Tangerino não só permite que os colaboradores informem imediatamente caso não possam comparecer ao trabalho por conta de atestados, por exemplo, como também permite que ele consulte suas horas facilmente.

Esse tipo de transparência no controle do banco de horas empodera os colaboradores a tomarem as rédeas do próprio tempo e também permitem a gestão acompanhar dia a dia cada indivíduo. 

Assim, é possível oferecer feedbacks personalizados e avaliar de perto os reais motivos dos constantes atrasos.

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Conheça o controle de ponto eletrônico do Tangerino 

Contar com todos esses benefícios (e diversos outros) para a sua empresa não é um mistério! Conheça agora o Tangerino, uma software completo para departamento pessoal.

O Tangerino é uma solução pioneira no controle de ponto digital que permite acompanhar todos os dados relevantes com alguns cliques:

  • indicadores relativos à jornada de trabalho;
  • cálculos automáticos de banco de horas e horas extras;
  • relatórios automáticos para tomada de decisão;
  • acesso a dados em tempo real;
  • gestão de férias;
  • gestão de processo de admissão.

Ficou curioso para saber como mais o Tangerino pode ajudar sua empresa a alcançar melhores resultados?

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