Integração de Colaboradores: Confira Como Fazer!

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O termo onboarding já é conhecido por muita gente no RH, embora o estrangeirismo possa ser um dificultador em um primeiro momento. Trata-se da integração de colaboradores.

O problema, porém, não está em não conhecer o suficiente o inglês, mas em subestimar a importância de um processo de integração de colaboradores e não pensar em como fazê-lo de forma estratégica.

Neste post, vamos explicar o porquê e como fazer a integração tanto de forma presencial quanto no ambiente virtual. Acompanhe!

• O que é integração de colaboradores?
• Quais as vantagens de fazer integração de colaboradores?
• Como fazer uma boa integração de colaboradores?
• É possível fazer integração online?
• Quais as melhores ferramentas de integração de colaboradores?

O que é integração de colaboradores?

A integração de novos colaboradores é a adoção de estratégias para prepará-los para iniciar sua atuação na empresa.

Por melhor que seja o currículo de um profissional, há processos que precisam ser apresentados, assim como tecnologias. 

Ainda, considerando que cada novo contratado integra uma equipe, conhecer as pessoas também é fundamental.

Um novo funcionário precisa receber orientações sobre a dinâmica de trabalho e da equipe, assim como da organização como um todo.

Se o processo de recrutamento e seleção é bem realizado, o RH já se adiantou bastante para garantir o fit cultural e adequação de valores entre o novo colaborador e a organização.

Apesar disso, o momento da integração também deve contar com estratégias para reafirmar ou até intensificar esse alinhamento.

Essa integração no trabalho é uma atribuição do RH para marcar o início do relacionamento do profissional com a empresa enquanto contratado.

Quais as vantagens de fazer integração de colaboradores? 

Fazer a integração de novos funcionários é mais do que uma mera formalidade. Essa estratégia que coloca todos “a bordo” ― daí vem a palavra onboarding ― é benéfica em pequenas empresas e vital nas de médio e grande porte.

O que queremos dizer com isso é que independentemente do número de colaboradores e do segmento de atuação da organização, há vantagens em estruturar um processo de integração. Confira a seguir.

Favorece a adaptação e produtividade

Em geral, os profissionais chegam empolgados em um novo emprego e isso contribui de forma positiva para seu início. Entretanto, é interessante que essa energia seja canalizada.

Um bom processo de integração de colaboradores contribui para que o trabalhador se ambiente e estabeleça conexões com seus colegas mais rápido. Assim, o profissional leva menos tempo para se sentir à vontade.

Enquanto estamos nos adaptando a um novo contexto, podemos ficar mais “presos” e ter um pouco de dificuldade para evoluir. A integração otimiza esse processo.

Tanto por estar mais à vontade quanto por conhecer melhor colegas, lideranças, processos e tecnologias, o trabalhador consegue corresponder às expectativas em menos tempo.

Quer um exemplo? Se há um sistema por meio do qual as entregas precisam ser submetidas e esse sistema não for apresentado corretamente, erros vão ocorrer. 

Colaborador e líder terão o desgaste de corrigir até que a falha no entendimento seja superada.

Esse é um problema que a integração tende a cortar pela raiz antes mesmo que comece e serve de exemplo para outras situações afins.

Contribui para a integração da equipe

A chegada de um novo profissional não é uma mudança de realidade apenas para esse profissional. A equipe também precisa se ajustar, acolher e aprender a lidar com essa pessoa.

O relacionamento entre os colegas se baseia na troca e a integração de equipes faz com que os primeiros passos sejam mais acertados.

Isso porque as informações passadas ao novo profissional sobre sua equipe, sua liderança e as dinâmicas faz com que sua chegada não provoque choques para ninguém.

Ainda, como a equipe participa de um momento da integração, essa acaba sendo convidada a recepcionar bem a pessoa contratada, facilitando essa conexão.

Ajuda no desenvolvimento do colaborador

O dia a dia no trabalho, seja presencial ou remoto, faz com que cada profissional compreenda cada vez melhor sua função e desempenhe suas atividades com mais qualidade.

O processo de integração de colaboradores promove alinhamentos que diminuem dúvidas, erros e a perda de tempo nesse processo de desenvolvimento.

Melhora o clima organizacional

Para o RH e a alta gestão das empresas, está cada vez mais clara a importância de manter um bom clima organizacional.

Entre outras medidas, conquistar esse objetivo passa por definir uma cultura organizacional e difundi-la por toda a empresa.

Ainda no processo de recrutamento, o fit cultural já deve ser analisado assim como indicamos antes. 

O momento de integração é a oportunidade para reforçar a cultura que serve como base para um bom clima na empresa.

É desde esse momento que comportamentos desejáveis devem ser reforçados e incentivados, enquanto os indesejados são apresentados como algo que a organização não valoriza.

Confira mais sobre esse tema em alguns dos nossos artigos:

Cultura colaborativa: como implementar em sua empresa
Cultura Organizacional: o Que É e Como Criar a Sua?
Culture Code: Qual a Importância de ter um Código de Cultura na Organização?
8 dinâmicas de integração para colaboradores

Fortalece a marca empregadora

Você se lembra de que dissemos que a integração de colaboradores marca o início do relacionamento dos contratados com a empresa?

Embora o “cartão de visitas” seja apresentado ainda no processo de recrutamento e seleção, a integração de colaboradores também ajuda a definir como a empresa é vista.

Profissionais se sentem mais bem-vindos em um ambiente de trabalho quando são recebidos por meio de um processo que foi planejado para facilitar sua adaptação.

Assim, os novos colaboradores passam a ter mais chances de gostar da empresa e de falar bem dela, de seus serviços e produtos para outras pessoas, fortalecendo a marca empregadora.

Reduz o absenteísmo e o turnover

Ainda, a integração no trabalho cria um ambiente mais agradável e envolvente, reduzindo problemas como a desmotivação e a falta de engajamento.

Como consequência, acompanhando os indicadores de RH, a empresa percebe índices mais baixos de absenteísmo e de fuga de talentos.

Quer saber mais sobre absenteísmo? Confira nosso episódio do Me Explica Aí sobre o tema.

Como fazer uma boa integração de colaboradores?

Não existe receita pronta. Cada empresa vai definir, a partir de uma análise e da mensuração de resultados, qual o melhor processo de integração de colaboradores.

Entretanto, seu RH não precisa começar no escuro. A seguir, apresentamos algumas estratégias valiosas para uma boa integração.

Comece estabelecendo um plano de ação

Antes de qualquer coisa, o RH precisa saber o que deseja fazer para dar as boas-vindas aos novos contratados da empresa.

Assim, a dica é elaborar um documento com informações claras e objetivas sobre o que deve ser feito, como e qual o prazo para cada ação de integração de colaboradores.

Tenha em mente que, em algumas empresas, esse processo leva algumas semanas, já que há amplo material de apresentação e treinamentos também.

Para criar esse plano de ação, é comum que gestores recorram à ferramenta 5W2H, em que:

• 5W: What (O que será feito)? Why (Por que será feito)? Where (Onde será feito? When (Quando)? E Who (Por quem será feito)?
• 2H: How (Como será feito)? E How much (Quanto vai custar)?

Essas questões-chave orientam a criação do plano de ação, assim como sua implementação. 

Além do mais, facilitam a realização de eventuais ajustes, caso necessário.

Planeje o momento de boas-vindas

Nada melhor do que ser bem recebido, não acha? É provável que, antes do momento da integração, a pessoa já tenha sido parabenizada no retorno final do processo seletivo.

Ainda assim, caprichar na mensagem de boas-vindas ajuda a criar o clima certo para o momento.

Algumas empresas preferem enviar uma carta e um mimo. Outras recorrem ao CEO e promovem essa interessante aproximação para que os novos colaboradores saibam que são conhecidos até pela alta gestão.

O tom da mensagem varia de acordo com o perfil da empresa. Enquanto umas optam por um discurso mais sério, outras preferem um pouco de leveza e descontração.

Apresente a empresa ao novo contratado

A essa altura, talvez você já esteja entendendo bem que a integração de colaboradores é um processo estratégico para a empresa.

Falamos de uma visita guiada que pode ser feita por alguém do RH, pelo líder direto ou até por um colega da equipe que o contratado integrará.

É interessante mostrar toda a empresa, inclusive as áreas comuns. Alguns espaços, se menos relevantes para a atuação e dia a dia do profissional, podem ser vistos de forma mais superficial.

Ainda, durante essa apresentação, orientações sobre medidas e equipamentos de segurança devem ser dadas (caso se apliquem).

Tenha em mente também que o momento de apresentação é ideal para tirar dúvidas sobre o espaço, as rotinas e outras que possam surgir. Então, abra espaço para que o trabalhador questione.

Compartilhe a história da empresa

A oportunidade de conhecer bem a empresa e suas origens é algo que deve fazer parte do processo de integração porque ajuda o trabalhador a se sentir parte da organização.

Não conseguimos desenvolver senso de pertencimento a um espaço, empresa ou cultura que não conhecemos.

Assim, é interessante fazer uma retrospectiva da trajetória da empresa, apresentando conquistas, mas também desafios e aprendizados.

Dica: Atente-se para não perder a objetividade. A apresentação precisa ser envolvente e clara.

Reforce os pilares da cultura organizacional

Como você leu, se sua empresa já se preocupa com o fit cultura desde o recrutamento, parte do alinhamento já está feito. Porém, sempre vale reformar a cultura organizacional.

Repassar os valores da empresa, reforçando comportamentos que são desejados ― inclusive com exemplos ― é uma estratégia bem-vinda no processo de integração de funcionários.

Faça o alinhamento de expectativas

Desde o anúncio da vaga até a finalização do processo de seleção, os novos contratados têm contato com suas atribuições. Isso é ótimo para evitar surpresas.

Ainda que essa informação já tenha sido compartilhada, como a integração de novos colaboradores marca o início, é importante realinhar expectativas.

Quando um profissional chega, há um processo de adaptação até que a rotina passe a funcionar bem. Então, convém explicar o que é esperado a cada momento e definir metas realistas.

Indicar o que deve ser priorizado e informar a quem recorrer em caso de dúvidas ou necessidade de suporte são informações que precisam estar claras.

Ainda, se há regras para o uso de equipamentos da organização, como computadores e notebooks, lembre-se de apresentá-las.

Defina bons programas de treinamento

Lembre-se que programas de treinamento e desenvolvimento de pessoas fazem parte da integração de novos colaboradores.

A ideia é ofertar treinamentos personalizados de acordo com cargo e função e outros que sejam comuns a todos, caso existam.

Ao longo desse processo, além de ensinar questões pertinentes à atividade exercida por cada profissional, a empresa também pode passar orientações de segurança digital, por exemplo.

Considere realizar eventos de integração

Para promover a integração entre o novo funcionário e sua equipe, o RH pode promover eventos como dinâmicas e encontros pós-expediente.

Essa ideia se aplica se há vários profissionais chegando ao time e também se há apenas um. Considere que o processo de integração de colaboradores não precisa ser individual.

Onboarding foi um dos temas do Tangerino Talks! Confira:

Dica bônus: Crie um manual de integração de colaboradores

Todo processo de integração de novos funcionários pode ser enriquecido com a existência de um manual.

O manual de integração é um manual elaborado pelo RH para apresentar a empresa aos novos contratados. Assim, é um material bônus que também pode servir para consultas posteriores.

Além de textos, o material pode ter imagens, vídeos e outros recursos que facilitem a compreensão da mensagem e tornem o manual mais atrativo.

No que diz respeito às informações, é interessante que o manual de integração tenha:

• uma mensagem original de boas-vindas;
• breve descrição do objetivo do manual;
• história da empresa e apresentação dos sócios;
• cultura, missão, visão e valores da empresa;
• políticas e procedimentos internos;
• atribuições do colaborador (personalizável).

É possível fazer integração online?

Com o trabalho remoto enquanto realidade, empresas têm a possibilidade de contratar profissionais de qualquer lugar do país e até do mundo.

A distância física não deve impedir nenhum processo de integração de colaboradores, embora ajustes se façam necessários.

Todas as etapas listadas anteriormente podem estar presentes no virtual. A apresentação da empresa pode ocorrer por meio de um tour em vídeo, mais sucinto e dinâmico.

Por sua vez, os eventos de integração devem ser adequados para o virtual, dispondo de dinâmicas e ferramentas que funcionem bem nesse meio.

Para melhor orientar seu RH quanto a isso, trouxemos mais algumas ideias relevantes para a integração online. 

Dê atenção extra à linguagem

A forma de comunicação pode contribuir ou dificultar o processo de integração.

A interação virtual, sobretudo quando feita com grupos grandes, pode aumentar a sensação de impessoalidade. 

Considere que, em um ambiente presencial, o interlocutor consegue direcionar seu olhar a cada presente e comunica mais por meio da linguagem corporal também.

O ambiente virtual perde isso e, por essa razão, convém pensar estratégias para comunicar de forma próxima e empática. 

Em determinados momentos optar por vídeos ao invés de textos ajuda a passar a mensagem de forma mais clara.

Assim, planeje e prepare o material para essa integração.

Defina programas adequados de treinamento

Especialmente no contexto do trabalho remoto, é imprescindível apresentar as ferramentas e processos que farão parte do dia a dia dos novos contratados.

Para tanto, vale criar um treinamento online, ou seja, uma “atividade educativa com o objetivo de ensinar ou aperfeiçoar competências promovidas pela empresa e realizada em uma plataforma digital”.

Em muitos casos, a criação de vídeos dinâmicos e objetivos que podem ser consultados com facilidade é uma excelente estratégia. 

Assim, o profissional aprende e tira dúvidas sempre que necessário.

Outra opção é buscar uma plataforma de ensino online, algo que pode fazer mais sentido para treinamentos mais robustos.

Favoreça a criação de conexões

Equipes precisam interagir e convém estimulá-las a isso. Uma boa dica dos processos de onboarding é eleger um companheiro de integração.

Isso significa selecionar um colaborador que já esteja devidamente ambientado para participar de etapas da integração de um novo contratado. Entre os benefícios, destacamos alguns:

• abertura imediata para que o profissional se conecte com seus colegas;
• criação de uma conexão mais rápida com a realidade da empresa e seus valores;
• aumento do senso de pertencimento;
• mais segurança para realizar os processos do trabalho.

O companheiro de integração acaba servindo de ponte entre o recém-chegado e sua nova realidade de trabalho, considerando aqui os colegas e a rotina.

É alguém que favorece a aproximação e contribui para que o novo profissional se sinta em casa mais rapidamente, mesmo no trabalho remoto.

Reforce o canal de comunicação

Novos colaboradores precisam saber a quem recorrer em caso de dúvidas e como fazê-lo.

O companheiro de integração pode, em partes, cumprir esse papel, mas é interessante que o trabalhador conheça sua equipe e sua liderança, e sinta que tem abertura para fazer contato.

Ferramentas que permitem a criação de grupos virtuais podem otimizar essa comunicação, favorecendo trocas que ajudem a acelerar a integração de novos colaboradores.

Quais as melhores ferramentas de integração de colaboradores?

Uma integração de colaboradores bem-sucedida pode contar com diferentes ferramentas, seja o processo 100% presencial ou remoto.

Algumas dessas ferramentas já foram mencionadas, mas há novidades em nossa lista também. Veja a seguir:

Manual do colaborador

O manual serve como um guia para novos contratados. Como explicamos, é uma ferramenta a ser usada para apresentar a empresa, mas não falamos apenas da sua história, missão e valores.

Alguns outros pontos que o documento pode abordar são:

• funcionamento dos sistemas de comunicação interna;
• regras de funcionamento das áreas comuns;
• orientações sobre o dress-code;
• diretrizes dos sistemas de feedback da empresa;
• informações sobre o plano de carreira e oportunidades de desenvolvimento pessoal e profissional;
• informações sobre programas de incentivo e outros;
• orientações sobre liderança, segurança e políticas internas;
• dicas sobre segurança digital e uso de equipamentos;
• dicas de adaptação e esclarecimentos sobre a cultura organizacional.

Importante: é possível personalizar o manual para incluir ou editar informações com base na área de atuação de cada profissional, bem como seu cargo.

Canais de comunicação interna

A integração de novos colaboradores não conta somente com ações para os novos colaboradores. 

Além da equipe, as comunidades internas e externas da empresa podem ser informadas de que alguém chegou.

Internamente, essa comunicação pode fazer com que pessoas de outros setores, assim como membros da alta gestão, fiquem sabendo de uma contratação.

Externamente, a divulgação pode ajudar na difusão e no fortalecimento da marca empregadora. Além disso, reforça a ideia de valorização dos novos contratados.

Com base em todos os objetivos, inclusive o de fazer com que o profissional se sinta bem-vindo, a comunicação pode ser feita por meio de:

• mensagem de e-mail para o público interno;
• informe no grupo de comunicação com os gestores de todos os setores;
• publicação na rede social da empresa e outros.

Chatbots

Um processo de integração de colaboradores pode ser demorado. Por isso, é válido contar com uma ferramenta que automatiza e simplifica uma etapa do processo.

Os chatbots são robôs programados para responder dúvidas frequentes. Podem ser vistos como uma solução criativa que deixa a integração mais interativa e até divertida.

Se a TI da sua empresa for bem estruturada, pode ser que consiga desenvolver esse bot por conta própria. Caso não, é possível terceirizar o serviço e contar com especialistas no desenvolvimento do software.

Treinamentos dinâmicos

Muitas empresas têm um extenso material com orientações a apresentar a seus contratados. 

Uma boa dica é dividir as informações em treinamentos curtos e mais engajantes.

Ao invés de apresentar um vídeo de uma hora sobre determinado assunto, é possível fragmentá-lo em pílulas mais curtas. Isso deixa o treinamento mais dinâmico e proveitoso.

Além do mais, contribui para ser mais fácil encontrar uma informação específica em outro momento.

Plataforma de onboarding

Por fim, a última ferramenta que vamos apresentar para o seu processo de integração de colaboradores é uma plataforma própria de onboarding.

Manual, documentos, vídeos, material de treinamento e outros. Tudo isso precisa estar em algum lugar que seja fácil de acessar. Daí surge a ideia da plataforma.

Mesmo que sua empresa forneça versões físicas de alguns materiais, tê-los todos digitalizados também é uma boa ideia. 

Assim, é possível encontrar tudo em um só lugar sempre que preciso.

Ainda, a plataforma de onboarding facilita a criação de programas de treinamento e permite que a jornada de integração seja mapeada e aprimorada ao longo do tempo.

Confira alguns materiais ricos do Tangerino e aperfeiçoe sua gestão de pessoas:
? [Kit] Admissão à demissão de colaboradores: como otimizar processos e evitar erros
? [Planilha] Calculadora Turnover e Absenteísmo
? [Ebook] A importância da tecnologia no controle do absenteísmo e presenteísmo

Conclusão

Faz parte de uma boa gestão de pessoas não subestimar a importância da integração de colaboradores. Aqui, falamos de um processo planejado e bem estruturado.

Certamente, há muito dos relacionamentos e da adaptação à rotina que só acontece com o tempo, mas a integração é uma forma positiva de “cortar caminho”.

Quanto mais bem inserido um profissional está na empresa, mais à vontade e confiante se sente para entregar seu máximo desempenho no dia a dia. 

Criar esse contexto envolve trabalhar diferentes aspectos, conforme vimos.

Esperamos que o post tenha ajudado você a entender a importância de pensar um processo de integração e como fazê-lo.

Lembre-se que acompanhar o resultado, inclusive buscando feedbacks, e fazer ajustes é parte importante para o sucesso.

Gostou do conteúdo e quer se aprofundar no assunto? Confira nosso post com dicas para estruturar e começar o processo de onboarding digital em sua empresa!