Máquina de bater ponto é a melhor solução para seu negócio?

Ter uma forma de controlar o horário dos funcionários nas empresas é fundamental. Por isso, muitas delas investem em máquina de bater ponto em substituição ao ponto manual, que se trata da assinatura em um livro específico.

Elas esperam encontrar na máquina a solução ideal para saber se houve atrasos ou horas extras, faltas ou adicionais noturnos.

Entretanto, é necessário considerar que, ainda que tenha funcionado por muito tempo, a própria máquina de bater ponto já se tornou obsoleta, dado o cenário atual.

Isso porque muitos negócios já estão adotando a modalidade home office, ou seja, os trabalhadores não mais estão vivendo a rotina diária de comparecimento ao escritório ou sede da empresa.

Além disso, muitas máquinas de bater ponto solicitam apenas que o cartão do funcionário esteja presente.

Assim, não há como saber se realmente foi ele a bater o cartão. Essa é uma situação chata, mas é preciso considerá-la e preveni-la.

Ainda que a máquina de bater ponto funcione por meio de biometria, ela não oferece a solução necessária aos trabalhos remotos.

Então, qual é a melhor solução para qualquer negócio? Você saberá ao prosseguir com a leitura deste artigo! Caso você queira navegar por assuntos mais específicos, oriente-se pelos links a seguir:

• O que é uma máquina de bater ponto?
• O que a lei diz sobre a obrigatoriedade de uma máquina de bater ponto?
• Como funciona a máquina de bater ponto?
• Quais os tipos de máquina de bater cartão?
• Como escolher uma máquina de bater ponto?
• Quais são as vantagens de uma máquina de bater ponto?
• Quais as desvantagens da máquina de bater cartão?
• Quais as melhores alternativas para uma máquina de bater ponto?
• Tire outras dúvidas sobre máquina de bater ponto!
• Máquina de bater ponto é a melhor alternativa para as empresas?

O que é uma máquina de bater ponto?

A máquina de bater ponto é um equipamento em que os funcionários registram sua entrada e saída na empresa. Dessa forma, é possível contabilizar quantas horas foram trabalhadas e em quais dias.

A máquina faz o registro por meio da aproximação de um cartão magnético, pertencente ao trabalhador, ou por meio de biometria. Isso varia conforme o tipo de máquina utilizado.

Muitas empresas a utilizam em sua sede para aqueles funcionários que trabalham presencialmente.

Mas a inovação nos modelos de trabalho pós-pandemia fez com que muito do trabalho passasse a ser feito na modalidade home office.

Para empresas que adotaram essa modalidade, jornadas de trabalho flexíveis ou modelo de trabalho híbrido, um equipamento desses se faz inútil. Assim, é necessário buscar outros meios de registro de ponto.

O que a lei diz sobre a obrigatoriedade de uma máquina de bater ponto?

A lei não obriga que as empresas façam registro dos horários de seus funcionários em máquina de bater ponto.

O que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê, em seu artigo 74, é que é obrigatória a anotação de horário de entrada e saída dos funcionários.

Entretanto, essa obrigação se dá apenas para empresas com mais de 20 funcionários trabalhando em regime celetista. E, quanto à forma de registro, a lei permite que ele seja feito de forma manual, mecânica ou eletrônica.

Além disso, neste mesmo artigo da CLT consta que funcionários que trabalham fora do estabelecimento empresarial poderão utilizar das formas que estiverem em seu poder para registrar seu horário de trabalho.

Portanto, a utilização da máquina de bater ponto é facultativa. O que interessa mesmo é que os horários estejam devidamente registrados.

É importante frisar que a obrigação do registro de ponto se dá mesmo nos casos em que os trabalhadores atuam em regime home office.

Isso acontece porque eles devem seguir os horários de trabalho regulados pela lei. Portanto, não podem ultrapassá-los, devem receber por horas extras, adicionais noturnos etc.

Leia também:

• Quais podem ser as mudanças na Lei Trabalhista em 2023?
• Entenda como a nova lei trabalhista afeta o controle de ponto

Como funciona a máquina de bater ponto?

O funcionamento da máquina de bater ponto depende do tipo de máquina. Geralmente, elas são posicionadas na entrada/saída da empresa, com uma catraca.

A liberação da catraca acontece quando o funcionário bate o ponto de entrada ou saída. Entretanto o uso da catraca não é obrigatório e a empresa pode instalar a máquina onde melhor convier, desde que ela garanta aos funcionários o acesso a ela.

Quanto ao funcionamento prático, há alguns tipos de máquina e cada um oferece um meio diferente para registrar o ponto. Falaremos sobre eles a seguir.

Quais os tipos de máquina de bater cartão?

Chamamos de máquina de bater cartão aquela que utiliza um cartão magnético para registrar os horários dos funcionários. Cada um deles possui o seu próprio cartão e deve aproximá-lo do equipamento, para registrar sua entrada ou saída.

Os cartões possuem códigos específicos ou tarjas magnéticas, que são lidos pela máquina.  Eles que possibilitam identificar o funcionário que o utilizou e registrar o momento em que ele chegou, ou saiu.

Entretanto, não existe apenas a máquina de bater ponto para registro de horários, mas uma série de outras comuns no mercado. Conheça mais sobre algumas delas:

Biometria

A máquina de bater ponto que utiliza a biometria se trata de um equipamento que faz a leitura de digitais previamente cadastradas. Assim, cada funcionário deve posicionar seus dedos na máquina, que registrará seu horário de entrada e saída mediante a leitura de sua digital.

Quer saber mais sobre como fazer o controle de ponto biométrico? Assista ao vídeo a seguir:

Senha

Outro tipo de máquina que as empresas usam é a que utiliza uma senha para cada um de seus funcionários. Eles digitam sua senha numérica na entrada e na saída, registrando seus horários no equipamento.

Como escolher uma máquina de bater ponto?

Se você está selecionando uma máquina de bater ponto para sua empresa, deve se atentar aos fatores abaixo:

Faça uma pesquisa de mercado

Antes de escolher qualquer serviço ou produto, é importante pesquisar no mercado quais são as soluções disponíveis.

Por isso, mapeie as opções de ponto eletrônico para empresas. Avalie quais facilidades elas oferecem e também as possíveis dificuldades que encontrará para implementar a tecnologia na sua empresa.

Pesquisar, comparar e tirar todas as dúvidas é o primeiro passo para escolher a melhor forma de registro de ponto para o seu negócio.

Verifique as funcionalidades que a máquina oferece

Cada controle de ponto funciona de um jeito. Embora pareça simples registrar o início e o fim da jornada de trabalho, essas tecnologias vão além.

Trazem outras funcionalidades complementares ao serviço de gestão de pessoas. Por isso, é essencial examinar quais utilidades a máquina de bater ponto oferece para sua empresa.

Algumas perguntas importantes de serem respondidas são: é fácil de usar? Pode ser feito virtualmente? Como é o processo de fechamento para calcular a folha de ponto? É possível controlar banco de horas?

As respostas para essas perguntas devem resultar na simplificação operacional do seu negócio. Por isso, se está complicado demais, provavelmente não é a solução ideal.

Avalie as necessidades da sua empresa

A maior parte das máquinas para registro de ponto existentes no mercado, dependem da presença física para fazê-lo. Empresas que atuam com atividades 100% presenciais podem considerar essa opção.

Entretanto, antes de investis em qualquer solução, avalie o modo de trabalho na sua empresa. É possível se aproximar da solução ideal ao responder as seguintes perguntas:

A maior parte do trabalho é feita home office ou presencialmente? Vocês trabalham com horários flexíveis? O modelo híbrido é adotado no dia a dia?

Saber essas respostas é fundamental para acertar no relógio de ponto para seu negócio. Isso porque, se a forma de trabalho da sua empresa envolve bastante trabalho em casa, é indispensável que a ferramenta disponibilize o controle de ponto home office.

Mas, supondo que sua empresa trabalhe de modo 100% presencial, ainda assim, o sistema de bater ponto digital pode oferecer uma série de benefícios.

Isso porque, com o ponto digital, é possível acompanhar o período de trabalho dos colaboradores de uma maneira mais ágil, utilizando menos recursos.

Ele simplifica o processo de fechamento da folha de pagamento, mantém os dados salvos em nuvem e garantem economia de até mais de 50% em despesas com o RH.

Além disso, através dele é possível economizar com manutenção de equipamentos, reposição de bobinas e ele se mostra como uma solução sustentável, diante da redução expressiva do uso de papéis.

São muitos detalhes que não podem passar despercebidos, na hora de selecionar a máquina de bater ponto, ou o sistema adequado à sua empresa.

E falando sobre as necessidades da sua empresa, que tal conferir os materiais ricos e gratuitos que oferecemos para otimizar ainda mais o seu DP? Confira:

• Flexibilização do trabalho: sua empresa está pronta para evoluir?
• Gestão a distância: ferramentas para facilitar o trabalho remoto
• Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei

Analise o custo-benefício

Se você seguiu as dicas anteriores, agora já tem em mãos um apanhado de informações para seguir na procura pela solução de registro de ponto ideal.

É hora de analisar o custo-benefício de uma máquina de bater ponto. Por isso, coloque em um papel todas os prós e os contras de cada ferramenta.

Lembre-se de levar em conta os aspectos vantajosos para o perfil da sua empresa.

Além disso, é essencial ter em mente outros ganhos importantes, que acontecem a longo prazo. São eles a redução do risco de processos trabalhistas, a otimização do tempo dos funcionários e o aumento da eficiência.

O controle de ponto online oferece essas vantagens e, ainda, garante a economia com manutenção e atualização de equipamentos. Portanto, talvez ele seja uma opção interessante para o seu modelo de negócio.

Escolha a tecnologia ideal

Por fim, é preciso avaliar a inovação que o modelo escolhido traz, sua eficiência e simplificação de processos.

Ter a tecnologia certa no momento de substituir sua máquina de bater ponto é fundamental para que o investimento traga retorno com o tempo.

Nesse sentido, pense em todos os cenários possíveis para a sua organização, como a contratação de equipes externas, por exemplo. Se isso for necessário, você precisará de soluções para monitorá-las.

Neste caso, o registro de ponto digital oferece uma grande vantagem, uma vez que ele permite o registro de entrada e saída a partir de qualquer dispositivo, móvel ou não.

Dessa maneira, fica fácil manter sua equipe integrada e o RH dedicado a outras tarefas importantes para a organização.

Quais são as vantagens de uma máquina de bater ponto?

Uma máquina de ponto física apresenta vantagens em comparação ao registro de ponto manual, porque ela otimiza o controle de ponto e reduz o risco de fraudes.

Além disso, cada vez que um funcionário bate o ponto, ele fica registrado, ou seja, não há riscos de interferências. Assim, a utilização da máquina consegue evitar processos trabalhistas, dada a precisão de suas informações.

Por fim, a sua utilização colabora com o trabalho da equipe de RH, uma vez que automatiza parte do processo de controle de ponto. Dessa forma, a equipe pode focar em outros trabalhos mais relevantes.

Aliás, você sabe quais são as vantagens gerais da tecnologia na gestão de pessoas? Escute o episódio a seguir do nosso podcast e fique ainda mais por dentro desse tema:

Quais as desvantagens da máquina de bater cartão?

A máquina de bater cartão realmente é uma evolução considerando a anotação de ponto manual. Mas, com o passar do tempo, ela se tornou obsoleta, uma vez que surgiram soluções melhores e mais seguras.

Esse equipamento apresenta uma série de desvantagens, as quais são eliminadas com o uso do sistema de ponto digital, por exemplo. Acompanhe algumas delas:

• exigência de manutenção;
• possibilidade de sair do ar;
• gastos desnecessários;
• risco de fraude aumentados.

Exigência de manutenção

Naturalmente, a máquina de ponto, como todo equipamento eletrônico, deve passar por manutenções regulares.

Possibilidade de sair do ar

Supondo que haja uma queda de energia, como os seus funcionários registrarão o ponto? Será necessário ter sempre uma alternativa diferente, para cobrir casos de imprevistos.

Além disso, ao correr o risco de a máquina sair do ar, significa também que haverá uma lacuna no período pelo qual ela deveria estar funcionando, mas não estava.

E essa lacuna será preenchida pelo tempo dos profissionais do RH, que deverão verificar sempre as informações da máquina e dos registros que não estão nela, para unificá-los.

Portanto, a máquina, por si só, não é eficiente para administrar o registro de pontos dos trabalhadores.

Gastos desnecessários

Uma máquina de bater ponto gera economia em relação ao ponto manual. Entretanto, ela é pouco econômica diante de alternativas mais inovadoras, como o ponto digital.

Afinal, ela ainda gasta papel, para impressão de comprovantes, gasta energia elétrica e gasta o tempo de funcionários, que deverão verificar o seu funcionamento constantemente.

No final das contas, a empresa é quem paga por tudo isso, utilizando de recursos que poderia investir no crescimento do negócio.

Risco de fraudes aumentado

Já explicamos o funcionamento da máquina de ponto: a utilização do cartão magnético, por exemplo, pode ser feita de forma indevida, uma vez que, qualquer pessoa que o esteja portando, pode registrar o ponto.

Além disso, se algum trabalhador da empresa atuar fora de sua sede, ele naturalmente ficará sem registrar seu horário de trabalho. E isso é um problema grande, uma vez que viola a legislação trabalhista.

Neste caso, considera-se que a empresa fraudou o registro de seu funcionário. Situação que poderia ser facilmente resolvida através do uso de um sistema de ponto que permite o registro de qualquer lugar, a qualquer hora.

Quais as melhores alternativas para uma máquina de bater ponto?

Durante a pandemia, o home office se popularizou, dada a obrigatoriedade da situação. Entretanto, muitas empresas perceberam que a produtividade de seus funcionários não caiu e em muitos casos, aumentou, nessa modalidade de trabalho.

Por isso, mesmo após a normalização das coisas, há muitas pessoas que não voltaram a trabalhar nas sedes empresariais.

Mas não deixou de ser necessário controlar o horário dos funcionários. Afinal, eles ainda devem trabalhar pelo período para o qual foram contratados.

Além disso, o Departamento Pessoal deve ficar de olho nas horas extras, para que elas não ultrapassem os limites legais. E nos adicionais a serem pagos, como o adicional noturno.

Não é preciso dizer que a máquina de bater ponto não faz nenhum sentido nesse contexto.

Uma solução viável para essa situação é o sistema de ponto digital, também conhecido por ponto online ou alternativo. Ele se trata de um sistema que pode ser instalado em qualquer dispositivo, móvel ou não.

Assim, é possível que seus funcionários o instalem em seus celulares, tablets, notebook ou desktops, em suas casas. E também é possível instalar o sistema nos próprios computadores da empresa.

A solução está aqui!

O controle de ponto do Tangerino, por exemplo, é um sistema de registro de ponto digital, passível de utilização online ou offline.  Ele possui atualização de dados em tempo real, tornando o fechamento da folha mais seguro.

Além disso, neste sistema é possível estabelecer escalas de trabalho, configurando os horários para cada colaborador, para uma equipe inteira, ou mesmo para toda a empresa.

Através dele, os funcionários podem bater ponto de qualquer lugar, sem precisar imprimir e guardar o comprovante, nem comparecer na empresa.

Suas principais vantagens são:

• controle;
• simplicidade;
• integração;
• geração de relatórios;
• personalização;
• segurança;
• economia.

Vamos destrinchá-los?

Controle

Por meio do acompanhamento dos pontos dos funcionários todos os dias.

Simplicidade

É possível fechar a folha de ponto com poucos cliques.

Integração

O Tangerino possibilita a integração com os principais softwares do mercado.

Geração de relatórios

Com este sistema de ponto digital, é possível gerar mais de 20 relatórios em tempo real, função muito útil na tomada de decisões pelos gestores.

Personalização

Você pode adaptar o sistema de acordo com as necessidades da sua empresa.

Segurança

A princípio, um sistema de ponto diferente de uma máquina de bater cartão pode causar estranhamento. Afinal, como é possível garantir a segurança dos dados, mesmo se o funcionário não estiver na empresa?

O Tangerino garante a segurança que a sua empresa precisa, porque utiliza como mecanismo para bater ponto, o reconhecimento facial. Dessa forma, apenas o seu funcionário poderá fazê-lo.

Além disso, é possível configurar no sistema as localidades autorizadas para que seus funcionários batam o ponto. Por exemplo: cada um pode bater o ponto na sua empresa, ou na sua própria casa. Do contrário, os gestores serão notificados.

Ainda, é possível configurar o sistema para definir o que os colaboradores podem ver e fazer dentro dele. Portanto, eles acessarão apenas ao que você permitir.

Economia

Através da implantação do sistema de ponto digital do Tangerino, é possível eliminar gastos característicos das máquinas de bater ponto.

Por exemplo aqueles relacionados à manutenção, atualizações, ou mesmo com papéis para impressão dos comprovantes. Além disso, ele possibilita a redução de mais de 50% das despesas com o Departamento Pessoal.

Tire outras dúvidas sobre máquina de bater ponto!

Respondemos às dúvidas mais comuns sobre máquinas de bater ponto, de forma simples e direta, abaixo:

Máquina de bater ponto é a melhor alternativa para as empresas?

A máquina de bater ponto já foi uma boa solução para registro de pontos nas empresas. Mas, com o passar do tempo, se tornou inviável lidar com os problemas relacionados a ela.

Especialmente diante de tanta tecnologia disponível no mundo atual, capaz de apresentar soluções melhores.

Alguns dos problemas que o equipamento físico de bater ponto apresenta são:

• exigência de manutenção;
• possibilidade de sair do ar;
• gastos desnecessários;
• risco de fraude aumentado.

É possível contornar todos eles através da utilização de um sistema de pontos digital, que oferece grandes vantagens, como:

• controle;
• simplicidade;
• integração;
• geração de relatórios;
• personalização;
• segurança;
• economia.

Todas essas soluções e funcionalidades podem ser comprovadas através de um teste grátis do Tangerino, o sistema de controle de ponto completo que mudará completamente a rotina da sua empresa. Experimente!