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A Matriz de Eisenhower é uma técnica de priorização de demandas que pode ser a solução para o seu alto número de tarefas a serem feitas. 

Nós sabemos que, muitas vezes, você tem se sentido pressionado pelas demandas a serem entregues com urgência, companheiros de equipe difíceis de lidar, e-mails chegando aos montes, sem falar nos prazos de projetos importantes se aproximando. 

Ufa! São muitas responsabilidades.E se nós te contarmos que não é só você passando por isso? 

Segundo a Development Academy, em 2021, menos de 1 em cada 5 pessoas tinha usado uma ferramenta de gestão de tempo adequada.

Mas não se preocupe: nós estamos aqui para ajudar você e os seus colaboradores.

Se você busca aumentar a produtividade de maneira organizada e eficiente, a Matriz de Eisenhower é a solução perfeita. Ela te auxiliará na organização e delimitação de ordem de ação para cada demanda presente na sua to-do-list

Continue a leitura e conheça mais sobre a ferramenta que revolucionou o mercado! 

Planilhas de RH e DP

O que é a Matriz de Eisenhower?

pessoa escrevendo em quadro no parede enquanto conversa com outra representando equipe de Rh usando a Matriz de Eisenhower

Focada na ação, organização de tarefas e na metodologias ágeis, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que atribui pontos a demandas conforme o seu grau de importância. 

É uma ferramenta simples e muito popular, que pode auxiliar na visualização das demandas e ainda te ajudar a se adaptar aos novos modelos de organização do trabalho.

O seu sistema é focado em dividir as ações em quadrantes: as demandas mais importantes recebem grau de prioridade, e as que não são importantes são delegadas ou agendadas para serem feitas posteriormente.

Como surgiu?

Você já ouviu falar que é nos momentos difíceis onde elevamos a nossa coragem e criamos soluções? Essa teoria definitivamente se aplica ao surgimento da Matriz de Eisenhower.

Durante a Segunda Guerra Mundial, Dwight Eisenhower, general do exército americano, percebeu que, enquanto atuava estrategicamente na invasão aliada na Europa, precisava tomar decisões difíceis e realizar tarefas o tempo inteiro. 

Assim, criou o que se tornou a solução: a Matriz de Eisenhower. 

Dwight, por sua vez, se tornou o 34º presidente dos Estados Unidos da América de 1953 a 1961. Porém, isso não fez com que a sua Matriz ficasse famosa.

Foi apenas no fim da década de 80 que a ferramenta de priorização de tarefas tornou-se conhecida mundialmente, graças a publicação do livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes”, de Stephen Covey.

Confira também os artigos a seguir!

Como funciona a Matriz de Eisenhower?

Alguns anos depois da criação da Matriz de Eisenhower, o escritor Stephen Covey estruturou as ideias do ex-presidente Dwight para que a organização das tarefas ficasse mais visível. 

Assim, ao categorizar todas as suas demandas, ele criou o conceito dos quadrantes focados no fazer, agendar, delegar e eliminar, ou seja, cada demanda é inserida em um dos 4 quadrantes.

São eles:

  1. Faça: importantes e urgentes;
  2. Agende: importantes, mas não urgentes;
  3. Delegue: não importantes, mas urgentes;
  4. Elimine: nem importantes, nem urgentes.

Como definir a priorização de tarefas?

A definição da prioridade das tarefas se dá quando você compreende a diferença entre o que é importante e o que realmente não é. 

Sabemos que tomar decisões não é uma tarefa fácil. 

Segundo estudos publicados pela Medical Daily, a tomada de decisão é fortemente ligada à emoção, ou seja, a depender do seu estado emocional você conseguirá tomar decisões de forma mais leve e intuitiva. 

Mas nós sabemos que nem sempre estamos com o nosso estado emocional em 100%, não é? 

Por isso, ferramentas como a Matriz de Eisenhower se tornam tão importantes: elas transformam as tomadas de decisão em ações mais fáceis de serem feitas, já que, com o tempo, você conseguirá identificar rapidamente o que é urgente e o que é importante. 

Agora vamos ao que importa: a construção de uma jornada mais organizada! 

Como construir a Matriz de Eisenhower?

A imagem abaixo te fará enxergar de forma mais visual o que é a Matriz de Eisenhower. 

E não se preocupe: te ensinaremos um passo a passo para você construir a sua própria Matriz. Assim, você poderá compartilhar com a sua equipe e auxiliar no treinamento e desenvolvimento de seus colaboradores. 

Vamos lá?

Quadro da Matriz de Eisenhower. 1º quadrante: importante urgente, faça agora. 2º quadrante: importante e não urgente, agende. 3º quadrante: não importante e urgente, delegue. 4º quadrante: não importante e não urgente, elimine.

Antes de colocarmos a mão na massa, precisamos entender 100% do que se trata cada um dos quadrantes. 

Quadrante 1: defina as tarefas urgentes e importantes

As demandas alocadas no primeiro quadrante devem ser aquelas que você deve dar todo o seu potencial para solucioná-las com rapidez e maestria.

Portanto, sempre que o seu quadrante 1 estiver preenchido, não pense duas vezes: aja. 

Quadrante 2: defina as tarefas importantes e não urgentes

Assim que terminar as demandas do quadrante 1, passe para o quadrante 2. São aquelas demandas importantes, mas não urgentes. 

Essas demandas provavelmente afetarão as suas metas a longo prazo, por isso, são essenciais se você quer ser proativo no trabalho e, quem sabe, chamar atenção dos seus líderes. 

Quadrante 3: defina as tarefas não importantes, mas urgentes

Aqui serão incluídas aquelas tarefas do dia a dia que, apesar de necessariamente precisarem ser concluídas, não têm tanta relevância. 

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Você precisará ser crítico com as demandas do quadrante 3: elas afetam as minhas metas a longo prazo? Se a resposta for sim, delegue-as. Se a resposta for não, considere excluí-las. 

Quadrante 4: defina as tarefas não importantes e não urgentes

Demandas que além de não importantes, não são urgentes, são desnecessárias e  precisam estar no fim da sua to-do-list, já que apenas desperdiçam o seu tempo e energia. 

Exemplo prático de Matriz de Eisenhower

Agora que você já sabe como funcionam os 4 quadrantes, vamos para um exemplo prático da aplicação da Matriz de Eisenhower. 

Suponhamos que você seja um profissional de Recursos Humanos. São quase 10 horas da manhã de uma segunda-feira e em seu calendário estão as seguintes demandas:

  1. entrevista com candidato à vaga no departamento de Gestão de Pessoas às 10 horas;
  2. ver como está indo o engajamento do Instagram da empresa;
  3. montar esquema de integração de novos funcionários que entrarão na empresa daqui há 2 meses;
  4. responder o Financeiro, que quer uma opinião do RH sobre o conteúdo de uma apresentação.

Como você organizaria essas demandas? Seguindo as diretrizes da Matriz de Eisenhower, nós montaríamos da seguinte forma:

Demanda 1: entrevista com candidato

A demanda número 1 é direcionada para o quadrante 1, já que a entrevista com candidatos é importante e urgente, visto que já são quase 10 horas da manhã e a entrevista está marcada para esse horário. 

É hora de correr e realizar a entrevista! 

Demanda 2: verificar a rede social 

Essa demanda, definitivamente, vai para o quadrante 4: não importante e não urgente. 

O engajamento da empresa nas redes sociais provavelmente não é uma demanda sua. Portanto, foque no que influencia os seus resultados diretamente!

Além disso, entrar no Instagram provavelmente vai te fazer perder tempo apenas rolando o feed, enquanto você deveria estar trabalhando. 

Fica de olho! 

Demanda 3: montar esquema de integração dos colaboradores 

É uma demanda importante, pois trabalhar no engajamento de colaboradores é essencial, mas não urgente, já que a integração acontecerá apenas em 2 meses. Por isso, essa demanda estará presente no quadrante 2. 

Demanda 4: responder o setor Financeiro

O setor Financeiro precisa da opinião do RH, não exclusivamente a sua. Portanto, essa demanda entra no quadrante 3 e, dessa forma, você pode delegá-la para outro membro da equipe que esteja com menos demandas no momento.

Observe como essas demandas ficariam expostas de forma visível e estruturada pela Matriz de Eisenhower: 

Aplicação da Matriz de Eisenhower. 1º quadrante, importante e urgente: entrevista com candidato. 2º quadrante, importante e não urgente: montar integração de funcionários. 3º quadrante, não importante e urgente: responder o financeiro. 4 quadrante, não importante e não urgente: verificar rede social.

Ferramentas disponíveis para construir a Matriz de Eisenhower

Felizmente já temos acesso a plataformas que podem auxiliar na construção da sua Matriz de Eisenhower. São elas: 

  • Trello;
  • Asana;
  • Excel;
  • Google Sheets;
  • Kanban;

Quais os benefícios da Matriz de Eisenhower para as empresas?

Os benefícios que a estrutura de Eisenhower pode trazer são diversos. Apresentamos os principais deles para você: 

  • Aumento da produtividade, consequentemente, melhora no clima organizacional;
  • Maior organização;
  • Clareza de atividades;
  • Maior agilidade;
  • Priorização de tarefas mais importantes e urgentes para a empresa;
  • Assertividade na tomada de decisão.

Baixe os materiais ricos a seguir e melhora a gestão em sua empresa:

Existe alguma desvantagem?

Você provavelmente deve estar se questionando: e as desvantagens?

Segundo a Development Academy, em 2021, a taxa de aprovação da Matriz de Eisenhower era de 100%

Todas as pessoas que responderam à pesquisa afirmaram que, com o uso dessa ferramenta de tempo, estão no controle das suas demandas de trabalho de 4 a 5 dias por semana. 

Tá esperando o que para implementar a sua Matriz de Eisenhower? 

Como usar a Matriz de Eisenhower para gerenciar a produtividade dos colaboradores?

Nós já sabemos que a Matriz de Eisenhower ajuda na produtividade dos colaboradores, já que eles dão preferência a ações importantes e urgentes, colaborando com o crescimento da empresa. 

Em ferramentas online como o Trello, os líderes podem ter acesso às matrizes dos liderados, além de adicionar novas demandas e fazer uma gestão de processos mais eficiente.

Sendo assim, o gerenciamento da produtividade acontece com a análise do que o colaborador tem planejado para ser feito no dia, e o que ele de fato produziu ao final do dia

É importante ressaltar que, se você como líder, observar que os seus membros adicionam muitas demandas no quadrante 1, análises devem ser feitas. 

Entenda como a distribuição de demandas são feitas no time e se tem algum colaborador procrastinando no trabalho e aguardando o prazo limite para realizar determinadas tarefas, ou seja, esperando que determinadas tarefas se tornem urgentes para só então, realizá-las.

Por que utilizar o método na jornada de trabalho?

Além de ser um método com 100% de aprovação dos seus usuários e aumento de produtividade comprovado, a Matriz de Eisenhower pode ser facilmente incluída na jornada de trabalho de quatro etapas. 

Por exemplo: se o colaborador bate o ponto quatro vezes (uma quando inicia o seu trabalho, a segunda quando sai para o almoço, a terceira quando volta do intervalo e a última quando está saindo) ele pode dividir as demandas entre essas etapas. 

O quadrante 1 deve estar concluído entre a primeira e a segunda “batidas de ponto” e os demais quadrantes devem ser concluídos entre a terceira e quarta “batidas de ponto”. 

Assim, o colaborador consegue mapear e organizar todas as suas demandas dentro do seu horário de trabalho

Conclusão

Gerir o dia e o dia dos seus colaboradores não é fácil. 

Segundo a Development Academy 82% das pessoas não possuem um sistema de gerenciamento de tempo e, provavelmente, é isso que nos faz acreditar que manter uma rotina de tarefas é tão árduo. 

Contudo, com ajuda de ferramentas de gestão de tempo, como a Matriz de Eisenhower você e os seus colaboradores podem alcançar melhores resultados.

E aí, preparado para revolucionar o modo de organização e aumento da produtividade da sua equipe?

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