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Para muitas pessoas, a procrastinação no trabalho é uma força misteriosa que as impede de completar as tarefas mais urgentes e importantes de suas vidas. Essa também é uma força potencialmente perigosa, fazendo com que as vítimas sejam reprovadas na escola, tenham um desempenho ruim no trabalho ou adiem tarefas importantes da vida.

Contudo, as razões pelas quais as pessoas procrastinam não são bem compreendidas. Alguns pesquisadores vêem a procrastinação como uma falha de autorregulação (ou autocontrole). Outros dizem que pode estar ligado a como nosso cérebro funciona e a percepções mais profundas do tempo e do eu.

O importante é saber que a procrastinação não está ligada à preguiça ou ao mau gerenciamento do tempo, como se pensou durante anos. Quer entender o que é procrastinação e como combatê-la no ambiente de trabalho? Então confira o artigo até o fim!

O que é procrastinação?

Colaborador fazendo procrastinação no trabalho

A procrastinação é o hábito de adiar frequentemente as tarefas que temos que cumprir ao longo do dia, funcionando como uma espécie de autossabotagem do nosso próprio tempo. Ela não está ligada à preguiça, mas à forma como as conexões do nosso cérebro funcionam. 

Segundo uma matéria do The Washington Post, a procrastinação é uma espécie de defesa psicológica que criamos para evitar sensações de ansiedade ou sentimentos semelhantes no ambiente de trabalho.

Geralmente acontece quando as pessoas temem ou ficam ansiosas pensando em uma tarefa importante que as espera. Para se livrar desse sentimento negativo, elas procrastinam — navegam pelas redes sociais ou jogam videogame, por exemplo. 

Esse escape faz com que elas se sintam melhor temporariamente. No entanto, esse é um sentimento muito passageiro, já que a realidade volta para encará-los no final.

Pesquisa de Clima Organizacional

Quando se dão conta do tempo perdido, os procrastinadores sentem vergonha e culpa extremas, que provocam, inclusive, crises ansiosas. E, por incrível que pareça, esses sentimentos negativos podem ser mais um motivo para continuar adiando a tarefa. Esse comportamento acaba se transformando em um círculo vicioso e autodestrutivo.

O que é a procrastinação no trabalho?

A definição de procrastinação no trabalho é a mesma, porém exclusivamente voltada para o contexto laboral. Mas, afinal, quais são os motivos que levam uma pessoa a procrastinar no trabalho?

É válido ressaltar que cada pessoa tem seus próprios motivos que levam à procrastinação no trabalho. Pode ser uma insegurança com as suas próprias capacidades, autoestima baixa, falta de concentração, autossabotagem, muitas responsabilidades e várias outras razões.

A boa notícia é que muitos desses motivos internos podem ser solucionados com mudança de hábito, treinamento e até acompanhamento psicológico, em casos mais severos. Contudo, existem os motivos externos, ou seja, que dizem respeito à empresa e são mais difíceis de tratar. Vamos falar um pouco mais sobre eles no tópico seguinte.

O que causa a procrastinação no trabalho?

O adiamento das tarefas tem vários motivos e acontece em diferentes setores e níveis hierárquicos. A maioria dos fatores relacionados à procrastinação têm caráter emocional, motivados por fatores externos e/ou internos. Veja a seguir quais são os principais fatores que levam à procrastinação!

Fatores internos 

Os fatores internos que favorecem a procrastinação são:

  • medo de errar;
  • receio de ser julgado pelos colegas e gestores;
  • perfeccionismo;
  • excesso de confiança;
  • fuga de situações desconfortáveis;
  • insegurança com atividades novas;
  • causas emocionais, como traumas passados etc.

Fatores externos

Nesse caso, as razões para a procrastinação no trabalho não são atribuídas ao indivíduo, mas ao contexto geral da empresa. Os principais motivos são:

  • ambiente de trabalho tóxico;
  • falta de plano de carreira;
  • salários abaixo da média;
  • excesso de responsabilidade;
  • atividades complexas demais e sem direcionamento;
  • tempo inadequado para a resolução de tarefas;
  • ambiente físico desorganizado ou pouco acolhedor;
  • falta de iluminação e circulação de ar;
  • falta de ações engajadoras por parte do RH;
  • cultura organizacional inexistente ou pouco transparente;
  • falta de perspectivas de crescimento etc.

Todos esses motivos podem ser gatilhos para dar início à procrastinação no trabalho.

Confira outros artigos que podem ajudar a compreender contextos que colaboram para a procrastinação e como solucioná-los:
👥  Estresse no Trabalho: Por Que Acontece e Como Evitar?
👥  Empatia no Trabalho: Por Que Desenvolver na Sua Empresa?
👥  Reconhecimento Profissional: Como Valorizar o Capital Humano da Sua Empresa
👥  Proatividade no Trabalho: Tudo Sobre Essa Competência Profissional!

O que a procrastinação impacta na empresa?

Até aqui você já deve ter percebido que a procrastinação no trabalho impacta diretamente a produtividade e, como consequência, os resultados da empresa também são comprometidos.

Isso acontece porque a procrastinação no trabalho pode criar um cenário ruim na empresa, trazendo consequências negativas como: 

É uma reação em cadeia que pode prejudicar a reputação da companhia e até mesmo a sua competitividade no mercado. Por isso, cabe aos gestores ficarem atentos aos sinais da procrastinação no trabalho e criar estratégias para motivar, engajar e capacitar todos os funcionários para os objetivos organizacionais.

Temos um material rico e gratuito sobre o assunto, confira:
📚 Como engajar colaboradores para diminuir as taxas de absenteísmo e turnover?

10 dicas para combater a procrastinação no trabalho 

Com tudo que vimos até aqui, fica claro que a procrastinação no trabalho não precisa ser classificada como um problema sem solução. 

A organização precisa, portanto, assumir uma postura de combate a esse problema. E, por incrível que pareça, essa não é uma tarefa tão difícil, desde que os gestores se comprometam a implementar mudanças significativas na rotina dos times

Confira as principais dicas para ajudar sua equipe a combater a procrastinação no trabalho!

  1. Entenda o que gera a procrastinação no trabalho;
  2. crie um ambiente de trabalho agradável e organizado;
  3. tenha uma cultura bem definida;
  4. ofereça apoio psicológico;
  5. divida projetos grandes em pequenas tarefas;
  6. distribua as responsabilidades adequadamente;
  7. preze pela clareza na comunicação;
  8. pense em prazos reais;
  9. sugira ferramentas de gestão e organização;
  10. incentive o uso de aplicativos de gestão de tempo.

Aprofunde-se em cada uma das dicas a seguir.

1. Entenda o que gera a procrastinação no trabalho

O primeiro e mais importante passo tomado pela liderança e gestão de pessoas é entender o que está levando à prorrogação no trabalho. 

Ao identificar o procrastinador, procure reconhecer a origem do seu comportamento, analisando se o problema está no ambiente de trabalho ou na vida pessoal. 

Dessa forma, é possível intervir da melhor forma possível conforme a necessidade de cada colaborador.

2. Crie um ambiente de trabalho agradável e organizado

Manter um ambiente bem organizado pode diminuir distrações e otimizar o tempo. Isso porque é bastante comum perdermos vários minutos do dia procurando por materiais de escritório antes de iniciar as tarefas.

Como gestor, certifique-se que o local esteja sem o acúmulo de materiais desnecessários e com armários e gavetas bem alinhadas para evitar o desvio de foco nas atividades.

Além disso, um ambiente agradável favorece a criatividade e motiva os colaboradores a entregarem o seu melhor. Por esse motivo, crie um espaço funcional, acolhedor e visualmente agradável.

3. Tenha uma cultura bem definida

A cultura organizacional é o conjunto de valores e práticas internas de uma empresa que reflete em seus funcionários, unindo processos diários e a forma como eles são apresentados. Uma cultura pautada em produtividade a qualquer custo, provavelmente, é um dos motivos do aumento da procrastinação na sua equipe.

Revise o código de cultura da organização e construa ideais que colaborem para o desenvolvimento da organização sem prejudicar o desempenho dos colaboradores, aumentando suas ansiedades e provocando quadros como procrastinação e até burnout.

Entenda mais sobre essa síndrome assistindo ao vídeo a seguir!

Ainda, avalie o quadro de funcionários e veja quais colaboradores têm o fit cultural mais alinhado a essa nova proposta. Eles podem ser os disseminadores da nova proposta cultural da empresa

4. Ofereça apoio psicológico

Como já mencionamos, a procrastinação tem relação direta com as nossas emoções e a forma como as administramos.

Comunicação Interna

A inteligência emocional é uma habilidade essencial para os líderes e deve ser repassada aos colaboradores do time. 

Por isso, é preciso estar atento a quadros de exaustão mental e estresse, fornecendo um suporte profissional adequado que possa ajudar na recuperação e prevenção desse tipo de problema.

Lembre-se de que cuidar da saúde mental dos seus colaboradores é fundamental para evitar altas taxas de absenteísmo, turnover, insatisfação e queda na produtividade e no engajamento dos funcionários.

Aprofunde-se neste tema ouvindo o episódio do Tangerino Talks a seguir!

5. Divida projetos grandes em pequenas tarefas

Uma das ocasiões que mais pode gerar a procrastinação no trabalho é querer fazer tudo ao mesmo tempo. Quando o colaborador tenta abraçar todas as tarefas de uma vez, acaba não efetuando nenhuma com a qualidade necessária.

Por isso, o segredo para evitar esse cenário é dividir os projetos em pequenas tarefas e finalizar uma a uma, individualmente.

Dessa forma, você consegue evitar que as tarefas fiquem acumuladas, gerando uma reação em cadeia. Portanto, defina em conjunto com sua equipe:

  • quais serão os objetivos individuais e fixos;
  • quais serão as metas diárias para que assim seja possível gerenciar o tempo e focar em tarefas específicas.

6. Distribua as responsabilidades adequadamente

Durante a execução de um projeto, uma das formas de manter o engajamento dos colaboradores é distribuir responsabilidades para todos os envolvidos. 

Sabendo de sua parcela de importância em determinada atividade coletiva, o profissional estará menos propenso a adiar a tarefa.

As metas devem ser claras e também de curto prazo, para manter a organização do trabalho mais dinâmica, incentivando a cultura colaborativa.

7. Preze pela clareza na comunicação 

A comunicação interpessoal é fundamental em qualquer processo dentro de uma empresa, inclusive para combater a procrastinação. 

Falhas ou ruídos na comunicação interferem na clareza das mensagens e podem gerar dúvidas que levam a essa prorrogação. Tenha certeza de que a comunicação interna está sendo clara e eficiente.

Temos uma série de conteúdos sobre o assunto aqui no blog, confira:
👉 O que saber sobre comunicação interna?
👉 Como melhorar a comunicação interna da minha empresa?
👉 Qual a importância da comunicação clara para as empresas?
👉 Comunicação interna para empresas: entenda as vantagens e como otimizar

8. Pense em prazos reais

A urgência, em vez de estimular uma atitude rápida do profissional, pode levar à procrastinação. Isso acontece porque ele pode se sentir incapaz de cumprir aquele prazo e ficar desmotivado a iniciar a tarefa. 

Pensando nisso, evite trabalhar com prazos rígidos demais, foque em prazos factíveis e dê mais tempo para que o colaborador se sinta seguro com seus compromissos.

9. Sugira ferramentas de gestão e organização

Muitas vezes a procrastinação se relaciona à desorganização provocada pelo excesso de informações. Sendo assim, sugira a utilização de ferramentas que permitam gerenciar as tarefas e organizar prazos. Dessa forma o profissional pode estabelecer prioridades e não sobrecarregar a mente.

As ferramentas mais comuns são:

  • Any.do: planejador livre que pode ajudar na hora de gerenciar tarefas, lembretes, eventos de calendário, listas de compras e muitas outras atividades;
  • Asana: o app permite adicionar novas tarefas, criar listas de pendências, projetos, lembretes e solicitações, acompanhar e monitorar o andamento de cada atividade, trocar ideias com os membros da equipe, esclarecer dúvidas e realizar comentários nas postagens;
  • Evernote: permite registrar informações relevantes, criar projetos e listas de tarefas, salvar páginas da web para visualizar mais tarde, digitalizar recibos e documentos importantes, além de cuidar da sua rotina de empreendedores ou colaboradores;
  • Google Keep: inspirado em um bloco de notas comum, nele você pode armazenar rapidamente todo e qualquer insight, gravar nota de voz e transcrevê-la automaticamente, além tirar fotos de qualquer coisa, como recibos e documentos;
  • Trello: no app, cada projeto é representado por quadros, os chamados boards. Neles, há listas nas quais podem ser adicionadas várias tarefas, sendo cada uma delas sinalizada por meio de cartões que podem ser movidos, copiados ou compartilhados entre as colunas disponíveis, representando uma alteração no progresso.

Você vai se interessar pelos materiais gratuitos abaixo!
📚 
[EBOOK] Bem-estar no trabalho: como garantir um ambiente saudável e aumentar o lucro da empresa
📚  [EBOOK] As melhores técnicas para melhorar gestão de pessoas nas organizações
📚  [EBOOK] Guia: como engajar colaboradores para diminuir as taxas de absenteísmo e turnover?
📚  [PLANILHA E CHECKLIST] Pesquisa de clima organizacional

10. Incentive o uso de aplicativos de gestão de tempo

A tecnologia e o uso de aplicativos podem ser grandes aliados na gestão de tempo. Confira seis aplicativos que podem ajudar a cessar de vez e a procrastinação.

  • AppBlock: funciona como um bloqueador de aplicativos e sites que possam distrair ao longo doa dia;
  • TeuxDeux: organiza as tarefas em listas separadas por categorias. Quando o usuário deixa de fazer alguma tarefa, ela passa automaticamente para o dia seguinte, deixando a lista cada dia que passa mais cheia;
  • SimplyNoise: reúne ruídos contínuos que ajudam a isolar o ambiente, como o barulho de ondas do mar;
  • Pomofocus.io: o método Pomodoro consiste em ser produtivo ao máximo por 30 minutos e, depois, fazer uma pausa de 5 minutos. Todas as distrações devem ser deixadas para os intervalos;
  • AppDetox: restringe o número de vezes que você poderá abrir determinado aplicativo por dia. Ele permite o bloqueio em horários e dias específicos da semana;
  • Todoist: lista todas as tarefas em um único lugar. No estilo “to-do”, permite que sejam sincronizadas com outros aplicativos de calendário, como o do Google, além de a lista poder ser acessada online de qualquer lugar e dispositivo.

11. Dê feedbacks

Por fim, é fundamental reconhecer os ganhos gerados pela equipe e agradecer pelo esforço despendido por todos. Essa é uma fonte de motivação muito forte, incentivando os talentos a continuar dando o melhor de si, evitando o péssimo hábito de deixar tudo para depois. 

Esse reconhecimento pode ser por meio de um feedback constante ou da adoção da metodologia de gamificação, por exemplo. 

O importante é fazer com que seu time se sinta valorizado e disposto a dar o seu melhor todos os dias.

Conclusão

Relembre o que abordamos neste artigo!

O que é procrastinação?

A procrastinação é uma espécie de defesa psicológica que criamos para evitar sensações de ansiedade.

O que é a procrastinação no trabalho?

A definição de procrastinação no trabalho é a mesma, porém exclusivamente voltada para o contexto laboral.

O que causa a procrastinação no trabalho?

Fatores internos da própria pessoa, como medo de errar, excesso de confiança, ou externos, como ambiente de trabalho tóxico.

O que a procrastinação impacta na empresa?

• aumento da rotatividade; 
• taxa de turnover elevada;
• queda de produtividade;
• irritabilidade entre as equipes; 
• atrasos na entrega das tarefas e acúmulo; 
• elevação das taxas de absenteísmo no trabalho, atrasos e faltas.

Muitos gestores ainda têm a ideia equivocada de que a procrastinação é um problema do colaborador, não da empresa. É claro que esse problema pode ser causado por fatores internos, mas, como vimos no artigo, a procrastinação no trabalho pode estar associada a muitas causas externas relacionadas à empresa em si.

Por isso, é muito importante que o RH e os líderes tenham um olhar mais atento em relação a essa questão. Afinal, quando um colaborador procrastina, toda a empresa sai perdendo. E o capital humano é o recurso mais valioso da sua organização, por isso, cuide bem dele.

Não se esqueça de que não existe uma fórmula para vencer a procrastinação no trabalho. As medidas devem estar adequadas ao cenário geral da organização, então precisam atender às características dos colaboradores e às necessidades do negócio. 

Portanto, o RH deve pensar em soluções para combater o hábito de procrastinar na sua empresa, elaborar programas personalizados, que prezam pela qualidade de vida, saúde e condições adequadas de trabalho. Isso fará com que a sua equipe tenha o suporte e os recursos necessários para explorar seu potencial, gerando excelentes resultados

Continue por aqui e entenda como a gestão do tempo impacta diretamente a produtividade dos colaboradores!

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