Tratamento de Ponto Eletrônico: o que é e por que fazer?

A legislação determina que empresas com mais de 20 funcionários precisam contar com um sistema de controle de jornada, embora as que tenham um quadro mais enxuto também possam fazer esse acompanhamento.

Quando o controle é feito por sistemas eletrônicos ou digitais para a marcação de ponto, existem regras para o tratamento de ponto eletrônico e é sobre isso que falamos neste post.

Além de detalharmos o que é e como funciona esse processo, apresentamos informações sobre sua importância, sobretudo tendo em vista os benefícios para a sua empresa como um todo. Continue a leitura e saiba mais!

Para facilitar, veja abaixo o que você encontra no post:

O que é tratamento de ponto eletrônico?

O tratamento de ponto eletrônico é a conferência dos pontos registrados, além da realização de ajustes que eventualmente sejam necessários.

Em outras palavras, o tratamento consiste no envio dos dados das marcações feitas para um software ou programa de tratamento que vai gerar um relatório de frequência, seguindo o que define o Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

Antes de gerar esse relatório, porém, é possível usar o programa para corrigir possíveis falhas e, então, gerar arquivos acurados sobre a jornada de trabalho de cada pessoa da empresa.

Esses arquivos são úteis especialmente para o fechamento da folha de pagamento, uma vez que reúnem informações sobre atrasos, faltas, horas extras e outras variáveis que impactam o cálculo a ser feito pelo DP.

O que diz a lei sobre tratamento de ponto eletrônico?

É a Portaria 671 do (MTP) que versa sobre o tratamento de ponto eletrônico. Confira o que diz o texto legal:

“O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.

A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto, inclusive ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas”.

Além disso, a legislação define que o Espelho de Ponto gerado a partir do fechamento de folha de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:

• identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
• horário e jornada contratual do empregado;
• marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
• duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).

Há apenas uma exceção e se aplica para situações em que o sistema de controle de ponto usado é do tipo REP-A.

Nesses casos, o Arquivo Fonte e o Espelho de Ponto só são exigidos para Acordos e Convenções Coletivas de Trabalho firmados após 8 de novembro de 2021.

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Tudo que você precisa saber sobre a gestão de ponto
Fechamento de Folha de Ponto: Quais os Maiores Erros e Como Evitá-los
Biometria facial: o que é essa tecnologia que revolucionou a marcação do ponto

Por que fazer o tratamento de ponto eletrônico é importante?

Destacamos dois motivos pelos quais fazer o tratamento de ponto eletrônico é importante: garantir a correção da folha de pagamentos e entender o comportamento dos colaboradores. Acompanhe:

Correção da folha de pagamentos

Erros de pagamento estão entre as principais causas de processo trabalhista. Um bom controle de ponto aliado ao devido tratamento ajuda a garantir que não haja falhas nos cálculos.

O uso de uma ferramenta de ponto eletrônico favorece a conferência de dados e permite que as informações sejam integradas ao software da folha de pagamentos.

Com isso, torna-se incomum que horas extras e outras variáveis sejam desconsideradas ou consideradas de forma equivocada.

Compreensão do comportamento dos colaboradores

Ainda, o tratamento de ponto eletrônico ajuda a entender os hábitos de cada colaborador em um paralelo traçado entre tempo de trabalho e produtividade.

Com isso, temos um instrumento interessante também para a gestão de pessoas. É possível analisar, por exemplo, se algum profissional tem feito muitas horas extras e buscar entender o porquê.

Assim, o RH e as lideranças podem descobrir se há um problema de baixo desempenho ou de sobrecarga, e buscar uma forma de solucioná-lo.

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Como funciona o tratamento de ponto eletrônico?

Como explicamos, estamos falando de um processo de conferência e refino dos dados que, por meio da marcação diária de ponto, foram informados pelos próprios colaboradores da empresa.

Atualmente, esse processo é feito usando ferramentas de tratamento do ponto eletrônico ― ou softwares de apuração ― que otimizam e até automatizam o processo de conferência e ajuste.

A tecnologia permite que alertas sejam emitidos sempre que eventos extraordinários, como atrasos, faltas e horas extras, ocorram. Assim, a conferência dessas informações pode ser feita em tempo real.

Ainda, existem softwares que possibilitam a criação de funções pré-estabelecidas que podem fazer os ajustes automaticamente em alguns casos. Algo que simplifica ainda mais as rotinas do Departamento Pessoal.

Com isso, ressaltamos que o tratamento de ponto eletrônico não exíngüe o processo, inclusive porque a conferência humana segue fundamental para assegurar que não há erros.

O que a tecnologia faz é tornar o tratamento mais ágil. Algo que fica ainda mais fácil de entender quando lembramos como o processo se dá quando ocorre manualmente.

Antes dos softwares, o Recursos Humanos ou o Departamento Pessoal não tinha alternativas: ficava responsável por conferir, um a um, cada evento extraordinário de cada funcionário. Em caso de erros, era necessário que o colaborador assinasse um Comunicado Interno solicitando o ajuste.

Todo esse processo é, seguramente, mais moroso e dispendioso do que o feito com o auxílio da tecnologia.

O tratamento de ponto e a alteração de registros

Entender o funcionamento de um software de tratamento de ponto pode levar a uma dúvida pertinente: fazer alterações nas marcações não é incorreto ou até ilegal?

No caso do tratamento, não. O objetivo do processo é corrigir inconsistências e não criar dados aleatoriamente, de maneira mal-intencionada.

O tratamento eletrônico entra em cena quando sistemas eletrônicos de controle de jornada são utilizados no dia a dia. Os mais modernos existem na forma de aplicativos e contam com funcionalidades que asseguram a transparência necessária.

É o caso do Tangerino, que sinaliza os pontos que foram alterados manualmente para que ambas as partes ― empresa e funcionários ― saibam em quais casos ajustes foram feitos.

Isso porque os próprios trabalhadores podem fazer ajustes, que ficam pendentes da aprovação de seu gestor, caso constatem equívocos na marcação.

Exemplo, se uma pessoa esquece de registrar a saída para o almoço e o faz com 15 minutos de atraso, pode fazer a correção dos horários registrados no app.

Com isso, o ponto receberá uma identificação que informa que houve uma alteração; algo importante para o próprio tratamento de ponto eletrônico.

Além do mais, todo processo é validado por meio da assinatura eletrônica da folha de ponto que atesta, por meio digital, que os colaboradores estão cientes e concordam com as informações apresentadas no documento.

Assim, nenhuma alteração é feita sem que a outra parte saiba, compreenda os motivos e dê o seu aval.

Que tal conhecer mais vantagens da tecnologia na gestão de pessoas? Confira o episódio a seguir do Tangerino Talks!

Quais os benefícios do tratamento de ponto eletrônico?

Embora a tecnologia para o tratamento de ponto eletrônico já exista, ainda há quem conduza o processo de forma manual. Por isso, listamos e detalhamos alguns dos principais benefícios do uso de um software. Confira:

Mais praticidade na marcação de ponto

O tratamento de ponto eletrônico implica no uso de uma solução também eletrônica para a marcação de entradas e saídas.

E, como já dissemos, isso leva empresas e funcionários à possibilidade de contar com aplicativos que permitem a marcação de ponto digital biométrico, realizada de qualquer lugar.

Assim, falamos de um sistema que também contempla controle de ponto externo e no home office, e que dá a todos a oportunidade de conferir, em tempo real, as marcações feitas.

Esse tipo de tecnologia também possibilita que alertas sejam enviados para que ninguém se esqueça de marcar ponto. Assim, no momento do tratamento dos dados, o DP tem um volume reduzido de inconsistências para ajustar.

Informações mais confiáveis

Ao fazer a conferência dos registros realizados pelos funcionários, o tratamento de ponto eletrônico diminui as chances de erro e de fraude. Isso confere mais segurança para as empresas e também para quem trabalha.

Com marcações mais precisas e a certeza de que ajustes são feitos com acurácia, o cálculo da remuneração ocorre sem falhas e a relação entre as partes se torna mais transparente.

A respeito desse relacionamento, a transparência é importante porque evita qualquer desconfiança. Um problema comum em processos manuais em que existe a possibilidade de que alguém altere dados seja em benefício próprio ou da organização. 

Mais segurança de dados e confidencialidade

Boas ferramentas de tratamento de ponto eletrônico não permitem o acesso aos dados por pessoas não autorizadas. Assim, é possível proteger informações sensíveis sobre os funcionários, evitando processos trabalhistas.

Esse benefício deve ser considerado também em razão da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), criada para proteger dados pessoais que sejam fornecidos em diferentes contextos, inclusive no profissional.

O tratamento eletrônico assegura que as premissas de legislação sejam cumpridas no que diz respeito à coleta, armazenamento e ao processamento de dados.

Além do mais, backups podem ser feitos para dar mais segurança jurídica à empresa, evitando a perda de informações relevantes sobre a jornada de trabalho e os funcionários.

Aprofunde-se nos benefícios do ponto eletrônico para jornada de trabalho externo! Assista ao vídeo da série Me Explica Aí:

Possibilidade de emissão de relatórios

O processo de tratamento de ponto eletrônico conta com a geração automatizada de relatórios que podem ser úteis para o Departamento Pessoal e para o RH.

Os documentos são gerados com base nos dados coletados, permitindo análises que podem orientar a adoção de medidas para melhorar a gestão de pessoas da empresa.

É possível identificar, por exemplo, se há uma frequência alta de atrasos e absenteísmo para que, então, as possíveis causas desse problema sejam identificadas ― como a falta de flexibilidade ou um clima organizacional ruim ― e corrigidas.

O mesmo vale para o excesso de hora extra que pode ser sinal de baixa produtividade e/ou sobrecarga de profissionais e equipes. Algo que também demanda ações por parte do RH.

Melhor custo benefício

Por último, mas não menos importante, o tratamento de ponto eletrônico tende a reduzir gastos por dois motivos principais:

• Elimina os gastos com a emissão de cartões e com a manutenção de equipamentos antigos;
• Reduz as chances de processos trabalhistas movidos por erros no pagamento e outros.

Ainda, com as otimizações que a tecnologia promove, RH e Departamento Pessoal podem ser mais produtivos, focando menos em questões burocráticas e dando um retorno mais estratégico para a empresa.

O que pode ser entendido como um melhor aproveitamento desse recurso, ou seja, do capital humano da organização.

Conclusão

O tratamento de ponto eletrônico é uma das mudanças que surge no horizonte quando uma empresa abraça a transformação digital e troca sistemas antigos por novas soluções.

A princípio, novidades podem gerar insegurança e isso é natural. Entretanto, como vimos, se tem algo que as soluções de controle e tratamento eletrônico garantem é segurança para as empresas e seus colaboradores.

Relembre os ponto abordados neste artigo:

Além do mais, esse tipo de tecnologia garante mais confiabilidade nos registros e uma relação mais transparente para todos. Com isso, ajustes podem ser feitos de modo a garantir a correção dos registros e do cálculo da remuneração.

E se você quiser entender ainda melhor como essa mudança pode ser benéfica, confira o case que conta como o Tangerino facilitou a organização dos prazos internos do DP da Raro Labs!