Analista de Departamento Pessoal: qual a importância desse cargo na empresa?

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O analista de Departamento Pessoal tem um papel estratégico que, por vezes, não recebe a devida importância nas empresas. É esse profissional que acompanha processos para garantir que burocracias e questões legais sejam cumpridas corretamente.

Sem sua atuação, a organização pode perder informações e prazos, lidar com processos pouco eficientes, ter perdas financeiras e até precisar responder a processos na Justiça.

Quer entender melhor como um profissional se relaciona a todas essas questões tão importantes? Neste post, explicamos o que é um analista de Departamento Pessoal e damos detalhes sobre seu trabalho.

Ao longo da leitura, você verá:

O que é um analista de Departamento Pessoal?

O analista de Departamento Pessoal é o profissional que avalia, supervisiona e presta apoio a todas as atividades exercidas pelo setor de modo a garantir que os processos internos sejam respeitados e a legislação também.

Assim, falamos de alguém que acompanha tudo, da admissão à rescisão contratual. O que inclui folha de ponto, folha de pagamento, gestão de benefícios, controle de férias, envio de declarações acessórias e tributos.

Quando a empresa tem uma divisão mais clara entre DP e RH, a atuação desse analista fica centrada nas questões burocráticas e estratégicas do setor, lidando com aspectos quantitativos e qualitativos.

Ainda, nesse caso, é comum que exista outra pessoa exercendo o cargo de analista de RH e cuidando diretamente da gestão de pessoas.

Qual a importância do analista de Departamento Pessoal para uma empresa?

O desejo de se afastar da burocracia pode nos fazer esquecer sua importância. O analista de DP é necessário nas empresas porque supervisiona um setor que é um centro de custos significativo dentro das organizações.

Entenda que se a empresa não souber como acompanhar e cumprir suas obrigações fiscais, trabalhistas e operacionais, pode ter prejuízos ― inclusive com o pagamento de multas ― e prejudicar a marca empregadora.

É o analista quem impede irregularidades e que garante os direitos trabalhistas e deveres dos colaboradores, pavimentando o caminho para uma boa relação entre as partes.

Quais são os requisitos de um analista de Departamento Pessoal?

Com tamanha responsabilidade, é de se esperar a lista de requisitos básicos para que alguém atue como analista de Departamento Pessoal seja extensa. Veja só:

• amplo conhecimento da legislação trabalhista;
• conhecimento acerca das obrigações acessórias (como eSocial, CAGED, SEFIP e outras);
• familiaridade com sistemas públicos de informações trabalhistas;
• habilidades com cálculos matemáticos;
• habilidades com informática;
• excel intermediário;
• experiência prévia no setor de Departamento Pessoal como auxiliar ou assistente;
• ensino superior completo ou em curso (em geral, Gestão de Recursos Humanos, Psicologia ou Administração).

Perceba que listamos apenas conhecimentos técnicos, ou seja, hard skills. Como veremos adiante, é desejável a este profissional ter uma série de soft skills igualmente bem desenvolvidas.

Em todo caso, fica claro que a pessoa a ocupar este cargo precisa ter uma boa base de gestão de pessoas e experiência sólida com os processos típicos do DP.

Separamos outros conteúdos do blog Sólides Tangerino para você:

• Jornada do DP: como tornar o departamento pessoal eficiente?
• Controle de ponto: o guia completo para o seu DP 
• Contador: como saber se o seu DP precisa de um?
• [Ebook] Sólides Tangerino: software completo para a gestão de DP

Quais são as principais funções de um analista de Departamento Pessoal?

Para entender o porquê dessa lista de requisitos é preciso saber o que o analista de Departamento Pessoal faz. Assim, elencamos suas principais funções a seguir:

• acompanhamento dos processos de admissão e rescisão;
• controle da folha de ponto;
• controle da folha de pagamentos;
• gestão de férias;
• gestão de benefícios;
• garantia do cumprimento da legislação;
• atendimento aos colaboradores da empresa.

Sim, a rotina de analistas de DP é cheia e, saber mais sobre sua função amplia a compreensão da importância que este profissional tem para as empresas.

Acompanhamento dos processos de admissão e rescisão

Tanto a admissão quanto a rescisão contratual são processos bastante burocráticos, cheios de requisitos legais que precisam ser devidamente cumpridos pela organização.

Por isso, é de se esperar que o analista acompanhe os trâmites para assegurar que tudo seja feito conforme as regras e dentro dos prazos, protegendo tanto a empresa quanto as pessoas envolvidas.

Agora, um extra: que tal saber exatamente como funciona o processo de admissão? É só assistir ao vídeo a seguir, publicado lá no canal da Sólides Tangerino:

Controle da folha de ponto

Por falar em pessoas, a adoção de um bom sistema de controle de ponto é a melhor forma que uma empresa tem de acompanhar as jornadas de trabalho. E o analista de Departamento Pessoal precisa estar de olho nisso.

Primeiro porque, de acordo com o artigo 74 da CLT, organizações com mais de 20 funcionários são obrigadas a adotar um sistema que permita a marcação de ponto.

Segundo porque o fechamento da folha de pagamentos, a concessão de férias e outros processos dependem de um bom controle de jornada. O mesmo vale para a obtenção de insights estratégicos para o DP e o RH.

Assim, cabe ao profissional conferir se os registros estão sendo feitos diariamente e da forma correta.

Controle da folha de pagamentos

Lembra-se de que dissemos que o DP é um importante centro de custos nas organizações? O cálculo da remuneração envolve o salário definido em contrato e outras variáveis como o pagamento por horas extras.

Erros nesse cálculo estão entre as causas mais comuns de processos trabalhistas e isso já revela a importância do papel do analista de Departamento Pessoal na supervisão do fechamento da folha de pagamentos.

Mas, há mais a ser dito. Nesse processo, o analista pode avaliar se a empresa está tendo gastos elevados demais com horas extras e orientar que o RH e as lideranças investiguem se há um problema de produtividade ou sobrecarga, por exemplo.

E para nunca mais errar no cálculo da folha de pagamentos, é só apertar o play:

Gestão de férias

As férias são um direito de toda pessoa que trabalha com carteira assinada. Tão importante que aparece na CLT e na Constituição Federal de 1988.

Quanto maior é o quadro de funcionários, mais complexa tende a ser a gestão de férias. O analista de DP contribui para que as necessidades da empresa sejam respeitadas ao passo que, na medida do possível, as solicitações de férias sejam respeitadas.

Isso envolve conferir o cumprimento de cada período aquisitivo, evitar o vencimento dos períodos concessivos, avaliar a necessidade de contratações temporárias e verificar a quantos dias de férias cada pessoa tem direito.

Também envolve acordar o pagamento do abono salarial nos casos em que o benefício for requisitado por algum colaborador.

Gestão de benefícios

Por falar em benefícios, existem os que são obrigatórios e os que cada organização opta por oferecer como forma de atrair e reter talentos, além de cuidar do seu bem-estar.

Em todo caso, é fundamental que a concessão seja feita corretamente, respeitando leis, contratos e outros acordos que possam existir. Por isso, é importante contar com a figura do analista de Departamento Pessoal acompanhando tudo.

Além de verificar a concessão dos benefícios, o profissional pode avaliar sua efetividade e adequação em relação ao perfil do quadro de funcionários da empresa, orientando a tomada de decisões por parte da alta-gestão.

Agora, uma proposta: que tal refletir sobre a gestão de benefícios da sua empresa? Para fazer isso, conte com os passos abaixo:

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Uma publicação compartilhada por Sólides Tangerino – Jornada do DP (@solidestangerino)

Para ter acesso a mais conteúdos como este, não se esqueça de seguir o perfil da Sólides Tangerino lá no Instagram e, para acessar o artigo mencionado na publicação, é só clicar no link a seguir:

• Gestão de benefícios: como e por que fazer em sua empresa?

Garantia do cumprimento da legislação

Com tudo o que abordamos até aqui, parece redundante falar que garantir o cumprimento da legislação faz parte das funções do analista de Departamento Pessoal, mas é importante reforçar.

Isso porque essa tarefa complexa e burocrática engloba boa parte da rotina deste profissional, gerando demandas diárias que envolvem a conferência de prazos, análise de leis, envio de informações ao governo e outros processos sensíveis.

Atendimento aos colaboradores da empresa

Por fim, pode ser função do analista de DP atender às pessoas que atuam na empresa, seja para tirar dúvidas sobre direitos e deveres ou para cuidar de processos como a validação de atestados médicos.

Em alguns casos, esse tipo de demanda é dividida com profissionais do RH, focados exclusivamente na gestão de pessoas, mas é de praxe que o analista de Departamento Pessoal esteja preparado para lidar com essas situações também.

Qual o salário de um analista de Departamento Pessoal?

Dados obtidos pelo Glassdoor indicam que o salário médio de um analista de Departamento Pessoal é de R$6.115, sendo importante destacar que há variações de acordo com o nível de senioridade e a região do país.

O Glassdoor é um site desenvolvido para coletar informações anônimas de pessoas que trabalham ou já trabalharam em determinada empresa, sendo o salário uma das informações solicitadas.

Com base nisso, uma média é feita, podendo incluir dados complementares interessantes.

Por exemplo, no caso dos analistas de DP, o site também informa o valor médio da remuneração variável, ou seja, a que inclui bonificações e outros acréscimos. Essa média fica em R$3.050, variando entre R$1.101 e R$8.579.

Quais as principais ferramentas que um analista de Departamento Pessoal deve dominar?

Para dar conta de todas as suas funções, existem algumas ferramentas que o analista de Departamento Pessoal precisa conhecer. Veja só:

• planilhas de excel (ou soluções afins);
• plataformas de controle de ponto;
• softwares de gestão;
• análise de dados.

Agora, que tal entender o porquê de cada uma delas? Acompanhe!

Planilhas de Excel

Planilhas podem ser usadas em diferentes controles que fazem parte da rotina do DP, como: cálculo de horas extras, cálculo de adicional noturno e gestão de férias.

Todas essas rotinas podem ser cumpridas com o auxílio de uma planilha bem desenvolvida, possibilitando até a automação de alguns dados.

Por exemplo, informando a jornada padrão e a jornada cumprida, a planilha pode indicar o valor devido ao final de cada mês.

Confira os materiais gratuitos que preparamos especialmente para você:

• [Planilha] Folha de Pagamento
• [Planilha] Controle de ponto
• [Planilha] Cálculo de Horas Extras

Plataformas de controle de ponto

Como vimos, a gestão das jornadas é outra das funções do analista de Departamento Pessoal. De acordo com a lei, uma empresa tem a liberdade de escolher qual tipo de sistema vai usar: manual, mecânico ou eletrônico.

Seja como for, o analista precisa saber lidar com o sistema de controle de ponto definido para verificar as marcações e usá-las estrategicamente. Isso evitará falhas no processo e garantirá um melhor controle de custos.

Softwares de gestão

Atualmente, existem softwares focados em basicamente todas as rotinas do DP. Assim, a depender do nível de digitalização da empresa, o profissional vai precisar saber lidar com essas ferramentas.

A boa notícia é que são soluções criadas para facilitar a rotina do setor, inclusive dos analistas de Departamento Pessoal, e costumam ser bastante intuitivas, facilitando o processo de adaptação.

Análise de dados

Por fim, é preciso falar de análise de dados; um conhecimento que funciona como uma ferramenta estratégica para o analista de DP que sabe como usá-la.

Entenda que com a crescente digitalização, é cada vez mais comum e simples para o DP gerar dados diariamente. Seja sobre o cumprimento de jornadas, os custos com adicionais, benefícios e diversas outras questões.

Mais do que ter essas informações em mãos, o analista precisa saber interpretá-las e gerar insights valiosos para o próprio setor e para a alta-gestão.

O exemplo que demos antes segue pertinente. Ao identificar custos elevados com hora extra, o analista de Departamento Pessoal pode investigar os motivos dessa jornada extraordinária e entender como otimizar os investimentos da organização.

Quais as soft skills desejadas em um analista de Departamento Pessoal?

Hard skills pra lá, tecnologias pra cá… e ainda falta apresentar as soft skills mais importantes para que o analista de Departamento Pessoal seja capaz de desempenhar bem a sua função. As principais são:

• boa comunicação;
• capacidade de trabalhar em equipe;
• organização;
• responsabilidade;
• proatividade;
• perfil analítico;
• empatia;
• adaptabilidade.

Para um profissional que tem a responsabilidade de acompanhar todo um setor, uma lista longa de habilidades não-técnicas faz total sentido. Mas, ainda é importante entender os motivos, então, vamos lá.

Boa comunicação

O analista de Departamento Pessoal vai precisar se comunicar com:

• as pessoas do seu setor;
• as pessoas da empresa;
• o setor de contabilidade;
• lideranças e com a alta-gestão;
• sindicatos patronais e laborais.

Não há como cumprir bem com todas as funções já apresentadas sem estar em contato com essas frentes em algum momento.

Tenha em mente que, além de dar andamento a diversos processos, é papel do analista mediar a comunicação e manter relações saudáveis entre pessoas e a empresa, entre a empresa e os sindicatos.

Guarde para mais tarde:

• Comunicação interpessoal: o que é e como desenvolver nas empresas?
• Comunicação não violenta: como desenvolver no ambiente de trabalho?

Capacidade de trabalhar em equipe

O analista de Departamento Pessoal supervisiona e presta apoio, ou seja, não faz tudo por conta própria.

Por isso, precisa saber ouvir opiniões e sugestões diferentes das suas para contribuir para que a equipe tenha uma boa dinâmica de trabalho. Isso demanda senso de pertencimento ao coletivo e noções de liderança e gestão de pessoas.

Organização

É seguro dizer que uma pessoa desorganizada não vai se sair muito bem no cargo de analista de Departamento Pessoal. Isso porque os processos burocráticos demandam uma linha de raciocínio clara e há prazos que precisam ser cumpridos.

Em outras palavras, sem organização, o analista vai levar o setor a lidar com processos confusos e pouco eficientes, podendo levar a perda de documentos e outras informações, atrasos, multas e outros prejuízos.

Responsabilidade

Pegando o gancho na soft skill anterior, o analista de DP precisa ser uma pessoa responsável para evitar que processos empaquem e tarefas se acumulem.

Além disso, carece dessa responsabilidade em razão do peso das informações a que tem acesso, devendo contribuir para evitar violações de dados pessoais dos colaboradores e de informações sensíveis da organização.

Proatividade

A supervisão que o analista faz não deve visar apenas corrigir problemas concretos, mas antever riscos e otimizar processos para evitar falhas legais e outros problemas que coloquem a empresa e os colaboradores em risco.

A proatividade é uma das formas que esse profissional tem para tornar seu setor cada vez mais eficiente e estratégico para a organização.

Perfil analítico

O perfil analítico é importante para que o analista de Departamento Pessoal consiga antecipar problemas e agir com proatividade e saber usar a lei a seu favor.

Diversos processos burocráticos se ancoram nos textos que compõem a legislação trabalhista e existem interpretações válidas que podem nortear decisões estratégicas sem levar infrações e mantendo a segurança jurídica da empresa e dos colaboradores.

Para ser capaz de fazer isso, o analista de DP precisa analisar bem as regras internas, as leis e as pessoas.

Empatia

Para ser capaz de analisar as pessoas e trabalhar com elas, o analista de Departamento Pessoal precisa ser empático, praticar a escuta ativa e ter uma conduta humanizada.

Saber se colocar no lugar do outro é fundamental para atender aos colaboradores em suas dúvidas e dores, e também para entender o que torna os processos da empresa difíceis e como melhorá-los.

Adaptabilidade

Por fim, a adaptabilidade é uma soft skill bastante interessante a este profissional porque é preciso acompanhar a evolução das pessoas da empresa, dos processos e das tecnologias em uso pelo DP.

Vamos usar o último fator como exemplo. O crescente uso de softwares faz com que processos manuais e ultrapassados sejam substituídos por outros mais modernos e até inteligentes.

É preciso se adaptar a isso no que diz respeito ao modo de fazer e em relação à mentalidade. O DP é cada vez mais digital e o analista precisa estar pronto para se manter relevante nesse contexto, ainda que divida espaço com tecnologias que otimizem parte de sua rotina.

Tire mais dúvidas sobre o analista de Departamento Pessoal!

Vimos muitas informações até aqui. Que tal revisar alguns pontos e tirar outras dúvidas comuns sobre o que o analista de Departamento Pessoal e seu trabalho?

Para encerrar…

O DP tem grande importância nas empresas e um profissional que supervisione e otimize as rotinas do setor, também.

Cada vez mais, empresas compreendem o valor do capital humano e a relevância de uma gestão estratégica que contribua para que essas pessoas impactam positivamente os negócios, de forma consistente.

Embora, por vezes, o foco dessa conversa pareça ser o RH e as relevantes questões da gestão de pessoas, o cumprimento correto das burocracias é imprescindível ao processo como um todo.

Com isso em mente, para entender como gerar resultados melhores, confira nosso post sobre a importância de gestão de Departamento Pessoal!