Documentos Empresariais: Quais São E Dicas De Como Organizar

Da mesma forma que você precisa guardar seus documentos pessoais, como identidade, CPF, certidão de nascimento e de casamento, título de eleitor e comprovantes, as empresas também devem manter seus documentos guardados de forma organizada. 

A diferença entre o que você faz em casa e o que um negócio deve fazer está relacionada ao volume de documentos, que no caso da companhia, é enorme. 

Sendo assim, as empresas precisam manter uma gestão de documentos de excelência desde o seu primeiro dia de funcionamento, para evitar problemas e facilitar o dia a dia. 

Nesse artigo, vamos falar sobre os principais e mais importantes documentos que devem ser armazenados na empresa e também dar dicas de como fazer a gestão desses arquivos de maneira mais eficiente. 

Para facilitar a leitura, veja os assuntos que serão abordados:

• O que são documentos empresariais?
• Por que os documentos empresariais são importantes?
• Quais são os documentos empresariais mais importantes?
• 6 Dicas de como organizar os documentos empresariais 
• Resumo das principais dúvidas sobre documentos empresariais

O que são documentos empresariais?

Os documentos empresariais são tipos diferentes de arquivos, que comprovam a autorização de funcionamento da empresa e também aqueles que representam o cotidiano do negócio. 

Eles são responsáveis por garantir a legitimidade de tudo o que acontece na organização, e servem como prova para possíveis fiscalizações. 

É fundamental manter todos os documentos arquivados e, principalmente, organizados, com um sistema que facilite a busca. 

Por que os documentos empresariais são importantes?

Os empresários precisam conhecer de perto todos os documentos empresariais para que consigam identificar qualquer possível problema em relação à regularidade do negócio, ao local e também aos contratos de trabalho. 

Esses documentos das empresas asseguram que:

• os níveis de segurança e transparência nos processos;
• otimizam as práticas financeiras e contábeis;
• atestam a posse de bens e patrimônio;
• geram produtividade.

É comum que ocorram fiscalizações esporádicas, onde serão solicitados esses documentos da empresa, e também existem obrigações anuais que exigem a comprovação dos dados fornecidos. Quando isso não acontece, podem ser aplicadas penalidades e multas. 

A falta de organização em relação aos documentos empresariais expõe a organização a sérias consequências, incluindo perdas em processos judiciais, multas, extravio de informações, retrabalho, falhas de comunicação e pode até levar ao fechamento da empresa. 

Confira as sugestões de leitura a seguir:

• Governança Corporativa: Para Que Serve e Quais São os Processos?
• Backoffice: Por Que É Tão Importante?
• O que é ESG e o Que Essa Sigla Significa Para Sua Empresa?
• Descubra os Melhores ERP Para Pequenas Empresas do Mercado!
• Como Fazer a Gestão de Documentos?

Quais são os documentos empresariais mais importantes?

Se você já tem um negócio, pensa em abrir uma empresa, ou trabalha em setores estratégicos de uma organização, precisa saber quais documentos são exigidos e que precisam ser armazenados com eficiência. Veja quais são os principais. 

Contrato Social

O contrato social pode ser comparado a nossa certidão de nascimento, pois ele é o registro de abertura da empresa. Nele estão listadas informações fundamentais, como os sócios, seus direitos e deveres, endereço de funcionamento, atividades principais e secundárias, objetivo, data de fundação, entre outros dados. 

Esse documento é exigido para diversos atos empresariais, como abertura de conta em banco e participação em licitação. 

Alvarás de funcionamento

O alvará de funcionamento é um dos tipos de documentos empresariais mais importantes, já que ele comprova que a empresa está regularizada e autorizada pelos órgãos públicos responsáveis a funcionar em determinado local.

A concessão dele é feita pela Prefeitura, de acordo com a Lei de Zoneamento Municipal, que também estabelece o prazo de validade. 

Licenças de funcionamento

Dependendo do tipo de negócio, podem ser necessárias também as licenças de funcionamento, como a sanitária e ambiental. 

A licença sanitária é exigida quando a empresa atua em setores específicos, como hotelaria, alimentação, saúde, estética, cosméticos e com produtos químicos. Quem fornece é a Vigilância Sanitária. 

Já a licença ambiental é exigida de qualquer empresa cuja operação possa causar danos ao meio ambiente. Geralmente são organizações dos setores industrial, agropecuário, metalúrgico e químico. 

Registros Tributários e Previdenciários

A empresa recolhe diversos tributos todos os meses, tanto relacionados ao negócio, quanto aos direitos dos funcionários, entre eles estão a contribuição sindical, quando necessário, recolhimento do INSS e do FGTS, por exemplo.  

Como são contribuições obrigatórias, é fundamental manter os comprovantes de recolhimento armazenados, para comprovar a regularidade. 

Contratos com fornecedores e funcionários

Todos os serviços utilizados e prestados pela empresa devem ser regidos por contrato, onde constam os deveres e obrigações, assim como as condições acertadas para a sua realização.

Esses contratos são documentos importantes e também devem ser guardados para garantir o seu cumprimento durante a sua vigência. Eles servem também para comprovar direitos e discutir detalhes que podem não estar sendo cumpridos adequadamente. 

Atas, cartas comerciais e circulares internas

As atas são os registros escritos de reuniões ou outros eventos importantes. Eles documentam as decisões tomadas e também os participantes. 

As cartas comerciais são comunicados divulgados amplamente que tratam sobre o início, a manutenção e o encerramento das atividades da empresa. 

Já as circulares internas são informativos divulgados aos colaboradores com ideais de condutas e regras de cada setor. 

Notas fiscais

As notas fiscais são documentos obrigatórios quando a empresa compra ou vende produtos e também contrata ou presta serviços. Elas registram a entrada e saída de produtos e ajudam a controlar a troca de valores. 

Além disso, ela é a garantia de que os impostos devidos estão sendo cobrados adequadamente.  

Registros de contabilidade

Os registros de contabilidade também são importantes para organizar e controlar a movimentação financeira da empresa. Eles funcionam como comprovantes da legalidade da gestão financeira e das operações realizadas, além de ajudar no acompanhamento do crescimento do negócio.

Documentos do Departamento pessoal 

O departamento pessoal é um dos setores com o maior número de documentos que precisam ser armazenados com segurança, já que trata-se de dados de outras pessoas, dos colaboradores da empresa. 

Entre os inúmeros tipos, existem 3 que precisam de maior atenção.

Controle de ponto

O controle de ponto faz referência à jornada de trabalho cumprida pelos colaboradores da empresa. É por meio dele que a organização calcula atrasos, faltas, horas extras ou noturnas, para chegar ao valor devido na folha de pagamento. 

Esses dados são também a base para o cumprimento de obrigações trabalhistas, por isso, devem ser guardados e apresentados sempre que for solicitado, especialmente em fiscalizações ou ações judiciais trabalhistas.

Folha de pagamento

A folha de pagamento é outro documento essencial para a empresa, já que ela detalha toda a remuneração dos trabalhadores. Nela constam informações como o salário, horas extras e adicionais, mas também os descontos e os outros recolhimentos da empresa, como o FGTS. 

Esse documento empresarial demonstra o que foi pago aos colaboradores, garantindo os direitos trabalhistas.  

Documentos admissionais

Os documentos de admissão estão relacionados à contratação dos funcionários também devem ser armazenados com segurança pelos mesmos motivos anteriores, comprovação do cumprimento de normas jurídicas e também segurança de dados sigilosos.  

Segurança do trabalho

As regras da medicina e segurança do trabalho exigem o cumprimento de diversas normas, como medidas de proteção no ambiente laboral e, com isso, também se faz necessário que os comprovantes dessas ações sejam armazenados. Entre os principais documentos necessários estão:

• Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho (LTCAT);
• Atestados de Saúde Ocupacional (ASO);
• Relatórios de entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPI);
• Atestados médicos de afastamento dos colaboradores.

É importante perceber que esses documentos podem ter aplicações específicas, dependendo da área de atuação da empresa. Sendo assim, é essencial que a empresa conheça todas as normas e identifique as necessárias para o seu segmento.

Outro ponto importante também é saber que cada tipo de documento pode ter um prazo mínimo de armazenamento diferente. O tempo de guarda pode variar de 5 anos até um prazo sem limite. 

Separamos alguns materiais que podem ser do seu interesse, baixe gratuitamente a seguir!

• Controle de ponto para PME’s: é realmente preciso?
• Assinatura eletrônica e gestão eletrônica de documentos: conheça os benefícios
• Tangerino: software completo para a gestão de DP

6 Dicas de como organizar os documentos empresariais 

O processo de gestão de documentos é essencial para as empresas e engloba todos os cuidados necessários para a preservação das informações com segurança. 

Até alguns anos atrás, todo o processo era realizado de forma manual, o que gerava grandes problemas, como a demora na localização e até a perda de documentos, sem falar nos custos de armazenamento, que exigiam espaços e mobiliário suficiente para arquivar tudo. 

A tecnologia tem sido uma grande aliada nessa tarefa, já que ela oferece recursos que facilitam o controle nesse armazenamento, além de proporcionar mais agilidade na localização dos documentos das empresas. 

Hoje já existem recursos tecnológicos que ajudam a simplificar o dia a dia dos profissionais que fazem a gestão de documentos nas empresas. Mesmo assim, existem algumas práticas importantes que precisam ser seguidas para manter as informações organizadas, veja quais são. 

1. Manter os documentos organizados

O primeiro passo deve ser definir um local para guardar os documentos. Sempre haverão documentos que precisam ser armazenados fisicamente e é preciso pensar nisso com antecedência. 

Se a empresa tiver um volume pequeno de arquivos, um estante simples pode resolver, mas se apesar de digitalizar os documentos, ainda for grande o volume, pode ser necessário disponibilizar uma sala apenas para isso. 

De qualquer maneira, o ideal é que todos fiquem em um mesmo local, para evitar que os encarregados precisem se deslocar com frequência, perdendo muito tempo. 

Sobre a organização dos arquivos, a empresa pode escolher a melhor forma de fazer. Algumas opções são entre documentos internos e externos, notas fiscais e contratos, por exemplo. 

2. Separar documentos conforme o uso

Também é importante manter uma padronização de documentos, classificando-os, veja exemplos:

• Manter em arquivos físicos os documentos empresariais que contêm assinaturas, como os contratos.
• Fichas cadastrais e outros documentos que contenham dados pessoais podem ser digitalizados ou já cadastrados em ferramentas virtuais.
• Cópias de documentos podem ser armazenados em arquivos digitais e as cópias originais podem ser descartadas com segurança. 

3. Observar a temporalidade

Quando os arquivos ultrapassam o tempo obrigatório de arquivamento, a empresa pode eliminá-los, abrindo espaço para os novos documentos. 

Mas para que isso aconteça com segurança, evitando que arquivos errados sejam deletados ou jogados fora, é fundamental manter um controle rigoroso da catalogação. 

Um software de gestão de documentos mantém os registros atualizados sobre a localização física e ajuda a manter organizados os arquivos digitais. 

4. Digitalização de documentos

Todos os documentos devem ser digitalizados, pois essa é a maneira mais fácil de encontrar os arquivos quando necessários. Dessa maneira a empresa ganha muito mais velocidade. 

Esses arquivos digitais podem ficar armazenados em uma rede local, embora o mais seguro e indicado seja contratar um software de gestão de documentos, que ajuda a manter tudo organizado. 

Seguindo as regras de gestão de documentos definidas pela empresa, vários arquivos físicos poderão ser eliminados. 

É importante que a organização crie uma rotina de digitalização de documentos para evitar que eles se acumulem. 

O ideal, inclusive, é que cada setor da empresa mantenha um porta arquivos para que os funcionários coloquem os documentos que precisam ser digitalizados. 

5. Manter um funcionário específico responsável pela organização

Tão importante quanto a criação de uma estrutura de gestão de documentos eficiente, é manter tudo organizado e funcionando. Para isso, o ideal é delegar essa função para uma pessoa específica. 

Além disso, é essencial também difundir na empresa a cultura de salvar sempre as informações importantes para que todos possam acessar sempre que for preciso. 

6. Investir em softwares de gestão e armazenamento na nuvem

Esses recursos são essenciais para garantir a segurança dos dados e documentos empresariais arquivados. 

A nuvem oferece muito mais mobilidade, já que os documentos podem ser acessados de qualquer local, utilizando apenas a internet

Já os softwares de gestão ajudam a manter tudo organizado, garantindo eficiência e agilidade à rotina da empresa. 

Resumo das principais dúvidas sobre documentos empresariais

Agora você já sabe o que são os documentos empresariais, quais são os mais importantes em uma organização e também porque é fundamental que as empresas se preocupem em encontrar maneiras eficientes de fazer a gestão deles.

Como você pode ver, a melhor forma é buscando a ajuda da tecnologia e investindo em um software de gestão de documentos. 

Quer saber como funciona esse recurso? Então continue a leitura no artigo 10 vantagens para se ter um software de gestão de documentos eletrônicos.