Gestão de Departamento Pessoal: entenda por que é importante em sua empresa

A gestão de Departamento Pessoal só reforça o quão importante é essa área dentro de uma empresa. Todo o processo burocrático envolvido na relação trabalhista deve ser conduzido de forma célere, completa e dentro do prazo, atendendo à legislação.

Para isso, a empresa deve enxergar essa área como fundamental para o sucesso dos negócios. Afinal, muito mais do que executar serviços operacionais, o DP é responsável por resguardar a empresa e também colabora para a satisfação dos funcionários.

Neste conteúdo, trouxemos para você os principais aspectos envolvidos na gestão de Departamento Pessoal e suas vantagens, além das possibilidades de estrutura organizacional dentro da área e a diferença entre DP e RH. Confira! 

• O que é uma gestão de departamento pessoal?
• A gestão do departamento pessoal é a mesma do RH?
• Quais as vantagens em ter uma gestão de departamento pessoal a parte do RH?
• Qual o organograma de uma gestão de departamento pessoal?
• Tire outras dúvidas sobre Gestão de Departamento pessoal

O que é uma gestão de departamento pessoal?

O Departamento Pessoal é uma das áreas mais importantes de uma empresa. Por lidar diariamente com rotinas, documentos e leis trabalhistas, durante muitos anos, ele não foi visto como uma área estratégica, apenas operacional.

No entanto, com o passar do tempo, foi-se observando a relevância da área para garantir uma correta e saudável relação trabalhista entre empresa e empregado. 

Desde já, é importante destacar que o Departamento Pessoal e o Recursos Humanos não são a mesma coisa, mas eles se complementam nas estratégias voltadas à gestão de pessoas.

Uma boa gestão de Departamento Pessoal cuida para que todos os direitos trabalhistas sejam cumpridos dentro do prazo e de maneira correta. 

Assim, o empregado terá acesso a pagamentos e benefícios os quais ele tem direito e o empregador não enfrentará processos trabalhistas.

Dessa forma, o Departamento Pessoal contribui para uma série de aspectos positivos dentro da empresa, como o fornecimento de dados e informações para a tomada de decisão, evitar processos na justiça e também manter boa relação com órgãos públicos.

Qual é a função do departamento pessoal?

A função do Departamento Pessoal é garantir que todos os funcionários de uma empresa tenham seus direitos trabalhistas garantidos e também cumpram suas obrigações, conforme determina a legislação.

Para isso, a área atua seguindo os preceitos da Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT e também os acordos sindicais fechados pelas diversas categorias. As principais funções da área são:

• fazer o gerenciamento e controle da jornada de trabalho dos colaboradores;
• realizar o cálculo da folha de pagamento;
• cuidar de todo o processo envolvido na admissão e demissão de funcionários;
• elaborar de forma correta os contratos de trabalho;
• gerenciar férias e licenças, como médica e maternidade;
• organizar os benefícios, como vales transporte e refeição.

Outras funções da área incluem elaboração do contrato de trabalho, entendimento sobre as horas de trabalho permitidas por uma função, legislação referente a horas extras, o piso salarial, o desconto por faltas injustificadas, atestados, dentre outras questões.

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Em algumas organizações, o Departamento Pessoal é subdividido em três setores. Nem sempre essa separação é feita de forma oficial, mas ajuda a entender a base de atuação da área:

• Setor de Admissão: cuida do processo de integração do indivíduo na empresa, nos contextos administrativos e jurídicos. Começa pela busca do profissional no mercado de trabalho, passando pela adequação às funções do cargo e efetuar o registro de acordo com as conformidades da legislação do trabalho.

• Setor de Compensação: responsável pelo controle de jornada, pagamento de salários e benefícios, pagamentos de taxas, impostos e contribuições.

• Setor de Desligamento: responsável pelas etapas de desligamento do funcionário, representando a empresa junto aos órgãos oficiais, como a Justiça do Trabalho. Começa com o desligamento do empregado e termina com o encerramento do contrato de trabalho.

Importante também citar as importantes métricas trazidas pela gestão de Departamento Pessoal, cujos dados são fundamentais para elaboração de estratégias voltadas aos funcionários:

• Turnover ou rotatividade de funcionários: calcula a quantidade de funcionários que se desligaram ou foram desligados da empresa em um determinado período.
• Absenteísmo: é quantidade de faltas de um funcionário.
• Horas extras x horas trabalhadas: mostra se os profissionais estão com baixa produtividade ou com excesso de demandas e, por isso, sobrecarregados. 
• Índice de reclamações trabalhistas: traz a quantidade de reclamações trabalhistas que a empresa recebeu, o que traz prejuízos financeiros e prejudica a reputação da empresa.

Com base em todas essas informações e na percepção sobre o papel do DP, pode-se dizer que a área cuida da parte burocrática, mas é fundamental para manutenção de uma relação trabalhista legal e conduzida de forma correta entre empresa e funcionário. 

A gestão do departamento pessoal é a mesma do RH?

É comum que muitas pessoas confundam Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Muitos, inclusive, acreditam que ambas as áreas são a mesma coisa. No entanto, ao entender melhor o trabalho do DP e RH, será possível entender que elas são diferentes.

Basicamente, o RH está voltado à gestão estratégica de pessoas, enquanto o Departamento Pessoal tem como propósito cuidar dos processos administrativos que envolvem os colaboradores.

O Recursos Humanos se dedica à valorização dos colaboradores e investe em estratégias voltadas ao engajamento das equipes. Realiza o gerenciamento de todas as áreas do relacionamento profissional. 

A área também se dedica à avaliação de desempenho dos funcionário, constrói políticas de gestão, estabelecendo as diretrizes de como a organização irá lidar com seus colaboradores, além de oferecer treinamentos e desenvolvimento pessoal.

Por outro lado, o Departamento Pessoal faz a gestão dos aspectos burocráticos da relação entre funcionário e empresa, cuidando do cumprimento da legislação trabalhista e de relações sindicais.

São funções do setor cuidar da contratação de funcionários e pagamento de seus salários, emissão de licença médica, 13º salário e todos os cálculos trabalhistas, além de cuidar do processo de desligamento e rescisão contratual dos funcionários.

É importante ressaltar que é comum, em empresas de pequeno e médio porte, que um mesmo setor execute as atividades de RH e Departamento Pessoal.

Observando as demandas e funções de cada área, portanto, é possível observar que a gestão de departamento pessoal é diferente da gestão de RH, mas elas se complementam para proporcionar uma boa relação entre funcionário e empresa.

Observe o comparativo abaixo:

Quais as vantagens em ter uma gestão de departamento pessoal a parte do RH?

Agora que a diferença entre o trabalho do DP e do RH estão bem definidas, é importante pontuar as vantagens em se realizar uma gestão de departamento pessoal voltada à área e não vinculada ao RH.

Principalmente devido às funções específicas de cada área, conduzi-las de maneira separada é uma forma de garantir que elas sejam cada vez mais estratégicas e se preocupem com o que realmente importa. Veja algumas vantagens:

Descentralização dos processos

Cria um ambiente propício à inovação, de forma que há espaço para a autonomia dos usuários nos processos do dia a dia e, mais do que isso, torna o DP menos sobrecarregado, não sendo necessário cuidar das atividades de RH, e assim ao contrário.

Otimização das atividades

As atividades de rotina referentes, por exemplo, à jornada dos colaboradores da empresa se tornam mais otimizadas, permitindo que as informações para a folha de pagamento cheguem de maneira correta e ágil.  

Assim como o RH pode se voltar a cuidar das estratégias de engajamento por parte dos funcionários, por exemplo, não sendo necessário se preocupar com os aspectos burocráticos da relação trabalhista.

Aumento da produtividade

A produtividade é algo sempre buscada pelas empresas, em todas as áreas. Mas, para a gestão de departamento pessoal, esse benefício é muito importante, principalmente considerando o alto volume de demandas que precisam ser cumpridas dentro do prazo.

Quando a área deixa de gastar energia cuidando de processos que não dizem respeito à sua função, ela ganha em rendimento e foco, o que só fortalece a produtividade. 

Qual o organograma de uma gestão de departamento pessoal?

É importante falar do conceito de estrutura organizacional que, basicamente, trata de um sistema usado para organizar os profissionais, construir organogramas empresariais e estabelecer de que maneira os funcionários irão se encaixar na empresa.

No contexto da gestão de Departamento Pessoal é importante ressaltar que a sua estrutura deve refletir no tamanho da organização, seu propósito e estratégias que deseja investir. Para isso, existem alguns tipos básicos de estrutura organizacional de DP. 

Veja as mais comuns:

Estrutura organizacional funcional

É a mais comum e, basicamente, trata de três áreas funcionais que são Admissão, Compensação e Desligamento

Na estrutura organizacional, pode-se contar com um diretor de departamento pessoal e especialistas em cada um dos três setores citados.

Em empresas de médio e grande porte há a possibilidade de se contar com um diretor para cada área e, abaixo dele na hierarquia, colaboradores, como analistas e assistentes, que executam atividades relacionadas ao setor. 

Estrutura organizacional plana

A estrutura organizacional plana pode ser considerada o oposto da funcional. Isso porque a palavra “plana” quer dizer a redução nas camadas gerenciais, de maneira que funcionários e gerentes trabalham nas mesmas condições. 

Como exemplo, um diretor de DP pode contar com subordinados diretos, que são especialistas em uma área, e esses profissionais devem se reportar ao diretor, possuindo o mesmo nível e não contando com funcionários abaixo deles na estrutura.

Basicamente, esse modelo reduz a burocracia no ambiente de trabalho, distribuindo responsabilidades e poder igualmente a todos. Esse tipo de estrutura é muito utilizado na gestão de departamento pessoal de startups.

Estrutura organizacional matricial

Quando o DP adota uma estrutura organizacional matricial, as relações de subordinação são diferentes da hierarquia tradicional. 

A estrutura matricial entende que equipes diversas trabalham umas com as outras. Assim, um mesmo gestor realiza o gerenciamento de profissionais de áreas distintas. É muito adotada em gestão de projetos, devido aos altos índices de colaboração e flexibilidade.

Tire outras dúvidas sobre Gestão de Departamento pessoal

Enfim…

O Departamento Pessoal é uma área fundamental para que a empresa tenha sucesso, principalmente no que diz respeito ao relacionamento com os colaboradores. 

E a atuação do setor tende a ser cada vez mais estratégica quando acompanhada da tecnologia para gerir todas as atividades da área, desde o controle de ponto até o fechamento da folha. É mais agilidade, assertividade e gestão eficaz! 

Veja como a gestão de Departamento Pessoal pode ser potencializada com  o uso de um software!