O Que é eSocial e Como Utilizar?

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Você já ouviu falar sobre o que é o eSocial, certo? É bem provável que sim, já que ele está diretamente relacionado aos trâmites burocráticos realizados pelas empresas.

Mesmo que seja um assunto bastante comentado, pode ser que você não saiba exatamente como ele funciona e pode ser utilizado por profissionais de RH e DP na prática. Se for esse o caso, chegou a hora de se inteirar.

Neste post, vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o que é o eSocial para que você entenda exatamente por que ele foi criado e conheça os benefícios que pode trazer ao seu negócio. Confira!

O que é eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do Governo Federal para integrar os dados gerados pelas empresas. 

Essa plataforma unifica a comunicação entre empregadores (empresas) e o Governo, em termos do envio de informações relativas aos colaboradores. 

Isso inclui o pagamento de INSS, FGTS e auxílio-doença, informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Ou seja, diversas obrigações acessórias. Dessa forma, o eSocial substitui a entrega de formulários individuais para cada declaração. 

A alteração foi estabelecida pelo Decreto nº 8373/2014, no qual o eSocial foi instituído. Ele é resultado de uma ação conjunta entre a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Previdência (MTP).

A implantação do eSocial viabiliza uma série de ações, como:

• garantir os direitos previdenciários e trabalhistas;
• simplificar o cumprimento de obrigações legais;
• eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
• aprimorar a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. 

Quer entender mais sobre eSocial? Confira o vídeo que preparamos:

O que é o eSocial simplificado?

Também chamado de eSocial Simplificado Web, esse sistema serve para que as empresas comuniquem o Governo sobre tudo o que se passa com os funcionários da organização, no que se refere a questões administrativas de RH e também nas áreas de Medicina e Saúde Ocupacional.

No final de 2020, o Governo Federal anunciou a chegada da nova “era” do eSocial, muito mais moderna para facilitar outras etapas do processo de envio de informações. O nome fez jus à promessa: eSocial Simplificado.

Já previsto na Lei nº 13.874/19, o novo sistema foi oficializado no dia 23/10/2020, com a criação das Portarias Conjuntas RFB/SEPRT nº 76 e 77. 

Sua criação foi feita em parceria com empresas e entidades representativas de diferentes categorias profissionais, tais como: Sebrae, Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e mais.

Entre outras coisas, as empresas devem enviar pelo eSocial o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) de seus colaboradores. 

Tratam-se dos exames admissionais, demissionais e periódicos, que atestam a boa saúde e capacidade dos trabalhadores para executarem as funções para as quais foram contratados.

No eSocial Simplificado, também é necessário enviar a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). Precisa ser informado sempre que ocorrer um acidente com um trabalhador da empresa.

Informações de ausências, como saídas de férias, licenças-maternidade, licenças-saúde, entre outras, também devem ser informadas pelas empresas no eSocial Simplificado.

Como funciona o eSocial para pequenas e médias empresas?

O funcionamento do sistema é simples: o profissional de DP envia a ele, de uma só vez, as informações necessárias sobre colaboradores ao CAGED, GFIP, RAIS e outros órgãos federais que mediam a relação entre empregador e empregado.

As informações compõem eventos sobre:

• admissões e desligamentos;
• horas trabalhadas;
• alterações salariais;
• folha de pagamento.

Cada evento tem um prazo de envio conforme a sua natureza. Por exemplo: dados de admissões podem ser enviados para o e-Social até o dia anterior à admissão. 

Quanto às demissões, os dados devem ser submetidos com até 10 dias seguintes à data do desligamento, desde que não ultrapasse a data de envio do evento S-1200 — Remuneração, para o empregado a que se refere o desligamento. 

Informações relativas à folha de pagamento, por outro lado, deverão ser submetidas até o dia 15 do mês subsequente. Dessa forma, o recolhimento de tributos e do FGTS está assegurado.

Ele muda por completo como tais atribuições devem ser tratadas, uma vez que sua comprovação é bem mais rigorosa. 

A ideia é que a medida reforce a proteção dos direitos dos empregados brasileiros que trabalham sob o regime da CLT. 

Dessa forma, evita que as instituições deixem de arrecadar valores aos quais fazem jus e driblam a legislação, recolhendo menos encargos do que o originalmente devido.

Não deixe de conferir também estes conteúdos que separamos para você:

• eSocial Para Empresas do Simples Nacional: Veja o Que Mudou
• Folha de pagamento e eSocial: entenda a relação
• Obrigatoriedade do eSocial

Como funcionam os eventos do eSocial?

Um evento é o formato usado para enviar as informações no sistema do eSocial. Eles, por sua vez, apresentam layouts predefinidos. 

Portanto, um evento é qualquer fato jurídico-trabalhista que pode ocorrer na vida de um empregado. Estes são classificados em três tipos: 

• eventos iniciais;
• eventos de tabelas;
• eventos não periódicos;
• eventos periódicos.

Eventos iniciais

Atualmente, com a atualização do eSocial, existe apenas um evento inicial, que se refere a dados iniciais dos colaboradores, como informações administrativas ou fiscais. Ele é conhecido por ser o cadastramento inicial para quem adere ao eSocial na empresa. 

O evento inicial disponível é o S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.

Eventos de tabelas

Os eventos de tabelas e as informações contidas nele servem de base para os eventos não periódicos e eventos periódicos. 

Nos eventos de tabela, o eSocial contempla dados relacionados ao ambiente de trabalho, funções, horários, turnos de trabalho, rubricas e outros. Esse campo também especifica em um dos seus espaços a “data de início de validade” e “data de fim de validade” dos dados.

Qualquer informação nova deve respeitar o prazo de retificação e precisa haver uma mudança na “data de fim de validade”. 

Os eventos de tabela são:

• S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos;
• S-1010: Tabela de Rubricas;
• S-1020: Tabela de Lotações Tributárias;
• S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais.

Eventos não periódicos

Como o próprio nome diz, os eventos não periódicos não possuem uma data fixa para acontecer. Eles contemplam admissões, demissões, afastamentos ou alterações salariais. São informações referentes a questões fiscais, trabalhistas ou previdenciárias. 

Os eventos não periódicos são:

• S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar;
• S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador;
• S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
• S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho;
• S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho;
• S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
• S-2230: Afastamento Temporário;
• S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;
• S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial;
• S-2298: Reintegração;
• S-2299: Desligamento;
• S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início;
• S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual;
• S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término;
• S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários – RPPS;
• S-3000: Exclusão de Eventos;
• S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador;
• S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte;
• S-5003 – Informações do FGTS por Trabalhador;
• S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte;
• S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte;
• S-5013 – Informações do FGTS consolidadas por contribuinte.

Eventos periódicos

Os eventos periódicos são aqueles que se referem às questões que ocorrem com maior frequência dentro das empresas, isto é, possuem datas fixas para ocorrer, como dados relacionados à folha de pagamento. 

Os eventos periódicos são:

• S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
• S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;
• S-1260 – Comercialização da Produção Rural Pessoa Física;
• S-1270 – Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários;
• S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos;
• S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos;
• S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.

O eSocial é obrigatório?

Sim, o eSocial é obrigatório para todas as pessoas jurídicas, até mesmo os Microempreendedores Individuais (MEI), bem como pessoas físicas que possuam empregados domésticos.

Nesse sistema, uma série de relações trabalhistas são consideradas, como: 

• Trabalhadores celetistas; 
• Estatutários;
• Cooperados;
• Autônomos;
• Avulsos;
• Sem vínculo empregatício; 
• Estagiários.

Todos esses grupos precisam estar cadastrados na plataforma do eSocial.

Como mencionamos, a obrigatoriedade do eSocial vale para todas as empresas. Desde janeiro de 2018, a adoção do sistema é obrigatória para empresas com faturamento maior que R$ 78 milhões no ano de 2016. 

A substituição GFIP, FGTS e o SST para essas empresas, entretanto, passou a valer somente em 2019.

Já as empresas com faturamento menor ou igual a R$ 78 milhões em 2016 e não optantes do Simples Nacional começaram a adotar as tabelas do eSocial em julho de 2018.

Os materiais gratuitos a seguir podem ser do seu interesse:

• [EBOOK] Admissão e demissão de colaboradores: como otimizar processos e evitar erros
• [EBOOK] Tecnologia na contabilidade: o que você precisa para ser um contador atualizado!
• [WEBINÁRIO] FGTS Fique por dentro das mudanças Fique por dentro das mudanças

Quais obrigações são cumpridas no eSocial?

O eSocial permite que seja comunicado ao governo federal a situação de vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, acidente de trabalho, avisos prévios, escriturações fiscais, além de informações sobre o FGTS.

Entretanto, isso só é possível porque o sistema acabou por unificar 15 obrigações dos empregadores, que eram prestadas em distintos locais anteriormente. Vejamos quais são essas obrigações:

• GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE — Livro de Registro de Empregados;
• CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD — Comunicação de Dispensa;
• CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT — Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS — Guia da Previdência Social.

O envio dessas obrigações via eSocial não se tornou obrigatório repentina e concomitantemente. A obrigatoriedade, pelo contrário, veio pouco a pouco e seguindo um cronograma predefinido. 

E, ainda, cabe ressaltar que entender quais obrigações já são de envio exclusivo pelo eSocial na sua empresa é essencial para manter a conformidade legal do negócio.

Quais as vantagens e desvantagens do eSocial?

A implementação da plataforma traz vários benefícios aos empreendedores brasileiros. Em vez de ter que preencher várias guias, formulários e papeladas, ou ter que usar vários canais digitais diferentes, você só precisará utilizar um único sistema para resolver diversas obrigações trabalhistas. 

No eSocial ainda será possível gerar as guias de recolhimento do FGTS e de outros tributos, diminuindo assim a possibilidade de erros nos cálculos. 

Confira outros benefícios da implementação do sistema!

Vantagens para os colaboradores

Há garantia de que os empregadores vão cumprir com suas obrigações trabalhistas e previdenciárias em relação aos colaboradores.

Como o sistema é unificado e considera os diversos tipos de relação trabalhistas em vigor no Brasil, até mesmo os trabalhadores sem vínculo empregatício terão seus dados coletados e registrados no eSocial. 

Isso significa que as informações formarão um banco de dados centralizado e rico para o Governo. Isso, é claro, facilita a elaboração e alteração de políticas públicas que beneficiam os colaboradores. 

Vantagens para as empresas

Para as empresas, fica evidente que os processos de envio de dados são simplificados. Como resultado, há aumento da produtividade do time e menor ocorrência de erros nos cálculos — que comprometem severamente os negócios.

Outra vantagem é que o sistema garante maior segurança jurídica, uma vez que os dados ficam armazenados em um único ambiente e todo o processo é feito de forma automatizada e digital.

Por fim, a empresa se beneficia da integração dos processos, possibilidade de fazer registros imediatos no sistema, como novas contratações e demissões, e também da disponibilização desses dados em tempo real para os órgãos envolvidos.

E as desvantagens?

Em relação às desvantagens, o eSocial exigirá uma nova forma de fazer e executar os processos, dado a sua dimensão e complexidade, demandando um grande esforço na padronização e digitalização das informações. 

As empresas que não se adequarem estarão altamente expostas aos riscos do não cumprimento das obrigações.

Quais as funcionalidades do eSocial?

Um dos principais objetivos do sistema do governo é facilitar a gestão da vida do funcionário, diminuir a burocracia e eliminar, ao mesmo tempo, a inadimplência dos empreendedores.

O programa facilita a execução de algumas tarefas complicadas, no que diz respeito à gestão das informações e do ciclo de vida do funcionário CLT na empresa, contando com algumas funcionalidades especiais.

Veja, a seguir, quais são as principais funcionalidades do eSocial:

Fechamento de folha de pagamento

A empresa consegue fechar a folha de pagamentos diretamente pelo portal. É preciso entrar no menu correspondente, selecionar o ano e o funcionário sobre quem deseja informar os dados do pagamento. 

Nesse documento, vão constar informações como salário, descontos, data de pagamento do salário e benefícios do INSS etc.

Consulta à qualificação cadastral do empregado

Sempre que o empregador for cadastrar algum empregado no eSocial, a ferramenta verifica automaticamente se existem divergências entre os dados que constam nas bases do Cadastro de Pessoas Físicas e do Número de Identificação Social.

Mudança de dados cadastrais

Também é possível — de forma fácil e rápida — adicionar ou alterar os dados cadastrais da empresa junto ao Governo. 

Basta ir em “Dados do empregador/contribuinte” no menu “Empregador”. 

Informe de rendimentos

É possível realizar o informe de rendimentos dos funcionários diretamente pelo eSocial. O sistema facilita a apuração do Imposto de Renda pela Receita Federal, tornando assim o processo mais transparente.

O que muda para o profissional de DP com o eSocial? 

Com a chegada do eSocial, as áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal viram impactos significativos na gestão de pessoas, no mapeamento de processos e no uso dos sistemas para otimização do uso.

A seguir, veja cada um desses impactos para o profissional de DP!

Os profissionais precisam ser treinados

Para a implantação do eSocial é essencial que se tenha o apoio da alta gestão da empresa e que as áreas mais afetadas pelo projeto estejam dedicadas e comprometidas em executá-lo.

O eSocial impacta todos os colaboradores, por isso é importante realizar treinamentos quanto aos processos, prazos e novas regras de negócio, além de conscientizá-los sobre a importância de manter seus dados cadastrais atualizados.

Os processos serão fortemente impactados

São diversos os processos impactados, principalmente os relacionados à área de Recursos Humanos.

Com a chegada do eSocial, as regras de negócio e os processos devem ser analisados, mapeados e revisados, a fim de identificar se todos os requisitos do eSocial estão sendo cumpridos.

Alguns dos processos impactados são os de recrutamento e seleção, admissão, movimentação e desligamento.

Como exemplo, no caso do processo de recrutamento e seleção, a empresa deve garantir que todos os dados dos candidatos sejam coletados e registrados corretamente no sistema. 

Isso faz com que o evento de admissão seja enviado no prazo (até o final do dia anterior ao início das atividades do novo colaborador) e de maneira qualificada.

Os sistemas passarão por adaptações

Uma das certezas que o eSocial traz é que os sistemas de informação das empresas serão afetados pelo projeto.

Feita a revisão dos processos e identificados os gaps entre a situação atual e os processos redesenhados, as empresas devem analisar quais serão as adequações nos sistemas existentes, assim como avaliar a aquisição ou o desenvolvimento de novas plataformas.

Ao que se atentar ao realizar rotinas de DP com eSocial?

O manejo correto do sistema exige o cumprimento de certas formalidades e prazos. Obtendo êxito, o empresário estará de acordo com a lei, evitará dores de cabeça e possíveis ações trabalhistas ou multas no futuro.

Colaboradores engajados e treinados, portanto, são capazes de lidar bem com o sistema e estarão aptos a alimentá-lo corretamente e de maneira eficiente. Para isso, alguns cuidados devem ser tomados.

Confira, a seguir, ao que os profissionais de DP precisam se atentar ao realizar suas rotinas com o eSocial:

Admissão e demissão

Qualquer admissão de funcionário pode ser transmitida ao eSocial até um dia anterior à admissão. Caso a admissão não ocorra, todo o processo pode ser cancelado na plataforma.

Avisos prévios devem ser informados no sistema e informações sobre processos de demissão devem ser informadas ao Governo Federal por meio do sistema em até dez dias após a data do desligamento (no caso de aviso prévio indenizado).

Jornada de trabalho

A duração da jornada de trabalho é outra informação que deve constar no eSocial, já que apenas assim é possível identificar e computar corretamente faltas, horas extras, adicionais, intervalos e monitorar possíveis bancos de horas. 

Alterações de horários devem ser informadas mesmo que o trabalhador não faça marcação de ponto.

Salário

Qualquer alteração no salário do funcionário deve ser informada no sistema em até 15 dias subsequentes ao acontecimento, desde que não ultrapasse o período do fechamento da folha, pois a informação tem que estar cadastrada para efetuar o cálculo. 

Vale anotar ainda que a folha de pagamento deve ser cadastrada no dia 15 de cada mês. 

Caso o novo salário não conste no sistema até aquela data, não será possível registrá-lo — o que pode causar problemas para o empreendedor.

Benefícios

Se você tem colaboradores que realizam a mesma função, mas que recebem salários muito diferentes, pode ter problemas com o sistema do governo.

Da mesma forma, todos os funcionários devem receber os mesmos benefícios. Não se pode dar um bônus a um colaborador e a outro não, pois isso pode ser entendido pelo sistema como uma espécie de complemento do salário.

Estagiários

As informações de estagiários, que antigamente podiam ser controladas pelas universidades, também devem ser feitas no eSocial, incluindo relatórios e uma pessoa responsável pelo estagiário. 

Por isso, tenha atenção também aos estagiários, reunindo as informações sobre eles para enviar ao sistema.

Direitos trabalhistas

Verifique se a empresa está cumprindo todos os direitos trabalhistas dos seus colaboradores, como férias, descanso semanal remunerado, descanso noturno, horas extras e tudo o que é previsto pela Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).

Com o eSocial, é mais fácil os órgãos fiscalizadores avaliarem se esses direitos trabalhistas estão sendo pagos aos funcionários ou não, e se são realizados no prazo devido.

Quais mudanças foram trazidas pelas Reforma Trabalhista?

As novas diretrizes da Reforma Trabalhista alteraram mais de cem artigos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

A partir de sua sanção presidencial, a relação entre empregados e empregadores foi amplamente modificada, principalmente porque os acordos firmados prevalecerão sobre a lei — o que até então não acontecia.

A justificativa foi atualizar e modernizar as relações trabalhistas, além de flexibilizar e estimular a livre negociação. No entanto, foram realizadas alterações substanciais. 

Veja quais são as principais mudanças causadas pela Reforma Trabalhista:

Extinção das horas de deslocamento

Esse período deixou de ter pagamento obrigatório, mesmo que o transporte seja fornecido pelo empregador ou se a empresa estiver em local de difícil acesso.

Multa por empregados não registrados

O valor passou para R$ 3 mil por trabalhador, mas microempresas e empresas de pequeno porte (EPPs) pagam R$ 800. 

A visita dupla para autuação foi excluída. Caso os dados do empregado deixem de ser repassados, a multa é de R$ 600.

Compensação e banco de horas

A compensação semestral pode ocorrer se estiver prevista em acordo individual de trabalho. 

A jornada de 12 x 36 horas requer autorização por negociação coletiva. As horas extras ainda devem ser pagas, mas a empresa deve apenas o adicional que descumprir os requisitos legais para compensação.

Aumento da jornada parcial

A carga horária aumentou de 25 para até 30 horas por semana, com a autorização de mais 6 horas suplementares para jornadas de 26 horas semanais. 

A compensação pode ser feita na semana seguinte e é permitido ao empregado vender 1/3 das férias.

Intervalo de almoço e repouso

O período descumprido deverá ser pago com acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal como forma de indenização. 

O intervalo pode ser reduzido para 30 minutos se houver acordo ou convenção coletivos.

Fracionamento de férias

As férias podem ser fracionadas em até 3 períodos, sendo que um deve ter, pelo menos, 14 dias e os outros, 5 dias. 

O início das férias não pode ocorrer nos dois dias anteriores a feriado ou dia de repouso semanal remunerado.

Existem outras mudanças impostas pela Reforma Trabalhista. No entanto, essas foram as que mais influenciaram as relações existentes em pequenos e médios empreendimentos.

Qual o calendário 2022/2023? 

O uso do sistema é obrigatório desde 8 de janeiro de 2018 e as informações nele prestadas têm caráter declaratório. 

Isso quer dizer que a declaração constitui um instrumento eficiente para a exigência dos tributos e encargos trabalhistas e que não tenham sido recolhidos no prazo consignado para pagamento.

Para não ter dúvidas em relação às fases do cronograma, confira a tabela com as datas de implementação:

O grupo 4 (órgãos públicos e organizações internacionais) é o único que ainda terá fases a cumprir no segundo semestre de 2022 e no início de 2023. Confira:

• 3ª Fase: 22/08/2022: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (de todo o mês de agosto/2022)
  • Substituição da GFIP (Outubro/2022): substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias
  • Janeiro/2023: substituição da GFIP em caso de confissão de dívida relativa a contribuições previdenciárias e contribuições sociais devidas, por lei, a terceiros em decorrência de decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela justiça do trabalho
  • Data a definir: substituição da GFIP para recolhimento do FGTS
• 4ª Fase (01/01/2023): na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST).

Quais ferramentas auxiliam no uso do eSocial? 

É importante que você se prepare para finalizar o processo de adoção ao eSocial — evitando, assim, preencher as informações com pressa e acabar cometendo erros, que vão prejudicar sua empresa e seus funcionários. 

Algumas dicas para fazer a transição com mais segurança e tranquilidade são descritas a seguir. Confira!

Documentos digitais

Tenha cada documento e registro dos seus funcionários em formato digital, especialmente porque no sistema deverá ser cadastrado o histórico de cada trabalhador. 

Desta forma, você agiliza o processo e se previne de perder tempo correndo atrás da papelada depois.

Oriente o responsável por realizar as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas da sua empresa.

Algumas informações adicionais sobre os contratos de trabalho serão solicitadas com a implementação do eSocial, como:

• histórico cadastral e contratual;
• nome social do funcionário;
• dados de trabalhadores estrangeiros;
• registro de Contribuição Patronal para o sindicato;
• modalidade do aviso-prévio;
• entre outros dados. 

Além disso, alguns registros terão de ser feitos de forma imediata, como a contratação de um novo funcionário. 

Os responsáveis pelo RH, DP e contabilidade deverão estar bem informados sobre todas essas questões para evitar erros e complicações.

Tenha um Certificado Digital

O Certificado Digital é uma espécie de assinatura eletrônica que garante a legalidade das operações virtuais, e que também é utilizado em outros processos e sistemas relacionados ao cumprimento de obrigações legais. 

Você deve ter um modelo A1 ou A3, válidos pelo padrão ICP Brasil, para poder utilizar o eSocial.

Garanta a compatibilidade dos arquivos

É muito importante verificar se o sistema que você utiliza nas operações digitais (como folha de pagamento, entre outros) gera arquivos aceitos no eSocial. 

Procure saber se as plataformas são compatíveis e tente adequar os processos o mais rápido possível — e assim evitar transtornos no momento de cumprir suas obrigações.

Use um software de admissão digital

Um software de admissão digital serve para otimizar a rotina do DP e as ações que dependem das pessoas contratadas. 

Entre as suas funcionalidades básicas, está a validação das informações junto ao eSocial — facilitando ainda mais a vida do DP e evitando erros que retardam o processo e causam retrabalho.

Sabendo disso, é importante buscar por um software de admissão digital que permita que a própria pessoa contratada confira e valide os dados a serem enviados para o sistema do governo.

Além de poupar tempo do DP, isso aumenta as chances de que o processo de admissão seja concluído mais rapidamente e com sucesso.

O software de admissão digital do Tangerino, por exemplo, é a melhor escolha para a sua empresa.

A solução otimiza o processo admissional das PMEs, tornando-o 100% digital, simples e interativo para todas as partes envolvidas, promovendo uma experiência facilitada para o DP e as pessoas contratadas.

Em um processo linear que evita perda de prazos, etapas puladas ou documentos esquecidos, seu DP consegue fazer toda a gestão de novas admissões, inclusive porque o software facilita a comunicação entre as partes.

Essa comunicação abrange também outros agentes, como o contador e o departamento financeiro, que também se inserem no processo de admissão. Assim, todo o processo é facilitado.

Principais dúvidas sobre eSocial

Agora que você já conhece tudo sobre o eSocial e de que forma esse sistema facilita e otimiza as rotinas da empresa, chegou a hora de recapitular tudo que aprendemos. Vamos lá?

Aprendeu tudo sobre o que é eSocial?

Fica evidente que o eSocial possibilitou mudanças positivas para as empresas, oferecendo um processo moderno e menos burocrático que acompanha as novas tendências de mercado. Isso resulta em diversos benefícios e vantagens para os negócios.

É importante reforçar que, apesar de mudar a forma de coleta, as regras e regimes tributários não foram alterados. 

Além disso, a atualização é obrigatória e, se não for feita, pode resultar em complicações para a empresa.

Neste post, você descobriu o que é eSocial, como esse sistema funciona e quais os benefícios dele para as empresas e para o governo. Além disso, também conferiu os prazos para adoção do eSocial.

Se a sua empresa ainda não está preparada para adotar a folha de pagamento digital do Governo Federal, atente-se para os prazos para não sofrer multas e penalidades!

Aproveite a visita e confira nosso guia completo sobre contabilidade digital para aumentar a produtividade da sua empresa!