Política de reembolso de despesas: o que é e importância para empresas 

Tempo de Leitura: 11 minutos

Para uma empresa ter um orçamento bem ajustado e sem gastos além do esperado, é fundamental a criação de uma política de reembolso de despesas. A gestão deve sempre ter as finanças como uma das principais preocupações, assim como manter os colaboradores satisfeitos no trabalho.

Nesse sentido, preparamos um artigo completo com tudo sobre como deve ser uma boa política de reembolso de despesas. Além disso, vamos explicar a legislação vigente e o melhor processo interno para implementar uma política no mundo corporativo. 

Para gestores e empresários visionários, esse mecanismo constitui uma estratégia importante e é parte dos procedimentos de contabilidade, de transparência e de organização dentro da empresa.  A seguir, você vai saber:

Continue a leitura e saiba todos os benefícios e formas de realização!

O que é uma política de reembolso de despesas?

A política de reembolso de despesas é um conjunto detalhado de diretrizes e procedimentos usados para a empresa restituir gastos realizados por colaboradores em atividades de trabalho. Envolve, também, a explicação do que pode e o que não pode ser reembolsado, como o funcionário deve solicitar e os limites de gastos.

Exemplo: um colaborador realizou uma viagem a trabalho para a empresa e precisou gastar com transporte, hospedagem e alimentação durante o período de atividades em outra cidade, arcando com os custos do próprio bolso. Nesse caso, a empresa deve ressarci-lo, haja vista que foi uma viagem a negócios. 

Agora, se esse mesmo colaborador quiser comprar algum presente para alguém da empresa, esse gasto configura como de ordem pessoal e não será reembolsado. Por esse motivo, a corporação precisa deixar explicado o que são gastos pessoais e gastos corporativos.

Outras situações de reembolso podem envolver a compra de suprimentos para realização das atividades, como materiais de papelaria e equipamentos de escritório. Por esse motivo, o departamento financeiro precisa explicar e manter a transparência do que são despesas corporativas, bem como informar a todos que essa prática é central na organização financeira.

O que a lei diz sobre políticas de reembolso de despesas?

O cumprimento das leis é fundamental para evitar problemas trabalhistas futuramente e manter a empresa dentro das normatizações jurídicas. Por esse motivo, a CLT destaca que os gastos para a realização das atividades da empresa devem ser arcados pelo empregador, ou seja, pela própria empresa.

O artigo 457 da CLT regulamenta o cálculo da remuneração do trabalho e direciona o que a empresa precisa seguir. Nesse artigo, há destaque para as diárias de viagens, as quais não são consideradas pagamento de salário ou que geram encargos trabalhistas quando ultrapassam 50% do salário.

Leia também:

Já o artigo 458 da CLT, direcionado às remunerações, e estabelece que:

• “Art. 458 — Além do pagamento em dinheiro, compreende-se no salário, para todos os efeitos legais, a alimentação, habitação, vestuário ou outras prestações “in natura” que a empresa, por força do contrato ou do costume, fornecer habitualmente ao empregado. Em caso algum será permitido o pagamento com bebidas alcoólicas ou drogas nocivas.”

É importante saber que, desde 2017, com a implementação da Reforma Trabalhista, as práticas de reembolso ficaram mais regulamentadas. 

A Lei n.º 13.467, de 13 de junho de 2017, mas um dos pontos centrais é que as políticas de reembolso podem ser realizadas a partir da formalização de um acordo entre empresa e colaborador.

A organização é respaldada legalmente para pedir comprovantes e notas fiscais das despesas, quando for necessário, como uma forma de prestação de contas e de controle dos gastos internos. 

Essas ações também servem para arquivamentos em bancos de dados, os quais serão acessados pelos departamentos, quando precisarem.

Portanto, a empresa precisa incluir todos esses termos previstos em lei nas suas políticas de reembolso de despesas. Comunicar abertamente aos colaboradores é uma ação que evidencia o compromisso da organização na gestão de seus recursos e na satisfação dos funcionários.

Quais são os tipos de política de reembolso de despesas?

Há alguns tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas que devem ser implementadas pelas empresas. São elas:

• reembolso de home office;
• reembolso de viagens a trabalho;
• reembolso de despesas médicas;
• reembolso de treinamento.

Reembolso de home office

O fato de um colaborador estar trabalhando em casa não exime a empresa de arcar com alguns custos para que ele desempenhe suas funções. 

Conforme o artigo 75-D da Reforma Trabalhista:

“A compra, a manutenção e o fornecimento de equipamentos para desenvolvimento do trabalho remoto deve ser prevista em contrato por escrito.” 

O mesmo vale para o ressarcimento de gastos do empregado.

Logo, no ato de contratação, a empresa deve destacar quais gastos estão incluídos em casos de reembolso. Pode ser que a compra de um determinado equipamento, como um computador, seja necessária e, com isso, a empresa vai precisar pagar ao trabalhador.

O trabalho home office tem sido muito usado por empresas, sobretudo desde a pandemia de covid-19. Por esse motivo, os departamentos de recursos humanos e de finanças devem estar atentos à legislação trabalhista. E no momento de contratação, tais termos devem ser especificados para resguardar ambas as partes.

Reembolso de viagens a trabalho 

Também chamado por alguns setores como reembolso de quilometragem, esse tipo de pagamento acontece quando um colaborador faz uma viagem usando seu próprio carro para realizar alguma atividade da empresa. 

A depender dos acordos firmados, a empresa pode estabelecer duas formas de pagamento:

• por quilômetro rodado durante os trajetos;
• por recibos de abastecimento em postos de combustíveis e serviços de manutenção.

Esse reembolso pode incluir hospedagens em hotel, despesas com alimentação e também deslocamentos até os locais a serem visitados pelo empregado. Agora, se a empresa disponibilizar um veículo, por exemplo, e o funcionário necessitar abastecer, esse gasto também deverá ser reembolsado.

Reembolso de despesas médicas

Segundo o quinto parágrafo do artigo 458 da CLT, na Reforma Trabalhista, os gastos com assistência médica ou odontológica não são parte do salário do colaborador. 

Em algumas organizações, há fornecimento de planos e convênios como parte dos benefícios, o que pode incluir cartões de benefícios. No entanto, outras empresas optam por bancar os gastos médicos dos funcionários e, até mesmo, a compra de medicamentos para tratamentos de saúde. 

Por esse motivo, a política de reembolso de despesas deve ser bem ajustada e alinhada de acordo com os parâmetros internos e as lógicas organizacionais.

Reembolso de treinamento

A capacitação profissional com cursos é fundamental para os colaboradores que desejam aprimorar e atualizar seus conhecimentos para o desenvolvimento das atividades cotidianas. Por esse motivo, quando ocorrem inscrições, deslocamentos e compras de cursos, a empresa pode arcar com o ressarcimento.

Uma boa dica para o departamento de recursos humanos é investir em capacitações internas, o que pode ser mais vantajoso em termos de gastos e de tempo. Além disso, esse tipo de capacitação permite reunir um número maior de colaboradores, evitando gastos individuais.

Por que é importante criar uma política de reembolso de despesas?

Uma política de reembolso de despesas constitui uma medida administrativa que exige estratégias para que a empresa tenha um orçamento adequado, medidas de transparência e uma gestão organizacional consistente. 

Há muitos benefícios com a criação de uma política de reembolso de despesas, haja vista os parâmetros de responsabilidade financeira e o cumprimento das legislações. A política de reembolso de despesas corporativas:

• evita problemas com leis trabalhistas;
• deixa claro quais são as regras para reembolsos;
• otimiza o processo de análise do reembolso;
• melhora o controle financeiro;
• identifica fraudes.

Evita problemas com leis trabalhistas

Como você percebeu, há um conjunto de leis trabalhistas, direcionadas à regulamentação das atividades dos colaboradores, que deve ser respeitado e seguido fielmente pelas empresas. Seguir as indicações legais é central para não gerar problemas trabalhistas para o trabalhador e para a empresa.

Dessa forma, um alicerce sólido é desenvolvido na gestão dos recursos humanos e financeiros. Fique atento à CLT e à Reforma Trabalhista, bem como a todas as atualizações que possam ocorrer.

Deixa claro quais são as regras para reembolsos

Muitas pessoas perguntam como deve ser uma boa política de reembolso de despesas? E um dos primeiros pontos é deixar de maneira clara as regras estabelecidas pela empresa para o pagamento de reembolsos. 

Ao delinear quais são os gastos permitidos e ressarcidos pela organização, cria-se um mecanismo de garantias para os trabalhadores. Além disso, é uma forma de orientar todos o que pode e não pode ser feito, seja em viagens de trabalho ou na compra de determinados suprimentos.

Outro benefício é prevenir mal-entendidos e outros problemas internos. Logo, uma dica é investir em uma comunicação não-violenta por meio de explicações e atualizações sempre que necessárias para todos os envolvidos na empresa.

Por isso, a política de reembolso de despesas deve conter tudo que é necessário para o processo de ressarcimento. Indique a necessidade de:

• comprovantes de pagamento ou notas fiscais;
• quais gastos são elegíveis;
• os limites permitidos;
• em quanto tempo o colaborador deve fazer a solicitação, etc.

As empresas também podem adotar uma prática chamada de workflow. Trata-se de um mecanismo que vai mostrar o fluxo de trabalho da organização. Assim, todos conseguem saber como o processo será executado, a etapa em que está e a que está por vir.

Leia também:

• Benefícios corporativos: quais são e por que adotar?
• Capacitação interna: investindo em sua equipe

Otimiza o processo de análise do reembolso

Em termos de burocracias e gasto de tempo, a implementação da política de reembolso de despesas consegue otimizar o trabalho da equipe de recursos humanos e financeiro. Assim, todo o trâmite é feito com mais celeridade e transparência.

Outra dica é implementar os processos de modo automatizado, ou seja, a partir do uso de softwares para facilitar o dia a dia e evitar erros. 

Esses sistemas permitem ainda o armazenamento da documentação e evita a perda de alguma etapa, algo muito comum quando os processos são executados manualmente e com uso de grandes volumes de papéis.

Melhora o controle financeiro

Com a elaboração de diretrizes para orientar os trabalhadores, a empresa consegue melhorar o controle financeiro e ter um orçamento equilibrado. Além de permitir um olhar mais aguçado para os gastos, é possível localizar problemas financeiros ou ainda otimizar determinados setores. 

Para melhorar ainda mais a empresa, é importante a elaboração de relatórios e gráficos para ajustar as contas e determinar os orçamentos. Outra melhoria é relacionada ao conhecimento mais aprofundado de cada setor e de seus colaboradores.

Identifica fraudes

Fraudes financeiras são problemas graves dentro de uma empresa. Portanto, é crucial ter mecanismos que coíbam qualquer brecha para que irregularidades não possam ocorrer internamente. 

A política de reembolso de despesas é uma das maneiras mais eficazes para evitar trapaças nas contas e desvios de dinheiro. É importante que, antes de qualquer pagamento, a empresa certifique do seguinte:

• qual tipo de gasto foi feito;
• para que;
• quando 
• e em quê foi feito.

É necessário entender os motivos que levaram o colaborador a gastar com alguma compra e peça a comprovação dos gastos. Uma forma de prevenir fraudes e problemas com a prestação de contas é implementar o uso do cartão empresarial. 

Dessa forma, a empresa consegue saber detalhadamente o que foi gasto, quando e em que local, além de desburocratizar muitos processos internos, já que é possível acompanhar os gastos em tempo real, ter monitoramento e ajuda do banco sempre que necessário.

Aproveite a visita para conferir alguns materiais ricos e gratuitos que separamos para otimizar as rotinas do seu DP:

• [KIT] Gestão Contabil
• [GUIA] 7 benefícios mais oferecidos pelas empresas

Como criar uma política de reembolsos de despesas?

Com o intuito de ser transparente e ter maior responsabilidade financeira, a empresa deve estabelecer, explícita e detalhadamente, o que configura como gastos elegíveis para reembolso. Todas as determinações internas devem estar consoante à legislação e à estrutura da organização. 

Para que você saiba como deve ser uma boa política de reembolso de despesas, reunimos 7 pontos determinantes na elaboração e implementação. Vamos aprofundar os seguintes passos:

1. Seguir as leis trabalhistas com rigor
2. Considere as demandas dos colaboradores
3. Crie um sistema de solicitação
4. Defina quais são os documentos que comprovam a despesa
5. Estabeleça quais são os cargos que têm despesas corporativas
6. Torne clara a existência da política de reembolsos corporativas
7. Melhore-a sempre!

1. Seguir as leis trabalhistas com rigor

Vale reiterar que a legislação trabalhista precisa ser de conhecimento da equipe financeira e de recursos humanos da empresa. Estar por dentro do que manda a lei vai evitar problemas internos e até mesmo processos futuros que podem comprometer a imagem da organização.

Além disso, os gastos que o trabalhador precisa ter para desempenhar as funções na empresa precisam ser reembolsados. Conte com a ajuda do departamento jurídico ao criar a política de reembolso de despesas e esteja em conformidade com as exigências trabalhistas.

2. Considere as demandas dos colaboradores

Uma empresa precisa conhecer as demandas dos colaboradores antes de definir os critérios de reembolso. Muitas vezes, situações de desconforto podem ser evitadas apenas recebendo o retorno dos funcionários e alinhando internamente as necessidades. Para tanto, promova questionários e reuniões frequentes.

Há setores que podem demandar gastos específicos na realização de suas atividades cotidianas. Um exemplo é o departamento de comunicação que pode precisar de softwares específicos para criação de imagens e vídeos para a empresa. Isso exige a compra de licenças e assinaturas mensais ou anuais.

Saber o que a estrutura da organização precisa é fundamental para construir  um orçamento mais preciso. Por isso, invista em mecanismos abertos de comunicação para tirar dúvidas, dar esclarecimentos e ser transparente com os recursos.

Sempre que possível busque respostas dos colaboradores e ouça o que cada um tem a dizer do dia a dia da empresa.

3. Crie um sistema de solicitação

Para tornar o processo mais rápido e fácil, uma alternativa é criar um sistema de solicitação para os colaboradores. Além de otimizar o dia a dia, essa ferramenta digital permite o acompanhamento do processo e saber exatamente quando ocorrerá o ressarcimento.

Essa ação será uma aliada no cotidiano da empresa para todos os envolvidos. 

4. Defina quais são os documentos que comprovam a despesa

Ao projetar uma política de reembolso de despesas, o departamento de recursos humanos e financeiro precisa definir claramente quais são os documentos aceitáveis como comprovantes de gastos corporativos. 

Isso quer dizer que uma lista de documentos válidos precisa ser criada pela organização como mecanismo para orientação no processo de reembolso. Muitas vezes, recibos, notas e cupons fiscais são aceitos como meios de comprovação de gastos.

5. Estabeleça quais são os cargos que têm despesas corporativas

Considerar a hierarquia da organização é fundamental para saber quais cargos têm despesas corporativas e precisam se atentar às diretrizes da política de reembolso. Há colaboradores, como diretores, que realizam viagens de negócios, visitas a clientes e compras para a realização das atividades.

Sendo assim, definir quem está elegível para receber os pagamentos é uma forma de assegurar aos trabalhadores que podem gastar com determinados serviços e produtos, mas que receberão o valor depois conforme as políticas de reembolso de despesas.

Além de definir quem será incluído na política, é importante determinar:

• as despesas permitidas
• as despesas proibidas para ressarcimento
• o limite de valores para determinados itens (hospedagens, alimentação, transporte, equipamentos…)
• o tempo para solicitação
• a documentação exigida para o processo

Uma avaliação do histórico de gastos da empresa e dos colaboradores é necessária para ajustar o orçamento. Saber quais despesas são mais frequentes e quais são esporádicas ajuda na saúde financeira da corporação.

6. Torne clara a existência da política de reembolsos corporativas

A divulgação da política de reembolsos é importante para que todos os colaboradores tenham consciência do que pode ser ressarcido em caso de necessidade para realização do trabalho. Por isso, o departamento de recursos humanos precisa mostrar e explicar todas as diretrizes.

7. Melhore-a sempre!

Agora que você sabe como deve ser uma boa política de reembolso de despesas, tenha em vista as melhorias frequentes. Sempre que necessário, ajuste e aprimore os processos internos.

Ao fazer isso, atualize todos os colaboradores das mudanças e das melhorias para evitar surpresas e desentendimentos. A revisão é um processo tão importante quanto a criação das políticas de reembolso de despesas.

Por fim, uma dica valiosa é documentar todos os reembolsos em sistemas digitalizados para que esses documentos estejam reunidos em um único local, com fácil acesso e atualização, evitando também perdas.

Em casos futuros de cobranças indevidas, a empresa consegue comprovar que o reembolso foi feito seguindo os parâmetros internos e as legislações em vigência.

Próximo passo: inclua o cartão corporativo na política da empresa 

Seja para uma pequena, média ou grande empresa, a política de reembolso de despesas é um mecanismo central para uma gestão que visa alcançar bons resultados financeiros. 

Assim como vimos ao longo do artigo, a política de reembolso de despesas pode ajustar a gestão financeira da empresa, possibilitar o aumento do faturamento e seus resultados no mercado.

Por esse motivo, confira nosso artigo sobre cartão corporativo aqui no blog da Solides Tangerino e, melhor: aproveite para conhecer as vantagens, os tipos mais usados e como essa ferramenta pode otimizar a rotina da organização!