Como fazer controle de ponto eletrônico por geolocalização?

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Uma das principais dificuldades das empresas no controle da jornada de trabalho está relacionada a funcionários que não trabalham na sede da empresa ou escritório. Seja no home office, em serviços externos ou no transporte, fazer a gestão e o acompanhamento das horas trabalhadas desses profissionais sempre foi um desafio. 

Mas hoje a tecnologia já oferece recursos que permitem esse monitoramento de maneira legalizada e muito eficiente por meio do ponto eletrônico por geolocalização. 

Quer saber o que é e como fazer a gestão de ponto eletrônico de forma mais eficiente? então acompanhe esse conteúdo até o final. 

O que é o ponto eletrônico por geolocalização?

O ponto eletrônico por geolocalização é uma das formas de se fazer controle de ponto dos funcionários. A geolocalização é uma funcionalidade que pode ou não existir em sistemas de ponto eletrônico digital. Costumeiramente, é utilizada no contexto do departamento pessoal para o registro de ponto realizado por celular do próprio funcionário.

O que é geolocalização? 

É provável que você já tenha ouvido falar em geolocalização por causa de aplicativos de transporte, como Waze, Google Maps e até mesmo o Uber. 

Geolocalização é a identificação exata ou aproximada do local geográfico em que alguém ou alguma coisa está. 

Quando seu telefone está com a geolocalização habilitada, você consegue utilizar um aplicativo de rotas e determinar os melhores caminhos para chegar em determinado ponto. 

Mas não é apenas nesse tipo de aplicativo que a geolocalização funciona. Ela também é usada para identificar sua localização e oferecer anúncios relevantes para a sua localidade, como de restaurantes próximos, por exemplo. 

Esse recurso é muito útil, pois otimiza a experiência do usuário, já que, a partir dessa informação, fica fácil perceber que, se você está em São Paulo, por exemplo, não faz sentido mostrar propagandas de restaurantes em Salvador, não é mesmo? 

Embora não seja tão perceptível naturalmente, essa tecnologia está presente no nosso dia a dia e nos ajuda em muitos aspectos. 

Como funciona a geolocalização? 

A geolocalização pode ser utilizada a partir de 3 métodos diferentes: o GPS, o GSM e o Wi-fi ou wireless, que é a internet sem fio que já estamos acostumados. Como você vai compreender melhor a seguir.

Antes, confira algumas sugestões de leitura:

• Tratamento de Ponto Eletrônico: O Que é e Por Que Fazer?
• Tipos de Controle de Ponto: Conheça Quais São e o Melhor Para Sua Empresa
• Tudo Sobre o Controle de Ponto Digital
• Ponto Digital Biométrico: Como Funciona e Quando Implementar

Geolocalização por GPS

GPS significa Sistema de Posicionamento Geográfico, traduzido para o nosso português. Ou seja, é uma tecnologia que funciona por meio de transmissões via satélite. 

Para que ela funcione o dispositivo precisa estar ativado. Dessa maneira um satélite capta os sinais emitidos e identifica sua localização aproximada. 

A principal vantagem desse sistema é não precisar de conexão com a internet. Mas, ele pode falhar caso haja alguma interferência no sinal ou barreira física, como acontece quando entramos no túnel e perdemos o sinal do aplicativo de trânsito. 

Geolocalização por GSM

A sigla GSM significa Sistema Global para Comunicações Móveis, também já traduzido. Ela também pode ser chamada de radiofrequência, pois funciona por meio de ondas de rádio. 

As informações são fornecidas pelas torres das operadoras de telefonia móvel e, assim como o GPS, o GSM funciona muito bem em longas distâncias. 

A vantagem é que, desde que o celular esteja ligado e com sinal, o GSM consegue localizar e indicar sua posição geográfica com boa precisão. 

Mas, se a pessoa estiver em um lugar sem sinal telefônico, não é possível fazer a localização. 

Geolocalização por Wi-fi

Esse tipo de geolocalização utiliza a internet sem fio para identificar a localização exata da pessoa. 

A vantagem desse método é ser possível transmitir informações de geolocalização mesmo em ambientes fechados ou com muito movimento, que poderia causar interferências para os outros modelos. 

Mas a desvantagem é a necessidade de estar próximo de uma rede wireless, seja com um roteador ou um repetidor de sinal. 

O controle de ponto por geolocalização é legal? 

Sim, sem dúvidas! O ponto eletrônico por geolocalização é um dos principais avanços tecnológicos e faz parte de um esforço para desburocratizar as normas trabalhistas. 

Na verdade, os sistemas de ponto eletrônico foram regulamentados oficialmente pela Portaria 671, publicada em 8 de novembro de 2021. 

Esse documento trata de diversos assuntos relacionado às regras trabalhistas, e é bem extenso, mas a principal mudança está vinculada ao controle de ponto, já que ela incluiu  

algumas regras, como a classificação do tipo de ponto e as exigências para a emissão do comprovante.

Classificação do tipo de ponto

A Portaria 671 estabeleceu uma divisão entre os Registradores Eletrônicos de Ponto REP-A e REP-P, oficializando a existência de três tipos:

• REP-C: Registro de ponto convencional;
• REP-A: Diz respeito ao registro alternativo, caracterizado por um conjunto formado pelo equipamento e o programa de computador utilizado para registrar a jornada de trabalho;
• REP-P: Denominação dada ao registro por programa, mas que extrapola o que vimos anteriormente por se tratar de um sistema que permite não apenas a marcação de ponto, mas o tratamento de ponto.

Outra forma de diferenciar essas tecnologias é saber que todas as soluções REP-P estão registradas no INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial).

O que a nova Portaria fez foi categorizar melhor os sistemas tipo app, deixando claro que sua diferença para do REP-P para o REP-A está no fato de serem mais completos.

Essa nova classificação indica com muito mais clareza quais sistemas contam com funcionalidades extras que, entre outras coisas, facilitam a gestão da jornada de trabalho.

Comprovante de Registro de Ponto

Outra regra estabelecida pela Portaria 671 foi a obrigatoriedade de emissão do Comprovante de Registro de Ponto, determinando ainda que ele pode ser impresso ou salvo em arquivo eletrônico.

Nesse último caso, é preciso respeitar alguns requisitos, que são:

• Deve ser em PDF e assinado eletronicamente;
  • No REP-C, devem seguir as normas do INMETRO;
  • Nos REP-A e REP-P, devem ser assinaturas qualificadas, com certificado emitido pelo ICP-BRASIL), conforme previsto na Lei 14.063/2020;

• O trabalhador deve ter acesso, por meio eletrônico, ao comprovante de seu registro de ponto a cada marcação, independente de prévia aprovação ou solicitação;

• Esses comprovantes devem estar disponíveis para extração por um prazo de pelo menos 48 horas, independentemente de qualquer solicitação prévia.

Uma das mudanças trazidas pela Portaria 671 do MTP é que todos os sistemas de registro de ponto devem disponibilizar arquivos em formato AFD (Arquivo Fonte de Dados).

No caso do REP-C, devem ser extraídos por USB e nos REP-A e REP-P, devem ser disponibilizados imediatamente ao Auditor-Fiscal do Trabalho.

LGPD: o uso de ferramentas com geolocalização infringe a lei?

Não! A geolocalização não infringe a Lei Geral de Proteção de Dados. Para sanar essa dúvida muito comum é preciso compreender mais a fundo a legislação. Entenda a seguir.

O assunto de vazamento e proteção de dados é de extrema importância, apesar de algumas empresas ainda não darem a devida atenção ao tema. 

A LGPD foi criada para proteger os direitos de liberdade e de privacidade das pessoas, sendo assim, todos precisam seguir normas específicas que garantam a proteção desses direitos, inclusive as empresas em relação a seus colaboradores. 

Sendo assim, informações como nome, CPF e endereço, além de dados sensíveis como biometria, preferências políticas e religiosas precisam ser protegidas. 

Para a lei de proteção de dados, as seguintes definições se aplicam:

“I – dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável;

II – dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;

V – titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;

[…]

X – tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;”

Essas regras impactam diretamente o RH, pois esse setor trabalha diretamente com dados pessoais e sensíveis dos seus funcionários, de terceiros e de fornecedores.

A retenção dessas informações é necessária devido à atividade do departamento, e justamente por isso é que utilizar recursos que ajudem a proteger e a garantir o cumprimento dessas regras é primordial. 

Pensando nisso tudo, o uso de ferramentas com geolocalização não pode ser considerado uma infração à lei, desde que ambas as partes concordem e estejam cientes do seu uso. 

Considerando que existe um acordo assinado tanto pelo empregador como pelo funcionário que determina o cumprimento da jornada de trabalho, o empregador tem o direito de garantir que ele está sendo honrado.  

Mas é preciso cuidado para evitar práticas abusivas.

Durante a pandemia, existiram vários exemplos de invasão de privacidade por parte dos empregadores. Desconhecendo ferramentas mais eficientes, como o ponto eletrônico por geolocalização, muitas empresas exigiram que seus funcionários trabalhassem com as webcams ligadas no horário de trabalho. 

Ainda que pareça ser uma estratégia válida, essa prática foi considerada abusiva pela Justiça do Trabalho. 

Com o ponto eletrônico por geolocalização, o empregador consegue ter certeza de que o funcionário está no local determinado para a realização do trabalho, mas sem invadir sua privacidade. 

Autorização de geolocalização

Se você já utilizou algum desses aplicativos citados, como Waze, Google Maps, iFood entre outros, certamente já precisou conceder a autorização para que as informações sobre a sua localização fossem compartilhadas.

Dependendo do tipo de serviço, essa autorização pode ser concedida apenas durante o uso do aplicativo, mas no caso do app de controle de ponto por geolocalização, é importante que o acesso seja disponibilizado de maneira contínua. 

Se a sua empresa utilizar um sistema de ponto com geolocalização é importante que seus colaboradores sejam informados sobre essa necessidade. 

Passo a passo para a autorização de geolocalização 

Pode ser importante que o RH crie um manual ou guia ensinando seus colaboradores a realizarem esse processo. 

Quando o controle de ponto eletrônico por geolocalização é útil? 

Apostar na integração entre o sistema de ponto eletrônico e a geolocalização traz grandes benefícios para a empresa, especialmente aquelas que possuem funcionários que trabalham em ambiente externo ou em home office. 

Para todos os funcionários, tempo é um recurso importante e exigir que o colaborador compareça à empresa todos os dias para registrar sua jornada de trabalho é uma forma de desperdiçá-lo.

Mas, com o uso de um ponto eletrônico por geolocalização, a empresa permite que o colaborador desempenhe seu trabalho da melhor maneira, otimizando seu tempo.  

Modelos de trabalho remoto 

O trabalho em home office ganhou maior proporção durante a pandemia e muitas empresas adotaram essa forma de trabalho como a principal, justamente por oferecer mais qualidade de vida aos colaboradores e permitir uma redução de custos. 

Entretanto, diante desse cenário, o grande receio dos empresários é que o funcionário não cumpra suas funções e os horários previamente combinados. 

A boa notícia, tanto para os funcionários como para a empresa, é que a tecnologia também pode ajudar nisso. 

Para fazer o controle de ponto no home office, basta contar com um aplicativo de controle de ponto equipado com alguma tecnologia de geolocalização para saber, de onde quer que se esteja, onde cada funcionário está.

A Reforma Trabalhista incluiu a possibilidade de trabalho remoto e determinou que os trabalhadores não precisam bater ponto nessas condições. Mas a verdade é que são esses os casos em que a empresa mais deseja se certificar de que o funcionário está agindo corretamente. 

Para tanto, a recomendação é de que seja feito um acordo documentado para estabelecer, entre as partes, o entendimento de que o controle de ponto vai existir mesmo no home office.

E, com o ponto eletrônico por geolocalização, a empresa passa a ter mais conhecimento de quanto tempo o funcionário está dedicando ao trabalho e de como está sendo o uso desse tempo.

Isso porque é possível relacionar esses dados ao de cumprimento de tarefas para, então, avaliar o ritmo de trabalho e a produtividade de cada um.

Equipes externas 

O mesmo acontece com as equipes externas. Profissionais que trabalham visitando clientes ou desenvolvendo projetos e atividades externas precisam contar com a otimização do tempo para garantir sua produtividade. Além disso, ainda precisam prestar contas sobre as atividades realizadas e dos resultados alcançados. 

Mas com um aplicativo de registro de ponto por geolocalização, o gestor consegue monitorar equipes externas, saber a localização dos colaboradores sempre que precisa, e somar essas informações com os seus resultados produtivos. 

Dessa maneira, esse recurso também auxilia na gestão de tarefas, que é tão complicada de se fazer para equipes externas. 

Motoristas 

Mais um grupo que se beneficia com o controle de ponto eletrônico por geolocalização é o das empresas que prestam serviços de transporte. 

Com esse tipo de controle de ponto a empresa sempre poderá monitorar o trajeto percorrido pelo colaborador, fazendo o controle da jornada de motoristas.

Quais as vantagens do ponto eletrônico por geolocalização? 

Certamente a maior vantagem está na otimização do tempo do gestor de RH, já que todas as informações sobre o controle da jornada dos funcionários são registradas e enviadas automaticamente, minimizando a ocorrência de erros. 

Mas, além disso, podemos citam ainda outras vantagens: 

Maior transparência na marcação de ponto

Com um sistema de ponto eletrônico por geolocalização todas as informações são registradas automaticamente e ficam armazenadas, podendo ser consultadas quando necessário. 

Além disso, qualquer retificação fica registrada, impedindo tentativas de fraude. 

Essa garantia elimina qualquer dúvida em relação à veracidade dos dados registrados, trazendo mais transparência para a relação de trabalho.

Otimização do controle de jornada de trabalho 

Ainda hoje muitas empresas ainda fazem o controle da jornada de trabalho em planilhas de Excel ou programas próprios, mas que exigem a inserção e o tratamento dos dados manualmente. 

Além de aumentar as chances de erros nesses registros, ocasionando problemas trabalhistas, também compromete a produtividade do setor de RH que precisa deslocar parte da equipe apenas para esse serviço. 

Com o uso de um sistema de controle de ponto eletrônico, todos os registros são feitos automaticamente e assim como o tratamento deles, e a integração com o sistema de folha de pagamento torna tudo muito mais fácil e seguro. 

Com o sistema por geolocalização, além de toda essa facilidade, o gestor ainda consegue monitorar funcionários que trabalham fora da empresa, garantindo o trabalho como previsto. 

Maior controle sobre banco de horas e horas extras

Empresas que utilizam um sistema de banco de horas e fazem esse controle manualmente são muito menos produtivas. 

Mas com o controle de ponto eletrônico, o controle das horas extras e também do banco de horas é automatizado, além de ser atualizado em tempo real. 

Dessa maneira, o gestor de RH consegue monitorar e planejar melhor a realização de compensações de horas. 

Garantia de cumprimento da legislação trabalhista

Um dos principais receios das empresas na contratação de um sistema de ponto eletrônico é sobre o cumprimento da legislação trabalhista. 

Mas não há motivo para essa preocupação. O sistema de controle de ponto eletrônico por geolocalização atende todas as exigências legais e pode ser utilizado como comprovação de cumprimento da lei no caso de processos trabalhistas.

Na verdade, esse tipo de sistema é até mais seguro do que a forma tradicional de acompanhamento. 

Baixe os materiais gratuitos a seguir!

• [FERRAMENTA] Planilha controle de ponto
• [GUIA] Manual do controle de ponto: tudo que você precisa saber para se garantir perante a lei
• [GUIA] 5 benefícios do Sólides Tangerino no controle de ponto em modelos de trabalho remoto
• [GUIA] Controle de ponto para PME’s: é realmente preciso?

Como fazer controle de ponto eletrônico por geolocalização?

Agora que você já entendeu o que é a geolocalização e como ela pode ser utilizada para facilitar o controle de ponto, deve estar se perguntando como utilizar esse recurso na sua empresa. 

Para responder essa dúvida, veja um passo a passo abaixo:

1. Contrate um software de ponto eletrônico 

A primeira coisa a fazer é contratar um software de ponto eletrônico que utilize a tecnologia de geolocalização. Existem muitos tipos no mercado, mas para garantir que o sistema vai atender sua empresa, tenha atenção sobre as funcionalidades e compare com os outros. 

O sistema de ponto eletrônico da Sólides Tangerino é o mais completo do mercado e atende as principais necessidades das empresas, além de oferecer recursos adicionais como o controle de férias e funcionalidades para motoristas. 

2. Faça o treinamento dos funcionários para uso do sistema

É importante explicar detalhadamente o sistema de ponto eletrônico para os funcionários, oferecendo ferramentas, como guias, ou até mesmo demonstrações de uso. 

Apesar de ser bastante intuitivo, pode ser que colaboradores que não estejam acostumados com o uso da tecnologia tenham dificuldades e até mesmo medo de experimentar o aplicativo. 

Por isso é preciso ter atenção e planejar esse treinamento para quem precisar.  

3. Utilize os recursos de gestão de ponto do seu software

A ferramenta de gestão de ponto oferece várias funcionalidades que ajudam o RH a gerenciar todas as atividades diárias.

Informe-se e experimente as integrações do software, otimizando os principais pontos de alta demanda do RH.  

Quais as vantagens do ponto eletrônico por geolocalização do aplicativo Sólides Tangerino?

O aplicativo de ponto eletrônico por geolocalização do Sólides Tangerino apresenta duas possibilidades muito úteis: a primeira é a criação de locais de interesse e a segunda é a marcação de ponto feita de qualquer lugar.

Definição de locais de interesse para o registro de ponto

Entenda a seguir como o recurso “locais de interesse” pode ser utilizado em diferentes contextos, de acordo com a necessidade de cada empresa.

Locais de interesse

São os locais que a empresa estabelece como aqueles lugares exclusivos onde o colaborador poderá registrar seu ponto.

É ideal para colaboradores que trabalham em home office, já que é possível cadastrar previamente o endereço de cada um, atrelado a seus dados individuais, autorizando que as marcações de ponto sejam feitas de casa.

O mesmo pode ser feito para um espaço coworking ou escritório externo. 

Com isso, por meio da geolocalização, o próprio aplicativo vai reconhecer se o funcionário está mesmo em casa ou em qualquer outro endereço previamente informado e garantir a veracidade das informações. 

Reconhecendo o local, o Sólides Tangerino registra a marcação de ponto automaticamente, possibilitando que cada registro seja consultado pelo funcionário ou pela empresa a qualquer momento.

Locais não cadastrados

Estabelecer locais de interesse não é a única forma de registrar o ponto fora da empresa. Algumas vezes, seja por causa de um imprevisto, de uma viagem, o colaborador precisa trabalhar em outro local. Assim como no caso de trabalhadores remotos, que não precisam estar em uma localidade específica para desenvolver sua função.

Com o aplicativo de controle de ponto por geolocalização, também é possível fazer a marcação de ponto de um local que não esteja cadastrado no sistema do aplicativo.

Para isso, nos casos em que há locais pré-definidos pela empresa, será necessária uma autorização do gestor, que pode ser feita rapidamente pelo próprio sistema. Essa também é uma garantia para a empresa, pois antes de liberar o acesso, o gestor pode confirmar se o local indicado corresponde ao informado pelo funcionário. 

Por exemplo, se um colaborador pede para registrar o ponto em local diferente, dizendo ser a casa de algum parente, mas o gestor descobre que a localização não é de ambiente residencial, ele pode cobrar explicações e até invalidar a marcação de ponto, algo que pode resultar no registro de um atraso ou de falta injustificada do funcionário.

Marcação de ponto online e offline

Uma das principais vantagens do sistema de controle de ponto do Sólides Tangerino é a possibilidade de registrar o ponto mesmo estando offline.  

A tecnologia do software Sólides Tangerino registra as informações em seu banco de dados interno. Quando acessar uma rede, esses dados são enviados e integrados ao sistema geral da empresa. 

Dessa maneira, não há possibilidade de fraudes ou problemas com marcação errada. 

Monitore a localização dos colaboradores 

Uma das grandes dificuldades de empresas que trabalham com o transporte de cargas ou pessoas é garantir que os motoristas estão cumprindo as rotas e realizando todas as atividades delegadas. 

Mas com o aplicativo de controle de ponto eletrônico por geolocalização o gestor pode monitorar a jornada do motorista.  

Próximos passos..

Agora você já sabe o que é geolocalização, como essa tecnologia pode ser utilizada para facilitar o controle de jornada de trabalho de funcionários, também suas vantagens e funcionalidades. 

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