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A comunicação eficiente é o grande segredo das melhores empresas. O vínculo entre os colaboradores e o RH favorece o sentimento de valorização e de segurança na empresa e precisa ser priorizado. Uma forma de fazer isso é investir em ferramentas que promovam ou facilitem essa comunicação de forma eficiente. O portal do colaborador é uma delas. 

Com ele, tanto a empresa como o funcionário tem acesso às informações importantes para a relação de trabalho e autonomia para gerenciar suas escolhas. 

Quer saber como funciona o portal do colaborador e quais são os benefícios para a empresa? Então continue acompanhando esse conteúdo até o final. 

Para facilitar a leitura, veja todos os assuntos que você vai encontrar nesse material:

O que é portal do colaborador?

imagem de mulher sentada em frente a computador de mesa olhando para a tela e com fones de ouvido representando um possível acesso a um portal do colaborador.

O portal do colaborador é um ambiente digital, uma plataforma online, que facilita a comunicação entre a empresa e seus colaboradores, no que se refere à jornada de trabalho e atividade profissionais. 

Entre as informações disponíveis nesse ambiente virtual, estão documentos e contratos, folha de pagamento, controle de horas extras, banco de horas e outros dados que são importantes para a relação de trabalho. 

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Para ser eficiente, o portal do colaborador deve integrar as mais diversas informações e sistemas, para assim facilitar a gestão envolvendo RH, líderes e colaboradores. 

Outro fator importante é que os funcionários consigam também utilizar o sistema para solicitar férias, folgas e até mesmo para justificar suas ausências ou atrasos.  

Para que serve um portal do colaborador?

O portal do colaborador permite a implementação de canais de comunicação entre as empresas e seus funcionários, estimulando a transparência e a confiança entre as partes. 

A plataforma pode também ser utilizada para que a empresa transmita outras informações importantes, como avisos, notificações e até mesmo premiações e bonificações

Com isso, os colaboradores têm a sensação de pertencimento e se sentem mais motivados a contribuir com o seu melhor. 

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Por que é importante ter um portal do colaborador?

O portal do colaborador é uma evolução das antigas Intranets, que eram tão utilizadas até alguns anos atrás. Mas hoje, ele é mais completo e interativo e permite diversas funcionalidades e facilita o acesso às informações de qualquer lugar. 

Ele é um canal de propagação da cultura da empresa, impactando toda a equipe e revolucionando a maneira de interagir com o ambiente corporativo. 

Quais são as vantagens de um portal do colaborador?

O  portal do colaborador pode ser considerado um resultado natural da transformação digital, que oferece soluções inovadoras para os problemas ou dificuldades das empresas. 

Ele oferece algumas facilidades importantes, tanto para a empresa, como para os colaboradores. 

Autonomia

Os funcionários ganham autonomia, já que eles têm acesso às informações com bastante rapidez e facilidade. Essa liberdade transmite a confiança depositada pela empresa no funcionário e potencializa uma equipe motivada e grata, promovendo um ambiente produtivo e aberto à inovação. 

Armazenamento de dados

O portal do colaborador é um ambiente virtual, ou seja, todas as informações disponibilizadas são armazenadas na nuvem, garantindo muito mais segurança e praticidade. 

Além disso, todas as informações coletadas nesse ambiente podem ser usadas em processos de melhoria, como treinamentos, análise de desempenho, entre outros. 

Otimização do RH

O setor de RH costuma ter muito trabalho e estar sempre acumulando tarefas. Isso acontece porque os dados a serem tratados são produzidos diariamente, e o gerenciamento pode ser bastante demorado. 

Mas com ferramentas digitais, a maior parte dessas atividades pode ser automatizada, permitindo que os profissionais envolvidos tenham mais tempo para humanizar as relações com os colaboradores, e construir um RH mais estratégico, conectado com o capital humano, além das metas.

Conexão interna

A existência do portal do colaborador aumenta a interação entre as equipes, favorecendo o espírito colaborativo e também o aumento da produtividade.  

É um canal bidirecional, ou seja, tanto a empresa pode se comunicar com o funcionário, como o próprio colaborador pode fazer solicitações e enviar mensagens para outros empregados. 

Essa ferramenta também é indicada para que a empresa divulgue eventos e comunicados, centralizando a comunicação. 

Diminui o risco de perda de dados

O armazenamento em nuvem proporcionado pelo portal do colaborador também oferece menor risco de perda de documentos e informações importantes

Como o RH lida com muitas questões essenciais, tanto da empresa, como do colaborador, essa garantia é um grande benefício. 

Transparência das informações

Até bem pouco tempo atrás os funcionários não tinham acesso às suas informações trabalhistas. Para saber alguma coisa, precisavam recorrer ao RH. 

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Hoje, com a maioria dos processos digitalizados, o funcionário tem autonomia para buscar suas informações em sistemas compartilhados, tornando todo esse processo muito mais transparente. 

Isso contribui para a melhoria das relações trabalhistas e para a confiança e pertencimento na empresa. 

Personalização

Todo mundo gosta de se sentir especial, é claro! E uma das maneiras de conseguir isso é com a personalização dos recursos. 

Com o portal do colaborador, é possível personalizar seu painel com as preferências do funcionário, tornando a experiência muito mais agradável e inclusiva. 

Dessa maneira, ele tem acesso mais rápido ao que mais importa. 

Melhora no employer branding

Employer branding pode ser compreendido como a marca da empresa, a forma como as pessoas em geral veem o negócio. 

Essa é uma das principais estratégias para atrair e reter talentos, mas não apenas isso. Também é importante para captar investimentos, formar parcerias e aumentar seu valor no mercado. 

O portal do colaborador potencializa esses recursos, pois melhora o nível de satisfação dos funcionários e promove a cultura de inovação e maior eficiência nos processos internos, entre outros fatores. 

Quais são as principais funcionalidades de um portal do colaborador?

Os recursos e funcionalidades disponíveis dependem da empresa fornecedora da plataforma. Normalmente, esses recursos também podem ser personalizados. 

O importante é que a plataforma escolhida ofereça opções de recursos que atendam as necessidades da empresa. 

Mas, em geral, as principais funcionalidades são:

  • Registro de ponto eletrônico – Os funcionários podem marcar sua jornada de trabalho em qualquer local, pelo celular, e o gestor consegue acompanhar tudo a distância. 
  • Calendário da equipe –  Todos os eventos, treinamentos e informações importantes ficam disponíveis para os colaboradores de maneira simples e rápida. 
  • Armazenamento e assinatura de documentos – Todos os documentos ficam seguros com o armazenamento na nuvem e podem ser assinados e enviados digitalmente, em qualquer lugar. 
  • Gestão de férias – No portal do colaborador é possível gerenciar férias e outras solicitações de ausências diretamente no sistema, e o gestor analisa e libera ou não o pedido. Tudo online, simples e rápido. 

O portal do colaborador também facilita para a empresa a aplicação de avaliações de desempenho, extrair relatórios e fazer a análise a partir de informações reais. 

Todas essas funcionalidades contribuem para a otimização e o melhor funcionamento dos setores e da própria comunicação interna, mas é fundamental ter atenção a um ponto importante, que é a LGPD. 

O que é LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados é um importante marco da internet e trata-se de uma regulamentação federal, mas que também existe em diversos outros países, sobre o tratamento de dados pessoais disponíveis em ambiente digital. 

A Lei 13.853, promulgada em julho de 2019, juntamente com a Lei 13.709/18, são as que definem essas regras no Brasil, que têm o objetivo de proteger os direitos de liberdade e privacidade das pessoas. 

Existe uma divisão e classificação desses dados:

  • Dados pessoais – são as informações de identificação, ou seja, nome, RG, CPF, etc. 
  • Dado pessoal sensível – são informações que caracterizam a pessoa, como convicção religiosa, escolha sexual, opinião política, saúde, etnia, etc. 

Embora, aparentemente, as empresas mais afetadas sejam as de tecnologia, todas as empresas precisam se adequar às regras, uma vez que o RH lida com esses dados dos seus funcionários diariamente. 

Por isso, é fundamental conhecer todos os aspectos dessas leis e, mais do que isso, garantir que os sistemas de tratamento e armazenamento de dados cumpram essas determinações.

Cuidados ao escolher um portal do colaborador

A escolha de um portal do colaborador deve considerar as necessidades da empresa. Somente dessa maneira o recurso será melhor aproveitado e visto como um investimento importante. 

Alguns pontos devem ser observados, veja:

  • Segurança – a ferramenta deve seguir todos os protocolos de segurança, inclusive de LGPD;
  • Acessibilidade – deve oferecer recursos acessíveis aos portadores de deficiência e também poder ser acessado de qualquer dispositivo;
  • Usabilidade – o design deve ser fácil e interativo, para simplificar o uso de pessoas com diversos níveis de conhecimento tecnológico;
  • Atendimento – a empresa deve ter acesso a diversos canais para tirar dúvidas e resolver problemas;  
  • Relatórios – É importante que a ferramenta ofereça recursos que facilitem o recolhimento dos dados.

Como o Tangerino ajuda a integrar a sua empresa com o seu colaborador?

Embora o Tangerino não conte com um portal do colaborador, especificamente, a integração entre as funcionalidades, e ainda, com outros sistemas importantes disponíveis no mercado, permitem que a empresa e seus colaboradores tenham uma experiência completa. 

Os módulos disponíveis no Tangerino permitem que a empresa realize toda a jornada do DP em um único software, automatizando diferentes funções como os processos de recrutamento, de admissão digital, férias, controle de ponto e muito mais. 

  • Controle de ponto digital – Tecnologia segura e prática para registro e gestão de jornada de trabalho, mesmo fora da empresa ou offline. Perfeito para empresas que contam com equipes externas ou colaboradores em home office. Além disso, mesmo fora da jornada, o funcionário tem acesso aos seus comprovantes, podendo solicitar ajustes necessários.
  • Gestão de férias – O colaborador consegue solicitar férias e acompanhar a aprovação. Por outro lado, o empregador também confere, analisa e aprova todos os pedidos em um dashboard intuitivo. Tudo conforme a legislação trabalhista.
  • Admissão digital – Todo o processo burocrático de admissão do novo colaborador pode ser feito digitalmente, permitindo que o contratado acompanhe as etapas, receba notificações, envie e assine documentos eletronicamente, e muito mais.
  • Clube Tangerino – Gratuito para clientes, com o Clube, seu colaborador tem acesso a cupons diários para usar em uma rede com mais de 25 mil estabelecimentos em todo o país

Tudo isso com segurança e recursos tecnológicos modernos que eliminam fraudes, como o reconhecimento facial, o monitoramento de rota e o check-in de atividades, e otimizam a rotina do RH.  

Além disso, oferecemos suporte personalizado com onboarding de clientes e treinamentos exclusivos, diversos canais de atendimento e gerente de sucesso do cliente. 

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Conclusão

Agora você já sabe o que é o portal do colaborador, como ele funciona, os principais benefícios tanto para a empresa, como para os colaboradores e também quais são os atributos que você deve ter atenção para escolher o melhor. 

Como falamos, apesar do Tangerino não contar com essa ferramenta específica, os módulos existentes e também a integração entre eles e com outras ferramentas do mercado oferecem uma experiência tão completa como se a empresa tivesse o portal do colaborador. 

Por isso, antes de tomar a sua decisão definitiva, experimente as soluções do Tangerino e descubra como a rotina do seu RH pode ficar muito mais leve e tranquila. Peça uma demonstração

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