Como Evitar Erros no Fechamento de Folha de Ponto?

O fechamento de folha de ponto é, sem dúvida, uma das atividades mais importantes na rotina do RH de uma empresa. 

Independente do tamanho do negócio e do número de funcionários, é importante ter atenção a essa atividade. 

Qualquer erro cometido pode gerar pagamentos equivocados, que prejudicam o colaborador ou a empresa. 

E não são poucos os casos de erros provocados por descuido ou falta de atenção no fechamento da folha de ponto. 

E esses equívocos interferem diretamente na saúde financeira da empresa, além de colocá-la em risco de sofrer processos trabalhistas. Você tem dúvidas sobre o fechamento da folha de ponto? Então confira nosso conteúdo até o final e descubra quais são os erros mais comuns e como evitar que sua empresa caia também em armadilhas.  

• O que é fechamento da folha de ponto?
• O que diz a CLT sobre fechamento de folha de ponto? 
• O que mudou com o eSocial
• Quais os principais modelos de fechamento de folha de ponto?
• Como fazer o fechamento de folha de ponto?
• Os 5 erros mais comuns no fechamento de folha de ponto
• Como eliminar os erros no fechamento da folha
• Quais os benefícios da folha de ponto online

O que é fechamento da folha de ponto?

Fechamento do ponto é a verificação e conclusão de todos os registros de jornada de trabalho que um colaborador fez em determinado mês dentro da empresa.

Normalmente, os empregadores adotam práticas que chamadas de implementação de datas de corte. Elas servem para marcar o início do período a ser apurado.

Dessa forma, o RH tem tempo hábil para fazer o levantamento das horas extras trabalhadas e corrigir problemas que tenham surgido na marcação do ponto.

Contudo, com a implantação do eSocial, a apuração da folha de ponto passou a ser realizada do dia 1º até o último dia corrente do mês vigente. Você lerá mais sobre isso adiante.

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O que diz a CLT sobre fechamento de folha de ponto? 

A lei determina que todas as empresas mantenham um rígido controle sobre a jornada de trabalho de seus colaboradores. E essa atividade é feita por meio do registro da folha de ponto. 

Nela, devem constar todas as informações referentes aos horários em que o trabalhador inicia ou termina sua jornada, e ainda as pausas realizadas durante o dia. 

Conforme o artigo 47 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, no segundo parágrafo, as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a manter um registro com as entradas e saídas dos trabalhadores. Veja o que ela diz:

“§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”

A empresa deve enxergar a folha de ponto como um mecanismo de segurança tanto para o trabalhador, como para ela mesma, já que e dessa forma que garantirá o cumprimento da lei. 

A legislação, como pode ser visto no trecho citado, não determina a forma de realizar o controle de ponto, podendo ser manual, mecânico ou eletrônico. Entretanto, no final do mês, o livro de ponto deve ser assinado pelo funcionário e guardado pela empresa. 

O ideal é que sejam encontradas formas eficientes de registrar o ponto, para que não seja exigido muito tempo e trabalho no final do mês para fazer o fechamento das informações. 

O que mudou com o eSocial?

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto do Governo Federal.

Ele tem a finalidade de integrar os dados gerados pelas empresas no que se refere às obrigações acessórias trabalhistas, fiscais e previdenciárias, como pagamento de INSS, FGTS e auxílio-doença, entre outras.

Com o eSocial, dados que antes eram enviados separadamente e por diferentes meios, como papel ou digital, para diferentes órgãos, agora são unificados.

Isso significa que as empresas terão que enviar dados trabalhistas, previdenciários e tributários em ambiente digital, por meio do eSocial, em prazos que variam de acordo com o tipo de obrigação.

A admissão de funcionários, por exemplo, deve ser sinalizada em até um dia antes da data de admissão.

Desligamentos e avisos-prévios, por sua vez, devem ser enviados pelo sistema em até 10 dias a partir da data de comunicação da demissão.

Além da mudança na data de corte para o fechamento da folha de ponto, com o eSocial, todas as informações relativas à jornada dos colaboradores precisam estar corretas, pois a folha de pagamento precisa ser enviada por meio do sistema.

É por isso que erros no fechamento da folha de ponto não podem ser admitidos, e quem sofre com isso tudo é o DP.

Quer saber mais sobre o eSocial? Confira esse episódio do Me Explica Aí!

Quais os principais modelos de fechamento de folha de ponto?

Você já sabe que é importante manter o registro do ponto eletrônico dos seus funcionários e que precisa encontrar uma forma prática e eficiente para realizar a atividade. Então, quais são as opções disponíveis e suas características? Confira!

Folha de ponto manual

Como você pode imaginar, é aquele modelo tradicional e antigo, onde o funcionário registra manualmente, dia após dia, seus horários de entrada e saída, e também suas pausas, em uma folha de papel. 

Apesar de parecer ser mais prático e barato, o trabalho e o tempo gasto no final do mês para organizar todas essas informações e realizar os cálculos são enormes. E isso tem um custo alto. 

Sem falar que as chances de erros serem cometidos e até mesmo fraudes, são bem consideráveis. 

Folha de ponto mecânica

Nesse modelo a empresa disponibiliza um relógio de ponto eletrônico cartográfico. Você também já deve ter visto em filmes ou mesmo pode já ter utilizado um deles.

O colaborador precisa inserir um cartão do equipamento que “marca” o horário do registro. Como é o próprio relógio que faz as marcações, existe pouca abertura para rasuras ou erros de horários, mas é suscetível a fraudes. 

Outra desvantagem é que, no final de cada mês, um funcionário do RH tem que transferir manualmente todas as informações para uma planilha, e fazer o cálculo.

Como você já deve imaginar, nessa parte do processo também podem acontecer falhas. 

Planilha de folha de ponto

Em geral, todos os tipos de registros já citados acabam chegando nesse ponto, as planilhas. É possível criar fórmulas e automatizar os cálculos apenas inserindo as informações dos cartões de ponto. 

Mas, como a inserção dos dados é feita manualmente, também podem acontecer erros de digitação, por exemplo, ou mesmo algum problema com as fórmulas da planilha, e acabar calculando incorretamente os valores. 

Registro de ponto digital

Esse é o método mais moderno, seguro e eficiente de registro de ponto, já que tudo é feito de maneira automática, desde o registro até mesmo o fechamento e cálculo de valores. 

A partir da contratação do serviço, a empresa configura as informações da jornada de trabalho dos funcionários e estabelece parâmetros para o registro de ponto. 

No dia a dia, os trabalhadores podem registrar seus pontos pelo celular, tablet ou computador, em locais previamente autorizados, e o sistema analisa a localização por GPS, faz a identificação biométrica e o reconhecimento facial. 

A atualização dos dados acontece em tempo real e as informações ficam salvas na nuvem. 

No final do mês, o RH precisa apenas fazer o download dos relatórios ou até mesmo exportar o arquivo diretamente para seu sistema de pagamento. Muito mais fácil e rápido.

Como fazer o fechamento de folha de ponto?

A maneira de fazer o fechamento da folha de ponto depende do tipo utilizado. Por isso, retomemos a eles.

Fechamento de ponto manual

Se você utiliza os modelos de registro de ponto manual ou mecânico, inevitavelmente terá que fazer o fechamento de ponto manual, um método bem arcaico e passível de erros. 

O importante nesse método é transferir os seguintes dados da folha de ponto: 

• data;
• hora da entrada;
• saída para o almoço;
• chegada do almoço;
• hora da saída;
• saldo de horas.

O saldo de horas deverá ser calculado pelo profissional de RH responsável pelo trabalho de fechamento de ponto. A ideia é verificar se o funcionário cumpriu a quantidade de horas semanais do seu contrato. 

Uma dica para quem utiliza esse método é fazer o controle semanal, mas mesmo assim o trabalho é grande, principalmente quando se trata de uma empresa com muitos funcionários. 

Folha de ponto online

No caso de empresas que utilizam o registro de ponto digital, eletrônico, todas as informações são salvas automaticamente, todos os dias, em um sistema de controle.

Os dados sobre banco de horas, horas extras, atrasos ou faltas são atualizados em tempo real. 

Dessa forma, no momento de fechar a folha de ponto, basta clicar em um botão e solicitar o relatório, podendo inclusive exportar os dados para o eSocial e para o contador, facilitando muito a rotina do RH. 

Outra vantagem desse sistema é que o próprio trabalhador pode acompanhar e controlar suas horas trabalhadas, solicitando ajustes, caso seja necessário. 

Esse modelo minimiza a possibilidade de haver erros nos cálculos e nos registros de ponto, que são tão comuns nas empresas que utilizam o sistema manual de fechamento de ponto. 

Aliás, falando nisso, vamos falar sobre esses erros. 

Quais são os 5 erros mais comuns no fechamento de folha de ponto?

Todas as empresas que dispõe de mais de 20 colaboradores são obrigadas a fazer o registro de ponto.

Você já viu por aqui que as três maneiras de se fazer o controle de ponto são o manual, eletrônico e alternativo.

Contudo, as empresas tendem a eleger o modelo de acordo com os critérios que mais fazem sentido naquele momento — na maioria dos casos o aspecto financeiro fala mais alto.

Por isso, elas acabam se esquecendo de levar em conta a praticidade e confiabilidade do sistema.

Confira abaixo quais são os erros mais comuns no momento de fechar a folha de ponto.

1. Perda dos documentos

Lidar com um sistema de controle de ponto manual implica em gerenciar e armazenar uma quantidade muito grande de documentos impressos.

Essa rotina em 2022 pode parecer impensável, mas muitas empresas não só adotam esse sistema, como se adaptaram bem a essa realidade.

Contudo, é preciso ter muita atenção. Todas as informações de entrada e saída de colaboradores da empresa precisam ter um backup. Isso quer dizer que os registros precisam estar salvos em outros locais para evitar o risco de perda.

E, no caso de anotações manuais, não haveria a possibilidade de backup. Já pensou se, de um dia para o outro, todas as fichas dos funcionários desaparecessem? A perda para a empresa seria imensurável.

Não é possível confiar nem nos computadores, porque falhas técnicas podem acontecer a qualquer momento.

A melhor saída, nesse caso, seria contar com um sistema de armazenamento em nuvem, no qual as informações seriam mantidas diretamente na web.

2. Não recolhimento dos atestados médicos

Como sabemos, determinadas faltas podem ser abonadas mediante a apresentação do atestado médico.

Esse documento precisa ser recolhido pelo DP e armazenado para que o lançamento do abono seja feito corretamente.

Contudo, se o documento não for entregue ou for perdido, não será possível corrigir as horas na folha de ponto.

O lançamento indevido dessas horas faltantes pode prejudicar o banco de horas do trabalhador ou ainda levar ao pagamento indevido do salário, porque poderá haver descontos.

Nesse caso, é de extrema importância lembrar de recolher os atestados médicos e armazená-los em local seguro para que não haja perdas ou danos.

3. Problemas com as fórmulas

Muitas organizações fazem o controle de entrada e saída de seus colaboradores por meio de planilhas do Excel. Embora seja um meio barato, definitivamente não é o mais seguro.

Isso porque a inserção dos dados ainda é feita de modo manual e, como sabemos, trabalhos mecânicos como esse tendem a abrir brechas para erros.

Por mais competente que o seu RH seja, lidar com números é uma tarefa minuciosa, e qualquer adversidade, por menor que seja, pode se tornar um grande problema no fechamento da folha de pagamento.

Existem várias fórmulas para planilhas de controle de ponto, e normalmente elas são bem eficientes. Porém, se houver qualquer erro em sua configuração, a folha de ponto de todos os colaboradores apresentará inconsistências.

Como sabemos, isso reflete diretamente no valor recebido pelo colaborador referente àquele mês. É por isso que, embora sejam baratas, as planilhas não são 100% confiáveis.

4. Falta de registro de ausência e atrasos

Esse ponto tem relação com o recolhimento dos atestados médicos. Se um colaborador perdeu um dia de trabalho, independentemente de ser uma falta justificada ou não, essa informação precisa ser registrada.

Assim, os dias não trabalhados podem ser devidamente descontados dos salários dos funcionários quando for o caso.

O mesmo vale para os atrasos. Quando o mês é encerrado e a folha de ponto é fechada, eles precisam ser registrados para que as horas faltantes sejam descontadas ou entrem no banco de horas — como horas negativas.

Como a adição dessas informações precisa ser feita de forma manual, é normal que haja esquecimento por parte do colaborador, do seu gestor imediato e do RH. Porém, isso implica em pagamentos indevidos.

É por essa razão que o registro precisa ser feito de maneira automática para que todos consigam fazer as consultas em tempo real e acompanhem sua jornada de trabalho.

5. Não acompanhamento das horas extras

Novamente, empresas que fazem o controle de horas por meio de planilhas ou manualmente correm o risco seríssimo de pagar a mais pelas horas dos colaboradores.

Isso, por suas vez, faz com que a organização gaste muito mais do que estaria previsto para aquele mês.

Além de trazer prejuízos para o financeiro da empresa, errar o lançamento das horas extras pode levar a processos na justiça do trabalho.

Do ponto de vista dos gestores, erros desse tipo impossibilitam o acompanhamento das horas excedentes realizadas pelo colaborador.

Assim, não é possível entender os seus motivos e traçar planos de ação para acabar com essa cultura de horas extras.

A melhor forma de fazer esses lançamentos sem erro é por meio de um sistema digital, no qual as horas são contabilizadas automaticamente.

Você tem alguma dúvida sobre hora extra ou banco de horas? Confira esse outro episódio do Me Explica Aí!

Como eliminar os erros no fechamento da folha?

Como sabemos, todas as empresas com mais de 20 colaboradores precisam fazer o registro da jornada, e o modelo manual não é a melhor opção.

Ele pode ser rasurado ou preenchido de acordo com a vontade do colaborador. Isso gera retrabalho, porque os dados precisam ser passados manualmente para uma planilha. Como vimos, esse processo é demorado e muito arriscado.

Atualmente, já é possível contar com tecnologias de ponto eletrônico que fazem os registros de forma automatizada no sistema.

Como as informações são atualizadas na hora, colaborador, gestor e DP sabem quem faltou ou não registrou seu ponto. Dessa forma, etapas do processo são facilmente eliminadas.

Além disso, existe a possibilidade de o colaborador inserir justificativas para seus atrasos e suas faltas, além de anexar os atestados médicos.

Isso faz com que o RH não precise procurar o trabalhador para se justificar sempre que faltar alguma marcação no sistema.

As horas excedentes, os adicionais e outras informações são sinalizadas diretamente pelo sistema.

Fica a cargo do RH apenas compartilhar as informações do espelho de ponto para a conferência e assinatura do colaborador. Inclusive, a folha pode ser assinada eletronicamente dentro do próprio sistema.

O Tangerino possui essa funcionalidade, que é bem fácil de ser usada. Veja:

Essa gestão do ponto ajuda na realização das tarefas do DP, que consegue administrar as informações com mais agilidade e detectar as inconsistências mais facilmente.

Quais os benefícios da folha de ponto online?

Já foi possível entender que erros no fechamento da folha de ponto podem ser evitados facilmente. Para isso, é necessário abandonar os registros manuais e dar lugar a soluções tecnológicas e inovadoras.

Inicialmente pode parecer uma tarefa difícil, afinal, a maioria das empresas só conhece esse método manual. Contudo, implementar um sistema de fechamento de folha de ponto online é mais fácil do que se imagina.

Mobilidade: controle a qualquer momento e em qualquer lugar

Nos últimos anos, diversas empresas passaram a adotar o trabalho remoto como uma alternativa.

Porém, elas precisam de um meio para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores para manter o controle da folha de ponto.

Com um aplicativo de controle de ponto eletrônico, o funcionário pode dar início e encerrar o dia de trabalho em qualquer lugar que estiver.

Dessa forma é possível ter colaboradores trabalhando em qualquer lugar do mundo e garantir a segurança de seus direitos trabalhistas. 

Essa solução também permite criar checklists, enviar ordens de serviços e registrar relatórios de visitas, tornando-se uma ferramenta completa para equipes externas de trabalho.

Esse mesmo conceito pode ser aplicado para profissionais que trabalham com transporte, pois a geolocalização indica onde os colaboradores estão.

Transparência e confiabilidade

Como vimos, um dos erros mais comuns no fechamento de folha de ponto é a marcação indevida.

Com o antigo sistema de ponto, era comum que os colaboradores fossem para casa mais cedo ou saíssem da empresa para resolver questões pessoais durante o horário comercial sem que isso fosse devidamente registrado.

A partir do sistema de ponto biométrico, por exemplo, é mais difícil que os funcionários tenham essa má-conduta.

Além da necessidade de registrar a interrupção da jornada, justificativas podem ser enviadas no próprio sistema.

Assim que o funcionário faz o registro de ponto online, a informação já fica disponível para consulta por parte do RH e do próprio colaborador.

O acompanhamento da jornada de trabalho se torna diária, em vez de mensal, permitindo que tanto o colaborador quanto o departamento de RH tirem dúvidas em tempo real.

No momento do fechamento da folha de ponto, é só conferir, transmitir os dados para o sistema de folha de pagamento e pronto. Nada de trabalho adicional ou incertezas sobre a veracidade das informações.

Aumento da produtividade

Questões como horas extras em excesso, trabalho em horários diferentes do habitual, pagamentos incorretos e sobrecarga de atividades são os principais fatores de perda de produtividade nas empresas. 

Para evitar esse problema, é preciso manter um acompanhamento bem próximo dos indicadores. 

A boa notícia é que com um sistema de folha de ponto online é possível rastrear esses dados e fazer os ajustes necessários ao longo do mês.

Facilidade no cálculo da folha de pagamento

É possível calcular a folha de pagamento online fazendo uso de softwares que ficam hospedados na web. Esse sistema costuma ser oferecido como um serviço.

Ou seja, sua empresa paga uma assinatura mensal para fazer uso dele, que fica disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, bastando ter acesso à internet para operá-lo.

Normalmente, essas ferramentas podem ser integradas ao sistema de ponto da sua empresa, facilitando a exportação dos dados de um software para o outro.

A partir dessa integração, o cálculo da folha de pagamento se torna mais rápido e seguro, pois os dados do registro de ponto são enviados diretamente para o software de folha de pagamento, sem necessidade de intervenção humana.

Calcular descontos em folha de pagamento também se torna bem mais fácil, afinal, o sistema de controle de ponto consolida o total de horas trabalhadas e compara automaticamente com a carga horária registrada para cada colaborador.

Você nunca mais terá problemas com desconto de atrasos e faltas!

Relatórios automáticos e integração com outros sistemas

Um dos principais benefícios, sem dúvida, é eliminar o trabalho de preencher planilhas e de fazer cálculos manualmente. 

Os melhores sistemas de registro de ponto online, como o Tangerino, oferecem relatórios completos que facilitam o dia a dia do RH.

Confira os relatórios disponíveis no sistema Tangerino:

• Folha de ponto exportada em AFD, AFDT e ACJEF;
• Eventos para a folha;
• Relatório sintético;
• Ponto com endereço;
• Banco de horas;
• Horas extras;
• Informações adicionais do ponto;
• Relatório de faltas e atrasos;
• Relatório de visitas e locais de interesse;
• Coleta de pontos originais;
• Absenteísmo;
• Motivos de ajuste.

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Conclusão

Deu um trabalhão calcular a folha de ponto manualmente. Fazer isso todos os dias do mês, para cada funcionário, demanda um tempo enorme, que poderia ser usado de maneira mais estratégica.

É por esse motivo que as empresas têm optado pela folha de ponto online, seja por meio de relógios de ponto ou então aplicativos de ponto online.

Os relógios de ponto online são equipamentos que permitem a marcação de ponto por meio de biometria, por exemplo.

Uma vez que o trabalhador faz o registro, os dados são enviados para um sistema de controle de ponto que faz todos os cálculos necessários, desde o saldo de horas diário até o saldo mensal.

Já os aplicativos de controle de ponto, como o Tangerino, permitem que o trabalhador faça a marcação de ponto onde quer que esteja, mesmo sem acesso à internet.

Quando o dispositivo móvel, seja um smartphone, tablet ou notebook, for conectado à internet, ele faz a transmissão dos dados para o mesmo sistema de controle de ponto integrado ao relógio alocado na sua empresa.

Dessa forma, você fica isento de ter que fazer todos aqueles cálculos e ainda ganha um tempinho para acelerar outras atividades indispensáveis para a gestão de pessoas.

Assista ao vídeo no qual ensinamos como fechar a folha de ponto de forma rápida e muito prática:

Esses erros mais comuns no fechamento de folha de ponto acontecem, mas podem ser facilmente evitados, bastando contar com um sistema seguro, simples e eficiente para fazer o acompanhamento da jornada.

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