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O Departamento Pessoal é um dos principais setores responsáveis pelo funcionamento de uma empresa. Afinal, como você já deve saber, ele cuida dos encargos legais do empregador, além de parte da relação com os funcionários.

Mas, afinal, quais são as funções do Departamento Pessoal? Neste post, vamos falar das principais atividades realizadas por esse setor e como elas impactam o dia a dia das organizações. Acompanhe!

Para facilitar a leitura, confira abaixo os tópicos abordados:

Quais as Rotinas do Departamento Pessoal?

As rotinas ou funções do Departamento Pessoal são voltadas para a burocracia da organização em relação ao seu quadro de colaboradores.

Em outras palavras, o setor cuida de atividades específicas que acompanham a relação entre empregador e funcionário a todo tempo, garantindo que a legislação trabalhista seja cumprida.

Funções do Departamento Pessoal: admissão de funcionário, demissão de colaborador, gestão de documentos, compensação de pessoal, acompanhamento de jornadas, gestão de férias, controle de licença, estão de benefícios, folha de pagamento

1. Admissão de funcionário

Enquanto o processo de recrutamento e seleção fica sob a responsabilidade do RH ― que existe como um braço do Departamento Pessoal ―, o DP cuida da formalização da contratação, a fase final da admissão de um novo funcionário.

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Para tanto, o setor faz o recolhimento dos documentos necessários, o registro junto aos órgãos trabalhistas, a elaboração e validação do contrato de trabalho e a assinatura de Carteira de Trabalho.

2. Demissão de colaborador

Como haveria de ser, o desligamento de colaboradores também é uma das funções do Departamento Pessoal. Nesse caso, o setor é responsável por redigir todos os documentos, arquivar as informações e calcular o acerto trabalhista.

Para isso, é fundamental que o DP siga todas as instruções apontadas pela CLT para cada tipo de demissão. Dessa forma, o empregador não precisa se preocupar com possíveis processos trabalhistas, que podem ser resultados de erros nessa etapa.

3. Gestão de documentos

Durante todo o ciclo de uma relação empregatícia, existem documentos que devem ser geridos pelo Departamento Pessoal, a começar pelo contrato de trabalho.

Como exemplo do que é essa gestão, cabe mencionar que existem diferentes tipos de contrato, conforme indicam os exemplos listados abaixo:

  • Empregado: contrato do tipo CLT, caracterizado por uma pessoa física contratada para prestar serviço a uma pessoa jurídica, mediante o pagamento de salário e de forma não intermitente;
  • Temporário: contratação de funcionário de uma empresa terceira, por um período predeterminado e sem vínculo empregatício;
  • Autônomo: pessoa física que exerce atividades profissionais sem vínculo empregatício;
  • Estagiário: contratação com o objetivo de complementar a formação acadêmica por meio de atividade laboral supervisionada.

Cada tipo de contrato tem suas especificidades e particularidades, por isso, o DP tem como função simplificar todos os processos, tornando-os fluidos e rápidos. Algo importante inclusive porque é função do Departamento Pessoal manter um arquivo atualizado com todos os documentos importantes para a empresa.

É imprescindível que atestados médicos, documentos fiscais e outros arquivos estejam sempre seguros, garantindo que o empregador esteja sempre em dia com a legislação trabalhista.

Além disso, é de grande interesse que seja fácil encontrar esses documentos sempre que necessário e isso depende de um bom sistema de padronização e armazenagem..

Principais documentos do DP

As atividades do Departamento Pessoal envolvem lidar com uma série de documentos relativos a questões trabalhistas e legais relacionadas à contratação, à permanência e à rescisão contratual. Confira os principais:

  • Contratos de Trabalho ― documento relativo ao acordo de trabalho firmado entre a empresa e a pessoa contratada;
  • Fichas e Registros de Funcionários  ― documento obrigatório com dados pessoais de cada colaborador, fundamental para o cadastro no INSS e eSocial;
  • Atestado Médico de Capacidade Funcional ― documento médico necessário tanto na admissão quanto na demissão para atestar o estado de saúde antes do início das atividades e evitar que um trabalhador seja demitido estando doente;
  • Histórico Clínico  ― documento usado pelo DP para acompanhar a saúde de cada colaborador;
  • Comprovante de Pagamento de Salário ― documento também conhecido como holerite, serve como um histórico dos pagamentos feitos pela empresa a cada funcionário;
  • Acordo de Compensação de Horas e Banco de Horas  ― documento que sela a concordância entre as partes, empresa e trabalhador, sobre a compensação da jornada extraordinária realizada;
  • Acordo de Prorrogação de Horas e Horas Extras ― documento usado para acordar a realização de horas extras, observando o limite legal de 2 horas diárias, a serem pagas conforme determina a legislação;
  • Comprovante de Vale-transporte  ― Recibo a ser assinado pelo colaborador para comprovar o recebimento do benefício;
  • Comprovante de Pagamento de Férias ― Documento que comprova o pagamento referente ao período de férias de cada colaborador;
  • Comprovante de Pagamento de 13° ― Recibo a ser assinado pelo trabalhador celetista para comprar o recebimento do 13º salário;
  • Folha de Ponto ― documento que reúne todos os registros de horário de trabalho cumprido por cada colaborador da empresa e que serve de base para o cálculo da remuneração;
  • Folhas de Pagamentos  ― documento por meio do qual o DP transforma informações sobre o cumprimento da jornada de trabalho em dados contábeis, organizando as informações sobre a remuneração das pessoas contratadas pela empresa;
  • Aviso-Prévio ― comunicação obrigatória na rescisão de contrato e que deve constar na carta de demissão;
  • Comunicado de Dispensa ― documento que informa um profissional sobre seu desligamento da empresa;
  • Carta de Pedido de Demissão ― documento escrito à mão pelo trabalhador para comunicar à empresa seu desejo de rescindir seu contrato. Também deve ser feita em demissões por acordo;
  • Atestado de Saúde Ocupacional ― documento médico que atesta as condições de saúde do trabalhador quando de sua rescisão contratual;
  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho ― documento a ser assinado pela empresa e pelo colaborador no momento da sua dispensa. É utilizado para o saque do FGTS;
  • DARF ―  documento de Arrecadação de Receitas Federais, utilizado pela Receita Federal para arrecadar tributos de operações financeiras;
  • Comprovante de Guias da Previdência Social ― recibo que assegura que a empresa realizou o recolhimento das contribuições previdenciárias dos funcionários corretamente;
  • Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS ― documento que apresenta as informações necessárias para que um contribuinte do INSS possa consultar todos os comprovantes de pagamento dos benefícios que recebe;
  • Depósitos FGTS ― extrato dos depósitos de FGTS que comprova que a empresa está cumprindo seu dever de depositar o valor devido mensalmente, para cada funcionário, na conta atrelada ao FGTS;
  • Documento de Arrecadação Federais ― documento usado para fazer o recolhimento das contribuições previdenciárias dos funcionário;
  • Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical ― documento necessário para o pagamento facultativo da Contribuição Sindical Urbana;
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS ― guia que reúne todas as informações relativas aos colaboradores de uma empresa e suas remunerações;
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social ― guia utilizada para realização do recolhimento das multas rescisórias, do aviso prévio indenizado e dos depósitos do FGTS do mês da rescisão e do mês imediatamente anterior.

4. Compensação de pessoal

O setor também tem a atribuição de fazer a compensação de pessoal, que nada mais é do que cuidar de todo processo de controle de frequência, pagamento de salários e benefícios, bem como de pagamentos de taxas, impostos e contribuições. 

A partir do momento em que os profissionais são integrados aos quadros da empresa, inicia-se o processo que vai do controle do fluxo de frequência ao trabalho, elaboração da folha de pagamento, controle de benefícios ao cálculos de tributos.

5. Acompanhamento de jornadas

Outra atividade importante do Departamento Pessoal é fazer a gestão das jornadas de trabalho dos colaboradores da organização.

Desde a implementação das escalas de folga até o controle de absenteísmo, é fundamental que os gestores desse setor estejam atentos ao registro de horas do quadro de funcionários.

O setor de DP também é responsável por fazer a gestão do sistema de controle ponto adotado, verificando a necessidade de cadastro de novos colaboradores, avaliação de registros e de gerar relatórios de horas.

6. Gestão de férias

As férias e as licenças acabam diminuindo a força de trabalho disponível na empresa e, por isso, é importante que sejam administradas da melhor forma. 

Portanto, é importante que os funcionários do DP entendam com clareza como podem criar uma escala de férias para o quadro de colaboradores, além de avaliar a necessidade de novas contratações, mesmo que temporárias, em caso de licenças estendidas.

Como você deve imaginar, o setor também é responsável por criar e validar toda a documentação necessária para que sejam cumpridas as regras trabalhistas envolvendo esses afastamentos.

7. Controle de licença

Por falar em licenças, assim como acontece com as férias, o DP precisa coletar documentos que legitimem o afastamento do trabalho e gerenciar as datas de retorno em cada caso.

Dessa forma, além de garantir o pleno respeito aos direitos de cada funcionário, o setor também se assegura de manter a documentação que comprove a concessão de licenças e evite descontos na remuneração dos trabalhadores.

8. Gestão de benefícios

Logo após a contratação dos colaboradores, o Departamento Pessoal deve ficar atento para disponibilizar e administrar os benefícios cedidos a eles.

Entre esses benefícios podem estar:

  • Vale-transporte;
  • Vale-refeição/alimentação;
  • Vale-cultura;
  • Convênio médico/odontológico;
  • Auxílio-creche;
  • Bolsa de estudos;
  • GymPass e outros.

O setor deve se responsabilizar por recolher a documentação necessária e fazer a gestão correta para que os colaboradores possam utilizá-los sem problemas.

9. Folha de pagamento

Essa talvez seja a mais conhecida entre as funções do Departamento Pessoal. Utilizando todas as informações recolhidas durante o mês, é de responsabilidade do setor preencher a folha de pagamento e os holerites dos funcionários.

Sendo assim, o DP deve estar atento ao controle de horas e possíveis proventos e descontos, além de seguir o calendário correto adotado pela empresa, a fim de agendar o pagamento dos colaboradores.

O que é Departamento Pessoal?

pessoas de roupa social em ambeinte corporativo simulando exercer funções do departamento pessoal

O Departamento Pessoal é o setor que cuida das questões burocráticas envolvidas nas relações entre a empresa e as pessoas contratadas. Em outras palavras, é o setor responsável pelas relações trabalhistas que a organização estabelece.

Sendo assim, é o DP que deve manter em ordem as responsabilidades fiscais e legislativas da empresa, seja quando se referem aos seus funcionários ou órgãos como o Ministério do Trabalho, INSS, e outros.

Dessa forma, os funcionários do Departamento Pessoal devem estar atentos às principais regras impostas pela CLT, possíveis acordos coletivos e aos contratos celebrados com o quadro de funcionários, bem como com outros prestadores de serviço.

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Principais erros que o DP pode evitar

Cumprir os prazos estabelecidos pela legislação é crucial para não gerar custos desnecessários à empresa. É por isso que alguns erros devem ser evitados para não gerar desgastes aos funcionários e à organização. 

Veja alguns problemas mais recorrentes!

1. Não fazer o exame admissional

A realização do exame admissional é obrigatória segundo o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). 

O exame deve ser realizado para atender à norma regulamentadora, além de garantir a contratação de um profissional apto.

2. Reter a Carteira de Trabalho por mais de 48h

Ficar com a Carteira de Trabalho do profissional por mais de 48 horas pode gerar uma multa no valor de meio salário mínimo para a empresa. Por isso, é fundamental agilizar as atividades e devolvê-la o mais rápido possível. 

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Você também pode optar pela assinatura da CTPS Digital.

3. Errar o cálculo do salário

Pensa na frustração do funcionário ao receber o salário do mês e perceber um desfalque no valor concedido?

Isso pode enfraquecer os laços entre DP e o restante da empresa, além de abalar a confiança dos trabalhadores no setor. Por essa razão, é crucial ter atenção durante o cálculo da folha de pagamento. 

4. Não acompanhar as mudanças

Com o passar do tempo, muitas mudanças impulsionadas pelo avanço da tecnologia surgiram na área de DP para otimizar a rotina do setor e torná-lo mais estratégico para a empresa.

A implantação do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um motivo imprescindível para não deixar de acompanhar de perto as atualizações na legislação.

5. Não acompanhar o banco de horas

A Reforma Trabalhista facilitou a adoção do banco de horas, derrubando a obrigatoriedade do acordo com o sindicato trabalhista. Porém, isso não significa que não existam regras que o DP precise seguir.

Com as mudanças, a CLT agora determina que:

“§ 5º O banco de horas de que trata o § 2º deste artigo poderá ser pactuado por acordo individual escrito, desde que a compensação ocorra no período máximo de seis meses;

§ 6º É lícito o regime de compensação de jornada estabelecido por acordo individual, tácito ou escrito, para a compensação no mesmo mês”.

Em outras palavras, o banco de horas pode ser adotado por acordo individual, mas passa a ter validade de apenas seis meses. Também pode ser mensal, por meio de acordo tácito ou escrito, desde que as horas acumuladas sejam compensadas no mesmo mês.

Sendo assim, outra das responsabilidades do Departamento Pessoal é justamente a de conferir quais acordos estão vigentes em cada caso e se as compensações estão sendo feitas de forma devida.

Você já ouviu falar em DP online?

Nós abordamos tudo sobre as funções do Departamento Pessoal e como esse setor é imprescindível para o bom funcionamento e crescimento de uma empresa.

Você pôde conferir, inclusive, como lidar com questões legais e financeiras é delicado e requer atenção. E, por ser um trabalho manual, é passível a inúmeros erros.

Com a tecnologia, o setor de DP também passou por mudanças, principalmente visando a otimização dos processos e, consequentemente, diminuição dos erros. Agora, os processos são realizados online, de forma digital.

Essa atualização forçou as equipes a trabalharem com mais ferramentas e softwares online, agilizando o trabalho de todo o setor, automatizando as tarefas e tornando as atividades menos tediosas.

As tarefas que podem ser otimizadas por meio de sistemas digitais são, por exemplo:

Já é possível ver o quanto essa mudança foi benéfica para toda organização. E, além de facilitar a vida de todos, esses softwares permitem controlar mais de perto as informações, diminuindo os erros e atualizando os dados em tempo real.

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O uso da tecnologia nas rotinas do DP

Assim, mais do que saber quais são as funções de um Departamento Pessoal, é interessante entender como cumpri-las bem, sobretudo usando a tecnologia que se destaca como grande aliada.

O DP é um setor que pode contar com uma grande quantidade de colaboradores, principalmente se for uma empresa de grande porte. Agora, imagine vários colaboradores atuando em diferentes frentes, ao mesmo tempo, sem que haja uma organização no setor.

Como vimos, erros podem acontecer, mas suas consequências são sérias e, muitas vezes, caras. É por isso que as atividades desenvolvidas pelos funcionários do Departamento Pessoal devem ser o mais otimizadas possível, para poupar tempo e evitar problemas.

Assim, vejamos com um pouco mais de detalhes como a tecnologia pode ajudar:

Otimização das atividades

A otimização das atividades do Departamento Pessoal deve ser um pensamento intrínseco a cada colaborador, o que tende a ser mais fácil quando soluções tecnologias entram em cena.

É mais do que necessário que os funcionários do setor pratiquem um olhar crítico visando implementar melhorias diárias. Diferentes softwares contribuem para isso uma vez que favorecem a padronização de processos e contam com a automação para cumprir tarefas burocráticas.

Organização de arquivos

Quando apresentamos quais são as funções do Departamento Pessoal, ficou claro que o setor lida com bastante documentos. Por isso, armazenar e gerenciar uma gama enorme de papéis importantes para a empresa e seus colaboradores faz parte das responsabilidades do DP.

Com o uso da tecnologia, é possível contar com documentos eletrônicos e mecanismos de organização e busca que facilitam essa gestão, inclusive por reduzir a necessidade de uso de papel.

Vale lembrar que esses são materiais valiosos, que devem ser preservados por longos períodos de tempo e de forma adequada. Por isso, o DP precisa encontrar modos de organizar a papelada de forma adequada, usando uma lógica compreensível e padronizada. 

Alguns aspectos referentes a essa organização são:

  • padronização das rotinas de uso dos documentos;
  • formatação e classificação dos arquivos;
  • categorização;
  • métodos de armazenamento e conservação etc.

Contudo, o mais importante é criar determinados procedimentos de controle para registrar a entrada e a saída de documentos; algo que o uso de softwares simplifica bastante. Dessa forma, extravios são evitados e o processo se torna muito mais ágil.

O que estamos dizendo com tudo isso é que ferramentas de gestão que facilitam a vida dos funcionários têm ganhado cada vez mais espaço. Além de tornar mais confortável a execução de determinadas tarefas, elas otimizam o tempo e, como consequência, geram economia financeira.

Os softwares voltados para o DP existem nos mais variados tipos, visando simplificar e agilizar processos. Elas vão desde programas robustos e supercompletos até aplicativos leves e fáceis de mexer.

Como o Tangerino pode otimizar as rotinas do DP

É aqui que o Tangerino entra em cena como uma opção de tecnologia moderna e prática para a sua empresa.

O Tangerino é uma ferramenta completa que automatiza os processos manuais do DP para simplificar sua rotina no que diz respeito à condução das burocracias, e permitir que o setor atue de forma mais estratégica.

Com o Tangerino, seu DP consegue:

  • realizar o processo de admissão de novos colaboradores de forma 100% online e remota;
  • fazer a gestão eletrônica de documentos;
  • acompanhar em tempo real os registros de ponto, atrasos, faltas e horas extras; 
  • contar com o registro de ponto feito pelo celular, computador ou tablet; 
  • automatizar o cálculo do banco de horas e horas extras; 
  • automatizar a gestão de férias; 
  • ter acesso ao nosso clube de descontos e vantagens.

Cabe dizer ainda que o Tangerino pode ser integrado a diferentes outros softwares do mercado. Com isso, outras rotinas, como o fechamento da folha de pagamentos, também podem ser automatizadas graças ao intercâmbio de dados entre os sistemas.

Conclusão

As funções do Departamento Pessoal são fundamentais para uma empresa e a forma como as rotinas do setor são desempenhadas pode impactar diretamente no sucesso da organização.

Como vimos, as burocracias com as quais o DP lida garantem o cumprimento de direitos e deveres trabalhistas e tributários, contribuindo para uma boa relação com as pessoas contratadas e evitando problemas legais em diferentes esferas.

Essas rotinas englobam tudo o que diz respeito à relação entre empregador e trabalhadores, desde a admissão até a rescisão contratual. Toda uma burocracia que precisa ser feita com atenção, tendo processos bem definidos e que se simplificam a partir do uso da tecnologia.

Se você deseja facilitar a rotina do Departamento Pessoal, pode experimentar o Tangerino. O software é completo e permite o controle de horas, emissão de relatórios e o arquivamento digital de documentos importantes.

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