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Você sabe o que é ATS? Falamos de um software que automatiza e otimiza a seleção de candidatos. Portanto, uma solução que contribui para que sua empresa tenha acesso aos profissionais mais qualificados do mercado.

As atividades de recrutamento e seleção estão no centro da rotina de qualquer RH e têm grande impacto para uma empresa. Com o avanço da transformação digital, era de se esperar que parte do processo pudesse ser feito com o uso de uma ferramenta específica.

Neste texto, contamos tudo o que você precisa saber sobre um sistema de recrutamento e seleção e como escolher o melhor para a sua organização. Boa leitura!

Para facilitar, você pode se guiar pelos tópicos elencados abaixo:

O que é ATS?

O que é ATS

ATS é sigla para Applicant Tracking System ou “Sistema de Rastreamento de Candidatos”; um software completo de gestão de processos de recrutamento e seleção.

Diferente de uma ferramenta convencional de recrutamento, o sistema ATS conta com as tecnologias de automação e inteligência artificial (AI), além de funcionalidades que cobrem todo o processo, da atração de candidatos à contratação de um novo profissional.

Essa plataforma eletrônica é aliada do RH e dos profissionais responsáveis por encontrar e selecionar colaboradores para compor os quadros da empresa, além de favorecer a experiência do usuário. Ou seja, também é positivo para a marca empregadora.

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Qual a importância do ATS para a empresa?

Trabalho com propósito, busca pelo equilíbrio entre vida profissional e pessoal, quiet quitting. Nesse cenário, é cada vez mais importante para a empresa acertar na contratação para evitar problemas de baixo desempenho e alto turnover.

Às organizações cabe entender que a mudança na forma que os profissionais têm encarado sua relação com o trabalho não precisa ser um problema.

Para tanto, o RH, as lideranças e a alta gestão precisam entender como tornar o trabalho algo que atraia e retenha os talentos, inclusive os das novas gerações. Esse processo passa pela otimização do recrutamento e seleção.

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Isso porque quanto maior é o alinhamento entre um profissional, a função a ser exercida e a empresa, melhores são as chances de que esse profissional se sinta realizado no trabalho e busque ter um bom desempenho dia após dia.

Esse alinhamento começa quando o RH identifica a vaga em aberto, cria sua descrição e divulga a oportunidade para o mercado. Depois, passa pela seleção das pessoas mais adequadas, algo que o ATS ajuda a fazer com mais eficiência.

Com a IA e a automação, o processo de contratação de colaboradores passa a ser feito de forma mais simples e rápida com total apoio do software que identifica mais facilmente pessoas com o currículo e o perfil comportamental mais compatível com cada vaga.

Com tudo isso, a tecnologia é importante para o setor, e para a empresa como um todo, porque aumenta as chances de que cada nova contratação seja bem-sucedida e ajude na conquista dos resultados esperados.

Ainda, ao otimizar a rotina do RH, o sistema de recrutamento e seleção permite que os profissionais do setor tenham a oportunidade de se dedicar mais a outras rotinas, o que favorece a presença de um RH estratégico na organização.

Para entender melhor todos esses pontos, além de saber o que é ATS, vale saber mais sobre como esse tipo de sistema funciona, e esse é o assunto do tópico a seguir.

Aproveite que está por aqui e confira também:

Como funciona um sistema de ATS?

O ATS tem como princípio a automação de processos burocráticos, feita com base na determinação de diretrizes por parte do próprio RH.

Ou seja, os responsáveis pelo R&S criam uma orientação para que o software saiba como avaliar e selecionar cada pessoa que se candidata. Com base nisso, o sistema inteligente “aprende” e passa a atuar de forma automatizada.

Confira algumas das funcionalidades que você encontra nos principais ATS do mercado:

  • divulgação de vagas de forma eficiente;
  • padronização das etapas, transformando em processos simplificados e objetivos;
  • aplicação de testes de habilidades automatizados;
  • triagem e acompanhamento dos candidatos em tempo real;
  • ferramenta para gestão de recrutamento;
  • integração com as redes sociais;
  • envio de mensagens personalizadas etc.

Lembre-se de que o ATS é um Sistema de Rastreamento de Candidatos. Assim, com base em pré-definições apresentadas pelo RH ou do uso de palavras-chave, o software classifica os profissionais que respondem ao que a empresa busca a cada momento.

Vamos a um exemplo. Imagine que a organização esteja em busca de uma pessoa para o cargo de Head de Diversidade para atuar de forma híbrida, em São Paulo (SP).

Ao invés de analisar cada currículo ou candidatura, uma a uma, o RH pode usar os filtros do sistema para elencar os profissionais que reúnam características adequadas.

É possível fazer a filtragem usando palavras como “diversidade”, “liderança” e “são paulo”. Além disso, o RH pode criar filtros que também ajudem a encontrar pessoas com base no seu nível de experiência e outras questões relevantes.

Ainda, o ATS classifica os candidatos com base no seu nível de afinidade com a vaga e no resultado dos testes aplicados por meio da plataforma. Dessa forma, rastreia e indica quais os profissionais que melhor atendem ao que o RH busca.

Uma vez identificados os candidatos alinhados com o que a empresa busca, o passo seguinte é comunicá-los, convidando-os para uma conversa ou entrevista. O ATS também automatiza parte do processo, enviando e-mails ou SMS com detalhes sobre as próximas etapas.

Detalhe importante: um sistema ATS é personalizável. Isso significa que o RH pode fazer ajustes em cada etapa do processo cumprido pelo software de acordo com as necessidades da organização e com as vagas em aberto a cada momento.

Quais os benefícios de um ATS?

Empresa alguma investe em uma nova solução sem entender quais vantagens pode tirar disso, ou seja, qual o retorno que esse investimento pode trazer. Por isso, apresentamos a seguir os principais benefícios que um sistema ATS promove, veja:

Otimização de tempo

Uma das formas de entender o que é ATS é considerar a tecnologia como uma aliada das pessoas que trabalham com recrutamento e seleção.

Isso porque a automação poupa essas pessoas de realizar análises e filtragens de forma manual, salvando um tempo precioso do RH e da empresa. Como consequência, o setor fica mais livre para se dedicar a outras tarefas e a organização consegue preencher vagas mais rapidamente.

Essa segunda vantagem da otimização do tempo merece destaque especial se considerarmos que uma equipe defasada fica sobrecarregada e tende a ter queda de produtividade. Assim, para a empresa, quanto antes uma vaga for preenchida, melhor.

Entretanto, vagas não podem ser preenchidas de qualquer maneira; é fundamental que uma boa escolha seja feita e, como já mencionamos, o ATS também contribui para que isso aconteça.

Melhor gestão do processo seletivo

O ATS melhora a gestão do processo porque centraliza todas as informações de recrutamento e seleção em uma só plataforma.

Além disso, é interessante lembrar que o software permite que o RH faça personalizações para criar um framework bastante alinhado com o dia a dia da empresa, inclusive definindo filtros que facilitem o trabalho do setor.

Redução de custos com recrutamento

Outro ponto bastante persuasivo para os gestores é a economia gerada ao utilizar um sistema de recrutamento e seleção inteligente.

A diminuição da burocracia e da complexidade do processo seletivo diminui e, consequentemente, o tempo gasto também. Isso faz com que a empresa precise investir menos em recursos para manter o processo rodando.

Por exemplo, quando anuncia em um site de vagas, a organização tem um gasto com isso que se mantém até que a vaga seja preenchida e a oportunidade retirada do site.

Mais eficiência no processo seletivo

Quando explicamos o que é ATS, contamos que o software usa inteligência artificial para otimizar a seleção de candidatos com base em orientações pré-definidas pelo RH.

Com isso, a empresa passa a contar com uma ferramenta analisando currículos em um ritmo que pessoas não conseguem fazer. Isso evita que bons candidatos fiquem de fora da seleção por ser humanamente inviável ao RH analisar todas as candidaturas manualmente.

O uso do ATS otimiza essa análise e não sobrecarrega os profissionais responsáveis pelo recrutamento e seleção. Isso porque o software gera relatórios poderosos que podem embasar as decisões do RH.

Assim, os recrutadores podem voltar suas atenções para estratégias de entrevista e dinâmica de grupos, de modo a aumentar as chances de sucesso na escolha de novos colaboradores.

Comunicação simples e direta com os candidatos

Nada mais frustrante do que uma seleção que não oferece feedbacks aos candidatos, não é mesmo?

Com uma ferramenta inteligente e desenvolvida para processos seletivos é possível inserir uma série de pontos de comunicação de forma completamente automatizada.

Sejam e-mails, vídeos estratégicos explicando cada atividade ou mesmo a marcação da entrevista. Tudo isso pode ser automatizado.

Uma comunicação mais próxima pode trazer facetas dos candidatos que de outra forma jamais apareceriam. Sendo assim, pense com carinho em todo o processo de seleção.

Integração com as redes sociais

Não há para onde correr, hoje em dia, tudo gira em torno das redes sociais. Basicamente, todo mundo está presente lá e os perfis profissionais estão cada vez mais em alta.

Nesse sentido, anunciar as vagas nas redes sociais é primordial para a estratégia de seleção, uma vez que aumenta o alcance desse anúncio e também as chances de que a empresa encontre os talentos de seu mercado.

Tudo isso seria um trabalho a mais se o ATS não tivesse integrações nativas com as redes sociais. Com essa funcionalidade da ferramenta, o RH consegue facilmente divulgar as vagas nos perfis da empresa em todas as redes cadastradas.

Diminuição do turnover

Diminuir a taxa de turnover é um dos principais objetivos de qualquer time de RH, afinal, a alta rotatividade impacta negativamente a produtividade das equipes, a marca empregadora e as finanças.

O ATS ajuda com isso porque torna o processo mais criterioso e aumenta as chances de que o colaborador que chega até a fase final esteja muito mais alinhado à cultura organizacional da empresa.

Como mencionamos, para além do salário, há diversos fatores que são levados em consideração pelos profissionais na hora de trocar de emprego. Estar em um local que gere algum tipo de identificação é um fator de peso para tomar essa decisão!

Aumento da produtividade

Ao diminuir o turnover, o sistema ATS favorece a produtividade porque reduz a frequência com que as equipes são modificadas e isso, por sua vez, favorece o fluxo de trabalho.

Tanto a saída quanto a chegada de novos colaboradores impactam a dinâmica das equipes. Enquanto o time está defasado, seus membros precisam assumir mais demandas ou até interromper projetos até que um novo profissional chegue.

Por sua vez, quando o novo colaborador é apresentado, precisa passar pelo onboarding e possivelmente por treinamentos para, então, começar a participar ativamente da equipe e retomar ou melhorar o fluxo que existia antes.

Às vezes, passar por essa mudança é necessário. Porém, quando a empresa vive isso de forma recorrente por erros no recrutamento que resultam em alta rotatividade ou não preenchimento de vagas, cria-se um empecilho à produtividade. Algo que o ATS ajuda a evitar.

Formação de banco de currículos

Por fim, o ATS também facilita a criação de um banco de currículos ou banco de talentos que pode ser bastante útil em futuras oportunidades.

Isso porque mantém os dados de cada profissional que se candidata, deixando essas informações disponíveis para outras filtragens quando da abertura de novas vagas na empresa.

Quais as principais ferramentas de ATS?

Para compreender o que é um ATS, considere que falamos de uma solução bastante completa, o que implica na existência de diferentes ferramentas à disposição do RH. Confira as principais:

  • filtros estratégicos e personalizáveis que ajudam na identificação dos candidatos mais alinhados com cada vaga em aberto;
  • testes de habilidades personalizáveis;
  • ranqueamento automatizado de currículos com base na classificação feita pelo software;
  • uso de palavras-chave para pesquisar candidaturas;
  • definição de fluxos de etapas no processo de recrutamento e seleção;
  • publicação automatizada de oportunidades de emprego;
  • comunicação automatizada sobre as etapas do processo seletivo;
  • criação de banco de talentos classificados por perfil.

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Quais as funcionalidades mais importantes do ATS?

As funcionalidades mais importantes do ATS são as de automação, em especial, a que classifica os candidatos que aplicam para uma vaga e facilita o processo de seleção por parte do RH.

O ATS pontua as pessoas com base nos filtros, palavras-chaves e testes previamente definidos pelos profissionais responsáveis pelo recrutamento. Com isso, apresenta um ranking com os candidatos que são mais adequados para cada vaga em aberto.

Isso é feito graças à inteligência artificial que permite que o software rastreie os currículos e o resultado dos testes aplicados para criar o ranking.

A partir disso, os profissionais do RH ficam sabendo quem acionar para as próximas etapas da seleção, podendo usar o ATS também para o agendamento automático de entrevistas e o envio de informações sobre a continuidade do processo.

O que analisar antes de escolher um sistema ATS?

Agora que você já sabe o que é ATS, precisa entender como escolher o melhor sistema para a sua empresa.

Quanto a isso, há uma série de características que devem ser levadas em consideração e, por essa razão, compartilhamos algumas dicas a seguir:

Compreenda o processo de recrutamento e seleção

O primeiro passo é compreender como funciona o processo de R&S atualmente conduzido pelo seu RH.

Isso porque, ainda que esse processo possa ser modificado visando melhorias, faz mais sentido encontrar uma ferramenta que atenda as demandas do RH do que virar o processo do seu RH do avesso para se alinhar a uma ferramenta.

Sendo assim, se a sua empresa ainda não adotou um RH data-driven, comece com uma análise que permita compreender a fundo como o recrutamento e a seleção acontecem, e quais seus aspectos mais relevantes. Além disso, faça descrições claras e objetivas de cada etapa para que todos os envolvidos nessa análise compreendam bem o processo.

Uma vez que o RH tenha detalhado esse fluxo, ficará mais fácil entender como uma tecnologia como o ATS pode ajudar e, então, identificar quais funcionalidades o sistema deve ter.

Pesquise e compare as soluções de ATS

Como você já deve imaginar, existem inúmeras soluções de ATS no mercado, algo positivo para que você encontre a solução ideal para a sua empresa.

Quanto a isso, tenha duas coisas em mente: o sistema é mais do que uma ferramenta de automação, sendo um verdadeiro parceiro para o time de RH; e a solução ideal para sua empresa pode ser diferente da solução em uso por outra organização.

Para fazer análises e comparações que ajudem na tomada de decisão, confira abaixo algumas perguntas que te ajudarão a ter uma ideia do que procurar:

  • O ATS será o principal software utilizado ou será necessário integrá-lo à outra solução de recrutamento já contratada pela empresa?
  • Quantos colaboradores precisam ter acesso à ferramenta?
  • A interface da solução é simples e intuitiva?
  • As possibilidades de personalização se adequam ao processo de R&S da empresa?
  • As vagas disponibilizadas serão divulgadas nas redes sociais?
  • Qual o orçamento disponível para esse software?

As respostas para essas respostas são primordiais para compreender o que se está procurando e para entender se a opção em mente realmente atende ao que seu RH precisa.

As características de um bom ATS

Outros fatores que facilitam a análise e a escolha de um sistema ATS são as características que a ferramenta tem e que facilitam sua implementação e uso no dia a dia. Veja a seguir o que observar e buscar:

  • possibilidade de conexão nativa ou através de API com softwares de RH;
  • comunicação com outras plataformas como sites especializados para a divulgação de vagas de trabalho e redes sociais;
  • feedbacks automatizados com diversas possibilidades de comunicação (e-mail, vídeos, whatsapp etc.);
  • ferramentas de filtragem personalizáveis;
  • opções de recrutamento interno;
  • testes comportamentais nativos e/ou configuráveis;
  • utilização de inteligência artificial.

Além disso, antes de tomar qualquer decisão, informe-se sobre como funciona o suporte técnico oferecido pelo fornecedor. É natural precisar desse apoio eventualmente e se o suporte for ruim, a empresa pode se frustrar com a contratação da ferramenta.

Outro ponto que deve ser explorado são os treinamentos ofertados, afinal, de nada adianta contar com a solução mais robusta do mercado se ninguém consegue utilizá-la de forma integral.

O que você precisa saber sobre o que é ATS?

Que tal recapitular o que vimos até aqui para assegurar sua total compreensão sobre os sistemas de recrutamento e seleção inteligentes que podem facilitar a vida do seu RH? Vamos lá!

O que é ATS?

ATS é um software inteligente que otimiza a gestão do processo de recrutamento e seleção. Suas funcionalidades cobrem etapas que vão desde a publicação da vaga à conclusão do processo de escolha de novos colaboradores.
Além disso, é uma solução que conta com ferramentas personalizáveis que automatizam etapas do processo, proporcionando vantagens para o RH e uma experiência mais positiva para quem se candidata.

Por que o ATS é importante?

O ATS é importante porque torna o processo de recrutamento e seleção mais rápido e eficaz.
Isso significa que o RH leva menos tempo para preencher uma vaga e aumenta suas chances de acerto na escolha, algo que favorece a redução do turnover, além de outros benefícios.

Quais as ferramentas de ATS?

São várias as ferramentas que um sistema ATS pode ter. Em destaque, mencionamos os filtros personalizáveis para a identificação dos candidatos mais adequados para uma vaga, bem como o ranqueamento de currículos com base na pontuação definida pelo software.
Isso porque é, sobretudo, por meio dessas duas ferramentas que o ATS direciona o RH para escolhas mais certeiras tanto para a continuidade do processo seletivo quanto para a consolidação de novas contratações.

Quais as principais funcionalidades do ATS?

As principais funções do ATS se baseiam na tecnologia de automação, como é o caso da que pontua os candidatos com base em sua afinidade com a vaga e cria um ranking para orientar as decisões do RH.

Antes de ir…

Conseguiu entender o que é ATS e como essa ferramenta consegue melhorar o processo de recrutamento e seleção nas empresas? Esperamos que sim!

Utilizar a tecnologia para otimizar o tempo do setor de RH é uma realidade cada vez mais concreta e um diferencial competitivo, especialmente com o avanço da transformação digital que observamos de 2020 para cá.

Organizações que não contam com soluções modernas estão ficando para trás, perdendo em talentos, tempo gasto com processos morosos e em recursos financeiros.

Leia agora mesmo o nosso artigo sobre software de admissão digital e veja como a efetivação de novos colaboradores pode ser facilitada!

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