Já Sabe Como Funciona o Relógio de Ponto Manual? Aprenda Tudo!

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Ter o controle das horas trabalhadas é uma vantagem para os colaboradores e para os donos de empresa, pois é a partir desses registros que são contabilizados os salários, a produtividade e o desempenho de cada profissional.

Uma solução prática e de baixo custo é a implantação do relógio de ponto manual – ou relógio de ponto cartográfico, como também pode ser conhecido.

Essa solução permite à empresa manter o registro dos horários de entrada e saída de funcionários e basear suas decisões e processos em informações que podem ser resgatadas quando necessário.

Descubra neste breve guia como funciona o relógio de ponto manual e por que ele é importante para a gestão de uma empresa!

• Afinal, como funciona o relógio de ponto manual?
• Como fazer a análise dos dados pelo controle de ponto manual?
• Quais os problemas gerados pelo cartão de ponto manual?
• Quem precisa registrar o ponto?
• Por que modernizar o controle de ponto?

Afinal, como funciona o relógio de ponto manual?

A principal função do relógio de ponto manual é fazer o controle de horas trabalhadas de cada um dos colaboradores.

Por meio de um cartão de ponto é registrado o horário de entrada e saída do funcionário, assim como o intervalo de, no mínimo, uma hora para jornadas de 8 horas, ou de 15 minutos em caso de jornadas de 6 horas.

Sempre que o funcionário começar ou encerrar o período de trabalho, precisa inserir o cartão de ponto manual — feito de papel ou plástico — em um dispositivo para registrar as informações. 

Dependendo do modelo, elas são estampadas ou perfuradas pela máquina que realiza o controle.

No fim de cada mês, esses cartões com informações são encaminhados para o setor de Recursos Humanos, onde os profissionais contabilizam as horas trabalhadas de cada colaborador e depois fazem o cálculo da folha de pagamento.

Normalmente, empresas de pequeno porte e poucos funcionários optam pelo controle de ponto manual por pensarem não ser necessário contratar uma solução mais robusta e moderna. 

O relógio de ponto manual é, sim, um dos sistemas de controle de ponto mais baratos, servindo para registrar os horários de cada funcionário e criar métodos de análise de turno, férias etc.

No entanto, nem sempre o mais simples e fácil é o mais seguro, como veremos ao longo deste conteúdo.

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Como é feito o registro de ponto manual?

O controle de ponto manual é feito a partir da impressão do horário de entrada e de saída de um colaborador em um cartão feito de cartolina ou de algum tipo de papel mais rígido.

Também é possível fazer esse registro em um livro, o chamado livro-ponto. Nele, são anotados à mão os horários de entrada e saída, bem como os intervalos.

Os dois métodos terão colunas com os dados de horário e linhas com o dia do mês. No caso do cartão, basta que o funcionário insira-o na máquina para que o sistema imprima o horário da marcação, não havendo a necessidade de utilizar alavancas ou mesmo botões. 

Os equipamentos mais modernos ainda mostram uma mensagem no display para indicar que a marcação foi realizada com sucesso.

Como fazer a análise dos dados pelo controle de ponto manual?

Após escolher o tipo de registro, os dados são anotados para posterior análise e tratamento. Para isso, é necessário criar um método de análise dos dados. 

Ao utilizar o relógio de ponto manual, o próprio funcionário fará o registro desses dados. A análise, por sua vez, também será feita de forma manual. 

Por essa razão, as empresas que optam por esse modelo de controle de ponto precisam determinar um método de análise claro e muito eficiente, pois é muito fácil cometer erros em processos manuais.

Atualmente, existem algumas opções de máquinas que fazem a impressão dos dados no cartão do relógio de ponto manual. 

Essas impressoras são ligadas a um pequeno computador, fazendo com que a informação digitada pelo colaborador seja impressa no cartão.

Independentemente se o preenchimento é feito por uma impressora, por anotações ou por furos no cartão, essa é uma tecnologia há muito tempo superada pelas inovações que surgiram posteriormente.

Quais os problemas gerados pelo cartão de ponto manual?

O cartão de ponto manual pode gerar gastos para as empresas de qualquer segmento por ser um sistema totalmente dependente de registros e análises feitos à mão. 

Em uma realidade na qual podemos fechar negócios e até mesmo assinar contratos por meio de dispositivos móveis, confiar em um cartão de ponto manual significa perder tempo e dinheiro. 

Além de aumentar consideravelmente o tempo gasto em tarefas cotidianas, como o cálculo de banco de horas e o próprio preenchimento do cartão, o controle feito por relógio de ponto manual se mostra ineficiente e dispendioso para as empresas.

Veja, abaixo, alguns problemas que o relógio de ponto manual pode causar para sua organização e sua equipe.

1. Falta de flexibilidade

Cada vez mais as empresas contratam profissionais que trabalham a distância, em regime de home office ou de maneira externa, como no caso de vendedores e representantes comerciais. 

Mas como fazer o registro de ponto remotamente se é preciso marcar os horários no cartão de ponto? Esse método impossibilita um bom controle dessa jornada de trabalho.

Nesse contexto, a falta de flexibilidade é facilmente suprida pela tecnologia, uma vez que os software de ponto eletrônico permitem a abertura e fechamento de pontos com precisão de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Para empresas que possuem funcionários externos e em home office, esse é um importante diferencial.

2. Possibilidade de fraude nos dados

Ao contrário dos controles digitais, onde as informações ficam seguras em um banco de dados, o cartão de ponto manual possui brechas nos processos de preenchimento, uma vez que os dados podem ser facilmente alterados ou manipulados por algum colaborador.

Um bom exemplo de fraude de ponto é quando um funcionário registra a entrada para outro, mesmo que esse não esteja na empresa ou tenha chegado atrasado ao local de trabalho. 

Em empresas com muitos trabalhadores fica complicado manter uma gestão confiável utilizando uma ferramenta manual.

3. Dificuldade para analisar e consolidar os dados

Quando a empresa é pequena fica mais fácil consolidar todos os dados de ponto, como entradas, saídas, horas extras e banco de horas. 

Mas, quando o número de funcionários é maior o desafio aumenta, tomando muito tempo e exigindo bastante organização dos responsáveis por esse controle.

Além de ser mais complicado consolidar os dados de cada um dos funcionários, o cartão de ponto manual é considerado frágil perante a justiça, principalmente nos casos de folhas de frequência marcadas com horários exatos de entrada e saída. 

Essa fragilidade pode expor a empresa a potenciais processos judiciais e prejuízos inesperados.

4. Problemas técnicos

Os relógios de ponto manual dependem de uma atenção constante por parte do setor de RH ou de um colaborador específico. 

Qualquer problema técnico, que pode ser desde a falta de energia elétrica até erros na configuração do aparelho, representa atrasos, perda de tempo e até mesmo problemas no gerenciamento de pessoas.

Para evitar que seus colaboradores fiquem parados, seja no início ou ao final do expediente, conte com a tecnologia como aliada. 

Toda a gestão de ponto eletrônico pode ser feita nos próprios dispositivos móveis, de forma confiável e simples, economizando o tempo de seus colaboradores e otimizando o processo de controle de presença.

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5. Excesso de papéis

Outro ponto negativo do controle por cartão de ponto manual é o volume excessivo de papéis e cartões que sua empresa precisa guardar. 

Além de ocupar muito espaço, esses documentos são difíceis de consultar e exigem muito tempo para mantê-los organizados.

A automação permite que o funcionário ou time responsável por essa tarefa foque em outros pontos importantes da gestão de pessoal. 

Além disso, menos pessoas são necessárias para chegar a um resultado muito superior por meio de ferramentas online de gestão de ponto, enxugando sua equipe de RH e ajudando a economizar.

6. Filas e falta de praticidade

Uma cena muito comum em empresas maiores é ver uma grande fila para bater ponto, tanto no início quanto ao final do dia. 

Se os seus colaboradores ficam parados por 30 minutos, em média, nessa fila, você tem um custo de no mínimo cinco horas por semana de horas não trabalhadas. E isso por colaborador.

Quanto seus funcionários ganham por hora? Com uma conta simples é possível calcular o benefício de adotar um ponto online. 

Além da questão financeira, essa praticidade elimina um problema na vida de seu pessoal, afinal, quem gosta de fila?

7. Gestão de itinerários

Você sabe qual o caminho que seus vendedores e representantes externos realmente fazem quando estão em horário de serviço? 

Uma vantagem direta do controle de ponto online é que você pode otimizar a rota de suas equipes para que façam mais coisas em menos tempo e com menos gastos.

O monitoramento do deslocamento dos colaboradores externos também traz maior segurança tanto para a empresa quanto para os funcionários. 

No caso de paradas inesperadas, por exemplo, a empresa fica sabendo de imediato e pode entrar em contato com o profissional para saber se houve algum problema.

Esse tipo de solução evita assaltos e prejuízos com veículos furtados ou danificados na estrada, além de reduzir o valor do seguro de vida dos funcionários e também do seguro de veículos.

Essa gestão é possível graças ao controle de ponto com GPS, que consolida em tempo real a posição dos funcionários, o momento de abertura e fechamento do ponto e todo o trajeto por onde passaram. 

Com informações precisas, é possível tomar decisões mais assertivas e economizar tempo e dinheiro.

8. Problemas trabalhistas

Essa talvez seja a principal fonte de dor de cabeça para gestores de todas as empresas que utilizam o cartão de ponto manual. 

A falta de precisão do controle, principalmente quando relativo a horas extras, faz com que muitos colaboradores recorram à justiça para reivindicar suas horas trabalhadas.

O principal problema é que devido à falta de dados concretos, o gestor possivelmente não sabe ao certo qual a carga real de horas trabalhadas. 

Isso pode acarretar em pagamentos equivocados para mais ou para menos e abrir brecha para discussões na justiça.

Por isso, além de otimizar processos e oferecer mais tempo para seus colaboradores executarem outras tarefas, o controle de ponto online possibilita uma gestão realmente eficiente das jornadas de trabalho, evitando surpresa e permitindo que os gestores planejem os próximos passos de seus negócios com segurança.

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Quem precisa registrar o ponto?

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), apenas estabelecimentos com um quadro de colaboradores acima de 20 pessoas necessita realizar o controle de folha de ponto. 

E isso pode ser feito por meio de relógio de ponto manual. Porém, é importante destacar que a norma se aplica a estabelecimentos, e não por empresas.

Ainda seguindo a legislação do controle de ponto, determinados colaboradores não necessitam realizar o registro das horas trabalhadas. Entenda quem são eles:

• colaboradores que realizam atividades externas, com jornada de trabalho flexível, contanto que essa informação esteja destacada no Livro de Registro de Empregados e na Carteira de Trabalho e Previdência Social do funcionário;
• colaboradores com cargos de confiança, como diretores, chefes de departamento, gerentes e líderes.

Por conta de flexibilidade ou tipo de atividade, existe a possibilidade de os funcionários trabalharem fora da empresa, de forma remota ou por conta de viagens.

Nestas situações, a contabilização das horas pode ser realizada por meio de um aplicativo de ponto eletrônico, como o Tangerino.

Por que modernizar o controle de ponto?

Apesar das vantagens do relógio de ponto manual, em empresas ou estabelecimentos com grande número de funcionários, é válido investir em um aplicativo de controle de ponto.

Ele é um método mais seguro e prático e todas as informações são enviadas diretamente para o setor de Recursos Humanos.

Os dados ficam registrados em um sistema de ponto web de fácil acesso por líderes e colaboradores.

Desta forma, todos podem acompanhar as informações em uma plataforma de internet, ou até mesmo por um app no celular, permitindo que ambas as partes façam um controle melhor de horas trabalhadas.

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