Qual a Obrigatoriedade do Ponto Eletrônico?

Tempo de Leitura: 18 minutos

Registrar o ponto dos funcionários é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários. Mas, será que existe alguma obrigatoriedade do ponto eletrônico? 

A adoção do sistema eletrônico para controle de jornada não é obrigatória para empresas que já contam com outras formas de registrar a carga horária dos trabalhadores — como relógio de ponto cartográfico ou livro de ponto.

No entanto, alguns modelos são mais seguros que outros, além de oferecerem benefícios que os sistemas manuais não conseguem suportar. Quer entender mais sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico e qual é o melhor sistema de controle de jornada? Continue por aqui e confira!

• O que diz a lei sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico?
• Portaria 671: o que ela regula no ponto eletrônico
• A partir de quantos funcionários deve-se usar o ponto eletrônico?
• O que a empresa deve considerar para adotar o ponto eletrônico?
• Por que uma empresa deveria usar um ponto eletrônico?
• Já que não há obrigatoriedade de ponto eletrônico, por que deixar de usar o ponto manual ou cartográfico?
• Principais dúvidas sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico?

O que diz a lei sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico? 

O artigo 74 da CLT prevê que o horário de trabalho precisa ser anotado em registro de empregados. O texto explica a obrigatoriedade da marcação e elenca os tipos de registro, como você pode ver a seguir:

§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

§ 4º Fica permitida a utilização de registro de ponto por exceção à jornada regular de trabalho, mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019).

Ou seja, segundo a legislação trabalhista, apenas empresas com mais de 20 colaboradores registrados devem, obrigatoriamente, realizar o acompanhamento da jornada de trabalho de seus funcionários.

No entanto, para regulamentar os modelos de controle de ponto, surgiu a Portaria 1510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego, que determinou a obrigatoriedade do ponto eletrônico. 

Depois dessa portaria, surgiram outras igualmente relevantes para eliminar as lacunas deixadas pelo texto e abarcar as novidades tecnológicas que surgiram posteriormente. Vamos falar mais sobre elas a seguir.

O que eram as portarias 373 e 1510 e o que elas diziam sobre ponto eletrônico?

A obrigatoriedade do ponto eletrônico foi instituída pela Portaria 1510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego e atinge empresas com mais de 20 funcionários. 

No entanto, a Portaria 373 do MTE, lançada em 2011, flexibilizou essa exigência para que as empresas pudessem adotar sistemas alternativos de controle de ponto.

Por que houve essa reviravolta? A legislação do ponto eletrônico previa que todas as empresas deviam adquirir o relógio de ponto eletrônico, ou REP (Registrador Eletrônico de Ponto). 

Esse equipamento tem um alto custo de aquisição, sem contar na manutenção mensal do equipamento.

Fora o maquinário usado para registrar o ponto eletrônico, era necessário ainda contratar um software de controle de ponto que recebesse as informações do REP e consolidasse para calcular a folha de ponto corretamente.

Confira, a seguir, mais detalhes sobre cada portaria!

Portaria 1510

A Portaria 1510, conhecida como a Lei do Ponto Eletrônico, data de 2009 e foi criada pelo Ministério do Trabalho e Emprego para regulamentar o uso dos sistemas de controle de ponto eletrônico nas empresas. 

Antes de haver a regulamentação, todas as modalidades de controle e registro de ponto eram permitidas, bastando apenas que fosse feita uma anotação em livro de ponto ou em planilhas eletrônicas. 

As normas referentes aos assuntos, até então, constavam apenas na Consolidação das Leis do Trabalhos (CLT), aprovada em 1943, quando ainda não havia muitas opções para esse controle. 

Desse modo, em 2009, quando já existiam diferentes modalidades de registro de ponto, foi publicada a Portaria 1510 que regulamentava as características e as funcionalidades exigidas aos sistemas desse segmento. 

O objetivo das normas era garantir o cumprimento dos direitos dos funcionários no que diz respeito às horas extras e jornada de trabalho. 

A Portaria 1510 estabeleceu requisitos técnicos para o relógio de ponto e para garantir a segurança desses registros. Os principais critérios envolviam que o equipamento possuísse:

• relógio interno e visor de demonstração com contagem de horas, minutos e segundos;
• equipamento que funcionasse por 1.440 horas ininterruptas, sem energia elétrica;
• impressora com bobina de papel;
• mecanismo que impossibilitasse a alteração ou exclusão de dados;
• porta USB disponível apenas para o auditor fiscal.

Por conta dessas exigências, a Portaria 1510 ficou conhecida por ter estabelecido a obrigatoriedade do ponto eletrônico.

Portaria 373

A Portaria 373 foi uma legislação criada em 2011 para regulamentar o uso de sistemas alternativos de controle de ponto. Assim, era um texto que funcionava como apoio à outra diretriz já existente.

A ideia, portanto, era apresentar regras e tornar legal o uso de softwares, como aplicativos, desenvolvidos para o controle de jornada de trabalho.

Sua homologação foi importante para as empresas, sobretudo porque tornou ferramentas mais práticas e seguras para o controle de jornada mais acessíveis.

Além disso, porque, entre outras facilidades, apresentou a empregadores e funcionários a possibilidade do controle de ponto externo.

Contudo, a Portaria 373 não existia sozinha, já que a 1510 seguia vigente. Então, as empresas precisavam estar atentas às duas legislações a depender do tipo de controle adotado.

Basicamente, a principal diferença entre a 373 e a 1510 é a existência ou não de diretrizes sobre sistemas alternativos para o controle de jornada.

A Portaria 1510 do MTE foi implementada primeiro e era conhecida como a “Lei do Controle de Ponto”. Regulamentava apenas três tipos de controle: 

1. manual;
2. mecânico;
3. eletrônico. 

Este último, vale mencionar, diz respeito aos relógios de ponto tradicionais.

Posteriormente, a Portaria 373 foi criada para regulamentar justamente os sistemas alternativos que surgiram em consequência do avanço da tecnologia e para driblar os altos preços para implementar o sistema eletrônico.

Saiba mais sobre controle de ponto:

• Tudo sobre o controle de ponto digital
• Controle de Ponto Pelo Celular: Quais as Vantagens e Por Que Adotar?
• Assinatura eletrônica de folha de ponto: por que implementar agora mesmo
• Controle de Ponto no Home Office: Aprenda a Monitorar a Jornada dos Colaboradores

Portaria 671: o que ela regula no ponto eletrônico?

A Portaria 671 não versa somente sobre o controle de ponto, mas altera as regras sobre o assunto. Surgiu em decorrência do Marco Regulatório Trabalhista Infralegal ou Decreto Nº 10.854 ― que simplifica algumas regras, revoga portarias e compila diretrizes. 

A Portaria 671 do MTP foi divulgada no dia 8 de novembro de 2021 e é uma norma que substitui duas outras Portarias: a 373 e a 1510, além de unificar outros textos legais.

Com múltiplos pontos abordados em 401 artigos e alguns anexos, tem por objetivo regulamentar disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho.

Para isso, a Portaria reúne várias regras antes previstas em diversas portarias, o que levou à extinção dos textos antigos, unificando normas em um só documento legal. Entre outros pontos, são abordados temas como:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• Contrato de Trabalho;
• Controle de ponto eletrônico;
• Jornada de trabalho; 
• Registro profissional;
• Sistema de cadastros;
• Entidades sindicais;
• Aprendizagem profissional e outros.

Com o novo texto, o registro de ponto continua sendo obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores, podendo ser feito por meio de equipamentos eletrônicos, mecânicos ou manuais.

No que diz respeito à obrigatoriedade do ponto eletrônico, o que muda são as definições quanto aos diferentes tipos de REP e as regras específicas de cada tipo de registrador eletrônico. As três formas de controle de jornada são:

• Manual;
• Mecânica;
• Eletrônica.

Esse terceiro formato engloba todas as soluções do tipo REP ou Registrador Eletrônico de Ponto, definidas pela norma da seguinte forma:

É o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico, de que trata o § 2º do art. 74 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 — CLT.

A Portaria 671 estipula uma nova forma de classificação de sistemas de registro de pontos eletrônicos, detalhados a seguir. 

REP-C

O REP-C ou convencional é o relógio de ponto eletrônico, aquele cuja utilização era regida pela Portaria 1510.

Segundo o texto, esses relógios são definidos como:

o equipamento de automação monolítico, identificado pelo seu número de fabricação e cujo modelo possui certificado de conformidade especificado no art. 90, utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

De acordo com a Portaria 671, os requisitos para a utilização do REP-C são: 

• deve estar sempre no local da prestação do serviço;
• precisa estar disponível para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal;
• somente empregados da mesma empresa devem usar, exceto nos casos:
  • configuração de trabalhador temporário;
  • empresas do mesmo grupo econômico com empregados que compartilham o mesmo local de trabalho ou estejam trabalhando em empresas do mesmo grupo econômico.

REP-A

O REP-A ou ponto alternativo diz respeito aos sistemas de controle de jornada regidos pela antiga Portaria 373. No entanto, um ponto importante que a Portaria 671 difere da antiga é na explicação sobre a utilização do REP-A.

Agora, o REP-A só poderá ser utilizado pela empresa enquanto vigorar a norma coletiva que autorizou seu uso, não sendo permitida a hipótese de ultratividade — que é quando há o vencimento da norma e sua validade é estendida independente de renovação.

Portanto, o DP precisa estar bastante atento quanto a isso para que a solução não siga em uso após o fim da vigência do acordo selado com o sindicato laboral.

Segundo o texto legal, o REP-A diz respeito ao:

conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

A portaria também estabelece alguns requisitos específicos para o REP-A:

• deve permitir a identificação do empregador e do empregado;
• precisa disponibilizar, diferentemente do REP-C, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

REP-P

Por fim, o REP-P é um software que deve ser registrado no INPI como um programa de computador feito para registrar ponto. A Portaria 671 define esse modelo de controle da seguinte forma:

é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91 [registro no INPI], utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

O REP-P é a solução de controle de ponto que tem mais requisitos específicos. Confira a lista completa abaixo:

• cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
• Número Sequencial de Registro – NSR;
• identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
• identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
• data e horário do respectivo registro;
• modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
• código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; e
• assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.

Tire suas dúvidas sobre a Portaria 671 com o nosso vídeo completo:

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A partir de quantos funcionários deve-se usar o ponto eletrônico?

O registro de ponto e jornada de funcionários é necessário para todas as empresas que possuem mais de 20 colaboradores, e a obrigatoriedade de ponto eletrônico segue tais regras. No entanto, o empregador não é obrigado a escolher apenas o sistema eletrônico, podendo optar pelo modelo manual ou alternativo.

Desse modo, não existe obrigatoriedade do ponto eletrônico especificamente, mas uma necessidade em fazer o registro nas empresas com mais de 20 empregados.

A ausência da gestão de jornada influência no pagamento dos salários, na contabilização de horas extras, no cálculo de verbas rescisórias e até em processos trabalhistas. 

Se não for implantado em casos de obrigatoriedade, o estabelecimento pode sofrer penalidades do Ministério do Trabalho e Emprego.

A legislação do controle de frequência tem como principal objetivo preservar o direito dos trabalhadores no que diz respeito a remuneração das horas trabalhadas. 

Por esse motivo, ela estabelece que a empresa deve utilizar um certo tipo de relógio de ponto. 

O aparelho utilizado precisa ter a capacidade de emitir comprovantes impressos a cada marcação e o sistema utilizado deve ser homologado pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pelo INMETRO.

Com o uso dessa tecnologia, empregado e empregador são beneficiados. O empregador por se manter de acordo com a legislação vigente e o empregado por ter uma comprovação da jornada realizada, tendo seu pagamento orientado por essas informações.

Dessa forma, a adoção de um sistema de registro de jornada, seja ele eletrônico ou digital, é fundamental na relação trabalhista. 

Vale mencionar que organizações com menos trabalhadores também podem escolher um sistema de controle de jornada, mesmo sem serem obrigadas por lei. 

Isso é benéfico tanto para o empregador quanto para os funcionários, que terão respaldo legal caso notem alguma irregularidade no controle.

Temos um conteúdo completo para você ter uma leitura mais aprofundada sobre Controle de Ponto. Baixe gratuitamente:

Manual do controle de ponto

O que a empresa deve considerar para adotar o ponto eletrônico? 

Toda empresa precisa se certificar de que seus colaboradores estão fazendo as marcações corretas no registro de ponto. Os registros essenciais são:

• entrada no expediente;
• saída para intervalo;
• retorno do intervalo;
• saída do expediente;
• toda e qualquer pausa que o colaborador venha a fazer durante a jornada de trabalho.

Para esse fim, o ponto eletrônico é um excelente aliado, pois os relatórios emitidos pelas máquinas atestam todas essas informações, além de dados sobre a empresa e o colaborador. 

No entanto, para adotar o ponto eletrônico, a empresa precisa seguir algumas regras. Confira as principais a seguir:

• emissão do comprovante de registro;
• respeito aos impedimentos legais de marcação;
• memória interna com os registros;
• aparelhos em pleno funcionamento;
• conexão para registro dos dados;
• custos;
• necessidades da empresa.

Comprovante de registro

O primeiro elemento, e talvez um dos mais importantes, para o bom funcionamento de um relógio de ponto é a emissão do comprovante de registro. 

Essa é uma das exigências da portaria 671. Segundo a lei, os modelos REP-C e REP-P devem emitir o comprovante do ponto para o trabalhador, com durabilidade mínima de cinco anos. 

Tal comprovante pode ser emitido de forma impressa ou digital, sendo esta última uma opção mais segura para evitar perdas do documento ou possíveis danos.

A portaria 671, em seu artigo 79, estabelece que esses comprovantes devem ser emitidos visando a comprovação do registro de marcação realizada pelos funcionários, contendo as seguintes informações:

• Cabeçalho contendo o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
• Número Sequencial de Registro – NSR;
• Identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• Local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado, quando exercer atividade externa ou em instalações de terceiros;
• Identificação do trabalhador contendo nome, CPF e PIS;
• Data e horário do respectivo registro;
• Modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
• Código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P;
• Assinatura eletrônica contemplando todos os dados descritos nos incisos I a VIII, no caso de comprovante impresso.

Respeitar os impedimentos legais

Há alguns impedimentos determinados por lei para garantir a veracidade das informações. Em todos os modelos de REP é proibido:

• restringir horários para a marcação do ponto;
• realizar marcação automática do ponto, utilizando horários predeterminados ou o horário contratual — com exceção do horário de almoço;
• exigir, por parte do sistema, uma autorização prévia para a marcação de sobrejornada;
• possuir qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.

Memória das marcações

Ainda, os aparelhos REP-C e REP-P devem realizar a emissão dos comprovantes de ponto, todos os modelos precisam ter memória das marcações efetuadas e, por fim, não podem possuir meios de alteração dos dados. 

Aparelhos em pleno funcionamento

Para adotar o relógio de ponto na empresa, é fundamental que ele esteja em pleno funcionamento, com as manutenções em dia, respeitando as regras estabelecidas pela lei. 

Veja, a seguir, uma lista de tudo que um aparelho de ponto deve ter:

• o relógio interno de tempo real deve ter precisão mínima de um minuto por ano, assim como capacidade de funcionamento ininterrupto em caso de queda do abastecimento de energia elétrica, por um período de, no mínimo, 1440 horas;
• todos os sistemas de marcação devem conter um mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos, com precisão;
• é exigida a disposição, no sistema de ponto, de um mecanismo integrado e de uso exclusivo do equipamento dedicado à impressão do comprovante de registro. Esse mecanismo deve ter duração mínima de cinco anos;
• os sistemas devem apresentar Memória de Registro de Ponto – MRP, que corresponde ao local em que serão armazenados os dados de registro. Os dados, assim, não podem ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
• o sistema deve conter a Memória de Trabalho – MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
• o aparelho utilizado para o registro de ponto deve conter uma entrada padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, que é destinada à captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor-Fiscal do Trabalho;
• o REP não pode depender de qualquer conexão com outro equipamento externo para conseguir fazer as marcações, podendo atuar de maneira independente. Que seja conectado a um sistema integrado em um software, seu funcionamento não poderá depender dele;
• o registro de jornada eletrônico ficará interrompido quando for realizada qualquer tipo de operação que necessite de comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.

Conexão para registro das marcações

Mais um ponto importante a ser considerado é a forma de comunicação utilizada entre o dispositivo de registro de ponto e o software de tratamento de dados. 

A maneira mais utilizada é a Ethernet, a rede local, mas existem locais em que não existe essa disponibilidade de conexão por cabo. Nesses casos, a coleta de dados pode ser feita por USB, mas é importante saber se não existe perda de recursos caso seja preciso utilizar essa função. 

Custos

O relógio de ponto pode parecer a opção mais fácil e barata, mas não é bem assim. O valor para adquirir uma máquina de ponto eletrônico pode variar bastante. 

Os mais básicos vão de R$ 300 a R$ 800, mas o valor de um REP mediano varia entre R$ 1.000 e R$ 1.500. Caso sua empresa opte por aparelhos mais avançados, os custos podem ultrapassar os R$ 2.000.

No entanto, não é só o valor do aparelho que deve ser levado em consideração. Além do custo inicial de implantação, é importante contar os gastos com manutenção e com a compra da bobina térmica para emissão dos comprovantes. 

Também é bom lembrar que, se a empresa for grande, é necessário comprar mais de um equipamento para evitar filas na hora das marcações.

Todos esses critérios devem ser colocados na ponta do lápis, e não só o valor do relógio de ponto em si. Afinal, há desdobramentos que levam a gastos desnecessários para a organização.

Necessidade da empresa

Para escolher o melhor sistema de ponto eletrônico é fundamental identificar a real necessidade da empresa. 

Em organizações com muitos funcionários, ou naquelas que oferecem a possibilidade de trabalho fora da empresa, seja em home office ou em visitas e viagens, a melhor opção sempre será um sistema digital, acessível em qualquer lugar, por meio da internet, smartphone ou computador. 

Entretanto, em empresas pequenas, com poucos funcionários, onde o trabalho é realizado presencialmente, um modelo mais simples pode ser mais adequado.

Por que uma empresa deveria usar um ponto eletrônico?

Você deve estar se perguntando: se não há obrigatoriedade do ponto eletrônico, por que ter um? 

Pensando nisso, elaboramos uma lista com algumas vantagens do ponto eletrônico para te ajudar nessa decisão. 

Basicamente, há sete bons motivos para você adotar o ponto eletrônico, que são:

• segurança e redução de fraudes;
• custos;
• facilidade para o funcionário;
• otimização da rotina do DP;
• controle do banco de horas;
• gestão dos colaboradores externos;
• redução de processos trabalhistas.

Redução das fraudes

Esse é um dos principais benefícios da utilização do ponto eletrônico, já que ele é o método mais seguro para controlar as horas trabalhadas. Com isso, evita-se que fraudes aconteçam, seja no registro do ponto pelo funcionário, mas também na contabilização das horas.

Alguns aplicativos de ponto oferecem ainda mais segurança, como o aplicativo Tangerino by Sólides. Tirando uma selfie no momento do registro do ponto para comprovar a própria identidade, evita-se que uma pessoa se passe por outra.

Redução nos custos

Embora o ponto eletrônico via REP-C seja bastante oneroso, outros modelos de ponto eletrônico oferecem a economia que todo gestor de empresa sonha. 

Além de reduzir custos diretos, como o controle de horas extras, também permite diminuir custos indiretos, como o aumento da produtividade das equipes de RH, que não precisam mais ficar horas contabilizando folhas de ponto. 

Essa mudança contribui para a otimização da empresa e para o seu crescimento.

Facilidade para o funcionário

Oferecer praticidade na rotina da empresa é importante para facilitar a relação entre empregador e funcionário. O ponto eletrônico permite que o próprio colaborador registre a sua entrada e saída por meio de um app ou no computador. 

Esse recurso é especialmente benéfico para equipes que trabalham em home office ou trabalho híbrido, pois essa tecnologia simplifica o registro feito pelo profissional e a conferência do RH. 

Mas é fundamental que o RH oriente os colaboradores sobre o uso correto desses recursos, encontrando a melhor maneira de fazer isso, seja com um tutorial ou treinamento específico. Isso evita que dúvidas na marcação persistam e garante mais aderência.

Otimização na rotina do DP

Com o uso de um sistema de ponto eletrônico, a gestão das horas trabalhadas é otimizada, garantindo mais praticidade na rotina do RH. Esse recurso ainda possibilita a emissão de relatórios e informações extras que também facilitam a visualização dos dados.

Dessa maneira, o RH pode usar sua equipe para promover ações que visam melhorar o ambiente de trabalho, revisar gastos com horas extras, adicionais noturnos e outras variáveis possíveis na rotina dos colaboradores.

Controle do banco de horas

O controle do banco de horas é uma das responsabilidades mais importantes do RH, já que é por meio dele que são realizados os cálculos das horas trabalhadas. Isso impacta diretamente a remuneração recebida pelo profissional e os custos da empresa.

A utilização do ponto eletrônico simplifica esse controle, garantindo ao RH mais precisão na hora de contabilizar as horas realizadas. 

Gestão dos colaboradores externos

Empresas que possuem equipes em trabalhos externos sempre sentiram dificuldade em controlar a entrada e a saída deles. O ponto eletrônico facilita essa gestão, permitindo marcação a distância e recursos de geolocalização (GPS).

Outro benefício importante é para a rotina do profissional, que não precisa mais ir à empresa registrar sua jornada. Dessa maneira, existe um ganho de tempo considerável. 

Redução de ações trabalhistas

Por fim, muitas vezes as ações trabalhistas são iniciadas por erros relacionados à jornada de trabalho do funcionário, como horas extras que não foram pagas corretamente.

O ponto eletrônico reduz significativamente a ocorrência desses erros e, como consequência, a empresa sofre menos ações trabalhistas. 

Mesmo nos casos em que existe alguma incoerência, o DP consegue identificar rapidamente a causa e corrigir o que for preciso.

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Ponto eletrônico: aprenda a escolher o ideal para a sua empresa

Já que não há obrigatoriedade de ponto eletrônico, por que deixar de usar o ponto manual ou cartográfico? 

O controle de ponto manual foi a primeira forma encontrada de manter a jornada de trabalho dos colaboradores sob supervisão da empresa.

Fácil de ser implementado, o relógio de ponto manual foi amplamente utilizado nas fábricas do final do século XIX e durante um bom tempo no século XX.

Também conhecido como relógio de ponto cartográfico, esse mecanismo exigia que os profissionais fizessem fila em frente a uma pequena máquina que marcava dia e hora do registro, de forma mecânica.

Ao final do mês, cabia ao setor de RH recolher todos os cartões, transferir os dados para um sistema ou planilha de controle e então fazer a contabilização manual de horas trabalhadas de cada funcionário.

Só de ler isso já dá para perceber o motivo de as empresas descontinuarem o uso desse sistema, não é mesmo? 

Abaixo, daremos mais razões para abandonar o controle de ponto manual e migrar para sistemas mais modernos, confira:

Problemas técnicos

Os relógios de ponto manual dependem de uma atenção constante por parte do setor de RH ou de um colaborador específico. 

Qualquer problema técnico, que pode ser desde a falta de energia elétrica até erros na configuração do aparelho, representa atrasos, perda de tempo e até mesmo problemas no gerenciamento de pessoas.

Dificuldade para consolidar os dados

Quando a empresa é pequena fica mais fácil consolidar todos os dados de ponto, como entradas, saídas, horas extras e banco de horas. 

Mas, quando o número de funcionários é maior, o desafio aumenta, tomando muito tempo e exigindo bastante organização dos responsáveis por esse controle.

Além de ser mais complicado consolidar os dados de cada um dos funcionários, o cartão de ponto manual é considerado frágil perante a justiça, principalmente nos casos de folhas de frequência marcadas com horários exatos de entrada e saída. 

Essa fragilidade pode expor a empresa a potenciais processos judiciais e prejuízos inesperados.

Falta de flexibilidade

Cada vez mais as empresas contratam profissionais que trabalham a distância, em regime de home office ou de maneira externa. Mas, o cartão de ponto manual impossibilita um bom controle dessa jornada de trabalho.

Nesse contexto, a falta de flexibilidade é facilmente suprida pela tecnologia, uma vez que os softwares de ponto eletrônico online permitem a abertura e fechamento de pontos com precisão de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Para empresas que possuem funcionários externos e em home office, esse é um importante diferencial.

Separamos esses artigos para complementar seu entendimento nesse tópico!

• 5 prejuízos que a gestão incorreta da jornada de trabalho traz

Filas e falta de praticidade

Uma cena muito comum em empresas maiores é ver uma grande fila para bater ponto, tanto no início quanto ao final do dia. 

Se os seus colaboradores ficam parados por 10 minutos, em média, nessa fila, você tem um custo de, no mínimo, 50 minutos não trabalhados por semana. E isso por colaborador.

Quanto seus funcionários ganham por hora? Com uma conta simples é possível calcular o benefício de adotar um ponto online.

Possibilidade de adulteração dos dados

Ao contrário dos controles digitais, em que as informações ficam seguras em um banco de dados, o cartão de ponto manual possui brechas nos processos de preenchimento, uma vez que os dados podem ser facilmente alterados ou manipulados por algum colaborador.

Um bom exemplo de fraude de ponto é quando um funcionário registra a entrada para outro, mesmo que esse não esteja na empresa ou tenha chegado atrasado ao local de trabalho.

Em empresas com muitos trabalhadores fica complicado manter uma gestão confiável utilizando uma ferramenta manual.

Excesso de papéis

Outro ponto negativo do controle por cartão de ponto manual é o volume excessivo de papéis e cartões que sua empresa precisa guardar. 

Além de ocupar muito espaço, esses documentos são difíceis de consultar e exigem muito tempo para mantê-los organizados.

Também temos outro artigo para complementar o assunto:

5 prejuízos que a gestão incorreta da jornada de trabalho traz

Gestão de itinerários

Você sabe qual o caminho que seus vendedores e representantes externos realmente fazem quando estão em horário de serviço? Uma vantagem direta do controle de ponto online é que você pode otimizar a rota de suas equipes para que façam mais coisas em menos tempo e com menos gastos.

O monitoramento do deslocamento dos colaboradores externos também traz maior segurança tanto para a empresa quanto para os funcionários. E isso é algo que o controle de ponto manual não pode oferecer.

Principais dúvidas sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico

Agora que você já entendeu tudo sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico, pegue papel e caneta para anotar alguns pontos importantes. Tudo que foi mencionado aqui ajudará você a conduzir processos mais otimizados no RH e DP da sua empresa. Confira!

Aprendeu tudo sobre a obrigatoriedade do ponto eletrônico? 

Um dos objetivos do MTE ao instituir a obrigatoriedade do ponto eletrônico era reduzir a quantidade de fraudes no cartão de ponto manual. 

Contudo, no início, ainda era possível deixar o cartão ponto com o colega para fazer a marcação. Depois, surgiu a ideia do controle de ponto biométrico, isto é, aquele que se utiliza de características únicas de cada pessoa para fazer o registro. 

Somando o ponto digital ao ponto biométrico, surgiram tecnologias como o Tangerino by Sólides, um aplicativo de controle de ponto digital que pode ser carregado no bolso tanto de colaboradores quanto de gestores e ainda atender aos requisitos da lei do ponto eletrônico.

Com o avanço da tecnologia, já é possível disponibilizar um relógio de ponto digital para empresas, usado em desktops, notebooks, tablets e até mesmo aplicativos para smartphones, o chamado ponto eletrônico portátil.

Portanto, o app de controle de ponto é ideal para empresas que trabalham com profissionais externos, pois permite monitorar a jornada de trabalho onde quer que os colaboradores estejam, eliminando todos os problemas encontrados nos sistemas manuais e mecânicos.

Quer entender tudo sobre como funciona o controle de ponto pelo celular? Continue por aqui e não deixe de conferir todos os nossos conteúdos!