Confira todos os adicionais em folha de pagamento e saiba como reduzir os gastos

Empregadores e profissionais do Departamento Pessoal sabem o quanto a folha de pagamento é um documento importante. Ela é a culminação de informações como remunerações, bonificações, descontos etc. em uma declaração unificada e oficial.

Aos colaboradores, ela oferece os dados necessários para que eles recebam os valores corretos relativos ao trabalho executado em determinado mês.

Além disso, a folha de pagamento tem uma função contábil e fiscal, pois descreve todos os fatores que incidem sobre o salário líquido de cada colaborador. Isso incluir descontos diversos, vencimentos, adicionais, comissões etc.

É imprescindível ter atenção a todos os adicionais em folha de pagamento para que os valores sejam lançados corretamente, evitando-se, assim, processos trabalhistas. Continue a leitura e confira quais são esses adicionais na folha de pagamento e como evitar problemas no fechamento da folha. Acompanhe!

Quais são todos os adicionais na folha de pagamento

A Lei 8212/91 da Consolidação da Legislação Previdenciária (CLP) determina a utilização da folha de pagamento como uma obrigação por parte do trabalhador. Esse encargo também está descrito na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Lei n.º 5.452/43.

A folha de pagamento pode ser feita de três maneiras distintas:

• manualmente, por meio de planilhas;
• por processos de ponto mecânico;
• por ponto eletrônico online.

Nesse último caso, os lançamentos relativos ao controle de ponto são automatizados. Isso quer dizer que os registros do sistema de ponto são importados para o sistema da folha automaticamente.

Falaremos sobre os benefícios desse sistema mais à frente, mas é bom que você já pense na facilidade de ter um sistema unificado para evitar erros no cálculo da folha.

De modo geral, os empregadores realizam o pagamento dos colaboradores no último dia do mês. Sendo assim, a folha de pagamento precisa ser fechada alguns dias antes para que haja tempo hábil para calcular os adicionais e extras.

Os adicionais em folha de pagamento são divididos em duas categorias: os proventos e os descontos. O primeiro grupo engloba os valores concedidos ao trabalhador, enquanto o segundo diz respeito aos valores subtraídos. 

Vamos falar um pouco sobre cada um desses extras a seguir. Acompanhe! 

Talvez estes conteúdos também despertem o seu interesse:

• PLR: o que é e como implementar em sua empresa
• Afinal, o que são as rotinas administrativas?
• Como implantar um plano de cargos e salários estratégico na sua empresa
• Confira os erros mais comuns no fechamento de folha de ponto

Proventos

Salário

O salário é a contraprestação paga ao colaborador em troca do trabalho prestado naquele período de tempo.

O valor pode ser pago de forma mensal, quinzenal, semanal ou diariamente. Contudo, é necessário que seja sempre respeitando o salário mínimo vigente e estipulado por lei.

O salário variável, por sua vez, está relacionado ao desempenho apresentado pelo colaborador ou pela equipe naquele período.

A medição desse desempenho é feita de acordo com as preferências da empresa. Contudo, de modo geral, ela pode ser medida com ajuda de indicadores-chave de performance (KPI) e outros meios da análise contábil.

Analisar o desempenho dos colaboradores e bonificá-los pelo resultado alcançado é uma ótima forma de engajar o time, diminuir a rotatividade e reter talentos.

Salário-família

O salário-família é um benefício concedido às famílias de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos e obedece a uma tabela estipulada pelo INSS.

O trabalhador empregado em regime CLT deve solicitá-lo à empresa, enquanto o trabalhador avulso deve fazer o pedido junto ao sindicato ou órgão de classe ao qual está vinculado.

Beneficiários de aposentadoria por invalidez ou afastamento pelo INSS devem requisitar o salário-família junto a esse mesmo órgão.

Adicionais

Os adicionais são valores acrescidos ao salário dos colaboradores visando a compensação por algum fator atenuante em sua jornada de trabalho.

Esses fatores compreendem o adicional noturno, de periculosidade e insalubridade.

Adicional noturno

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) classifica como expediente noturno o período trabalhado entre 22 horas e 5 horas da manhã seguinte.

Para jornadas nesse intervalo de tempo, o percentual de adição é de 20% sobre a remuneração básica do empregado noturno.

Como você pôde perceber, esse período compreende apenas 7 horas. Mas, como as horas noturnas são computadas a cada 52 minutos e 30 segundos, o período abrange 8 horas de trabalho na prática trabalhista.

Adicional de insalubridade

Esse acréscimo está relacionado a atividades ou condições que exponham o colaborador a agentes nocivos à sua saúde.

Para o pagamento da insalubridade, são considerados três graus: mínimo, médio e máximo. Os trabalhadores assegurados pelo adicional de insalubridade têm direito ao acréscimo de 10%, 20% e 40%, respectivamente.

O cálculo do valor não tem como base o salário mínimo, mas o salário da categoria a qual o colaborador pertença.

Adicional de periculosidade

Esse acréscimo corresponde a operações ou atividades perigosas, nas quais haja contato recorrente ou permanente a agentes químicos, explosivos e inflamáveis. Nesse caso, o trabalhador deve receber um acréscimo de 30% sobre o seu salário efetivo correspondente ao adicional de periculosidade.

Essas atividades são apresentadas na regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho. Contudo, se o trabalhador atuar em uma função insalubre e perigosa, deverá optar pelo adicional que for mais interessante. 

Hora extra

O cálculo de horas extras deve ser feito com base na Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria em que o colaborador está inserido. Isso significa que uma mesma empresa pode ser obrigada a remunerar as horas extras de dois trabalhadores de forma diferente.

Por exemplo: em uma indústria, o funcionário que atua na produção pode estar enquadrado em uma CCT diferente de quem trabalha no administrativo.

As CCTs também costumam diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias de semana, sábados, domingos e feriados, a fim de compensar o trabalhador pelo tempo dedicado à empresa.

As horas extras realizadas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o trabalhador ganha em dobro.

As de sábado, costumam ser pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas durante a semana podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo.

Hora extra noturna

A hora extra noturna se difere da diurna pelo horário em que é realizada e pelo valor do acréscimo. Se o colaborador realizar horas extras dentro do horário das 22 horas às 5 horas da manhã, a hora extra é noturna; fora desse horário é diurna. 

Como vimos, se for hora extra diurna o adicional é de 50%. No caso de hora extra noturna, o adicional é de 20% mais 50% de hora extra.

Férias

O cálculo de férias é feito com base no salário do trabalhador acrescido de um terço deste valor, chamado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo da folha de pagamento mensal.

O trabalhador pode optar por “vender” 10 dias de férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário. 

Descontos

Adiantamento

Em alguns segmentos de negócio a prática de adiantar parte do salário é muito comum. São permitidos adiantamentos de até 50% do salário. 

Grande parte das empresas optantes pelo pagamento mensal escolhem o dia 15 ou 20 do mês para adiantar parte do salário a seus empregados.

Vale-refeição

Ele está entre os benefícios concedidos pelas empresas e se destina à alimentação do trabalhador em seu horário de almoço, janta ou intervalo.

Para todos os efeitos legais, o vale-refeição faz parte da remuneração do trabalhador desde que seja previsto em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho, ou seja, mencionado no contrato de trabalho.

Caso contrário, a empresa não é obrigada a conceder o benefício. Contudo, ela deve destinar um local para que os trabalhadores possam realizar suas refeições.

Quando há o pagamento do benefício, o empregador pode cadastrar-se no PAT — Programa de Alimentação do Trabalhador. 

Dessa forma, é possível descontar até 20% do salário do colaborador a título de remuneração pela concessão do benefício.

Vale-transporte

As empresas são obrigadas a conceder transporte para todos os trabalhadores, independentemente da distância entre sua residência e o local de trabalho.

O vale-transporte concedido pela empresa deve, obrigatoriamente, ser descontado na folha de pagamento. 

A alíquota comumente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que esse percentual. Nesse caso, o valor integral do benefício é descontado em folha de pagamento.

Faltas e atrasos

A empresa pode descontar faltas e atrasos dos trabalhadores no cálculo da folha de pagamento. 

Essa é uma ação que visa remunerá-los de forma adequada e também educá-los quanto à necessidade de cumprir com o que prevê o contrato de trabalho.

O desconto por atrasos é feito com base no salário-hora do trabalhador e proporcional à quantidade de minutos de ausência. 

Já as faltas injustificadas possuem um cálculo mais complexo, pois deve-se considerar a perda do descanso semanal remunerado (DSR).

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um imposto obrigatório sobre o rendimento do colaborador, determinado pelo Governo Federal. 

A alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente. Dessa forma, nem todo trabalhador contará com esse desconto, já que depende do valor do seu salário.

FGTS

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 2% sobre o salário bruto do jovem aprendiz e de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador.

Por mais que não seja descontado ou creditado ao funcionário, o valor do FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento. As empresas devem efetuar o depósito até o dia 7 de cada mês.

Vale lembrar também que funcionários contratados que já sejam aposentados têm o direito de sacar o FGTS todos os meses, portanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador.

INSS

O INSS é obrigatório e feito mensalmente do salário do colaborador e depositado na Previdência Social. Quando ele se aposentar ou precisar ser afastado por alguma doença, receberá de volta o montante recolhido.

Você não precisa saber de cabeça como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento, basta parametrizar o sistema, atualizando-o anualmente com os valores informados pelo Instituto Nacional da Previdência Social (INSS).

A contribuição previdenciária é descontada mensalmente sobre todos os vencimentos do funcionário. Quanto ao percentual, esse vai de acordo com os ganhos do funcionário, horas extras efetuadas, 13º salário e adicionais. 

Contribuição sindical 

A contribuição sindical mensal só será cobrada do colaborador que se filiar ao sindicato de sua categoria. O valor é estipulado pela Convenção Coletiva de Trabalho e descontado mensalmente.

Após a Reforma Trabalhista, esse desconto só é aplicado ao contracheque do trabalhador que autoriza o desconto. Assim, a empresa recolhe o valor da mensalidade integral e repassa à organização sindical.

A contribuição sindical anual é realizada sempre no contracheque do mês de março para pagamento em guia de arrecadação até o último dia de abril.

Quanto ao valor, é de um dia de trabalho do empregado, o mesmo que é descontado no holerite dele.

Contudo, a partir da Reforma essa contribuição também passou a ser facultativa, cabendo ao trabalhador manifestar sua vontade e autorizar o desconto na folha de pagamento.

Como monitorar os adicionais em folha de pagamento

Como você viu, são muitos os proventos e descontos que precisam constar na folha de pagamento de todos os colaboradores, mensalmente.

Nós mencionamos no início deste artigo que, em muitas empresas, esse trabalho é feito manualmente. Porém, não é preciso dizer todos os problemas que essa prática pode acarretar.

De modo geral, fazer o lançamento de um valor equivocado no contracheque de um colaborador traz uma série de problemas para a empresa, desde déficit no caixa até processos trabalhistas movidos pelos funcionários.

Para evitar esses problemas, nada como automatizar ao máximo as etapas do fechamento da folha de pagamento. E isso já é possível com os vários softwares destinados a esse fim.

Normalmente, essas ferramentas tecnológicas executam e gerenciam as rotinas do Departamento Pessoal, geram relatórios, permitem cadastros de contratos de trabalho, são integráveis a outros sistemas, enfim, apresentam inúmeras facilidades.

Contar com esse tipo de ferramenta é crucial para tornar o setor de DP mais estratégico, permitindo que os profissionais tenham tempo para implementar mudanças realmente significativas dentro da empresa.

Contudo, esses sistemas não costumam avaliar uma etapa crucial no processo: o fechamento da folha de ponto.

Como a folha de ponto impacta a folha de pagamento

Sabemos que a folha de pagamento tem grande impacto no orçamento da empresa. Por isso, é tão importante ter atenção redobrada ao fazer o lançamento dos valores.

Muitos gestores não têm ideia do quanto é gasto com o pagamento dos colaboradores, além de contratações, demissões, impostos, bonificações, adicionais, horas extras etc.

E como acompanhar esses números senão por meio de um controle de jornada mais preciso?

Saber sobre os valores que incidem sobre a folha ajuda a empresa a entender os gastos e tomar medidas cabíveis para acompanhá-los ou reduzi-los quando necessário.

Além disso, é fundamental que gestores e líderes acompanhem a jornada de trabalho dos colaboradores para monitorar a produtividade, a motivação e o desempenho do time durante a realização das tarefas.

Para contar com essas vantagens, basta adotar um sistema de controle de jornada para a sua empresa.

Por que adotar um aplicativo de controle de jornada

Todas as empresas com mais de 20 colaboradores precisam fazer o registro da jornada. E se você é leitor do nosso blog já sabe que o modelo manual não é a melhor opção.

Ele pode ser rasurado ou preenchido de acordo coma vontade do colaborador. Isso gera retrabalho, porque os dados precisam ser passados manualmente para uma planilha. Esse processo é demorado e muito arriscado.

Atualmente, já é possível contar com tecnologias de ponto eletrônico que fazem os registro de forma automatizada no sistema

Como as informações são atualizadas na hora, colaborador, gestor e DP sabem quem faltou ou não registrou seu ponto. Dessa forma, etapas do processo são facilmente eliminadas.

Além disso, existe a possibilidade de o colaborador inserir justificativas para seus atrasos e suas faltas, além de anexar os atestados médicos.

Isso faz com que o RH não precise procurar o trabalhador para se justificar sempre que faltar alguma marcação no sistema.

As horas excedentes, os adicionais e outras informações são sinalizadas diretamente pelo sistema.

Fica a cargo do RH apenas compartilhar as informações do espelho de ponto para a conferência e assinatura do colaborador. Inclusive, a folha pode ser assinada eletronicamente dentro do próprio sistema.

Contar com um aplicativo de ponto online traz uma série de benefícios para o seu negócio. Confira alguns deles:

• com um aplicativo de controle de ponto eletrônico, o funcionário pode dar início e encerrar o dia de trabalho em qualquer lugar que estiver;
• o app oferece transparência e confiabilidade das informações, porque elas são coletadas em tempo real, online, e só podem ser registradas pelo próprio colaborador;
• por ser um app, ele é instalado no celular do próprio colaborador, onde são feitos os registros de início de término da jornada, bem como os intervalos e interrupções que venham a ocorrer.
•  a integração com o software para o cálculo da folha de pagamento torna o processo rápido e seguro, pois os dados do registro de ponto são enviados diretamente para o software de folha de pagamento, sem necessidade de intervenção humana.

Próximos passos…

Cada vez mais as empresas têm optado pela folha de ponto online, seja por meio de relógios de ponto ou então aplicativos de ponto online.

Aplicativos de controle de ponto, como o Tangerino, permitem que o trabalhador faça a marcação de ponto onde quer que esteja, mesmo sem acesso à internet.

Quando o dispositivo móvel — seja um smartphone, tablet ou notebook — for conectado à internet, ele faz a transmissão dos dados para o mesmo sistema de controle de ponto integrado ao relógio alocado sua empresa.

Dessa forma, você fica isento de fazer cálculos manualmente e ainda ganha um tempinho para acelerar outras atividades indispensáveis para a gestão de pessoas.

Apenas contabilizar todos os adicionais em folha de pagamento não é suficiente para eliminar os gastos desnecessários da empresa. O ideal é contar com soluções tecnológicas para tornar as equipes de DP e RH mais estratégicas.

Faça o teste da nossa ferramenta por 14 dias gratuitamente e veja como podemos tornar o fechamento da folha de pagamento muito mais fácil!