Qual a estrutura do Departamento Pessoal e como organizar o DP?

Tempo de Leitura: 15 minutos

O DP é uma parte essencial de qualquer organização, sendo responsável por diversas atividades cruciais relacionadas à gestão de pessoas. Mas, para que sua atuação seja efetiva, é preciso criar uma estrutura de Departamento Pessoal na empresa.

Essa área é o núcleo responsável pela integração, pelo controle e pelo desligamento dos colaboradores. Ela, normalmente, é organizada em três setores distintos: admissão, compensação e desligamento. 

A relevância do Departamento Pessoal é inegável. Além de garantir a conformidade legal da empresa, sua atuação eficiente possibilita a otimização dos recursos humanos, a redução de riscos e a criação de um ambiente organizacional saudável e produtivo. 

Portanto, compreender a estrutura do Departamento Pessoal e a sua importância é fundamental para a excelência na gestão e o sucesso das organizações. 

Quer saber mais sobre a estrutura do DP e as estratégias para otimizar a rotina desse setor? Então, continue lendo e potencialize o sucesso da sua empresa agora!

O que é Departamento Pessoal? 

O Departamento Pessoal (DP) é uma área fundamental dentro de uma organização que se dedica a cuidar dos aspectos relacionados aos colaboradores, desde o momento de sua admissão até o desligamento. 

Sua principal responsabilidade é assegurar que os direitos trabalhistas dos funcionários sejam garantidos, seguindo as leis e normas do Ministério do Trabalho e acordos sindicais. 

Além disso, o DP pode ser responsável por processos como recrutamento e seleção, gestão de benefícios, controle de frequência, folha de pagamento e quitação do contrato de trabalho. É uma área estratégica que tem em vista promover o bem-estar dos colaboradores e a produtividade da empresa.

Aliás, quer saber um pouco sobre os seus princípios básicos? É só apertar o play e aproveitar a oportunidade para se inscrever no canal da Sólides Tangerino:

A estrutura básica do departamento pessoal é geralmente composta por três setores:

• admissão;
• compensação;
• desligamento. 

O setor de admissão cuida do processo de integração dos funcionários, desde a busca de profissionais no mercado até o registro conforme as leis trabalhistas. 

Já o setor de compensação é responsável por gerir o controle de frequência, pagamento de salários e benefícios, bem como a parte tributária relacionada aos colaboradores.

Por fim, o setor de desligamento encarrega-se dos processos de desvinculação dos empregados, incluindo a representação da empresa em órgãos oficiais e de fiscalização.

Mas, não se preocupe, vamos detalhar cada uma dessas áreas ao longo do conteúdo. Então, para não perder nenhum detalhe, continue por aqui! 

Por que é importante ter uma boa estrutura do Departamento Pessoal na empresa?

Ter uma boa estrutura de Departamento Pessoal é fundamental para o sucesso de uma empresa, pois essa área desempenha um papel essencial na gestão de pessoas. 

Como mencionamos brevemente, uma estrutura bem organizada e eficiente do DP permite que a empresa gerencie de forma adequada todos os aspectos relacionados aos colaboradores, desde o recrutamento e seleção até o desligamento. 

Isso contribui para a contratação de profissionais talentosos e alinhados com o código de cultura da empresa, resultando em uma equipe mais produtiva e engajada.

Além disso, uma boa estrutura de DP é essencial para otimizar as rotinas e processos relacionados aos colaboradores. 

Com ferramentas e sistemas adequados, é possível automatizar tarefas repetitivas, como controle de ponto, folha de pagamento e gestão de benefícios. Isso reduz erros, aumenta a eficiência e libera tempo para que a equipe de DP foque em atividades estratégicas e de desenvolvimento dos colaboradores.

Essa otimização também impacta positivamente todos os colaboradores da empresa. Com uma gestão eficiente do DP, os funcionários se sentem mais valorizados, pois têm seus direitos trabalhistas garantidos e recebem um atendimento mais ágil e preciso em questões relacionadas a benefícios e remuneração. 

Isso resulta em um ambiente de trabalho mais harmonioso, com colaboradores mais motivados e engajados, o que, por sua vez, contribui para o alcance dos objetivos e o sucesso geral da empresa. 

Portanto, investir em uma boa estrutura de Departamento Pessoal é essencial para uma gestão de pessoas eficiente e para o crescimento sustentável do negócio.

Leia também:

Qual a estrutura do Departamento Pessoal?

Agora que você já sabe o que é DP e porque é importante ter uma estrutura bem-definida para o setor, vamos explorar as três áreas fundamentais que compõem essa importante estrutura nas empresas. 

Cada uma delas desempenha um papel crucial na gestão de pessoas, garantindo uma integração suave dos colaboradores, um controle eficiente de salários, benefícios e tributos, e uma condução adequada dos processos de desligamento. 

Se você deseja compreender melhor o funcionamento de cada uma dessas áreas essenciais do Departamento Pessoal, continue a leitura e mergulhe nas explicações detalhadas de cada uma delas. Vamos lá?

Setor de admissão

O setor de admissão é uma das áreas fundamentais do Departamento Pessoal, responsável por conduzir todo o processo de integração de novos colaboradores à empresa. 

Desde o início do recrutamento e seleção até a efetivação do registro de acordo com as conformidades da legislação do trabalho, o setor de admissão desempenha um papel crucial no acolhimento e na entrada de novos talentos na organização.

As principais tarefas em um processo de admissão incluem:

• abertura da vaga de trabalho;
• definição do perfil do candidato ideal;
• divulgação da vaga;
• triagem e análise de currículos;
• realização de entrevistas;
• aplicação de testes e avaliações;
• finalização da contratação com a documentação necessária. 

Além disso, é responsável pela integração dos novos colaboradores à cultura e aos processos da empresa, garantindo uma transição suave e eficiente para o novo ambiente de trabalho.

Agora, um minuto: quer saber um pouco mais sobre o processo de admissão? É só assistir ao vídeo abaixo:

Além do recrutamento e seleção, o setor de admissão também lida com a parte burocrática da contratação, que envolve:

• registro dos novos funcionários;
• preenchimento de documentos trabalhistas;
• formalização de contratos e acordos;
• adequação aos requisitos legais vigentes. 

Esse setor atua como um facilitador na conexão entre os candidatos selecionados e a empresa, garantindo que ambas as partes tenham suas expectativas alinhadas e que a contratação seja feita de acordo com as normas e diretrizes estabelecidas.

Quer saber mais sobre essa área tão importante do DP? Então, confira nosso conteúdos:

• Documentos para admissão: confira esse checklist completo!
• Tudo o que não te contaram sobre admissão de funcionários
• Saiba como reduzir custos no processo de admissão de funcionários
• Admissão digital: o que é, quais são as vantagens e como fazer

Setor de compensação

O setor de compensação, também conhecido como setor de remuneração, é uma das áreas essenciais do Departamento Pessoal responsável por cuidar de todo o processo relacionado à retribuição dos colaboradores da empresa. 

Ele é encarregado de gerenciar os aspectos financeiros e de benefícios oferecidos aos funcionários, garantindo que as remunerações estejam em conformidade com as políticas internas e a legislação trabalhista vigente.

As principais tarefas do setor de compensação envolvem o cálculo da folha de pagamento e seu processamento com base em aspectos como horas trabalhadas, descontos, benefícios, horas extras e demais proventos.

Esse setor também é responsável por administrar os benefícios oferecidos aos colaboradores, como vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, entre outros. 

Além disso, ele deve acompanhar as mudanças nas legislações trabalhistas e previdenciárias, garantindo que a empresa esteja cumprindo todas as suas obrigações fiscais e trabalhistas.

Outra função crucial do setor de compensação é assegurar a transparência e a equidade na remuneração dos funcionários, garantindo que não haja disparidades salariais injustas e que as políticas de remuneração estejam alinhadas às práticas de mercado e aos objetivos da empresa. 

Essa área também desempenha um papel importante na gestão dos custos com pessoal, para que fique claro quanto custa um funcionário para a empresa. Ela faz isso buscando otimizar os recursos financeiros da empresa e garantir uma remuneração justa e competitiva para atrair e reter talentos. 

Portanto, o setor de compensação é fundamental para assegurar a motivação e satisfação dos colaboradores, bem como o cumprimento das obrigações legais e o equilíbrio financeiro da empresa.

Setor de desligamento

O setor de desligamento, também conhecido como setor de rescisão de trabalho, é uma parte importante do Departamento Pessoal responsável por cuidar de todo o processo de término do contrato de trabalho entre a empresa e o colaborador. 

Antes de continuarmos, confira um resumo com tudo que você precisa saber sobre demissão:

Esse setor atua desde o momento em que o desligamento é comunicado pelo colaborador ou pela empresa até a quitação de todas as obrigações legais e financeiras decorrentes da rescisão do contrato.

As principais tarefas do setor de desligamento são:

• receber e processar os pedidos de demissão feitos pelos colaboradores;
• providenciar todos os documentos necessários para a rescisão contratual, como aviso-prévio, termo de rescisão, guias de seguro-desemprego, entre outros;
• realizar cálculos de valores a serem pagos ao colaborador, como saldo de salário, férias proporcionais, décimo terceiro proporcional e demais verbas rescisórias;
• agendar e conduzir a homologação do contrato de trabalho junto aos órgãos competentes, como o Ministério do Trabalho ou sindicatos;
• orientar o colaborador sobre seus direitos e deveres no processo de desligamento;
• realizar o pagamento das verbas rescisórias dentro dos prazos legais;
• atuar como representante da empresa junto aos órgãos oficiais, como a Justiça do Trabalho, em caso de ações judiciais relacionadas ao desligamento;
• providenciar a documentação necessária para a baixa na carteira de trabalho e o encerramento do contrato de trabalho no sistema.
• manter registros e documentação adequada referente a cada processo de desligamento para fins de auditoria e conformidade com as leis trabalhistas.

O setor de desligamento é fundamental para garantir que o processo de término do contrato de trabalho seja conduzido de forma justa, transparente e em conformidade com as leis trabalhistas. 

Além disso, ele também atua para assegurar uma saída harmoniosa do colaborador, preservando a reputação da empresa e mantendo um bom relacionamento com seus ex-colaboradores.

Quais as tarefas básicas de qualquer estrutura do Departamento Pessoal?

Como você viu, o setor de DP é responsável por muitas atividades, mas essas atribuições podem variar de empresa para empresa. 

Contudo, para o bom funcionamento da gestão de pessoas em qualquer organização, algumas tarefas são consideradas básicas em qualquer estrutura de Departamento Pessoal. Confira, a seguir, quais são elas:

Admissão

Cuida de todo o processo de integração do novo colaborador na empresa, realizando o registro do contrato de trabalho e garantindo que todos os documentos e procedimentos legais estejam em conformidade.

Compensação e benefícios

Responsável pelo controle de frequência, elaboração da folha de pagamento, pagamento de salários e benefícios, além do cumprimento das obrigações fiscais e tributárias relacionadas aos colaboradores.

Desligamento

Gerencia os processos de desligamento dos colaboradores, cuidando da rescisão de contrato, homologação, cálculo de verbas rescisórias e demais procedimentos legais e administrativos.

Gestão de pessoal

A gestão de pessoal é uma das principais tarefas do Departamento Pessoal, envolvendo a administração de informações e registros relacionados aos colaboradores. 

Essa área é responsável por manter atualizados os dados pessoais, contratuais e de desempenho dos funcionários, incluindo controle de férias, licenças, afastamentos, histórico de cargos e salários, entre outros. 

Além disso, a gestão de pessoal atua na análise de desempenho dos colaboradores, identificando oportunidades de desenvolvimento e acompanhando o cumprimento de metas. É por isso que a tecnologia, aqui, é tão importante.

Essa abordagem sistêmica e organizada permite à empresa tomar decisões estratégicas em relação ao seu capital humano, promovendo uma melhor gestão dos talentos e o crescimento do negócio.

Quer saber mais sobre as vantagens da tecnologia para a gestão de pessoas? É só escutar o episódio do Tangerino Talks a seguir:

Treinamento e desenvolvimento

O treinamento e desenvolvimento são cruciais para o crescimento e aprimoramento dos colaboradores. 

Esse setor é responsável por identificar as necessidades de capacitação dos funcionários, planejar e implementar programas de treinamento, workshops, palestras e outras atividades que promovam o aprendizado e a evolução profissional dos indivíduos na empresa. 

Além disso, o treinamento e desenvolvimento buscam alinhar as competências dos colaboradores com as metas e objetivos da organização, garantindo que as equipes estejam preparadas para enfrentar os desafios do mercado e contribuir para o sucesso do negócio. 

Com investimentos adequados nessa área, as empresas podem criar um ambiente de aprendizado contínuo, incentivar o crescimento individual dos funcionários e aumentar sua produtividade e satisfação no trabalho.

Relações trabalhistas

As relações trabalhistas são uma parte essencial do Departamento Pessoal, envolvendo a gestão de interações entre empregadores e colaboradores. 

Esse setor é responsável por garantir que as políticas, leis e regulamentações trabalhistas sejam cumpridas, protegendo tanto os direitos dos funcionários quanto os interesses da empresa. 

Além disso, os responsáveis por essa tarefa lidam com questões de conformidade, mediação de conflitos, negociação de contratos coletivos e individuais, além de processos de reclamações e denúncias relacionadas ao ambiente de trabalho. 

Cuidar dessa área com eficiência é crucial para promover um ambiente de trabalho justo e harmonioso, fortalecendo a cultura organizacional e a confiança entre empregados e empregadores. 

Isso contribui para a retenção de talentos, o aumento da produtividade e a construção de uma reputação positiva para a empresa no mercado.

Cumprimento das leis trabalhistas

Essa atividade consiste em assegurar que todas as práticas e políticas da organização estejam em conformidade com a legislação trabalhista vigente no país. 

Isso inclui aspectos como salário mínimo, horas de trabalho, direitos e benefícios dos funcionários, segurança no ambiente de trabalho, entre outros. 

O setor de Departamento Pessoal deve estar constantemente atualizado sobre as mudanças nas leis e regulamentações, garantindo que a empresa não esteja sujeita a penalidades legais. 

Ao cumprir rigorosamente as leis, a empresa protege tanto seus colaboradores quanto sua reputação, evitando litígios, processos trabalhistas e demais problemas jurídicos. Além disso, demonstra responsabilidade social e ética, contribuindo para um ambiente de trabalho justo e equitativo.

Uma das formas de garantir que todas as leis trabalhistas estão sendo obedecidas pelo seu DP é fazendo uma auditoria. Quer saber mais sobre o assunto? É só apertar o play:

Saúde e segurança do trabalho

A área de saúde e segurança do trabalho no Departamento Pessoal é fundamental para garantir a proteção da saúde e integridade física dos colaboradores. 

Essa função envolve a implementação de políticas e procedimentos para prevenir acidentes e doenças ocupacionais, bem como a promoção de um ambiente de trabalho seguro e saudável. 

Essa atividade envolve realizar avaliações de riscos, treinamentos sobre segurança, fornecer equipamentos de proteção individual, investigar incidentes, monitorar condições de trabalho e garantir o cumprimento das normas regulamentadoras. 

Ao priorizar a saúde e a segurança dos funcionários, o Departamento Pessoal não apenas evita danos e custos associados a acidentes de trabalho, mas também promove uma cultura de bem-estar e valorização dos colaboradores, o que pode contribuir para o aumento da produtividade e satisfação no ambiente laboral.

Qual a melhor estrutura do Departamento Pessoal?

A estrutura de organograma de um Departamento Pessoal pode variar de acordo com o tamanho da empresa, suas necessidades e complexidade das operações. No entanto, de modo geral, uma estrutura comum e eficiente para um DP inclui posições como:

• Gerente de Recursos Humanos ou Diretor de RH;
• Coordenador ou Analista de Recrutamento e Seleção;
• Coordenador ou Analista de Treinamento e Desenvolvimento;
• Analista de Cargos e Salários;
• Analista de Benefícios;
• Analista de Departamento Pessoal;
• Analista de Relações Trabalhistas;
• Assistente ou Analista de Saúde e Segurança do Trabalho;
• Analista de Desligamento.

O principal objetivo é garantir que todas as atividades relacionadas ao capital humano sejam bem coordenadas, promovendo uma gestão eficiente e estratégica dos recursos humanos da empresa, desde o recrutamento de talentos até o desenvolvimento profissional e a manutenção do cumprimento das leis trabalhistas.

Essa estrutura visa assegurar a organização e fluidez dos processos internos, a otimização das rotinas do DP e o impacto positivo para todos os colaboradores da empresa. 

Além disso, a distribuição clara das responsabilidades permite uma comunicação mais efetiva entre os membros da equipe, facilitando a identificação e solução de problemas. 

Adaptando-se às necessidades específicas da empresa, essa estrutura contribui para uma gestão mais estratégica, focada em atrair e reter talentos, desenvolver as habilidades da equipe e garantir o cumprimento das normas trabalhistas.

Confira mais tarde:

• Estrutura matricial: o que é e por que usar?
• Estrutura organizacional: quais são os tipos e qual usar?

Existem três possíveis estruturas usadas para organizar o Departamento pessoal:

• plana;
• matricial;
• funcional.

Plana

No organograma plano do DP, a estrutura é caracterizada por ser simples e linear. Nesse modelo, há uma hierarquia direta, com poucos níveis de gestão, o que facilita a comunicação e a tomada de decisões. 

Nesse caso, todos os funcionários do departamento estão no mesmo nível hierárquico, sem supervisores intermediários. 

Essa abordagem é adequada para empresas de pequeno porte ou com uma equipe de DP reduzida. A gestão costuma ser mais ágil, mas pode haver sobrecarga de trabalho para alguns profissionais.

Matricial

O organograma matricial do DP combina as características da estrutura funcional com a estrutura por projetos ou tarefas. 

Nesse modelo, os colaboradores do DP são alocados em projetos específicos, mas também possuem uma linha de gestão funcional que se reporta a um líder ou gerente do departamento. 

Essa abordagem é útil quando o Departamento Pessoal precisa lidar com tarefas complexas e multifuncionais, permitindo melhor colaboração entre as equipes. 

No entanto, pode haver conflitos de autoridade, pois os profissionais devem responder tanto ao gerente funcional quanto ao gerente de projeto.

Funcional

Por fim, o organograma funcional é caracterizado por ser hierárquico e vertical. Nesse modelo, as atividades são agrupadas de acordo com as funções específicas do Departamento Pessoal, como recrutamento e seleção, folha de pagamento, benefícios, entre outras. 

Cada grupo funcional é liderado por um gerente ou coordenador responsável pela área específica. 

Esse modelo é adequado para empresas de médio e grande porte, pois permite especialização e aprofundamento nas diferentes áreas do Departamento Pessoal. 

No entanto, pode haver uma comunicação menos fluida entre os setores, o que exige uma coordenação cuidadosa para garantir o alinhamento das atividades.

Quais as principais ferramentas usadas em Departamento Pessoal?

As principais ferramentas usadas no Departamento Pessoal são aquelas que facilitam e otimizam os processos relacionados à gestão de pessoas e recursos humanos. 

Elas ajudam a tornar o Departamento Pessoal mais eficiente, ágil e estratégico, garantindo uma melhor gestão dos recursos humanos da empresa e proporcionando uma experiência positiva para os colaboradores.

Algumas das principais ferramentas incluem:

Software de recrutamento e seleção

A ferramenta de recrutamento e seleção permite ao Departamento Pessoal atrair candidatos, gerenciar o processo de seleção, realizar triagem automática de currículos, agendar entrevistas, avaliar candidatos e tomar decisões mais acertadas na contratação.

Agora, um bônus: quer saber mais sobre como os algorítimos colaboram para esse processo? É só assistir ao webinar que fizemos sobre o tema:

Sistema de folha de pagamento

Essencial para o cálculo preciso dos salários e benefícios dos funcionários, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas e previdenciárias. 

Além disso, realiza o registro e controle das horas trabalhadas, descontos, contribuições e impostos.

Plataformas de gestão de ponto

Permitem registrar a entrada e saída dos funcionários, além de controlar horas extras, faltas e atrasos. Também é possível gerar relatórios para análise da jornada de trabalho e pagamento adequado das horas trabalhadas.

Software de benefícios

Facilita a administração dos benefícios concedidos aos funcionários, como vale-transporte, vale-refeição, planos de saúde e odontológicos. 

Permite o controle dos gastos e garante que os colaboradores tenham acesso aos benefícios de forma eficiente.

Sistema de gestão de férias

O software de gestão de férias ajuda a monitorar o período de férias dos funcionários, evitando conflitos de datas e garantindo a conformidade com a legislação. Permite que o Departamento Pessoal tenha uma visão clara dos períodos de férias já concedidos e a serem concedidos.

Quer um exemplo de software de gestão de férias e entender quais são seus benefícios? É só espiar o post que fizemos para o Instagram da Sólides Tangerino:

Ver essa foto no Instagram

Uma publicação compartilhada por Sólides Tangerino – Jornada do DP (@solidestangerino)

Plataformas de treinamento e desenvolvimento

Facilitam a criação e gerenciamento de programas de capacitação e desenvolvimento dos colaboradores. 

Podem oferecer cursos, treinamentos e materiais de aprendizagem para aprimorar as habilidades da equipe.

Sistema de gestão de desempenho

Permite a avaliação contínua do desempenho dos funcionários, estabelecimento de metas e feedbacks construtivos. Ajuda a identificar talentos e necessidades de desenvolvimento individual.

Ferramentas de comunicação interna

Facilitam a comunicação interna entre os membros do Departamento Pessoal e entre a equipe e os demais setores da empresa. 

Podem incluir chats, e-mails, intranet e outras plataformas que mantêm todos informados e alinhados.

Plataformas de armazenamento em nuvem

Essas ferramentas permitem o armazenamento seguro e acessível de documentos e informações relacionadas aos funcionários, como contratos, registros, avaliações de desempenho e outros dados importantes.

Ferramentas de análise e relatórios

Possibilitam a geração de relatórios e análises sobre os dados do Departamento Pessoal, como indicadores de desempenho, taxa de rotatividade, custos com pessoal, entre outros. 

Essas informações são fundamentais para tomada de decisões estratégicas e o aprimoramento contínuo dos processos de RH.

E falando em indicadores de desempenho do DP, quer saber quais são eles? Confira:

Ver essa foto no Instagram

Uma publicação compartilhada por Sólides Tangerino – Jornada do DP (@solidestangerino)

Tire outras dúvidas sobre uma estrutura de Departamento Pessoal

Agora que você já entendeu tudo sobre como deve ser a estrutura de Departamento Pessoal e quais as principais atividades e cada área, chegou o momento de revisar tudo que aprendeu até aqui. 

Aprendeu como é a estrutura do Departamento Pessoal?

Como vimos, a estrutura de Departamento Pessoal desempenha um papel crucial nas organizações, pois é responsável pela gestão eficiente e estratégica dos recursos humanos, ou seja, das pessoas.

Ao adotar uma estrutura adequada, seja ela plana, matricial ou funcional, as empresas podem otimizar suas rotinas, garantir o cumprimento das leis trabalhistas, promover a saúde e segurança dos colaboradores, além de oferecer treinamentos e desenvolvimento para aprimorar suas habilidades. 

Uma estrutura bem definida de DP impacta positivamente todos os colaboradores, pois cria um ambiente organizacional saudável, fomenta o crescimento profissional e garante o cumprimento dos direitos trabalhistas. 

Portanto, investir na estruturação do Departamento Pessoal é essencial para que as empresas alcancem seus objetivos e se destaquem no mercado, fortalecendo seu capital humano e maximizando o potencial de sua equipe.

Se você se interessou por entender como as ferramentas tecnológicas conseguem otimizar as rotinas do DP, continue por aqui e leia nosso artigo sobre software para Departamento Pessoal!